物品管理システムおすすめ比較！機能や選び方・導入メリット
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物品管理システムとは？
物品管理システムとは、社内の備品を管理システムするためのシステムです。ビーコン（無線標識）やRFIDなどを使い、ICタグ・バーコード・QRコード・カラーコードなどが付与された備品の場所や利用状況を、リアルタイムかつ正確に確認できます。
必要な物品をすぐに探し出せるのはもちろん、在庫の状況を正確かつスピーディーにチェックできるので、棚卸しの際にも重宝するでしょう。オフィスでの備品をはじめ各種IT資産の管理も可能で、ハンディターミナルやスマートフォンで物品の登録・管理ができるシステムも多く、管理作業を簡略化・効率化できます。
物品管理システムの機能
物品管理システムの主な機能は次のとおりです。
- 物品情報の登録・編集作業を効率化できる機能
- 備品の在庫数や場所、利用状況の確認と管理ができる機能
- 必要な物品の補充量を自動計算できる機能
- 備品の移動を追跡できる機能
- 物品の貸出や返却状況を管理できる機能
- 検品を簡略化できる機能
各部門・部署や工場などにある備品を一元管理でき、物品の種類に応じて管理項目を任意に設定可能です。これらの機能を活用すれば、独自の物品管理方法を確立できるでしょう。
物品管理システムを選ぶときのポイント
物品管理システムを選ぶときに、注目すべきポイントを解説します。自社の備品管理環境に合ったシステムを選ぶために、何を重視してサービスを選択するかポイントを押さえましょう。
情報の登録・管理がしやすいか
企業が管理する物品は多種多様なので、登録・管理がしやすいシステムでなければいけません。非接触で情報を読み取り・管理できるRFID対応タイプや、バーコードやQRコードで読み取るタイプなどがあるので、使いやすい製品を選択しましょう。
スマートフォンやタブレット端末で、物品の登録・管理ができるシステムも多くあります。
特定の業界・業種に特化しているか
業界・業種に特有の物品や機材を管理できるシステムもあります。医療業界や流通業界をはじめ独自の管理が求められる企業は、特定の業界・業種専用のシステムを選ぶとよいでしょう。
他のシステムとの連携が可能か
事業で使用する備品や機材などは、複数のシステムにわたってデータ管理が必要な場面も多くあります。したがって、他の管理システムと連携できる製品が望ましいでしょう。
会計システムやBIツール、減価償却の管理システムも導入しているならば、物品管理システムと連携するとコスト管理がしやすくなります。もともと互換性のあるシステム同士ならば、手間をかけずに機能連携が可能です。
クラウドにするかオンプレミスにするか
物品管理システムに限らず、近年はクラウド型のシステムが主流です。クラウド上でデータ管理ができれば、複数の拠点にまたがる備品管理も容易になり、拠点間でコミュニケーションを取りながら、機材の貸与や交代利用なども可能になるでしょう。
ただし、物品管理システムにはオンプレ型もあります。社内サーバーで運用するタイプなので、強固なセキュリティで運用できるのに加えて、環境に応じてカスタマイズができるのも強みです。
クラウド型とオンプレ型のメリット・デメリットを理解したうえで、どちらが自社に合っているか判断しましょう。
ベンダーの導入サポートは受けられるか
物品管理システム導入にあたって、サービスベンダーから十分なサポートを受けられるか、運用上のトラブルが起こった際に支援してもらえるかなども、必ずチェックしておきましょう。システムトラブルが発生した際、社内の人員で対応できなければ、必要な機材を適切に利用できなくなる可能性があります。
社内にIT管理者やIT技術に詳しい社員がいない場合は、導入サポートから運用まで、ベンダーに頼らなければいけません。サポートの内容はサービスにより大きく異なるので、事前によく確認しておき、必要に応じてオプションでサポートへの依頼も検討しましょう。
物品管理システムおすすめ比較10選
それでは、おすすめの物品管理システムを紹介します。各システムの機能性や強みを確認したうえで、気になるものがあれば、積極的に資料請求や問い合わせをしてみましょう。
OPTiM Asset
- 固定資産管理から棚卸業務まで幅広くカバー
- 細かい物品や消耗品も正確に管理
- 貸出・返却管理にも対応
OPTiM Assetは、物品を購入してから廃棄するまでの管理作業を、まとめてシステム化できるサービスです。セットアップが容易ですぐに使い始められるのに加えて、基本台帳項目やユーザー権限設定など、環境に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
さらに、専用のスマホアプリで棚卸業務ができ、物品情報を端末からすぐにアップデートできます。棚卸業務の効率化はもちろん、社内の内部統制の強化も図れるでしょう。
Convi.BASE
- 社内のあらゆる物品を効率管理
- 現物資産に加えてIT資産にも対応
- 重要文書や契約書の原本も管理
Convi.BASEは、備品や固定資産、リース資産はもちろん、パソコンやサーバー、スマートフォンなどのIT資産も管理できるクラウドサービスです。社内のあらゆる物を管理できるのが特徴で、建築現場や製造工場における工具や計測器などを管理する機能も備えています。
また、需要文書や契約書などの原本管理も可能です。それらの文書の貸出や返却、入出庫、廃棄確認もできます。管理項目に自由に編集可能で、スマートフォンによる棚卸しやICタグにも対応可能です。
Assetment Neo
- 備品や什器、IT機器の運用管理まで幅広く対応
- デモ機の持出・返却管理機能もあり
- 必要な機能を組み合わせて利用可能
Assetment Neoは、業務の状況に合わせて、さまざまな資産を管理できるクラウドサービスです。バーコードやQRコード、RFIDなどで現物管理ができるほか、案件別の機材やデモ機の貸出や持ち出しに関する管理機能も備えています。
さまざまな機能の中で、環境に合わせて機能を組み合わせて運用できるのが特徴で、ワークフローや物品の移動管理機能なども利用可能です。管理する資産数に応じて導入費用が異なり、個別見積りで資産数無制限に利用できるプランもあります。
物品管理システム（日立システムズ エンジニアリングサービス）
- データベースの知識が不要で簡単に資産管理
- 豊富なアタッチメントを利用できる
- 規模に応じたシステム運用が可能
日立システムズエンジニアリングサービスの物品管理システムは、利便性の高い台帳管理機能と豊富なアタッチメントにより、どの物品がどこにあるのか、どういった状態かをすぐに把握できます。データベースの知識は必要なく、画面の指示どおりにすれば、簡単に固定資産の管理が可能です。
さらに、ビーコンやQRコード、RFIDなど、さまざまなアタッチメントを用途に応じて選択できるので、業界業種によらず幅広く活用できるのが魅力です。
タグ衛門
- RFIDによる備品管理ソリューション
- 共通機能を中心に環境に合わせて機能を実装
- タグ衛門Gateによる持ち出し管理
タグ衛門は、ハイエレコン社が提供している備品管理ソリューションです。RFIDによる備品管理機能に加えて、持ち出しを監視するための「タグ衛門Gate」や、貸出返却管理台帳機能が実装された「タグ衛門Handy」も導入可能です。
高価な機材を大量に運用している企業は、「タグ衛門Gate」による持出監視により、ゲートを使って安全な資産管理・資産運用する体制を構築できます。CSVやExcelファイルなどで、データの取り込みや出力なども自由にできます。詳しい活用方法については、ベンダーに確認してみましょう。
Colorkrew Biz
- 「名もなき仕事」を減らすコンシェルジュツール
- スマートな備品管理機能を実装
- さまざまな外部サービスと連携できる
Colorkrew Bizは、周りに伝えづらいスキマ仕事の効率化・簡略化を実現する、ビジネスコンシェルジュツールです。「名もなき仕事」と名付けられた、細々とした作業の効率を改善するための機能が数多く実装されており、高性能な備品管理機能も備えています。
座席表やスケジュールの管理、郵便物の送付、社内決済に至るまで、備品管理以外の細々とした業務をまとめて効率化したい企業におすすめです。QRコードとアプリの導入で、すぐに運用を始められます。
MONISTOR
- ICタグやバーコードで物品管理業務をアシスト
- あらゆる物品の管理に対応
- 用途や管理目的によって機能構成をカスタマイズ
MONISTORは、内部統制強化のため、備品やIT資産、リース品などをまとめて管理できるシステムです。ICタグやバーコードで情報を読み取り、タブレットやハンディターミナル上で確認できるほか、利用状況を共有することで、計画的な資産利用体制を実現できます。
さらに、資産の利用に関する申請や承認手続きの簡略化や、利用上のルールが守られているか定期的なチェックも可能です。紛失物の探索にも役立つでしょう。
備品管理クラウド
- シンプルで使いやすい画面設計
- JANコードやラベルをアプリで読み取るだけで管理できる
- サービスベンダーによる丁寧な導入支援
備品管理クラウドは、難しい操作は不要で、わかりやすい操作性が特徴のクラウド型の備品管理ソリューションです。スマートフォンでバーコードを読み取るだけで棚卸が可能で、進捗状況もグラフで確認できます。
登録作業もJANコードや製品ラベルを読み込むだけなので、さまざまな状況に広く対応できるのが魅力です。複数拠点での在庫管理も問題ありません。導入時にはサービスベンダーが初期登録の代行や、他サービスからの移管サポートをしてくれるので、はじめて物品管理システムを導入する企業も安心です。
ファインアセット
- 台帳からCSV形式でインポートするだけで資産管理が可能
- 初期費用とサポート費用が無料
- すべての機能を無料でお試しできる
ファインアセットは、導入のしやすさと使いやすさに定評のある、物品管理・棚卸システムです。台帳からCSV形式でインポートするだけで、物品管理をシステム化でき、管理項目は状況に応じて柔軟にカスタマイズできます。クラウド型なので、複数拠点にまたがる物品管理も問題ありません。
初期費用とサポート費用が無料で、棚卸専用プランは月額5,000円から、手軽に利用できるのも魅力です。事前にすべての機能をお試しできるので、実際に使い勝手を確認してみるとよいでしょう。
物品管理システムの導入メリット
物品管理システムを導入することにより、在庫管理にかかる手間や時間を大幅に削減でき、管理上のヒューマンエラーを劇的に減らせるようになります。
さらに、物品の入出庫作業や棚卸し業務の簡略化が可能で、在庫管理にかかるコストも削減可能です。
複数の拠点を構える企業や、工場・店舗を有している場合、在庫管理にはかなりの時間と手間を要します。しかし、クラウドタイプの物品管理システムを導入すれば、すべての拠点の物品管理を一元的にこなせるようになります。
在庫ロスが減らせるだけでなく、利用状況も確認できるので、必要な場所に適切なタイミングで備品が行き渡るように調整できるのもメリットです。
物品管理システムで棚卸を効率化
物品管理システムの概要と選び方を解説するとともに、おすすめのシステムを紹介しました。備品やIT資産、契約書などの管理は、どういった企業でも必ず求められます。安全かつ正確に備品を管理できるシステムを導入すれば、結果的に業務生産性も向上するでしょう。
システムを選択する際には、物品の登録・管理のしやすさはもちろん、他のシステムとの連携制やベンダーのサポート体制などのも注意することが大事です。環境に合ったシステムを慎重に選択し、無駄のない資産管理体制を実現しましょう。
最後に、物品管理システムの選び方をおさらいしておきます。
- 情報の登録・管理がしやすいか
- 特定の業界・業種に特化しているか
- 他のシステムとの連携が可能か
- クラウドにするかオンプレミスにするか
- ベンダーの導入サポートは受けられるか
物品管理システムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。
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