日程調整ツールの導入事例！よくある課題と導入効果

日程調整ツール導入前のよくある課題

在庫管理システム導入前によくある課題は次のとおりです。

• メールや電話でのやり取りに時間がかかる
• スケジュールの可視化や会議室の確保が難しい
• 人為的ミスが発生しやすい

それぞれ解説します。

メールや電話でのやり取りに時間がかかる

日程調整ツールを導入する前に、頻繁に見られる課題のひとつが、メールや電話でのやり取りに多くの時間を費やすことです。特に複数の顧客と商談を行う場合、日程の調整には多くの手間がかかります。

たとえば、営業担当者が一日に複数の商談をスケジュールする際、各顧客の都合に合わせて調整を行う必要があります。しかし、各々の予定を合わせるために何度もメールをやり取りし、細かな調整を行うことで、非常に多くの時間が必要となります。

スケジュールの可視化や会議室の確保が難しい

ツール導入前のもう一つの課題として、スケジュールの可視化や会議室の確保が難しい点が挙げられます。手動でスケジュールを管理する場合、予定の重複や空き時間の把握が難しくなることが多いです。

たとえば、プロジェクト会議を開催する際には、参加者全員の最新のスケジュールを確認する必要がありますが、日程が適切に共有されていないと、空き時間の把握が困難になり、予定が重複するリスクが高まります。さらに、会議室の確保も同様に、空いている時間がわからない場合、必要なときに利用できない可能性があります。

人為的ミスが発生しやすい

日程調整において、人為的なミスが発生しやすいことも、ツール導入前の課題としてよく見られます。手作業で日程を調整する際には、不注意や単純なミスによるトラブルが生じる可能性があります。

たとえば、予定を誤って記入したり、重要な連絡を忘れたりすることで、会議の参加者が揃わない、会議自体が開催できないといった問題が発生することがあります。こうしたミスは、業務の進行を妨げたり、無理なスケジュールを強いたりする原因となる場合があります。

商談の場合、これらのミスは機会損失につながる可能性もあり、ビジネスにおける重要な機会を逃すリスクがあります。

日程調整ツールの導入効果・メリット

日程調整ツールの導入効果やメリットは次のとおりです。

• 作業時間の大幅削減
• スケジュール管理の効率化
• ミスの削減とコミュニケーションの円滑化
• 柔軟な働き方の実現

それぞれ詳しく解説します。

作業時間の大幅削減

日程調整ツールには、複数人のスケジュールを一括で確認し、最適な日時を自動で提案する機能が備わっているため、日程調整の作業を大幅に削減できます。

スケジュール調整や日程の自動提案の機能を使えば、個別にスケジュールを確認したり、全員の空いている時間を探し出したりする手間がなくなります。

さらに、日程調整ツールは会議の候補日を自動で提案してくれるため、主催者はその候補を参加者に共有するだけで済みます。

スケジュール管理の効率化

日程調整ツールは、複数のカレンダーとの連携やリアルタイムでの更新といった機能があるため、スケジュール管理の効率化を実現できます。

たとえば、カレンダーとの連携機能は社内外を問わず共有できます。新しい予定が入力されると、カレンダーに即座に反映されるため、自分だけでなく、顧客やメンバーのスケジュールを簡単に確認できます。

リアルタイムでスケジュールを把握できれば、やり取りを減らせるだけでなく、無理にスケジュール調整の必要がなくなるため、スケジュール管理の効率を大幅に向上できます。

このように日程調整ツールは、スケジュール管理の効率化につながります。

ミスの削減とコミュニケーションの円滑化

日程調整ツールは、ヒューマンエラーを減らし、コミュニケーションを円滑にする効果も期待できます。従来のメールでのやり取りでは、誤解が生じたり、重要な情報が漏れてしまったりするリスクがありました。

日程調整ツールでは、すべてのやり取りがツール上で記録されるため、情報共有がスムーズに行われ、誤解が生じる可能性を低減します。また、リマインダー機能を利用することで、会議や打ち合わせの開始時刻を忘れるといったミスも防止できます。

柔軟な働き方の実現

日程調整ツールの導入により、リモートワークやフレックスタイム制など、柔軟な働き方をサポートできます。

たとえば、海外にいるスタッフと連絡を取り合う場合、時差を考慮してスケジュールを組む必要があります。手動でこれを行うと、時差を計算しながら予定を確認する必要があり、非常に手間がかかります。

しかし、日程調整ツールを使用すれば、現地時間に合わせたURLを自動生成したり、英語での表示が可能だったりするため、スムーズな日程調整を実現できます。

日程調整ツールを活用している企業の導入事例5選

日程調整ツールを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

IT/通信/インターネット業界A社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	1件

抱えていた課題

日程調整をメールで確認を取っていたため、大幅に時間が取られていました。返信が遅れたり行き違いをしたりで数日かかることも少なくありません。

また、ダブルブッキングが頻繁に起こり、複数人の予定を1人ずつ確認するといった課題を抱えていました。そのため、急な予定変更があった場合、すべての関係者に連絡するのに時間がかかっていました。

日程調整や会議室の予約、Web会議のURL発行といった複数の業務をこなすために、別々のツールを利用。そのため、業務フローが複雑といった課題がありました。

導入後の効果

日程調整のための時間が大幅に削減されました。URLを送るだけでよくなったため、業務の効率化に成功しています。また、複数人の予定を一度に確認、調整が可能となり、自動でダブルブッキングの防止もしてくれるため、スケジュールの混乱が減りました。

さらに、予定が変更された際の連絡を自動化してくれるため、連絡漏れがなくなりました。日程調整や会議室の予約、Web会議のURL発行といった業務フローも改善されています。

利用したサービスと実際の口コミ

＞＞Nitte

IT/通信/インターネット業界B社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	11件〜30件

抱えていた課題

通常勤務、変形労働時間による勤務、在宅勤務など多様な働き方を採用したため、スケジュールの把握、調整が難しいといった課題を抱えていました。

導入後の効果

従業員の状況をリアルタイムで確認できるようになりました。また、スケジュール調整が短時間で済むようになり、調整のための連絡も必要なくなっています。

また、ワークフロー機能を利用することで、ペーパーレス化につながっています。さらに、シンプルなユーザーインターフェースであるため、システムの定着がスムーズに進みました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞クロジカスケジュール管理

不動産/建設/設備系C社の場合

業界・業種	利用アカウント数
不動産/建設/設備系	1件

抱えていた課題

社外の方とのスケジュール調整に時間と労力が多くかかるといった課題を抱えていました。参加者が多数である場合、メールや電話のやりとりが増えてしまい、ヒューマンエラーが発生しやすい状況でした。

導入後の効果

Googleカレンダーと連携し、スケジュール調整がスムーズになりました。作成者は日程を参加者に送信するだけでよくなり、参加者は送られてきた日程の中から選ぶだけで調整ができるようになっています。

また、メールでの連絡が不要になり、会議やイベントの調整といった業務の効率化につながりました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞スケコン

マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系D社の場合

業界・業種	利用アカウント数
マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系	11件〜30件

抱えていた課題

従来、使用していた日程調整ではスケジュール調整の際に、会議の参加者に対して個別に連絡をしていました。そのため、全員の日程の調整が難しい、連絡だけでも時間がかかるといった課題を抱えていました。

導入後の効果

日程調整が簡単になり、ダブルブッキングも起きなくなりました。参加予定者が自分の都合のよい日程を入力することで、自動で候補日を抽出してくれるようになっています。

また、すでに利用しているGoogle Workspaceと連携することで、カレンダー側で日程共有が可能となりました。そのため、日程調整ツールでの入力作業を省略し、業務の効率化に成功しています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Nitte

小売/流通/商社系E社の場合

業界・業種	利用アカウント数
小売/流通/商社系	1件

抱えていた課題

連絡手段が統一されていないため、連絡の行き違いがあったり確認に時間がかかったりといった課題を抱えていました。また、予定変更が生じた場合は再調整に時間がかかり、手間がかかっていました。

導入後の効果

スケジュール調整の自動化により、大幅な作業の効率化に成功しています。関係者全員の空いている時間をツールが自動的に検出してくれるため、ツールから提案された最適な日時を選ぶだけでよくなりました。

また、すべての連絡手段が1つのツールで管理ができるようになっています。さらに、他のサービスとシームレスに連携ができ、直感的に利用できています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Nitte

おすすめ日程調整ツールの比較表

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導入前に知っておきたい日程調整ツール導入の失敗例

ツール選定で重要なのは自社にあったツールを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。

日程調整ツールの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

機能と自社ニーズのミスマッチ

日程調整ツール導入で失敗する例のひとつが機能と自社のニーズが合っていないことです。必要以上に多機能なツールを選んでしまい、使いこなせずに定着しない、高コストになるといったデメリットがあります。

たとえば、今までスケジュール帳で予定管理をしていた人やパソコン操作を苦手としていた人が、多機能の日程調整ツールを利用した場合、操作に手間取ってしまい、かえって日程調整に時間がかかる恐れがあります。そのため、手書きの方が早いと感じてしまい、ツールが定着しないかもしれません。

また、多機能のツールはコストは高くなるのが一般的であるため、利用頻度が低いとコストパフォーマンスの低下につながる恐れがあります。

このようなデメリットを防ぐためには導入前に自社の課題を洗い出し、必要な機能を備えたツールを吟味することです。必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツールを選ぶことで、定着しやすくなります。

また、操作に慣れるためのマニュアルやサポート体制が整っているツールを選ぶことも重要です。サポート体制が整ったツールを選ぶことで、操作がわからなくなった際の対処が可能となり、定着しやすくなるでしょう。

セキュリティ面の確認不足

日程調整ツールを導入する際に陥りやすい失敗のひとつが、セキュリティ面での確認不足です。特に、無料ツールは機能が限定されているため、セキュリティ面でリスクを抱える可能性があります。

セキュリティ対策が不十分なツールを使用すると、情報漏えいやデータ改ざんなどの被害を受けるリスクが高まります。このような事態が発生した場合、被害は自社にとどまらず、顧客にも影響を及ぼすことが考えられます。顧客への謝罪に加えて、被害拡大の防止や復旧作業に追われ、さらに事故の規模に応じて損害賠償や信頼の失墜といった問題も発生します。

このようなリスクを避けるためには、日程調整ツール導入時に、どのようなセキュリティ対策が取られているかをしっかりと確認することが重要です。長期的な利用を見据えると、セキュリティ対策が充実した有料ツールを選ぶことをおすすめします。

サービスを比較しましょう

日程調整ツール導入前はメールや電話でのやり取りに時間がかかる、スケジュールの可視化や会議室の確保が難しい、ヒューマンエラーが発生しやすいといった課題がありました。日程調整ツールの導入は、このような課題の解決に役立ちます。

日程調整ツールは、作業時間を大幅に削減し、業務の効率化につながります。また、ミスを削減し、コミュニケーションの円滑化も可能です。

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

＼サービス導入で失敗しないために！／