稟議とは？決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも

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稟議とは

稟議（りんぎ）とは、組織において導入したい事案について、内容を説明する書類を作成し、社内で回覧して承認を受ける手続きのことです。企業の場合、社内稟議と呼ぶこともあり、権限の低い人から高い人へむけて順に回覧するのが通例です。稟議に使われる書類は「稟議書（りんぎしょ）」と呼びます。

本来であれば、自身の権限だけでは決められない重要事項の決定や予算を使うサービスの導入を検討する際、決定権限のある関係者が集まる会議を開く必要があります。しかし、細かい事柄の決定のために毎回会議を行うのは非現実的です。そこで使用される仕組みが、会議をせずとも関係者による内容の確認や承認を得るための稟議です。

稟議を提出し承認してもらう行為は「稟議を上げる」「稟議にかける」、稟議を上げて承認された状態は「稟議が下りる」「稟議が通る」のように表現します。また、稟議のような一連の流れを電子化・自動化するシステムには「ワークフローシステム」があります。

稟議と決裁の違い

決裁とは、稟議や提案に対する許可または不許可の決定のことです。組織内の決定権者が、提案された内容を評価し、それを実施するかどうかの最終的な判断を下します。決裁は、稟議の最終段階であり、この決定によって、提案が実行に移されるかどうかが決まります。

つまり、稟議は組織における意思決定を求めるためのプロセスのことを指し、決裁はその提案に対する最終的な意思決定のことです。また、稟議を上げるのは申請する従業員であるのに対し、決裁するのは役職者であるといった主語の違いもあります。

しかし実際のケースでは、稟議と決裁の区別は会社によって千差万別です。スタートアップやベンチャーなど、意思決定の素早さを目指す組織であれば、稟議が存在せず決裁のみで運用している場合もあります。他社とのやりとりの中で「稟議」や「決裁」を使用する際には、どのような意図が含まれているのかを注意するとよいでしょう。

稟議と起案の違い

起案とは、新しいアイデアや提案、改善策に関する文書を作成する行為のことです。要するに、「こんなことを進めてみたい」といったアイデアや計画を形にすることを意味します。そして、アイデアや計画を具体的に文書化したものが「起案書」と呼ばれます。

起案は稟議の始まりのプロセスであり、稟議は起案された提案やプロジェクトについて、組織の上層部や決定権者に承認を求めるプロセスです。

しかし、近年では起案と稟議の間の明確な線引きが薄れてきており、「稟議」を「起案」と同義として捉える場面や、「稟議書」を「起案書」と同じ意味で使用するケースも多くあります。どちらも混同しやすい言葉ですが、ニュアンスの違いは理解しておきましょう。

稟議が必要になる場面

稟議が行われる場面の例には、次のようなものがあります。

• パソコンや周辺機器の購入
• 外部との契約締結
• 広告枠の購入
• 人材の採用
• 出張の可否
• （金融機関なら）融資の確認

たとえば「広告枠の購入」であればマーケティング予算や戦略の確認を行うために行い、「人材の採用」であれば人員や給与の調整、組織の方針を考慮して判断するために稟議を行うことが多いです。

これらの社内稟議は会社によって「契約稟議」「採用稟議」「購買稟議」など、種類によって名称が定められていたり、フォーマットが準備されていたりする場合もあるでしょう。

稟議の目的

社内稟議の目的は次のとおりです。

• 意思決定の正確性を向上させる
• 複数部署間の協力促進
• 組織内の教育・育成

意思決定の正確性を向上させる

稟議申請を通じて、多くの関係者の意見や検討を経て意思決定を行うことで、誤った決定を避ける目的があります。

複数部署間の協力促進

稟議申請は多くの関係者を通すため、異なる部署間での検討フローが入ります。稟議を通じて、部署間の協力や連携が促進することもあるでしょう。これにより、組織全体としての一体感を生み出すことが期待できます。

組織内の教育・育成

稟議のプロセスを通じて、若手社員や新入社員に組織の決定プロセスや考え方を理解させられます。これは、組織の文化や価値観を受け継ぐうえで有効な手段です。

稟議の承認フロー

稟議は主に次のようなフローで行われます。

1. 事前の内容確認・相談

稟議の申請をする前に、直属の上司や関連部署との事前の確認や相談を行うことが一般的です。これにより、起案内容のブラッシュアップや、申請時の不備を未然に防げます。このタイミングで申請方法が正しいか、そして指定のフォーマットがないかも確認しておきましょう。

2. 稟議書の作成

稟議申請の内容を具体的に書面にまとめる段階です。内容や背景、必要性、コストなどの項目を明確に記載し、申請者が署名・押印を行います。

3. 稟議書の提出・回覧

提出した稟議書は、関連する部署や承認者に順に回覧されます。各関係者は稟議書の内容を確認し、問題がなければ承認の押印を行います。

4. 最終承認者の決裁

すべての関係者から承認を得たあと、部門長や役員など最終的な承認者が内容を確認し、決裁します。

5. 申請者への結果通知

稟議が承認されたか、修正が必要かなどの結果が申請者に通知されます。承認された場合は稟議書にもとづいて行動を起こせます。

稟議のメリット・デメリット

稟議書を回覧して複数の社内承認を受ける方法は、従来から「合議制」が重視されている日本企業特有の慣習のひとつです。そのような稟議のメリットとデメリットを解説します。

稟議のメリット

稟議のメリットは次のとおりです。

• 意思決定の透明性の向上
• 意思決定の精度の向上
• 責任の明確化
• 承認後の実行フェーズがスムーズ
• リスクの軽減

それぞれのメリットについてわかりやすく説明します。

意思決定の透明性の向上

稟議書を通じて、提案内容や決定事項が文書化されるため、意思決定プロセスの透明性が確保されます。これにより、何が決定されたのか、だれが承認したのかが明確になり、組織内のガバナンスの強化につながります。

意思決定の精度の向上

稟議によって、意思決定に関わる幅広い視点や専門知識が考慮されます。関係者や上位管理者が提案や報告を検討し、必要な修正や補足情報を提供することで、組織の意思決定の精度が向上します。

責任の明確化

稟議書には承認者が署名するため、どの段階でだれが責任を持つのかがはっきりとします。これにより、問題が起きたときの事実確認や適切な対応がスムーズになります。

承認後の実行フェーズがスムーズ

稟議が承認された時点で各関係部署の確認も済んでいるため、申請内容は共通認識になります。実行フェーズに移行したあとも、関係者と連携しつつスムーズに進められるでしょう。

リスクの軽減

稟議を通じて、提案が多角的な視点から検討されるため、リスクを事前に特定し、適切な対策を検討する機会が得られます。関係者が提案された行動計画やプロジェクトのリスクを議論し、必要に応じて変更や補足を行うことで、リスクの最小化や失敗の回避が可能です。

また、稟議書が慎重に検討され、関係者による承認が得られることで、法的なリスクやコンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えることにもつながります。

稟議のデメリット

稟議のデメリットは次のとおりです。

• 承認に時間がかかる
• 手間がかかる
• 責任転嫁が生じる可能性

それぞれのデメリットについてわかりやすく説明します。

承認に時間がかかる

稟議では、最終承認を得られるまでに時間を要するデメリットがあります。スピード感が求められる現代のビジネスシーンにおいて、稟議が承認されないばかりにビジネスチャンスを逃すのは企業経営にとって損失です。海外企業と比べると、日本企業は判断が遅いといわれる要因のひとつでしょう。

手間がかかる

稟議は通常、多くの関係者や上位の管理者による承認プロセスを含みます。そのため、稟議を根回しして、稟議書を作成し、それを各関係者に回覧し、必要な承認を得るためには多くの手間がかかります。

また、承認者にとっても、多くの稟議書をしっかりと審査し、コメントや修正を行うのは少なくない負担です。

責任転嫁が生じる可能性

大企業のように稟議の承認者が多いと、最終的な意思決定に対する個々の責任があいまいになりがちです。これにより、問題が発生した際の対応が遅れたり、責任転嫁が生じたりする可能性があります。

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ワークフローシステムを導入して稟議を電子化することで、従来の稟議のデメリットを解決可能です。詳しい稟議の電子化のメリットについては次の記事を参照してください。

稟議書とは

稟議書（りんぎしょ）とは、稟議の際に回覧される書類です。稟議書のフォーマットはさまざまですが、必ず記載しなければいけない項目として次の6つが挙げられます。

• 件名
• 概要
• 承認してほしい内容
• 目的
• 申請理由
• メリット・デメリット

どのような申請内容なのか、なぜ申請するのか、費用対効果に見合っているのかなどを端的に記載して、上長にチェックを依頼します。

稟議書の書き方と例文、フォーマット、テンプレートについては次の記事で詳しく解説しているので、あわせて読むと理解が深まるでしょう。

承認が得られやすい稟議書の書き方とコツ

稟議書の書き方や作り方にもコツがあり、なんとなくで作業をしていると「せっかく稟議を上げているのになかなか通らない」といった状態になりかねません。承認が得やすい稟議書を書くコツとして、次のようなポイントを覚えておきましょう。

• 稟議書は結論から書く
• 明瞭な言葉を使う
• メリット・デメリットを提示する
• マイナス要素はカバーする
• 具体的なデータを用いる
• あらかじめ各関係者に根回しをしておく

それぞれの書き方のコツや注意点をわかりやすく解説します。

稟議書は結論から書く

稟議書は最初に結論を書きましょう。稟議は会議の時間を削減し、承認者が内容を検討しやすくするためのものなので、短時間でも内容を把握できるようにする必要があります。

具体的には、申請事項や申請理由、費用対効果などを記載します。そしていずれも一文目に結論を明記しましょう。背景や想いをダラダラ書いて、何について書いてあるのかわからないのは厳禁です。承認する側の負担となるうえ、承認に時間がかかるだけでなく、稟議が通りづらくなります。

明瞭な言葉を使う

稟議書はさまざまな立場の人が閲覧するものなので、明確かつ簡潔に記述することが求められます。他の部署では伝わらないような専門用語や業界用語を使う場合、説明や定義を付け加えることで、読み手が内容を理解しやすくなるでしょう。

メリット・デメリットを提示する

メリットとデメリットを比較したうえで、メリットが強いことを示しましょう。主観的な判断だけでなく、具体的なデータも添えるといっそう説得力が増します。

稟議を通したいばかりに良い点ばかりを書き連ねては、冷静な判断にもとづいていない印象を与えかねません。申請しているものがなぜ必要なのかを、マイナス面も含めて伝えるのがポイントです。

マイナス要素はカバーする

マイナスの要素はなにかしらでカバーするよう意識しましょう。提出前に承認者目線で読み、突っ込まれそうな部分を先回りしてフォローするのがベストです。申請内容に関連するマイナス要素の評価とその対策を明記することで、承認者の不安や疑問を取り除く手助けになります。

具体的なデータを用いる

申請理由やコストパフォーマンスについて述べる際は、裏付けとなる数値を用いると説得力が増します。たとえば「作業量が削減できる」と書くよりも、「1週間につき10時間の業務削減になる」とした方がより具体的です。上長は費用対効果に見合うかを気にするので、どれだけ効果があるのかを定量的に示せるかどうかは、稟議の通しやすさに直結します。

あらかじめ各関係者に根回しをしておく

稟議をスムーズに進めるためには、関係各所への「根回し」が欠かせません。根回しとは通したい案件について事前に話を通すことで、裏工作とは意図が異なるので注意しましょう。この文脈における根回しとは、「関係者からどのような点を伝えるべきか」「懸念点はなにか」といった事前確認です。

判断に迷いそうな場合や大金が動く場合は、根回しをしておくと稟議がスムーズに進むでしょう。通る見込みがないとわかれば、稟議書を作る手間が省けます。業務合間に少し会話するだけでもおおまかな要件を確認できるでしょう。

社内稟議が承認されない場合の主な原因

承認が得やすい稟議書を作っても、必ず承認されるわけではありません。書類の不備以外で社内稟議が承認されない場合の主な原因には、次のようなものがあります。

コスト面での懸念

予算を超過する提案や、期待される効果に対してコストが高いと判断される場合は、承認されづらくなることがあります。また、他のプロジェクトや業務との予算配分や優先順位の観点から競合する場合にも、承認されないことがあるでしょう。

タイミングの不適切さ

すでに似た取り組みが行われている場合や、申請時点での組織の方針や事業計画と合致しない内容の提案は、承認が得られにくくなります。また、承認者が他の緊急度が高い業務やプロジェクトにリソースや時間を割いているタイミングでも、細かい稟議申請は後回しにされてしまう可能性が出てくるでしょう。

組織の文化や風土との不整合

稟議の提案内容が組織の文化や価値観、方針と合致していない場合も、承認を得られない可能性が高まります。たとえば、ワークライフバランスを重要視する企業文化の中で、週末や夜間に勤務が必要となるような提案や、SDGsを組織の取り組みとして掲げている中で、環境に悪影響を及ぼす可能性がある提案などです。

ワークフローシステムのおすすめ14選

ワークフローとは、作業の一連の処理手続きを、図を利用して定義すること、もしくは一連の処理手続きそのもののことです。

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※出典：DONUTS「申請・承認にかかる時間を約1/3に削減『ジョブカンワークフロー』」（2024年5月13日閲覧）

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コラボフローは、Excelから申請フォームを作成できるクラウド型ワークフローシステムです。

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※出典：ディサークル「POWER EGG3.0 ─仕事のあり方を再定義する統合型コラボレーションツール」（2024年5月13日閲覧）

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大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって全社の業務デジタル化を実現します。

※出典：ドリーム・アーツ「SmartDB®【大企業の業務デジタル化クラウド】」（2024年5月13日閲覧）

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部門・部署ごとに柔軟な権限管理ができ、閲覧できる範囲も自由に調整できます。メンバー不在の場合は、代理の申請や承認もできるため、アカウントを使いまわす必要はありません。また、API連携によりチャットツール上で承認や差し戻しをしたり、承認経路を順列・並列で設定したりと、ワークフローに関する手間を減らすための機能も充実しています。

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