総務アウトソーシングで業務改善！メリット・デメリットとおすすめサービス

最終更新日：2024-09-12（記事の情報は現在から1449日前のものです）

多くの企業が導入しはじめている総務アウトソーシングの概要と、導入のメリット・デメリット、おすすめの総務アウトソーシングサービスを紹介します。細々とした業務をプロの業者に任せることで全体のコストが削減でき、業務全体の効率化が実現できます。

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総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、企業にとって必要な諸々の業務を統括する総務の仕事を外部の専門業者に委託することです。

経理のような具体的な業務をアウトソーシングするのとは違い、総務の仕事は多岐にわたるうえ、企業によって実務面も大きく異なるので、企業ごとに困っている業務を委託するケースが一般的です。

アウトソーシングについては、以下の記事も参考にしてください。

アウトソーシングとは？派遣との違いやメリット・デメリット

アウトソーシングとは、経理・総務をはじめとした企業の業務を外部の専門業者に委託することです。派遣やBPOとの意味の...

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総務アウトソーシング導入の3つのメリット

総務アウトソーシングを導入する具体的なメリットについて、コスト面に注目して解説していきます。

コア業務に集中できる

総務アウトソーシングを導入することによって、売り上げに直結しない細々とした業務から解放され、企画業務や営業など、本来人員を割きたい部署や仕事に、集中的に人員を割けるようになります。自社の社員がコア業務に集中できるため、業務の質向上が狙えます。

日常業務の品質向上

総務が抱える業務のなかで、社会保険や税関系の作業などは法律や制度変更が多く、自社のみで対応するとなると大きな時間的コストがかかってしまいます。

そういった業務をアウトソーシングによって外部の専門業者に委託することで、全体の品質アップを実現でき、組織全体の生産性の向上につなげられます。

コストの削減につながる

総務アウトソーシングを導入するもっとも大きなメリットは全体のコスト削減です。

専門業者に委託することによって、自社ですべての業務をこなすよりも効率的かつ正確に目標を達成でき、余計な人件費のカットにつなげられます。また、他社に委託するか、自社でやるか再確認することで、結果として無駄な業務の確認と削減が可能になります。

総務アウトソーシング導入の3つのデメリット

主にコスト面でメリットが多い総務アウトソーシングですが、デメリットももちろん存在します。業務で扱う情報などの面から3つ説明します。

外部に社内情報を出すリスク

総務に関する業務情報を社外企業に委託するため、顧客や社員の個人情報を提供する必要が出てきます。

それにより、社外に情報保管場所が増えるほか、委託先の企業が自社と情報保管方法が異なる場合など、情報漏えいのリスクが高まる可能性があります。委託先企業も顧客情報の管理は徹底していますが、それでも情報が流出する可能性はゼロではありません。

自社に特有な事情がある場合対応できない

アウトソーシング先の手順に沿って業務が行われるため、自社特有な業務に合わせてもらえないことは少なくありません。委託先企業に合わせてもらった場合、別途料金がかかってしまうこともあり、予想外に経費がかさんでしまうケースもあるようです。

自社ならではの業務を委託する場合には、しっかり対応してもらえるかどうか、料金はどうなるかを確認しておきましょう。

社内統治の弱体化

業務を委託することによって、ノウハウが蓄積されないことに加え、委託業務の進行具合が把握しづらくなり、現場との認識のズレが出てしまう可能性があります。

そうならないためにも、日ごろから委託先の企業と連絡を密にして、双方の現場で齟齬が生じないように努力する必要があります。

総務アウトソーシングするときのポイント

総務アウトソーシングの効果を最大限発揮するために、次の3つのポイントを意識してみてください。

アウトソーシングの「目的」を明確にする
委託する業務を洗い出す
総務アウトソーシングの効果を定期的に見直す

それぞれのポイントについて説明します。

アウトソーシングの「目的」を明確にする

総務アウトソーシングする際は、「目的」を明確することが大切です。コストダウン、業務を効率化、商品の品質向上など、企業によって目的は異なるでしょう。

また総務アウトソーシングは、個人に対して単発で仕事をする「外注」や、企業に対する「下請け」とは異なり、長期間の委託となるケースがほとんどです。

そのため、こちらから一方的に仕事を依頼するだけでなく、良い方法があれば提案・実践してくれる業者を見極める必要があります。長期的な付き合いになることを想定したうえで、自社の「目的」の達成をサポートしてくれる業者を選びましょう。

委託する業務を洗い出す

総務アウトソーシングを委託する前に、まずは「委託する業務」を洗い出しましょう。

一概に「総務」といっても、社内文書の作成、給与計算、経費計算、リーガルチェックなど、さまざまな業務があります。そこで自社の「目的」に沿って、アウトソーシングするべき業務、しなくて良い業務を判別しましょう。

もし判別に迷う場合は、ヒアリングや現場調査を実施している業者に依頼するという方法もあります。

総務アウトソーシングの効果を定期的に見直す

総務アウトソーシングの効果を確かめるために、委託業者を定期的に評価することも大切です。

たとえば、社内のコスト削減を目的にしている会社があるとします。しかし、総務アウトソーシングの体制を整えるために時間・経済リソースが割かれたり、事業を軌道に乗せるための追加オプションを購入したりと、結果的にコストが膨らんでしまうケースもあるようです。

そのため、「委託先が適切かどうか」や「総務アウトソーシングが本当に有益になっているか」などを定期的に見直す必要があります。

総務アウトソーシングの料金相場は？

総務アウトソーシングの料金相場は、「1時間ごとの依頼」や「業務ごとの依頼」によって異なります。

1時間ごとに依頼する場合は、オンラインアシスタントで時給2,000〜4,000円程度です。業務ごとの依頼の場合は、どの業務を依頼するかによって相場は異なります。

たとえば「給与計算」の場合、社員1人あたり1,000円程度です。決算報告書の作成や社会保険手続き、記帳、売掛金・買掛金管理などを一括して依頼する場合は、数万円〜20万円程度となります。

総務アウトソーシングおすすめサービス8選

さまざまな種類がある総務の仕事をアウトソーシングできるサービスが増えています。サービスごとに特徴があるので、自社にあったサービスを選びましょう。

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