物品管理システムおすすめ比較！機能や選び方・導入メリット

物品管理システムとは？

物品管理システムとは、社内の備品を管理するためのシステムです。ビーコン（無線標識）やRFID（無線を使った非接触ID）などを使い、ICタグ・バーコード・QRコード・カラーコードなどが付与された備品の場所や利用状況を、リアルタイムかつ正確に確認できます。

必要な物品をすぐに探し出せるのはもちろん、在庫の状況を正確かつスピーディーにチェックできるので、棚卸しの際にも重宝するでしょう。オフィスでの備品をはじめ各種IT資産の管理や貸出管理も可能で、ハンディターミナルやスマートフォンで物品の登録・管理ができるシステムも多く、管理作業を簡略化・効率化できます。

物品管理システムの種類

物品管理システムは、活用する機器や機能によっていくつかの種類にわけられます。次にこれらの種類について紹介します。

RFID対応型

RFIDとは、IDといった情報を登録したICタグと、電波を使って無線で通信することで、非接触で情報の確認や管理をする手法のことです。離れた場所からでも、段ボールのなかにある備品でもまとめてタグの読み取りができるため、効率的に在庫管理や棚卸作業ができます。

また倉庫の入り口に設置すれば、備品の出し入れ時にタグの情報読み取りもできます。備品の量や種類が多い企業におすすめの管理方法です。

バーコード・QRコード対応型

バーコードやQRコードを発行し、備品に貼ることでも管理は可能です。RFIDの場合、専用のタグを準備する必要がありますが、バーコードやQRコードは自社でも発行しやすいため、費用を抑えられます。

またアプリ対応であれば、スマートフォンにインストールして検品や在庫管理ができるため、専用の読み取り機器（ハンディターミナル）も不要です。ただし、バーコードやQRコードは1つずつ接触して確認する必要があり、RFIDよりは手間と時間がかかります。そのため、管理する備品の種類や量が少ない場合は、バーコード・QRコード対応型がおすすめです。

医療業界特化型

物品管理システムには、病院をはじめとする医療業界に特化したシステムも存在します。病院では医療機器の管理はもちろん医療用品の発注や管理も必要であり、使用期限や使用履歴、使用量、在庫数のチェックなどを厳密に行う必要があります。

これだけ厳密かつ詳細に管理を行うには、一般的な物品管理の機能では不足する部分があるため、医療業界に特化した、専門の機能をもったシステムの導入がおすすめです。

物品管理システムの選び方

物品管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 物品管理システムの導入目的を確認する
• 物品管理システムの機能を確認する
• 物品管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 物品管理システムの料金・価格相場を確認する

物品管理システムの導入目的を確認する

物品管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
ヒューマンエラーを無くしたい	台帳管理や入出庫管理に特化した物品管理システムがおすすめ
紙の文書管理や廃棄を効率的に行いたい	点検管理やロケーション管理に特化した物品管理システムがおすすめ
IT機器や工具の管理を徹底したい	貸出管理や点検管理、ロケーション管理に特化した物品管理システムがおすすめ
物品の出入りや残りの数を正確に把握したい	入出庫管理や在庫管理に特化した物品管理システムがおすすめ

物品管理システムの機能を確認する

物品管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
台帳管理	物品情報の登録・編集作業を効率化できる機能、管理ラベルの出力や情報の紐づけ、資産償却の管理も可能
入出庫管理	備品の移動やステータス変更といった情報の追跡・更新を行う機能、入庫・出庫の際にアタッチメントで情報を読み取り登録する
在庫管理	備品の在庫数や場所、利用状況の確認と管理ができる機能、管理ラベル・入庫時期・仕入れ先などの属性ごとに、情報を分類・検索・整理し仕入れの予測・分析ができる
棚卸管理	備品に貼付したラベルをアタッチメントやアプリで読み取り・記録でき、棚卸を効率化させる機能、備品の位置把握ができる場合もある

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
配置図管理	備品が現在どこにあるか、倉庫や管理場所全体の配置を可視化できる機能、エリア情報や変更履歴も登録できる
ロケーション管理	周辺にあるビーコンやGPSの情報を使い、倉庫内のロケーション（住所）を登録する機能
貸出管理	物品の予約や貸出、返却期限の登録、貸し出し状況の一覧、返却期限のメール通知などができる機能
点検管理	備品の点検や整備の日程・履歴・廃棄予定を記録できる機能、報告書や修理伝票の添付ができる場合もある

食品工場・飲食店であれば在庫管理や点検管理、備品の出入りが多い場合は入出庫管理や棚卸管理があるサービスがおすすめです。

物品管理システムを導入する際の注意点を確認する

物品管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
管理のしやすさ	企業が管理する物品は多種多様であるため、登録・管理がしやすいシステムでなければいけません。無料トライアルを利用し、実際に現場でどれだけ効率的に管理ができるか、操作性に問題がないかチェックしましょう。
業界への対応	医療業界や流通業界をはじめ独自の管理が求められる企業は、それぞれの業界に対応しているか確認しましょう。業界特化の機能や、自社の業界における実績などがあるかチェックしてください。
連携サービス	事業で使用する備品や機材などは、複数のシステムにわたってデータ管理が必要な場面も多くあります。したがって、購買管理システムや予備品管理システム、設備管理システムといった既存の管理システムと連携できる製品が望ましいでしょう。
アプリ対応	スマートフォンにアプリをインストールして棚卸ができるかも重要です。スマートフォンから物品管理リストがチェックできれば、効率的に棚卸作業が行え、数量の入力やデータベースの更新もできます。
サポート体制	サービスベンダーから運用上のトラブルが起こった際に支援してもらえるかも必ずチェックしましょう。また社内にIT管理者やIT技術に詳しい社員がいない場合は、導入から運用までサポートを受ける必要があります。
導入形態	物品管理システムにはオンプレ型とクラウド型があります。クラウド型は複数拠点でも管理や情報共有がしやすく、オンプレミス型は強固なセキュリティで運用できるのに加えて、環境に応じてカスタマイズができます。近年はクラウド型のシステムが主流です。
リース・レンタルの有無	物品を顧客にリース・レンタルしている場合は、契約管理ができるかチェックしましょう。台帳管理と契約管理をまとめて管理できれば、さらに業務効率を上げられます。

物品管理システムの料金・価格相場を確認する

物品管理システムの料金は、月額従量課金タイプが基本であり、クラウド型であれば初期費用はかかりません。月額費用は資産数や利用できる機能によっても変動しますが、価格相場としては月5,000円～5万円程度です。

ただし、5,000円程度のプランは棚卸専用であることも多いため、基本機能をすべて使いたい場合は月1万円以上はかかると考えましょう。

物品管理システムおすすめ比較9選

それでは、おすすめの物品管理システムを紹介します。アプリ対応のものや、無料お試しができる物品管理システムも紹介します。各システムの機能性や強みを比較したうえで、気になるものがあれば、積極的に資料請求や問い合わせをしましょう。

• QRコードによる備品管理に対応
• スマートフォンアプリからの棚卸しが可能
• 消耗品管理や座席管理、日程調整機能なども搭載

Colorkrew Bizは、資産品や貸出品をQRコードで管理できる物品管理システムです。備品の貸出予約の管理、利用状況や予約状況の確認に加えて、座席や会議室、ロッカーなどの管理も可能です。

QRコードをスマートフォンアプリで読み取ることで、棚卸しや貸出品の貸し借りを行えます。誰がどのタイミングで、どの備品を使用しているかを可視化でき、貸出履歴も残せます。

• 備品・固定資産管理、リース・契約管理、棚卸、貸出管理などに対応
• QRコードといった管理ラベルで備品管理
• 貸出返却期限や備品のリース期限などの期限通知が可能

備品管理クラウドは、稟議書といった関連書類の管理、リース資産の契約管理などにも対応した物品管理システムです。

スマートフォンアプリでバーコードや製品ラベルを読み込むだけで備品情報を登録でき、棚卸しや貸出予約といった手続きもスマートフォンアプリから行えます。Amazon Businessと連携しており、購入商品を備品として納品書単位で取り込み可能です。

• 管理項目を自由に設定できる台帳機能
• リマインドメールにより保守期限といった期限管理もサポート
• 棚卸し管理や貸出し管理、工具管理などの機能を追加可能

Convi.BASEは、固定資産やリース資産、防災備蓄品など管理対象を問わず利用できる物品管理システムです。柔軟な項目設定により、専用の管理台帳を作成でき、QRコードやICタグにより資産状況を正確にマネジメントできます。

またメンテナンスや発注のタイミングの把握に役立つ、メールアラート機能も搭載しています。棚卸しの実査とデータ集計、物品の貸出し予約や返却管理、工具の持出し管理など、効率化したい業務にあった機能を追加可能です。

• IT資産や什器・備品など社内資産を一元管理
• 月額10,000円で1,000資産まで管理可能
• 棚卸や貸出管理などに利用できるスマートフォンアプリ

ファインアセットは、什器や備品、IT資産などの社内資産を管理できる物品管理・棚卸システムです。スマートフォンアプリで資産情報の更新、棚卸や貸出管理などを行え、未返却やリース期限などに対してアラート通知も可能です。

1物品あたり5円～10円の管理点数に応じた料金プランで、月額10,000円から利用できる物品管理プランと、月額5,000円から利用できる棚卸専用プランを提供しています。部署や所在ごとに棚卸の進捗状況をグラフで把握できます。

• 備品管理や固定資産の棚卸し、IT機器の運用管理まで幅広くカバー
• 資産管理に加え、持出・貸出管理機能も提供
• 必要な機能を組み合わせて利用可能

Assetment Neoは、バーコードやQRコード、RFIDによる資産管理を行える社内資産管理システムです。社内資産の管理のほか、顧客への製品の貸出管理などにも対応し、管理対象や用途に応じて必要な機能を組み合わせて利用できます。

資産情報は、リース契約やスマートフォンといった回線費用の管理機能と連携でき、契約満了に合わせた通知、利用している部署ごとの費用の増減分析などが可能です。多様な資産の台帳を統合管理できるため、紐づく情報の二重更新の手間削減にも役立ちます。

• 固定資産管理から棚卸業務まで幅広くカバー
• 細かい物品や消耗品も正確に管理
• 貸出・返却管理にも対応

OPTiM Assetは、物品を購入してから廃棄するまでの管理作業を、まとめてシステム化できるサービスです。セットアップが容易ですぐに使い始められるのに加えて、基本台帳項目やユーザー権限設定など、環境に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。

さらに、専用のスマートフォンアプリで棚卸業務ができ、物品情報を端末からすぐにアップデートできます。棚卸業務の効率化はもちろん、社内の内部統制の強化も図れるでしょう。

• データベースの知識が不要で簡単に資産管理
• 豊富なアタッチメントを利用できる
• 規模に応じたシステム運用が可能

日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムは、利便性の高い台帳管理機能と豊富なアタッチメントにより、どの物品がどこにあるのか、どういった状態かをすぐに把握できます。データベースの知識は必要なく、画面の指示どおりにすれば、簡単に固定資産の管理が可能です。

さらにビーコンやQRコード、RFIDなど、さまざまなアタッチメントを用途に応じて選択できるので、業界業種によらず幅広く活用できるのが魅力です。

• RFIDによる備品管理ソリューション
• 共通機能を中心に環境に合わせて機能を実装
• タグ衛門Gateによる持ち出し管理

タグ衛門は、ハイエレコン社が提供している備品管理ソリューションです。RFIDによる備品管理機能に加えて、持ち出しを監視するための「タグ衛門Gate」や、貸出返却管理台帳機能が実装された「タグ衛門Handy」も導入可能です。

高価な機材を大量に運用している企業は、「タグ衛門Gate」による持出監視により、ゲートを使って安全な資産管理・資産運用する体制を構築できます。CSVやExcelファイルなどで、データの取り込みや出力なども自由にできます。詳しい活用方法については、ベンダーに確認してみましょう。

• ICタグやバーコードで物品管理業務をアシスト
• 幅広い物品の管理に対応
• 用途や管理目的によって機能構成をカスタマイズ

MONISTORは、内部統制強化のため、備品やIT資産、リース品などをまとめて管理できるシステムです。ICタグやバーコードで情報を読み取り、タブレットやハンディターミナル上で確認できるほか、利用状況を共有することで、計画的な資産利用体制を実現できます。

さらに、資産の利用に関する申請や承認手続きの簡略化ができ、利用上のルールが守られているか定期的なチェックも可能です。紛失物の探索にも役立つでしょう。

物品管理システムの導入メリット

物品管理システムを導入することにより、在庫管理にかかる手間や時間を大幅に削減でき、管理上のヒューマンエラーを劇的に減らせます。

さらに、物品の入出庫作業や棚卸し業務の簡略化、在庫管理にかかるコストの削減も可能です。

複数の拠点を構える企業や、工場・店舗を有している場合、在庫管理にはかなりの時間と手間を要します。しかし、クラウドタイプの物品管理システムを導入すれば、すべての拠点の物品管理を一元的にこなせるようになります。

在庫ロスが減らせるだけでなく、利用状況も確認できるので、必要な場所に適切なタイミングで、備品が行き渡るように調整できるのもメリットです。

物品管理システムで棚卸を効率化

物品管理システムの概要と選び方を解説するとともに、おすすめのシステムを紹介しました。備品やIT資産、契約書などの管理は、どういった企業でも必ず求められます。安全かつ正確に備品を管理できるシステムを導入すれば、結果的に業務生産性も向上するでしょう。

システムを選択する際には、物品の登録・管理のしやすさはもちろん、他のシステムとの連携性やベンダーのサポート体制などにも注意することが大事です。環境に合ったシステムを慎重に選択し、無駄のない資産管理体制を実現しましょう。

最後に、物品管理システムの選び方をおさらいします。

• 物品管理システムの導入目的を確認する
• 物品管理システムの機能を確認する
• 物品管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 物品管理システムの料金・価格相場を確認する

物品管理システムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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