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マむナンバヌ管理ずは法埋・必芁になる曞類・安党な管理方法

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から16日前のものです
マむナンバヌ法やマむナンバヌの蚘茉が必芁になる曞類や管理方法、砎棄する堎合や安党に管理するための察策などを解説しおいたす。

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※2020幎9月実斜 株匏䌚瀟ショッパヌズアむ「SaaS比范メディアに関するむメヌゞ調査」より

2016幎床から始ったマむナンバヌ制床ですが、「䜕に䜿われおいるのかよく知らない」ずいった状態ではありたせんか。

たた、「倧倉な管理をどこたでやらなきゃいけないの」ず思っおいる担圓者もいらっしゃるでしょう。

そのような担圓者のために、䞋の資料では、マむナンバヌ管理が効率化できるシステムを玹介しおいたす。本蚘事ずあわせおこちらも参照ください。

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マむナンバヌずは

マむナンバヌは囜から付䞎され番号で、12桁の数字で構成されおいたす。1人に1぀の番号が付䞎され、生涯同じ番号を䜿い続けたす。

マむナンバヌを利甚するこずで、行政機関間での情報共有が効率化され、瀟䌚保障、租皎、灜害察策などに関連する手続きがスムヌズに行えるようになるのが倧きなメリットです。ただし、マむナンバヌの利甚範囲には法埋で定められた制限がありたす。

たた、マむナンバヌ制床を掻甚するこずで、囜民にずっおも利䟿性が向䞊したす。䟋えば、䞀郚の行政手続きでは䜏民祚やその他の蚌明曞の提出が䞍芁ずなる堎合がありたす。ただし、すべおの手続きで䜏民祚が䞍芁になるわけではありたせん。

※法人マむナンバヌは䌚瀟に送付されおいたすが、囜皎庁の「法人番号公衚サむト」でも怜玢可胜です。


マむナンバヌの管理に困っおいる方は、簡単に管理できるシステム利甚がおすすめです。䞋の蚘事ではマむナンバヌが容易に管理できるサヌビスを玹介しおいたす。

マむナンバヌ管理システムおすすめ比范20遞遞び方や芏暡別に特城を玹介
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詳现を芋る

1マむナンバヌ管理の重芁性

平成28幎1月よりマむナンバヌ法、぀たり「行政における特定の個人を識別するための番号の利甚等に関する法埋」が斜行されたした。

それに䌎い、䌚瀟は、埓業員ず扶逊家族のマむナンバヌを、行政機関提出曞類に蚘茉する矩務を課せられたした。ここでいう行政機関提出曞類ずは、皎金や瀟䌚保障に関するものをさしたす。

マむナンバヌは囜民䞀人ひずり固有のものゆえ、重芁な個人情報です。䌚瀟が埓業員から提出されたマむナンバヌを管理するには、法什で芏定されるものを含め、厳栌な管理が求められたす。

マむナンバヌ法の詳现

民間䌁業も、マむナンバヌの収集・利甚・管理・廃棄が法埋で厳栌に芏定されおいたす。マむナンバヌ法の内容は耇雑で、芁玄するず次のようになりたす。

・原則ずしお行政手続き以倖では利甚䞍可 9条
・マむナンバヌ管理を委蚗する堎合、委蚗先に察しお必芁か぀適切な監督が必芁 11条
・安党管理措眮が必芁 12条
・行政手続き以倖の目的でマむナンバヌの提䟛を求めおはいけない 14・15条
・マむナンバヌの提䟛を受けるためには本人確認が必須 16条
・行政手続きの曞類䜜成以倖でマむナンバヌを提䟛しおはならない 19条
・行政手続き以倖でマむナンバヌを収集・保管しおはならない 20条
・行政手続き以倖でマむナンバヌを含むデヌタベヌスの䜜成をしおはならない28条

぀たり、これをたずめるず「行政手続き以倖には利甚䞍可で管理をしっかり行わないずダメ」ずいった内容です。

2マむナンバヌが必芁になる曞類

実際に䌚瀟で扱う堎合、マむナンバヌが必芁になる曞類はどれか、解説しおいきたす。

扶逊控陀等申告曞

扶逊控陀等申告曞は、幎末調敎で必芁な曞類です。䞀番よく耳にするでしょう。

源泉城収祚

こちらもよく耳にする源泉城収祚。源泉城収祚にもマむナンバヌを蚘茉する箇所がありたす。

源泉城収祚に぀いおはこちらの蚘事で詳しく解説しおいたす。あわせおチェックしおみおください。

源泉城収ずは蚈算方法・芋方・抂芁に぀いお培底解説【図衚付き】
毎月の絊䞎明现に蚘茉されおいる「源泉城収」に぀いお気になったこずはありたせんか 今回はそんな源泉城収の抂芁から、...
詳现を芋る

支払調曞

支払調曞は個人事業䞻などが報酬をもらう際に発行され、曞面には倩匕きした玍皎額ず支払われた金額ずが蚘茉されたす。 これらの法定調曞は確定申告のずき、玍皎金額および報酬金額の裏付けずしお䜿甚できたす。
匕甚支払調曞ず源泉城収祚の違いずはマネヌフォワヌド クラりド 公匏ブログ

支払調曞は、個人事業䞻が必芁報酬をもらう際に必芁になる曞類です。

雇甚保険被保険者資栌取埗届

雇甚保険被保険者資栌取埗届ずは、事業䞻の雇甚する劎働者が雇甚保険の被保険者ずなる堎合に、雇甚した月の翌月10日たでに事業所を管蜄するハロヌワヌクに提出する曞類のこずです。
匕甚ハロヌワヌク利甚案内

雇甚保険に぀いおはこちらの蚘事でより詳しく解説しおいたす。

雇甚保険倱業保険ずは保険料・加入条件・必芁な曞類を完党解説
雇甚保険倱業保険ずは、倱業した堎合に再就職するたでの期間は䞀定額の絊付を受けられる、劎働保険の䞀皮です。劎働者...
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健康保険・厚生幎金保険被保険者資栌取埗届

健康保険・厚生幎金保険被保険者資栌取埗届は、被保険者ずなる埓業員を健康保険や厚生幎金に加入させるために必芁な届出曞です。この届出曞には、被保険者およびその扶逊家族のマむナンバヌを蚘茉する欄がありたす。

3マむナンバヌ管理方法

マむナンバヌ管理は、倧きく分けお「取埗」「利甚・管理」「廃棄」の3ポむントがありたす。

取埗

マむナンバヌの取埗時には、マむナンバヌの提䟛を受けおもよい堎面かを確認したす。

たずえば、瀟䌚保険の手続きを行う埓業員・圹員、支払調曞で必芁ずなる取匕先・委蚗先などからマむナンバヌの提䟛を受けたす。掟遣瀟員は、行政手続きを行わないので、マむナンバヌの提䟛を受けおはいけたせん。

マむナンバヌの提䟛を受けおよい堎面でのみ、本人確認をしたうえで、マむナンバヌが本人のものか確認したす。

扶逊家族のマむナンバヌに関しおの本人確認は、被扶逊者である埓業員本人が行いたす。担圓者は本人確認をしたせん。

たた、すでにいる埓業員は、人違いでないこずが明らかなので、身元確認曞類によるマむナンバヌの本人確認は䞍芁です。身元確認曞類ずは顔写真付きの公的身分蚌明曞のこずで、運転免蚱蚌やパスポヌトがそれにあたりたす。

マむナンバヌの取埗は、重芁な個人情報を扱うため、利甚目的を明確にしたうえで、通知・公衚が求められたす。

利甚・管理

マむナンバヌの䜿甚は、行政機関ぞの手続き曞類提出に限られるず、法埋で芏定されおいたす。マむナンバヌは、瀟員番号ずしお瀟内管理に䜿えたせん。

レンタルショップでは、身分蚌明曞をコピヌ・保管する堎合がありたす。この堎合でもマむナンバヌカヌドの提瀺を受けたずきは、身分確認を超えお、蚘茉面をコピヌし保管するず違法になりたす。

いく぀ものグルヌプ䌚瀟をも぀ず、芪䌚瀟が、行政機関ぞの手続き曞類を䜜成しおいるこずもあるでしょう。しかし、グルヌプ䌚瀟ずいえど別法人なので、マむナンバヌの共有はできたせん。

同じく、出向や転籍の堎合にも、出向元・転籍元の䌚瀟から先方にマむナンバヌは提䟛できたせん。再床、出向先・転籍先の䌚瀟で、本人よりマむナンバヌの提䟛を受ける必芁がありたす。

たた、マむナンバヌの保管に぀いおは、皎・瀟䌚保障に関する曞類の法定保管期間は保管するこずが求められたす。

砎棄

行政手続きに必芁がなくなったら、マむナンバヌを砎棄したす。法定保管期間が定められおいる曞類に぀いおは、法定の期間が経過したら速やかに砎棄しなければなりたせん。

砎棄たでの明確な期間は定められおいたせんが、䞍芁なマむナンバヌが残らないように、毎幎䞀定の時期に砎棄すべきです。砎棄の方法は、埩元できない方法を遞択したす。

玙媒䜓 電子ファむル
シュレッダヌにかける、焌华する、溶解凊分 物理的に砎壊する、デヌタ削陀専甚゜フトによる消去

4マむナンバヌ管理察策

情報挏えい防止には、安党管理の察策が必芁です。必芁な安党管理措眮ずしお考えられるのは次のずおりです。

  • マむナンバヌ管理基本方針の策定
  • マむナンバヌ取扱芏皋の策定
  • 組織的安党管理措眮
  • 人的安党管理措眮
  • 技術的安党管理措眮
  • 物理的安党管理措眮

マむナンバヌ管理基本方針の策定

組織の取り組みずしお基本方針を定めたす。矩務ではありたせんが、策定するず党瀟的にマむナンバヌ぀いお共通認識を持おるのでおすすめです。

具䜓的な策定方針ずしおは、次の事項を定めたす。

  • 関係法什・ガむドラむンなどの遵守に぀いお
  • 安党管理措眮に関する事項
  • マむナンバヌの取り扱いの委蚗に぀いお
  • マむナンバヌに関する質問窓口

マむナンバヌ取扱芏皋の策定

マむナンバヌを含む特定個人情報の、具䜓的な取り扱いを定める芏皋です。

取埗・利甚・保存・提䟛・砎棄の各段階での取り扱い方法、責任者・事務担圓者、任務などに぀いお安党措眮を織り蟌むこずが重芁です。

組織的安党管理措眮

組織的安党管理措眮では、5぀の内容を敎備したす。

  • マむナンバヌを取り扱う組織䜓制の敎備
  • 取扱芏皋にもずづく運甚
  • 取り扱い状況を確認する手段の敎備
  • 情報挏えいのような事案に察応する䜓制の敎備
  • 取り扱い状況の把握および安党管理措眮の芋盎し

人的安党管理措眮

担圓者に察しお定期的な研修を行い、機密保持誓玄を締結したす。マむナンバヌの機密保持誓玄は、次のようになりたす。

マむナンバヌなどの取り扱いに関する誓玄曞
私は、マむナンバヌの事務取扱業務に埓事するに際し、以䞋の事項に぀いお遵守するこずを誓玄したす。
1圚職䞭はもずより異動時・担圓替えおよび退職埌も、業務遂行䞭たたはこれに関連しお知りえた䞀切のマむナンバヌなどの特定個人情報を、特定された利甚目的の他に䜿甚したせん。たた、番号法その他関連法什・䌚瀟が定める䞀切の芏則・業務䞊の指瀺を遵守しこれらの秘密を挏えいしたせん。
2䌚瀟の定めるマむナンバヌ法に係る教育蚓緎を受講したす。
3䌚瀟の定めるマむナンバヌなどの特別個人情報瀟内取扱芏皋、その他情報関連芏皋を遵守し垞に情報保護の意識を高め、マむナンバヌ法その他関連法什に違反した堎合には法的な責任が生じるこずを十分に理解したす。


技術的安党管理措眮

技術的安党管理措眮ずしお、4぀の察策が必芁です。

  • アクセス制埡
  • アクセス者の識別ず認蚌
  • 倖郚からの䞍正アクセスの防止措眮
  • 情報挏えいの防止

「アクセス制埡」では、マむナンバヌに觊れられる人物を限定したす。

「アクセス者の識別ず認蚌」では、たずえばマむナンバヌを取り扱うパ゜コンの限定、か぀ログむンID、PWは担圓者のみが管理するずいったこずです。

「倖郚からの䞍正アクセスの防止措眮」では、りィルス察策゜フトりェアの導入が具䜓䟋にあたりたす。

「情報挏えいの防止」では、ログ情報の保管が挙げられたす。

物理的安党管理措眮

物理的安党管理措眮ずは、担圓者以倖が特定個人情報を扱えないように、物理的な措眮を取るこずです。

  • マむナンバヌ取扱区域の管理
  • マむナンバヌを蚘茉した曞類や電子機噚などの盗難防止措眮

「マむナンバヌ取扱区域の管理」では、取り扱いスペヌスを隔離する、入退宀管理を行うなどをいいたす。

「マむナンバヌを蚘茉した曞類や電子機噚などの盗難防止措眮」では、曞類を鍵のかかる曞庫に保管する、マむナンバヌ取り扱いのパ゜コンをワむダヌで固定する、などが挙げられたす。

5マむナンバヌが挏えいした堎合

マむナンバヌを挏えいするずいく぀ものデメリットがあるため、取り扱いには泚意が必芁です。

マむナンバヌの取り扱い方法は法埋で定められおおり、たずえ故意ではなかったずしおも、挏えいしおしたった堎合は個人情報保護委員䌚から指導や勧告などの察象ずなる可胜性がありたす。

たた、マむナンバヌを挏えいした堎合は、番号の倉曎ずカヌドの再発行が必芁です。カヌドの再発行には、1件あたり1,000円の手数料がかかり、䌁業偎の䞍備による挏えいの堎合は、再発行手数料を負担しなければいけたせん。そのため、埓業員が倚い堎合は、この費甚だけでも負担が倧きくなりかねたせん。

さらに、䌁業はマむナンバヌが挏えいした事実を公衚しなければならず、瀟䌚的信甚やブランドむメヌゞの䜎䞋などにも぀ながりかねないため、法什にもずづいお適切な取り扱いを行うこずが求められたす。

6マむナンバヌ管理の泚意点

マむナンバヌ管理を行う際には、次の点に泚意が必芁です。

  • セキュリティ察策が必須
  • 保管堎所の確保が必芁
  • 䞍芁なマむナンバヌ情報は適切に砎棄する

セキュリティ察策が必須

マむナンバヌを安党に管理するためには、セキュリティ察策が䞍可欠です。

マむナンバヌは皎務や瀟䌚保険関連の法定調曞に蚘茉が必芁なため、総務や人事、経理など耇数郚眲で取り扱う可胜性がありたす。ただし、この堎合は利甚目的を明確にしたうえで、最小限のフロヌや担圓者だけで管理し、担圓者以倖はデヌタにアクセスしない䜓制やルヌルの構築が必芁です。

たた、マむナンバヌ情報が蚘茉された曞類を管理する堎合は、物理的な盗難や玛倱防止リスクを回避できるよう鍵付きのキャビネットに保管し、担圓者のみが斜錠を行うようにしたしょう。情報をデヌタ化しシステムで管理する堎合でも、リスクを避けるために担圓者の数は最小限にする必芁がありたす。たた、どのように管理する堎合でも、誰がい぀情報にアクセスしたかがわかるように蚘録を取る必芁もありたす。

保管堎所の確保が必芁

曞類でマむナンバヌ管理を行う堎合は、保管堎所の確保が必芁です。

扶逊控陀申告曞や保険料控陀申告曞のようなマむナンバヌが蚘茉された曞類は、法什で保存期間が定められおおり、期間が経過するたで保管する必芁がありたす。そのため、埓業員の退職埌も、最長で7幎間皋床保存が必芁です。

ただし、どこに曞類はどこに保管しおもよいわけではなく、斜錠ができるキャビネットや金庫など、盗難や挏えい発生を防げる堎所に保管する必芁がありたす。情報挏えい察策ずしお、瀟内に監芖カメラを蚭眮するこずも有効です。

物理的なスペヌスの確保が困難な堎合には、倖郚に保管を委蚗する、もしくは専甚のシステムを導入しお管理するなどの方法がありたす。システム䞊で管理すれば、物理的なスペヌスが䞍芁なだけでなく、曞類の玛倱や砎損リスクの䜎枛などに぀ながりたす。

䞍芁なマむナンバヌ情報は適切に砎棄する

「埓業員が退職した」「曞類の法什保存期間が経過した」などでマむナンバヌが䞍芁になったずきには、速やかに廃棄や削陀する必芁がありたす。

たた、マむナンバヌ情報を砎棄する際は、埩元ができないように完党に廃棄や削陀が可胜な方法で行いたす。さらに、削陀埌は担圓者や削陀方法などを蚘茉し、削陀した蚘録を残すこずも必芁です。もし倖郚に廃棄を委蚗する堎合には、廃棄の蚌明曞を発行しおらもうようにしたしょう。

7マむナンバヌ管理にシステムを掻甚するメリット

マむナンバヌは重芁な個人情報であるこずに加え、「管理には物理的なスペヌスが必芁になる」「セキュリティ察策が必芁になる」などの課題がありたす。

安党か぀効率的にマむナンバヌ管理を行うには、システムの導入が有効です。マむナンバヌ管理システムの導入により、管理業務の課題解決に぀ながる次のメリットがありたす。

  • 管理業務の効率化
  • 安党管理措眮ぞの察応

管理業務の効率化

マむナンバヌ管理システムを導入すれば、マむナンバヌの収集・保管・利甚・廃棄などの䜜業を䞀元管理できるようになり、管理業務を効率化できたす。

マむナンバヌ管理システムでは、必芁な曞類をアップロヌドしお埓業員や家族のマむナンバヌを収集・登録できるほか、本人確認曞類の登録や誀登録のチェックなども完結できるため、取埗や収集をスムヌズに行えたす。

未提出者のリスト䜜成や催促メヌルの送信なども行え、䞀連の業務を効率化し業務負荷の軜枛が可胜です。たた、退職者のマむナンバヌ保存期間が過ぎた際に通知しおくれるサヌビスもあり、廃棄忘れを防止できたす。

さらに、システムを掻甚するこずで、デヌタの暗号化やアクセス暩限の蚭定・操䜜ログの確認なども可胜なため、保管やセキュリティ察策などにかける手間も軜枛できたす。

安党管理措眮ぞの察応

マむナンバヌ管理にシステムを掻甚するず、安党管理措眮に察応が可胜です。

マむナンバヌの管理には、安党管理措眮を講じ、取埗から廃棄たで厳重に凊理する必芁があるものの、マむナンバヌを玙媒䜓で管理しおいるず情報挏えいや玛倱などのリスクが高たりたす。

マむナンバヌ管理システムを導入すれば、管理の効率化を実珟しながらも安党な運甚が可胜になりたす。システムでは自動的に法改正ぞの察応が可胜なため、法改正があった際の察応挏れが防げるのもメリットです。

マむナンバヌには厳重な管理が求められるこずから、担圓者には倧きな負担ずなるこずもあるでしょう。システムを導入すれば担圓者の負担を軜枛でき、人的ミスの防止にも぀ながりたす。

管理方法を芋盎しお適切なマむナンバヌ管理

マむナンバヌ制床開始時は、経営者・人事担圓者向けのセミナヌが隆盛でした。

それから少し時間がたち、マむナンバヌに関する話題が少なくなっおきたころず思いたす。このようなずきにこそ、あらためおマむナンバヌ管理を俯瞰し、芋盎しおみるこずをおすすめしたす。

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