在庫不足（欠品）とは？原因や対処法、防ぐ方法

在庫不足（欠品）とは

在庫不足、いわゆる欠品とは、顧客から注文を受けた商品やサービスを提供できない状態のことです。これは、在庫管理のミスや需要予測の甘さなど、さまざまな原因で発生します。

欠品が発生すると、顧客に迷惑をかけるだけでなく、企業の信頼を失墜させ、売上の減少や機会損失につながる恐れもあります。このような事態を避けるため、欠品の原因を理解し、適切な対策を講じる必要があります。

欠品により生じる3つのリスク

欠品は、企業にとって次のようなリスクが懸念されます。

リスク1. 販売機会の損失

顧客が商品を購入しようとした際に、在庫切れで商品を提供できないと、その時点で売上を失うことになります。

顧客は、欲しい商品が手に入らない場合、ほかの店舗やオンラインショップで購入する可能性が高く、これは販売機会の損失に直結します。また、一度購入機会を失うと、顧客が再び戻ってくる保証はありません。

このような機会損失を防ぐためには、在庫状況を正確に把握し、需要予測に基づいた適切な在庫管理が必要です。また、欠品が発生した場合でも、顧客に代替商品を提案したり、入荷時期を明確に伝えたりといった、顧客の離脱を防ぐ努力が求められます。

リスク2. 顧客からの信用低下

商品が欠品している場合、顧客側は必要なときに商品が手に入らないという不便さを経験することで、企業に対する信頼感を失い、競合他社に流れてしまうことも考えられます。

顧客からの信用低下を防ぐために、欠品が発生した場合には誠意をもって謝罪し、迅速かつ適切な対応をとりましょう。たとえば、代替品の提案、入荷時期の連絡、状況に応じた割引やポイント付与などの対応を行うことで、顧客の不満を軽減し、信頼関係を維持できるよう努める必要があります。

リスク3. 対応コストの増加

欠品が発生すると、顧客対応や緊急の追加発注などで予想外のコストが生じます。顧客からの問い合わせ対応、謝罪、代替品発送、返金処理には多くの時間と労力が必要です。

また、緊急発注や特急配送は通常より高額になるため、企業収益を圧迫します。

これらの対応コストを抑えるには、精度の高い在庫管理システムや需要予測技術を導入し、欠品そのものを防ぐことが重要です。同時に、欠品発生時の対応手順をマニュアル化しておけば、無駄なコストを削減できます。

欠品の3つの原因

欠品は、さまざまな要因が複雑に絡み合って発生します。欠品を引き起こす原因を3つに分けて解説します。

原因1. 在庫管理が適切にできていない

在庫管理が適切に行われていないと、実際の在庫数とシステム上の在庫数に差異が生じ、欠品のリスクが高まります。これは、入庫や出庫の記録ミス、棚卸しの不備、在庫管理システムの未導入など、さまざまな理由で起こり得ます。

在庫管理の精度を向上させるためには、在庫管理システムの導入や、定期的な棚卸し、担当者への教育などが有効です。

原因2. 需要予測の精度が低く在庫が不足する

将来の需要を正確に予測することは非常に難しく、予測が外れて在庫が不足してしまうケースは少なくありません。季節要因、トレンド、競合の動向など、需要に影響を与える要素は多岐に渡り、これらの変化を捉えきれないことが原因です。

需要予測の精度を高めるためには、過去の販売データの分析、市場トレンドの調査、需要予測ツールの活用などが重要となります。

原因3. 倉庫や保管スペースが整理されていない

倉庫内が整理整頓されていないと、在庫の把握が困難になり、欠品や誤出荷のリスクが高まります。どこに何が保管されているのかがわからなければ、必要なときに必要な商品を見つけ出せず、結果として欠品につながってしまいます。

倉庫の整理整頓を徹底するためには、5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）やロケーション管理の導入、定期的な棚卸しなどが有効です。

欠品発生時の対処の流れ

万が一、欠品が発生してしまった場合は、迅速かつ適切な対応が求められます。顧客への影響を最小限に抑え、信頼関係を維持するためにも、次の流れに沿って対応を進めていきましょう。

1. 注文状況を確認する

まずは、欠品した商品の注文状況を正確に把握しましょう。具体的には、次の項目を確認します。

• 欠品した商品の種類
• 欠品の数量
• 注文を受けた日時
• 顧客情報（氏名、連絡先など）
• 納期

これらの情報を整理することで、顧客への対応をスムーズに進められます。

2. 顧客に謝罪する

欠品が判明したら、速やかに顧客に連絡し、謝罪しましょう。謝罪の際には、次の点に注意してください。

• 状況を正確に伝える
• 謝罪の言葉を述べる
• 今後の対応について説明する

誠意をもって対応することで、顧客の理解を得られるよう努めましょう。

3. 状況に応じた方法で対応する

顧客への謝罪と並行して、欠品した商品の対応を進めます。

対応方法としては、次の3つの選択肢が考えられます。

• 発注・取り寄せ：メーカーや仕入先に在庫があれば、至急発注し、顧客に商品を届ける
• 代替品の提案：同等品や上位互換の商品があれば、顧客に提案する
• 返金：発注・取り寄せや代替品の提案が難しい場合は、顧客に返金対応を行う

顧客の希望を最優先に考え、最適な対応を選びましょう。

4. 原因を究明し再発防止策を講じる

欠品への対応が完了したら、再発防止に向けて原因究明と対策を検討しましょう。欠品の原因を分析し、在庫管理体制や需要予測の見直しなど、必要な改善策を講じることで、同様の事態を防げます。

欠品を防ぐ5つの方法

欠品は企業の収益や評判に悪影響を及ぼすため、可能な限り防がなければなりません。欠品を効果的に防ぐための5つの方法を紹介します。

方法1. 倉庫管理への5S導入

5Sとは、整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seisou）、清潔（Seiketsu）、躾（Shitsuke）の頭文字をとった言葉で、職場環境を改善するための5つのステップです。倉庫管理に5Sを導入することで、在庫の可視化、作業効率の向上、ミスの削減などが可能です。

具体的には、不要なものを処分し、必要なものを決められた場所に整理整頓することで、在庫の所在を明確化します。また、倉庫内を清潔に保ち、整理整頓された状態を維持することで、作業効率が向上し、在庫管理の精度を高められます。

方法2. 棚卸しを定期的に実施する

棚卸しとは、実際に在庫を数えて記録と照合することで、在庫の正確な数量を把握する作業です。定期的に棚卸しを実施することで、在庫管理システムのデータと実際の在庫のずれを修正し、在庫管理の精度を向上させられます。

棚卸しは、手作業で行う方法と、バーコードリーダーをはじめとする機器を使用して行う方法があります。棚卸しの頻度は、在庫の回転率や商品の特性などを考慮して決定しましょう。

方法3. 適正在庫を把握する

適正在庫とは、欠品を防ぎつつ、在庫保管コストを最小限に抑えるための適切な在庫量のことです。適正在庫を把握することで、過剰な在庫を抱えるリスクを減らし、在庫管理の効率化を図れます。適正在庫を算出する方法は、次の記事で解説しています。

方法4. 需要予測の方法を見直す

需要予測とは、過去の販売データや市場トレンドなどを分析し、将来の需要を予測することです。需要予測の精度を高めることで、適切な量の在庫を確保し、欠品のリスクを低減できます。

需要予測には、移動平均法や指数平滑法などの統計的な手法、AIや機械学習を活用した手法などがあります。

方法5. 在庫管理システムを導入する

在庫管理システムとは、在庫状況をリアルタイムで把握し、入庫、出庫、棚卸しなどの在庫管理業務を効率化するシステムです。在庫管理システムを導入することで、人為的なミスが減り、在庫管理の精度が大幅に向上します。

在庫管理システムには、クラウド型やオンプレミス型など、さまざまな種類があります。企業の規模や業種、予算などに合わせて最適なシステムを選択しましょう。

在庫管理システムで欠品や在庫不足を防ごう

欠品は、販売機会の損失や顧客の信用低下など、企業にとって大きな損失をもたらします。このようなリスクを回避し、安定した事業運営を行うためには、適切な在庫管理が不可欠です。

在庫管理システムを導入することで、在庫状況の可視化、需要予測の精度向上、業務の効率化などが実現し、欠品や在庫不足のリスクを大幅に軽減できます。ぜひ、自社の課題やニーズに合った在庫管理システムを導入し、効率的な在庫管理体制を構築しましょう。

こちらの記事ではおすすめの在庫管理システムを紹介しています。在庫管理システムに興味がある方、より正確な在庫管理を目指す方は、ぜひお読みください。

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