Excelで生産管理をする方法、役立つ関数を紹介！Excel管理のメリット・デメリット
目次を閉じる
Excelでも生産管理は可能
Excelは、その汎用性から生産管理にも十分に活用できます。多くの企業ですでに使用されているExcelは、特別なソフトウェアを導入することなく、すぐに運用を開始できるのが利点です。
標準で提供されている関数やグラフ作成機能を駆使することで、生産計画や在庫管理、進捗状況の把握など、複雑な業務をシンプルに管理できます。
もちろん、運用には工夫が必要ですが、手軽に始められる点で非常に優れたツールといえるでしょう。
Excelで生産管理をするメリット
Excelで生産管理を行うことには、コストや導入のしやすさ、柔軟性など多くのメリットがあります。
Excelで行う生産管理には次のようなメリットが挙げられます。
- コストがほとんどかからない
- 導入しやすい
- 柔軟性が高い
- 既存システムと連携しやすい
コストがほとんどかからない
Excelを使った生産管理の最大のメリットは、コストがほとんどかからない点です。Excelは多くの企業ですでに導入されているため、専用の生産管理システムを購入する必要がありません。
ライセンス料を支払っている場合でも、ほかの専用システムに比べると圧倒的に低コストです。
追加のソフトウェアやハードウェアが不要で、パソコン1台あればすぐに利用できる点も大きな魅力です。コスト削減が求められる中小企業やスタートアップにとって、初期費用を抑えつつ効率的な管理ができることは大きなメリットとなるでしょう。
導入しやすい
Excelの普及率の高さと、誰でもすぐに使い始められる親しみやすさも大きなメリットです。新しいシステムを導入する場合、従業員にその使い方を教育する時間やコストがかかります。
しかし、Excelは多くの人が日常的に利用しているツールのため、導入時のハードルが低いです。
また、Excelは既存の業務フローに合わせてカスタマイズできます。導入の際に業務プロセスを大幅に変更する必要がなく、スムーズに運用を始められるでしょう。専門的なITスキルがなくても簡単に操作できることも、導入のしやすさに寄与しています。
柔軟性が高い
Excelは、非常に高い柔軟性を持つツールです。関数やマクロを活用することで、生産管理の具体的な業務フローに応じたシートを作成できます。
たとえば、製造業では計画の変更が頻繁に起こります。Excelなら必要に応じて簡単にデータや計算式を変更できるため、スピーディーに対応可能です。
また、特定の業務に特化したテンプレートを自分たちで作成できるため、企業ごとの業務形態に応じた運用が可能です。
既存システムと連携しやすい
ほかのシステムやツールと連携しやすい点もExcelの強みです。たとえば、ほかのシステムからデータを取り込み、Excel上で分析や加工が簡単にできます。
生産管理に必要な情報を、既存のERPや在庫管理システムからインポートし、それらを統合的に管理できます。
さらに、ExcelはCSVやXMLなどのファイル形式に対応しているため、異なるシステム間でデータをやり取りする際もスムーズです。
専用のインターフェースがない場合でも、データの取り込み・出力が柔軟に行えるのは大きなメリットといえるでしょう。
Excelで生産管理をするデメリット
Excelで生産管理を行う際には、いくつかのデメリットも考慮する必要があります。
Excelで精算管理をするデメリットは次のようなことが挙げられます。
- データ量増加による処理速度の低下
- セキュリティリスク
- 情報共有が難しい
- 機能に限界がある
- 属人化の懸念がある
データ量増加による処理速度の低下
少量のデータを扱う分には問題ありませんが、扱うデータが大規模になると、Excelの処理速度が低下することもあります。
生産管理では、製品ごとの生産計画、在庫、作業指示など、膨大なデータを管理することが多いです。これがExcelの性能に負担をかけます。
特に、多くの行や列にわたるデータ、複雑な数式、リンクされたシートなどが増えると、ファイルを開くのに時間がかかる、操作が遅くなるといった問題も発生しやすくなります。
また、マクロやピボットテーブルを多用するとさらに処理負荷が増大し、最終的には効率を低下させる原因となるでしょう。
セキュリティリスク
Excelで生産管理を行う際の大きな課題の一つが、セキュリティリスクです。Excelファイルは専用の生産管理ソフトに比べて、アクセス権限の制御やデータ保護が不十分です。
パスワード設定や暗号化機能はあるものの、簡単に複製や共有ができてしまうため、不正アクセスや情報漏えいのリスクは高いといえます。
また、ファイルの更新が複数のユーザーによって行われると、誤って重要なデータが上書きされたり、整合性の取れないデータが残ったりすることも少なくありません。
特に機密情報や重要な生産計画を扱う際には、Excelのセキュリティ面でのぜい弱性を意識する必要があります。
情報共有が難しい
Excelでの生産管理は、複数人での情報共有が難しいこともデメリットとして挙げられます。クラウドサービスを活用することで同時編集や共有は可能ですが、ファイルが大きくなると操作が重くなるため、リアルタイムでのスムーズな共有には限界があります。
また、ファイルをメールで共有したり、別の場所に保存したりすると、複数のバージョンが存在する可能性があり、どれが最新のデータなのかが不明確になることがあります。
このようなバージョン管理の問題は、情報共有のスピードと正確さを低下させ、生産管理の効率にも影響を与えかねません。
機能に限界がある
Excelは汎用性の高いツールですが、専用の生産管理システムと比較すると、機能にはどうしても限界があります。
特に、自動化や高度なデータ分析、複雑な在庫管理、製造プロセス全体の管理などを求める場合、Excelだけでは対応しきれない場面が出てくるでしょう。
専用システムではリアルタイムでデータを収集したり分析したりできますが、Excelでは手動で更新しなければならず、データの遅れが生じることもあります。
また、複数のシートやファイルにわたってデータを管理する場合、それらを連携させて一貫した運用を行うのは難しいです。これらの理由から、業務全体の効率低下を招く可能性があります。
属人化の懸念がある
Excelでの生産管理では、操作や管理方法が特定の人に依存しやすいです。たとえば、マクロや複雑な関数を駆使して生産管理のシートを作成した場合、その作成者しか内容を理解できないことが多いです。
これにより、担当者変更に伴う引き継ぎがスムーズにいかず、業務の停滞やミスにつながることもあります。
属人化が進むと、特定の人に業務が集中してしまい、ほかの従業員が業務を把握できない状況に陥ることもあるでしょう。このように、属人化により長期的な運用が困難になるかもしれません。
Excelで生産管理をする方法
Excelには、基本的なデータ入力や表計算だけでなく、視覚的に管理できるガントチャートや、データ集計を行うピボットテーブルなど、生産管理に役立つ多彩な機能が備わっています。
ここでは、代表的な4つの方法について詳しく解説します。
ガントチャートの作成
ガントチャートは、プロジェクト管理やスケジュール管理に非常に役立つツールです。生産管理にも広く利用されています。Excelでは、手軽にガントチャートを作成し、生産計画の進捗を視覚的に管理できます。
まず、各タスクの開始日や終了日を入力し、それらのデータをもとにバーを作成しましょう。Excelの条件付き書式や棒グラフを使うことで、簡単に色分けされたバーを作成できます。
こうしたガントチャートを活用することで、生産の進行状況や納期を把握しやすくなるでしょう。計画の遅れや変更にも素早く対応できます。
特に小規模な生産ラインや短期間のプロジェクト管理において、Excelのガントチャートは非常に有効な手段です。
データベースの作成
生産管理では、原材料の在庫情報、製品ごとの進捗状況、顧客情報など、さまざまなデータを管理する必要があります。Excelでデータベースを作成することで、それらの情報を効率的に一元管理できます。
データベースを作成する際は、まずテーブル機能を活用して、各項目を見やすく整理しましょう。テーブルにすることで、フィルタリングやソートが簡単にでき、必要な情報を瞬時に検索できます。
また、データを入力する際に、データの正確性を担保するためにデータの入力規則や重複チェックなどの機能を使用することも心がけましょう。
これにより、入力ミスを防ぎ、信頼性の高いデータ管理が実現します。Excelは専用のデータベースソフトほど強力ではないものの、少量のデータを扱うには十分な機能を提供しています。
マクロの活用
マクロはExcelの作業を自動化するための機能で、生産管理の効率化におおいに役立ちます。くり返し行う操作や複雑なデータ処理をマクロで自動化することで、業務のスピードが飛躍的に向上します。
たとえば、日々の生産データをマクロで集計したり、毎月の生産レポートを自動生成したりできます。マクロを作成するには、Excelの開発タブでマクロ記録を開始しましょう。
一連の操作を記録するだけで、簡単にマクロが作成できます。
VBAというプログラミング言語を使用することで、より高度な自動化やカスタマイズも可能です。マクロを活用することで、作業の手間を削減し、人的ミスのリスクを低減できます。
ピボットテーブルの活用
ピボットテーブルは、膨大なデータを集計・分析するための強力なツールで、生産管理においても非常に有効です。
ピボットテーブルを使うことで、製品ごとの生産量や進捗状況、原材料の使用状況などを、さまざまな切り口で集計・分析できます。
まず、集計したいデータを選択し、挿入タブからピボットテーブルを選びましょう。これで、簡単にレポートを作成できます。
ピボットテーブルのメリットは、必要な情報を迅速に取り出せる点です。ドラッグ&ドロップで項目を入れ替えたり、フィルタをかけたりできます。
また、クロス集計が可能なため、たとえば製品ごとの生産量とその生産日数を比較するような高度な分析も可能です。
これにより、経営判断に必要なデータを瞬時に集計でき、生産効率を高めるための的確な施策を打ち出せます。
Excelの生産管理を効率化する関数
Excelには、生産管理を効率化するためのさまざまな関数が用意されています。これらの関数を活用することで、手動で行っていた計算やデータ処理を自動化でき、生産管理の精度とスピードを向上させられます。
SUM関数
SUM関数は、指定した範囲内の数値を合計する関数です。生産管理では、日々の生産数や在庫の合計を計算する際に頻繁に使用されます。
たとえば、ある製品の1か月間の生産量を合計したり、各ラインの生産数を集計したりする場合に役立ちます。
IF関数
IF関数は、条件に応じて異なる値を返す関数で、生産管理においては非常に多用途に使えます。たとえば、ある製品の在庫数が基準値を下回った場合に、在庫不足と表示させる、
または、一定の生産数に達した場合に生産完了と表示させるなど、判断が必要な場面で自動的に結果を導き出します。
VLOOKUP関数
VLOOKUP関数は、指定した値をもとにデータベースから該当する情報を検索する関数です。
生産管理では、製品コードに基づいて関連するデータ（生産数量や価格、在庫状況など）をほかの表から参照する場面で役立ちます。
たとえば、ある製品の品番を入力すると、その製品に対応する在庫数や納期情報を瞬時に表示できます。
COUNTIF関数
COUNTIF関数は、指定した範囲内で条件に一致するデータの数をカウントする関数です。生産管理では、一定の条件を満たすデータを集計する際に非常に有効です。
たとえば、特定の期間に生産された製品数をカウントしたり、不良品の数を集計したりする場合に、この関数を使用できます。
また、特定の条件（たとえば在庫不足や生産遅れなど）に該当するデータを迅速に把握できるため、早急な対応が求められる場面でも役立ちます。
Excelを活用し、低コストで生産管理の精度アップを
Excelは、生産管理において低コストで効果的なツールです。ガントチャートやピボットテーブル、関数などを活用することで、データ処理や進捗管理を効率化できます。
専用システムを導入する前に、Excelで基礎的な管理を行えば、予算を抑えつつ生産管理の精度を向上させられます。特に中小企業や限られたリソースでの運用に適しています。
