DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

ドットサインの導入前は、外回り後に帰社してから書類作業を行なうルーティンとなっており、外回りに予想以上の時間がかかるとその後の書類作業で残業になってしまう事が多く、仕事の後の予定が潰れることも多かったのですが、ドットサインの導入以降、承認や契約関係の書類作業を外回り中の空いた時間で消化できるようになり、帰社後の書類作業を減らして残業を90％以上削減できました。

契約内容がまとまってから契約締結まで平均2〜4週間かかっていたところが、ドットサインの導入で平均3日以内で契約締結まで完了できるようになりました。契約サイクルの早期化だけでなく、物理的な書類を使わないことで紛失や郵送ミスといった心配もなくなった点も大きなメリットだと感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来契約といえ取引先や顧客宅で行なったり、遠隔地の場合は郵送で契約書を送るのが一般的でしたが、ドットサインの導入以降は場所関係なくオンライン上で契約を締結させることが可能となったので、移動にかかるコストや時間、また郵送にかかるコストを削減でき、契約の業務負荷を軽減できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 書類テンプレートが活用できるので、初心者でも簡単に契約書類が作れてリソースの削減に役立っています。 紙書類の電子化で書類保管の物理的スペースを減らし他に活用できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内稟議において複数の承認を得る場合に書類を物理的にリレーさせる必要があり、社内での受け渡しのほか在宅勤務の社員に郵送するプロセスも発生し得ることで署名収集が遅延し業務がストップすることがありましたが、ドットサインならクラウド上で署名を収集できることで物理的な受け渡しが不要になり、スケジュール期間内に100%署名を集めることが出来るようになりました。

①導入前の「課題」 紙での契約書などの管理は倉庫の確保やファイリングの手間などがかかり、店舗スタッフの負担につながっていました。 ②導入後の「効果」 電子署名アプリ導入後は、契約管理は主に本部で行えるようになりました。基本的にPDFファイルをメールなどで送信すれば良いので、非常に楽になりましたね。また電子データは場所を取らないので、管理・確認が非常に楽です。

対面で契約を交わすに当たり、タブレット端末だけで書類作成から手書き署名までできるため持ち物の不備が発生することがなくなり、書類の紛失も起きなくなりました。 また、各営業スタッフが進めている契約タスクを可視化できたことにより、異常やミスを早期発見してチーム全体で素早く対処できるようになりました。

契約文書の送信が郵送からメールに変わり、相手先に届くまで数日かかっていたところが、メールで即時届けられるようになり、以前は対応できていなかった急ぎの要望にも応えられるようになりました。また、契約業務の工数が減ったことでより重要な業務に集中できる時間が増えて生産性を向上できました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 営業に行って概ね契約が決まった際に、以前なら帰社してから改めて契約書類を送付したり、契約書類を持参して再訪していたが、ドットサインの導入後はタブレット一台だけ持っていれば契約が決まった際にその場でドットサインを開いて契約を締結できるのでビジネスのスピード感が増した。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約業務は多くの紙書類を使っていたので、稀に書類を紛失したり、契約の場面で必要な書類の持参を失念するようなミスがあったが、ドットサインで紙書類を使わなくなりそういった物理的なミスが無くなった。

【導入前の課題とサービスでの解決】 複数の上司から署名を受けなければいけない場合に、遅れが出ていても立場上なかなか催促ができなかったのですが、ドットサインなら自動のリマインダーで上司の気に触ることなく催促でき、クラウド上で簡単に署名を集められるのが本当に楽で助かっています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ドットサインでペーパーレスの促進、ワークフローのスピードアップができました。

自分は基本的に在宅勤務で、必要性が無い場合は2、3週間会社に出ない場合もあるのですが、数少ない出勤が必要露なる作業が紙媒体の書類への署名でした。それが、ドットサインで、オンラインで電子署名をすることができるようになってからは署名作業での出勤が不要となり、無駄な移動を減らし、署名収集のスピードアップにもつながりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙書類は手元に実物に書類がないと内容を確認したり、署名をすることができませんが、ドットサインならオンラインで書類を確認し、電子署名を付与できるので、場所にとらわれず、時間を有効活用して作業を進めることが可能となりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 書類の送料、印刷代や紙代、封筒代など細かなコストカットができた他、収入印紙の貼り付けも不要となりました。

【導入前の課題】 契約書の郵送や対面での署名取得に時間がかかり、取引のスピードが遅延していました。 紙の契約書管理による保管場所の確保や紛失リスクが常に存在していました。 【導入後の効果】 契約締結までの時間が平均5日から1日以内に短縮され、業務効率が大幅に向上。 クラウド上での文書管理により、書類の検索性が向上し、紛失リスクがゼロになりました。

ドットサインは他の電子署名ツールと比較して国内だけで無くグローバルに活用できる機能が豊富で、特に英文のテンプレートが用意されているのは非常に便利でした。英語圏の顧客に向けて、以前はGoogle翻訳を使いながら、時間をかけて拙い文章で書類を作成しており、顧客から誤字脱字を指摘されることすらありましたが、ドットサインを使い始め、英文テンプレートを使う事で作業時間を短縮しながら誤字脱字を無くす事ができました。

以前は紙の契約業務だったので作成から返送待ちまで時間をかなり要していた。保管面でも紛失などのリスクがあった。 導入後はテンプレートを使用し形式を統一。一度作成した内容は保存されるので二度手間はなくなった。チームのメンバーの追加、リソース共有、一括送信ができ、チームが一体化できる機能が多いのが嬉しい。署名方法だが、手書きから印鑑、対面署名と選べる上、見やすくシンプルな形式は相手方が迷うこともなくスムーズに契約締結までもっていけると双方にとって利点が多い。保管場所も定まってことにより人的ミスや紛失のリスクも回避できるようになった。

取引先担当の年齢層が高く、以前他の電子署名ツールを使った際には操作方法が難しいという事で結果的に大半の取引先に受け入れてもらえなかったのですが、ドットサインは取引先側のアカウント登録が不要かつ署名操作もごく簡単、また専用ソフトが不要でブラウザから使えるので、以前は拒否された取引先にも電子化を受け入れてもらう事ができました。

やはり契約業務開始から契約締結までの期間が早まったことは大きなメリットであると感じています。特に郵送工程を省けた事で、契約締結までの期間を約90%短縮できた上に、都度の送付コストや返送用封筒のコストが不要になった事で月々1〜2万円のコスト削減に成功しました。

社内でさまざまな業務がリモート化されていく中、契約作業はアナログで行う事が良しとされており、他の業務はリモートで行う事ができても契約関連に関しては出社の必要があった。 しかし、ドットサインの機能性、コスパの良さがカギとなって導入が決まり、それ以降は契約関連の業務に関してもリモートワークが可能となり出社を減らす事ができた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ドットサインの導入前は紙の書類を作成し、顧客へ送付、署名後に返送してもらっていたので書類作成から返送が届くまで平均して一週間以上かかっていたところ、ドットサインの導入後は書類作成してオンラインで即時署名をしてもらえるようになり、顧客に契約書発行のスケジュールを伝えておく事でほとんど当日中に署名をしてもらえるようになった。また、署名が早まることでビジネスサイクルを速度化できた。

①導入前の「課題」 紙での契約はかなり多くの枚数が必要となり、郵送や印刷、製本のコストなどは大変でした。 ②導入後の「効果」 契約が非常にスピーディーになったほか、データの確認が簡単になりました。製本されたものから探す手間も省けますし、契約に記入ミス・記入漏れなどがあった場合の再転送も簡単です。 また、契約までの時間も大幅に短縮されました。今までは大体平均で三日は掛かっていましたが、現在ではほぼ即日です。

契約に関する作業はそれぞれ契約までの営業を行なった者が担当することになっているので、アナログ運用をしていた時は契約の進捗を確認する術がなく、問題があっても把握できずフォローアップができませんでしたが、ドットサインの導入後は管理コンソールからドットサイン上の契約作業の内容や進捗を全て可視化する事ができた事で、問題を素早く認知し的確なフォローアップができるようになりました。

多段階承認が必要な書類に署名を集める際に、以前は紙書類の物理的なリレーが必要だったので、署名が集まるのに1週間以上かかることもあり、また署名が遅れている場合に誰のターンで遅れているのかすぐにわからないという状態でした。 Dottedsignの導入後は、書類、署名を電子化した事でまず物理的な書類リレーが無くなっただけでなく、公開フォームで署名を集めることで署名をしていない担当者が把握でき、素早く署名を促す事ができるようになりました。

契約関連のタスクはメインの業務が終わってから行っており、期日が決まっているため翌日に持ち越せず残業になってしまいがちで、仕事終わりに予定が入っている時などは歯がゆい思いをすることも多々ありましたが、ドットサインの導入後はスマホを使って作業できるようになったことで隙間時間を活用して細かく作業を消化できるようになり契約関連の作業を原因とした残業が発生しにくくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 以前は契約書を郵便で送付して返送を待つ形だったのですが、返送がなかなか無い場合に相手先に催促の連絡をしなければならず、仮にすでに返送済みである場合には催促が失礼にあたり不快な思いをさせてしまう事がありましたが、ドットサインの導入後はオンライン上で署名状況をステータスとして確認できるようになった事で都度連絡する必要がなくなりました 【サービスを利用していて実感しているメリット】 契約に業務で発生していた郵送代や用紙代、コピーにかかるインクや電気代、収入印紙代などのコストを丸ごと削減できました。

書類への署名をクラウド上で行う事が可能になったので、会社にいなくてもスマートフォンを使って書類に署名できます。以前は署名をするためだけにわざわざ会社に出勤する事もありましたが、現在ではそれがなくなり、ほとんど完全なリモートワークが可能になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 常に複数の契約業務が同時進行しており、基本的に一人で複数対応することになるので書類作成のミスによる再送や送付漏れが起きやすかったが、ドットサインの導入後は各契約をタスクとして管理でき、書類の作成後にクラウド上でダブルチェックを行い、未送付の書類があればすぐに気付ける事で相手側から催促が来る前に送付できるようになりました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 郵送だと書類が相手側に届くまでに2〜3日、そして返送も同じく2〜３日で大体1週間は見ていましたが、ドットサインならクラウド上で書類に署名してもらえるので相手の都合が悪いような事がなければ基本的には当日中に署名をしてもらい、スピーディーに契約を締結できるようになりました。