組織診断ツールとは？目的やサーベイの種類・導入メリット・おすすめツール
組織診断ツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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組織診断ツールとは
組織診断ツールとは、従業員へアンケートを行うことで組織の状態や問題点を客観的に把握できるツールです。組織診断ツールを利用することで、組織の強みや弱み、改善すべき点や改善策などを明らかにできます。
さらに、アンケートによって従業員の精神的な不安やヘルスケアのチェックも行えるため離職防止にも役立ちます。
組織診断ツール・組織サーベイの意味
組織診断ツールの一種として、組織サーベイと呼ばれるものがあります。組織サーベイとは、組織診断ツールのひとつであり、従業員にアンケートやインタビューなど実施し、組織の状況や従業員の意識や満足度などを調査するものです。組織サーベイの結果を分析することで、組織の課題や改善点を見つけられます。
組織診断ツールの目的・役割
組織診断ツールの目的は、組織の現状を正しく理解し、組織の目標や戦略に沿った改善を図ることです。組織診断ツールは次のような役割があります。
- 組織の健全性や効率性を測る
- 組織の問題やリスクを発見する
- 組織のパフォーマンスや成果を評価する
- 組織の変革や改革を促進する
- 組織の学習や成長を支援する
組織診断ツールの種類
組織診断ツールには、いくつかの種類があります。組織診断ツールの種類は、次のようなものが挙げられます。
- 全体像や構造の改善に強みを持つツール
- 人事施策のサポートに強みを持つツール
- 離職防止に強みを持つツール
- メンタルやヘルスやコンディションの把握に強みを持つツール
全体像や構造の改善に強みを持つツール
組織や従業員が抱えている課題や問題を可視化し、改善につなげたい場合におすすめのツールです。
サーベイ・アンケート機能のあるツールなら、定点観察により状況の状態や変化を把握できます。個人向けアンケート、組織アンケートの両方を備えたツールであれば、両方の状況の把握、アプローチが可能になるため、全体像や構造の改善を図りたい場合に最適といえるでしょう。
人事施策のサポートに強みを持つツール
組織改善のうちの人事施策に関してのサポートに強みを持つタイプのツールです。
従業員のスキルや状況を明確化し、人事施策を支援します。人材育成のプログラム設計や評価内容の見直しなどが可能なものもあります。
離職防止に強みを持つツール
従業員の離職率を下げることに特化した組織診断ツールです。
従業員のモチベーションやストレス度合いをチェック、退職リスクの高い従業員を抽出し改善アクションを提示するなど、離職率改善に効果が期待できる機能が備わっています。
メンタルやヘルスやコンディションの把握に強みを持つツール
離職率に加えて、メンタルヘルスに関わる問題を改善したい場合におすすめのタイプです。
アンケート回答から、メンタルヘルスに注意が必要な従業員や、モチベーションが低下している従業員を抽出し、把握できる機能により、個々に合わせた対応が可能となります。
組織診断ツールのメリット
組織診断ツールを導入するメリットは次のとおりです。
- 組織の状態や問題点を客観的に把握し可視化できる
- 目標や戦略、改善施策などを設定しやすくなる
- 組織内でのコミュニケーションの活性化につながる
組織診断ツールによって、組織の状態や問題点を客観的に把握し、可視化できることがメリットとして挙げられます。また、可視化できることにより目標や戦略、改善施策などを設定しやすくなります。他にも、組織内でのコミュニケーションの活性化や協働の促進などが挙げられます。
組織の状態や問題点を客観的に把握し可視化できる
組織診断ツールの最大のメリットは、組織の状態や問題点を客観的に把握し、可視化できることです。
組織の中には、強みや弱み、成功要因や課題、満足度や不満度などを正しく認識できていない場合があります。また、組織のメンバー間で、組織の現状に対する認識や評価がバラバラな場合もあります。このような場合、組織の改善や発展は難しくなります。
組織診断ツールを使うと、組織の状態や問題点を数値化し、グラフやチャートなどで視覚的に表現可能です。これにより、組織の現状を客観的に把握し共有できます。
目標や戦略、改善施策などを設定しやすくなる
組織診断ツールのもうひとつのメリットは、目標や戦略、改善施策などを設定しやすくなることです。組織診断ツールを使うと、組織の現状や問題点を明確にするだけでなく、組織の将来像や方向性、優先順位や目標などを決められます。
また、組織診断ツールは、組織のメンバーが参加し、意見や提案を出し合うことを促します。これにより、組織のメンバーが目標や戦略、改善施策などに対する理解や共感、コミットメントを高められます。
組織内でのコミュニケーションの活性化につながる
組織診断ツールを使うと、組織のメンバーが組織の状態や問題点、目標や戦略、改善施策などについて話し合う機会が増えます。これにより、組織のメンバーが互いの意見や感情を聞き、理解し尊重できる環境を作れます。
また、組織のメンバーが自分の役割や責任、期待や評価などを明確にできます。さらに、組織のメンバーが協力し、互いにフィードバックしあえる状態になるでしょう。
組織診断ツールのデメリット
組織診断ツールを導入するデメリットは次のとおりです。
- 導入・運用に時間とコストがかかる
- 従業員の反発や不満が生じる可能性がある
- 診断結果に依存しすぎるリスクがある
導入・運用に時間とコストがかかる
組織診断ツールを実施し、社内に定着させるには一定の時間と費用が必要です。とくに初めて導入する場合は、ツールの選定や運用設計、結果の分析・活用までに多くの工数がかかるため、継続的に取り組む体制が求められます。
従業員の反発や不満が生じる可能性がある
診断結果のフィードバック内容によっては、従業員が批判されたと感じ、不信感を抱くケースもあります。結果に納得できない、あるいは評価されること自体にストレスを感じる従業員もおり、慎重な運用と事前の丁寧な説明が欠かせません。
診断結果に依存しすぎるリスクがある
ツールの診断結果に頼りすぎることで、現場のリアルな状況や個々の声を見落とす恐れがあります。
数値や評価に振り回されてしまい、かえって本質的な課題解決から遠ざかってしまう可能性もあるため、結果はあくまで判断材料のひとつとして活用する姿勢が重要です。
組織診断ツールを利用する際の4ステップ
組織診断ツールを効果的に活用するためには、次の4つのステップを踏むことが重要です。
- 1.目的の洗い出しと従業員への周知
- 2.質問項目の設計
- 3.実施と結果分析
- 4.振り返りやフィードバック
1.目的の洗い出しと従業員への周知
組織診断ツールを導入する前に、組織診断の目的や背景、期待する効果や成果などを明確にする必要があります。また、組織診断の目的や意義を従業員に十分に伝え、組織診断への参加や協力を促すことが大切です。従業員の理解や関心が高まれば、組織診断の回答率や信頼性も向上します。
2.質問項目の設計
組織診断ツールの中核となるのが、質問項目です。質問項目は、組織診断の目的や対象に応じて、適切に設計する必要があります。質問項目の設計には、次のポイントに注意するとよいでしょう。
- 明確でわかりやすく、曖昧さや二重否定などを避ける
- 偏りや先入観がなく、中立的で公平である
- 必要最小限にし、重複や冗長さを排除する
- 回答方法や回答形式を統一し、回答しやすくする
- 組織診断の目的や分析方法に合わせて、定量的なものと定性的なものをバランスよく組み合わせる
これらに注意しながら質問項目の設定を行います。
3.実施と結果分析
質問項目の設計が完了したら、組織診断を実施します。組織診断の実施方法は、紙やWebなどの媒体によって異なりますが、実施終了後には結果を分析しましょう。
その際、外れ値や欠損値などを適切に処理することや、回答データをグラフ化して視覚的にわかりやすくすることで、組織の強みや問題点、改善点などを明確にします。
4.振り返りやフィードバック
結果分析が完了したら、組織診断の振り返りやフィードバックを実施します。組織診断の結果や振り返りの内容に関しては従業員に共有し、理解や納得を得ることが大切です。
さらに、組織診断の結果をもとにした組織の目標や戦略、改善アクションに関しても、共有することで、社内全体の方向性を統一しましょう。
組織診断ツールを選ぶ際の注意点
組織診断ツールを選ぶ際には、次の3つのポイントに注意するとよいでしょう。
- 目的に合っているか
- 使いやすいか
- 結果がわかりやすいか
目的に合っているか
組織診断ツールを選ぶ際には、組織診断の目的や課題に合っているかを確認する必要があります。組織診断の目的や課題に応じて、組織診断ツールの種類や内容を選択することが重要です。
たとえば、組織の人材や能力を診断したい場合は、人事評価診断や人材育成診断などのツールを選ぶとよいでしょう。
使いやすいか
組織診断ツールを選ぶ際には、使いやすいかを確認する必要があります。実施が簡単であることや回答方法がわかりやすいこと、結果や分析がスムーズに行えることなども重要なポイントです。
結果がわかりやすいか
組織診断ツールを選ぶ際には、結果がわかりやすいかを確認する必要があります。分析結果が視覚的であるか、具体的であるか、また、施策として有効に使える結果が得られるかどうかといった視点で選びましょう。
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次の記事ではおすすめの組織診断ツール・組織サーベイを紹介します。組織診断ツール・組織サーベイを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
組織診断ツールを実施する際の注意点
組織診断ツールを実施する際には、次の2つの注意点に気をつける必要があります。
- 従業員の負担が大きくならないか
- 実施のみで終わらせない
従業員の負担が大きくならないか
組織診断ツールを実施する際には、従業員の負担が大きくならないように配慮する必要があります。負担が大きくなると、モチベーションや満足度が低下したり、業務や成果に影響が出たりするほか、診断への回答率や組織に対する信頼性が低下したりする恐れがあります。
負担を軽減するためには、回答の意義や効果を従業員に説明すると同時に、回答時間や回答頻度の適切な設定や、回答形式の簡素化などの工夫も忘れず行いましょう。
実施のみで終わらせない
組織診断ツールを実施する際には、診断するだけでは組織は改善しないことを忘れないようにしましょう。組織診断ツールは、組織の状態や問題点を把握するための手段であり、目的ではありません。
組織診断ツールの結果や分析をもとに、組織の目標や戦略、改善策やアクションプランなどを策定し、実行することが重要です。また、組織診断ツールを定期的に実施し、組織の変化や進捗をモニタリングし、必要に応じて修正や改善を図ることが大切です。
組織の状態を把握してより良い環境づくりを
組織診断ツールとは、組織の状態や問題点を客観的に把握するためのツールです。組織診断ツールを利用することで、組織の強みや弱み、改善すべき点や改善策などを明らかにできます。
組織診断ツールには、いくつかの種類があり、組織の目的や課題に応じて選ぶことが重要です。
また、組織診断ツールを効果的に活用するためには、目的の洗い出しと従業員への周知、質問項目の設計、実施と結果分析、振り返りやフィードバックの4つのステップを踏むことのほか、実施の際は従業員の負担が大きくならないか、診断するだけでは組織改は善しないことに注意する必要があります。
組織診断ツールを上手に使って、組織の改善や発展に役立ててください。
