【2024年最新】おすすめ業務可視化ツール比較8選｜導入メリット・選び方

最終更新日：2024-09-03（記事の情報は現在から237日前のものです）

BOXILではおすすめの業務可視化ツールの特徴を比較して紹介します。業務可視化ツールは、従業員の業務プロセスを見える化し、業務改善やテレワークの勤怠管理に役立ちます。業務可視化ツールのメリットや選び方を参考にして、自社に最適なツールを検討してください。

日々の業務の中で、このような課題を感じていませんか？

部下の仕事の状況や困っているところが見えない
業務状況の自己申告と実態との差異が発生している
隠れ残業が常態化している

これらの課題をお持ちの方は、業務可視化ツールの活用がおすすめです。

「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめ業務可視化ツール9選を厳選しました。各サービスの詳しい資料は下記ボタンから無料でダウンロードできます。業務可視化ツールが気になる方はぜひご活用ください。

【厳選】おすすめ業務可視化ツールをまとめてチェック！

＼料金や機能を資料で比較する！／

おすすめ業務可視化ツールの資料を厳選。各サービスの料金プランや機能、特徴がまとまった資料を無料で資料請求可能です。ぜひ業務可視化ツールを比較する際や稟議を作成する際にご利用ください。

目次を開く

業務可視化ツールとは

業務可視化ツールとは、従業員の業務プロセスを見える化し、どの業務にどの程度時間がかかっているのかを分析するためのツールです。

業務可視化ツールのデータは、BPMツールを使った業務プロセスの改善や、RPAツールにより自動化する作業の優先順位を決定する際の材料にも使用されます。

業務可視化ツールは、近年の働き方改革の推進によって、労働時間の管理や適正化が必要となったこと、テレワークにおける従業員の行動管理が必要になったことにより、とくに注目を集めているツールでもあります。

業務可視化とは？

業務可視化とは、業務プロセスの見える化であり、作業工程を業務関係者全員が具体的に認識できるようにすることです。

従業員それぞれが、特定の業務における作業時間を可視化し、定量的（あるいは定性的）に把握することで、より効率的な仕事の進め方や、解決するべき課題を明らかにできます。

また、業務の見える化によって、個人の業務が全体としてどの位置にあるのか、どういった役割を担っているのかも理解できるようになるでしょう。日常業務でこれまで意識していない点を認識できるため、業務改善や生産性アップのための有効な施策を打ち出しやすくなります。

業務可視化が求められる背景

業務可視化の概念は、ホワイトカラーの業務生産性がとりわけ低いといわれる日本企業において、積極的に従業員のパフォーマンスを向上させる施策として、注目されるようになった背景があります。

日本企業の生産性が低い大きな原因として、漫然と業務を進めている点が挙げられるでしょう。

目の前の作業に注目してしまうあまりに、それが全体としてどういった役割をもつのか、全体の生産性を向上させるにはどうすればよいか、といった観点から業務を見直す人が少ないのが実態です。

しかし近年は、非効率な業務を見直して、企業全体の生産性を向上させる取り組みを始める企業が増えており、業務可視化もその一環として、業界・業種にかかわらず積極的に取り入れられるようになりました。

業務可視化ツール導入のメリット

業務可視化ツールを導入するメリットとしては、大きく分けて次の5つがあります。

業務パフォーマンスの可視化・改善
人事評価の妥当性の向上
日報作成の簡略化
部署間の連携が取りやすくなる
セキュリティ・業務管理の強化

それぞれのメリットについて説明します。

業務パフォーマンスの可視化・改善

業務を可視化することにより、会社全体の業務量、一人ひとりへの負荷状況、時間がかかっている作業といったさまざまな業務改善のヒントが見つかります。

こうしたヒントをもとに、BPMツールやRPAを活用してプロセス改善や業務の自動化を推進してもよいですし、作業のルールや人員配置を変更して、より効率的な仕事の体制を構築することも考えられます。

経営陣は経営者としての仕事を行っていると、細かな現場でのパフォーマンス改善まではどうしても確認できないので、業務可視化ツールを使って意識的にパフォーマンスを可視化して改善案をつくる必要があります。

人事評価の妥当性の向上

業務可視化ツールで取得したデータは、人事評価にも活用できます。ツールを通じて取得したデータは評価者の主観が入りにくい客観的なデータであるため、評価者によるブレが発生せず、データをもとに行う人事評価は納得感が得られやすいでしょう。

また、テレワークでは上司と部下の対面する機会が減るため、人事評価のためのデータが不足しがちです。解決策として、業務可視化ツールから取得できたデータを活用して、人事評価を行うことも有効です。

日報作成の簡略化

業務可視化ツールは日報の簡略化にもつながります。

日報にその日行った作業や時間を記載する場合、作業内容をExcelやメモ帳に記載する必要があります。業務可視化ツールを使えば、パソコン上の作業を自動で取得できるので、手動で管理する必要がなくなります。

そのため、日報作成にかかる時間を省略できる、そもそも日報を作成すること自体が必要なくなるといった効果が期待できます。

部署間の連携が取りやすくなる

部署間の連携が取りやすくなることも、業務可視化ツールを導入するメリットの1つです。

部署の垣根があると、通常どんな従業員がどの業務を抱えているかわからないので、部署を越えた仕事上の依頼に抵抗を感じている人が多いと考えられます。

業務可視化ツールを通じて業務内容を共有することにより、各部署・個人の業務内容やボリュームが見えるため、その業務経験が豊富な従業員に仕事を依頼しやすくなるでしょう。

セキュリティ・業務管理の強化

セキュリティ・業務管理の強化のためにも業務可視化ツールは有効です。

たとえば、情報の不正コピー、外部記憶媒体への保存などは、業務可視化ツールにログが残っていればすぐに判明します。テレワーク中に従業員がさぼっていないか、業務に関係ないWebサイトを閲覧していないかといったこともチェックできます。

業務可視化ツールの選び方

業務可視化ツールを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

業務可視化ツールの導入目的を確認する
業務可視化ツールの機能を確認する
業務可視化ツールを導入する際の注意点を確認する
業務可視化ツールの料金・価格相場を確認する

業務可視化ツールの導入目的を確認する

業務可視化ツールの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
業務を可視化し、問題点の改善や業務効率アップを図りたい	業務可視化に強みを持つタイプがおすすめ
端末利用状況やルール違反、持ち出しなどの把握を行いたい	IT資産管理タイプがおすすめ

業務可視化ツールの機能を確認する

業務可視化ツールでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
業務フロー図作成	業務フローをわかりやすく可視化、編集できる機能
書類・管理表作成	業務関連の書類を自動生成する機能
監視	従業員の業務を操作ログから確認する機能
効果予測	改善後の業務フローの効果予測をする機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
分析	操作ログから勤務時間や業務効率、使用状況などの分析を行う機能
アラート	操作ログと労働時間の乖離があるとアラートを出す機能
レポート	業務データをレポート化する機能

テレワークでのサービス残業や隠れ残業の改善を行いたい場合にはアラート機能があるものを、多角的に分析を行い業務改善を図りたい場合には分析機能があるサービスがおすすめです。

業務可視化ツールを導入する際の注意点を確認する

業務可視化ツールを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
データの粒度	どこまでのデータ取得に対応しているか、粒度を確認しておきましょう。
分析軸	必要とする分析が行えるか、事前に内容を確認しておきましょう。
対応デバイス	PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用可能か確認しておきましょう。
導入形態	オンプレミス型かクラウド型かツールによって異なるため、自社に合う形態を確認しておきましょう。
操作性	多くの従業員が扱うツールとなるため、操作性については無料トライアルやデモを利用してしっかりと確認しておきましょう。
マニュアルの整備	業務可視化ツールで効果の測定や改善を行うためには、業務フローやマニュアルの整備について今一度確認する必要があります。
サポート	不明点や問題が起こった場合に、すぐに対応してもらえるサポート体制があるかどうかを確認しておきましょう。