債権管理システムとは | 機能やメリット、選定ポイントを解説

債権管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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債権管理システムとは

債権管理システムは、売掛金や貸付金などの債権について、発生から回収までのプロセスを一元的に管理するシステムです。

入金消込や督促管理、債権残高の確認など、これまで手作業で行っていた煩雑な業務を効率化し、正確な債権管理を実現します。

定義と対象となる債権業務

債権管理システムとは、企業が保有する債権に対して、発生・請求・入金・消込・督促といった一連の業務を効率よく処理するためのツールです。

売掛金管理や入金確認、消込、督促の進捗などをひとつの画面で把握できるようになり、経理担当者の業務負荷を大きく軽減します。

導入が進む背景と必要性

近年、業務の複雑化や人手不足を背景に、債権回収の遅れや未回収リスクが経営課題として浮き彫りになっています。

こうした課題に対応するため、多くの企業が債権管理システムを導入しています。

業務の属人化を防ぎ、リアルタイムで債権状況を把握できる体制を構築することが、安定したキャッシュフローの実現につながります。

債権管理の課題

近年、多くの企業が債権管理の課題を抱えています。債権管理システムを導入することでこれらの課題を解決できる可能性が高いでしょう。

人為的ミスによる漏れや遅延の発生

従来の債権管理は、手作業で請求書発行や入金消込をしていました。しかし、この方法では、業務量が増えるにつれて担当者の負担が増大し、ヒューマンエラーによる漏れや遅延が発生しやすくなります。

特に月末や期末といった業務が集中する時期には、ミスが起こりやすいです。

属人的な業務による引継ぎ困難

適切に債権管理をするには一定のスキルが必要なため、担当者が変更になった場合、引き継ぎに時間がかかる傾向にあります。

また、担当者の退職や休職など、突発的な事態が発生した際に業務が滞りやすいです。

未回収債権の増加による資金繰りの悪化

督促漏れや遅延は、未回収債権の増加に直結します。未回収債権が増えると資金繰りが悪化し、事業への投資や運転資金の確保が困難になった結果、経営に影響を及ぼす可能性があります。

債権管理システムの主な機能

債権管理システムを導入することで何ができるようになるのか、主な機能を紹介します。

売掛金管理と入金消込

債権管理システムは、売掛債権の発生から回収までの流れをシステム上で一元管理します。入金状況をリアルタイムで確認できるため、未回収債権の早期発見にもつながります。

受取手形の顛末管理

受取手形において期日や支払状況を一元管理し、手形の紛失や盗難のリスクを軽減します。また、手形割引や裏書譲渡の処理もシステム上で行えます。

回収時期のアラート

支払期限が近づくと、システムがアラートを通知します。アラートによって督促漏れを防ぎ、早期の債権回収を促します。

また、延滞債権が発生した場合にも、担当者に通知します。

書類作成

請求書や督促状の書類作成を自動化します。テンプレートを利用することで、書類を簡単に作成し入力ミスや漏れを防ぎます。郵送やメールでの送信もシステム上で完結します。

債務管理

多くの債権管理システムでは、債務管理の機能も搭載しています。買掛金や未払金を整理し、支払期限の管理や支払状況の確認を効率化します。

債務超過や支払遅延のリスクを早期に把握し、適切な対応策を講じることで、健全な財務状況を維持します。

債権管理システムの導入メリット

債権管理システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。

未回収リスクの低減

債権管理システムは、債権の発生から回収までを一元管理することで、未回収債権の早期発見につなげます。

また、過去の取引履歴や支払状況を分析することで、顧客ごとのリスク評価を行い、未回収リスクを抑制します。

人件費削減

債権管理システムは、入金消込や支払い督促といった手作業では工数のかかる業務を効率化します。

これにより業務量が減少し担当者の負担を軽減。結果として人件費の削減につながります。

資金繰りの安定化

債権管理システムの導入により、未回収債権の早期発見が可能になりキャッシュフローが改善します。

資金繰りが安定すればキャッシュを確保でき、新たな事業への投資や成長を促進する原動力となります。

債権管理システムの選定ポイント

債権管理システムは導入後の業務に大きな影響を与えるため、選定時には慎重な検討が必要です。業務特性や将来の運用を見据えて、適切なシステムを選ぶことが重要です。

自社業務との適合性（入金業務の有無）

債権管理業務において、どの工程をシステム化したいのかを明確にすることが第一歩です。

入金処理や消込の有無、請求書発行の頻度、複数部門の関与など、自社特有の業務フローに適したシステムを選ぶ必要があります。

必要機能の網羅性

債権管理における業務は、請求、入金確認、消込、督促対応など多岐にわたります。システムを導入する目的に対して、必要な機能がすべて備わっているかを事前に確認することが大切です。

他システムとの連携可否

販売管理システムや会計ソフトなど、既存で使用しているシステムとの連携が可能かどうかは業務効率化に直結します。

CSVやAPIによる自動連携の可否や、双方向でのデータ同期の対応範囲をチェックしましょう。

拡張性・柔軟性

将来的な事業拡大や業務内容の変更にも対応できるよう、拡張性や柔軟性のあるシステムを選ぶことが望ましいです。

追加機能の搭載やワークフローのカスタマイズが可能なシステムは、長期的な運用にも対応しやすくなります。

サポート体制・実績

導入後の運用を円滑に進めるためには、充実したサポート体制が不可欠です。操作説明、トラブル対応、アップデートの情報提供など、継続的な支援があるかどうかを確認しましょう。

また、同業種や同規模の企業での導入実績が豊富なベンダーは信頼性が高いといえます。

費用対効果とライセンス体系

システムにかかる費用は、初期費用・月額費用・保守費用など多岐にわたります。

単に価格の安さで判断するのではなく、導入による業務効率化やミス削減などの効果を加味して、総合的に費用対効果を評価することが重要です。

セキュリティと操作性

債権管理では機密性の高い情報を扱うため、強固なセキュリティ対策は必須です。暗号化通信、権限設定、監査ログ機能など、情報漏えいリスクを抑える仕組みが整っているかを確認しましょう。

また、誰でも直感的に操作できるUIであることも、現場での定着に大きく影響します。

債権管理システムの比較とタイプ分類

債権管理システムには、業務の目的や導入企業の体制によって複数のタイプが存在します。

自社の課題に合ったタイプを選ぶことで、業務効率と回収精度の向上が期待できます。

主な4タイプの特徴を紹介します。

入金消込特化型

入金処理や消込作業を効率化したい企業に適しているのが入金消込特化型です。

銀行の入金情報を自動で取り込み、請求情報と照合することで、手動での照合作業を削減できます。大量の取引を扱う企業や、消込業務に課題を感じている場合に有効です。

請求発行・債権一体型

請求書の発行と債権管理の両方をシステム化したい場合は、請求発行・債権一体型が有効です。

請求書作成から送付、回収状況の確認、督促対応までを一貫して管理でき、業務の抜け漏れやミスを防止します。中小企業や成長企業でよく採用されているタイプです。

販売管理統合型

販売管理と債権管理を一元化したい場合は、販売管理統合型が適しています。

受注・売上・請求・回収といった一連の業務をまとめて管理できるため、営業部門と経理部門の連携もスムーズになります。販売プロセス全体を効率化したい企業に向いています。

債務管理も可能な一体型

支払業務や債務管理もあわせて行いたい場合は、債権・債務一体型のシステムが適しています。

売掛金と買掛金を同じシステムで管理でき、キャッシュフロー全体を可視化できます。経理業務全体の最適化を目指す企業におすすめのタイプです。

債権管理システムで効率化と資金繰りの改善をしよう

債権管理システムは業務の効率化、未回収リスクの低減、資金繰りの改善を実現する強力なツールです。課題やニーズに合ったシステムを導入し、成長を加速させましょう。

債権管理システムを選ぶ際には、クラウド型とオンプレミス型のいずれか、ほしい機能を網羅しているか、既存のシステムと連携しやすいかをチェックしましょう。

あわせて各サービスの口コミも見ておくと導入に失敗しにくいです。