顧客情報管理はなぜ必要？名刺管理ツールでセキュアに収集・共有を進める方法

名刺管理ツールとは

営業活動を行っていくうえで、リードのきっかけや商談へつながるための名刺交換は欠かすことのできないことであり、非常に重要な要素です。

しかし、属人的な管理でチャンスが埋もれてしまったり、充分な活用ができなかったりということになりがちです。

名刺管理ツールとは、紙の名刺をデジタルデータ化することで、従来手動で行っていた整理・保管をコンピューターに置き換え、管理・共有・活用していくものであり、これを活用することで営業活動を効率的に行うことができます。

以下の記事では、名刺管理ツールについてより詳しく解説しています。

名刺管理ツールの仕組み

名刺管理ツールは、紙の名刺をデジタルデータ化することによって、名刺情報データベースを構築、共有・活用する仕組みになっています。

スキャナーで読み込み

フラットベッドスキャナーや複合機のスキャン機能などを利用し、名刺をデジタルデータ化する方法です。

スマートフォンで撮影

近年では主流の方法となっているのが、スマートフォンで撮影した名刺画像をクラウド経由のOCR機能でデジタルデータ化する方法です。

さらにOCRを経た名刺データを人間がチェックして修正を行う代行サービスも用意されており、スキャナー読み込みにも対応している場合がほとんどです。

これによって構築されたデータベースはクラウド環境で一元化されるため、全国に拠点がある企業などでも全社的な活用が可能となります。

名刺による顧客情報管理の重要性

それでは、名刺という顧客情報を管理することの重要性とはなんでしょうか。

それは名刺管理によって、顧客アプローチの方法を広げるという営業面での目的のほか、個人情報の保護を行うという側面があります。

個々の営業スタッフが名刺管理を行っていた従来の方法でもある程度行われていたことですが、名刺管理ツールによってこれらをデータベース化し、全社で共有することによって、より効率的に目的を達成することが可能となります。

社内人脈を営業に活かす

社内で名刺情報を共有することによって、従来わかりにくかった社内人脈を明確にすることができます。

アプローチを考えている企業と面識のある従業員を捜したり、バッティングしている営業先を一本化したりするなどの効率化をはかることが可能になるほか、チームとしてどのようなアプローチをしていくのかなど戦略を立てることも可能です。

また、営業部以外がアプローチ先のキーマンとつながっている場合なども考えられ、最短ルートでの営業が可能になる可能性が大きくなるなど、すべての接点をビジネスに活かすこともできるでしょう。

マーケティングに活かす

顧客情報をもとにメール配信などを行い、見込み顧客の育成を行うマーケティング手法の場合も、名刺管理ツールを活用することによってより効果的に行うことが可能となります。

過去にタイミングが合わず、成約にいたらなかった場合でも、別の製品やサービスの紹介に興味を示してもらえるかもしれませんし、タイミングによっては再検討してもらえる場合もあります。

実際に面識のあった証拠でもある名刺情報が管理・共有されることにより、より効果的なマーケティングが可能となり、その手法も幅広く考慮することができます。

展示会・セミナーのフォローに活かす

展示化・セミナーなどで取得できた名刺は、自社の製品やサービスに興味を持っているということの証拠であり、熱い状態のうちにフォローを行うべきです。

しかし、アンケート結果などの集計を含め、データ化に時間を要していた従来では、素早いレスポンスを期待できませんでした。

しかし、名刺管理ツールを活用すればその日のうちにでもお礼メールなどでフォローを行うことが可能となり、効果的に見込み顧客を育成することが可能となります。

引き継ぎ・ノウハウ共有で機会損失を防止

担当者の移動や転職などで引き継ぎが発生した場合、個人で管理していた従来の方法では充分な引き継ぎが行われないどころか、モレが生じるなど機会損失が発生していました。

名刺管理ツールによって顧客との履歴とともに、嗜好や特徴などが管理されていれば、ノウハウを含んだスムーズな引き継ぎが可能になるうえ、引き継ぎ漏れなどによる機会損失を防ぐことができます。

個人情報の保護

営業活動を行ううちに名刺の数は増えていきます。

個人が物理的に管理をする従来の方法では紛失などのリスクが高く、場合によっては企業の信用問題に発展しかねません。

名刺管理ツールによって一元管理することにより、こうしたリスクを限りなくゼロに近づけることが可能です。

CRM／SFA／MAとの連携

名刺管理ツールの大きなメリットのひとつに、その管理の容易さを挙げることができるでしょう。

しかし、より効率的で高度な顧客管理戦略を行うため、CRM／SFA／MAなどを活用することになっても、そのアドバンテージは失われません。

多くの名刺管理ツールがこれらとの連携機能を持っており、データエクスポートも可能なことによって、両者を効果的に併用していくことが可能になります。

名刺は個人情報なのか

個人情報の保護を項目として挙げたところで、名刺に関するセキュリティ面について考えてみましょう。

まず、名刺は個人情報にあたるものなかという疑問ですが、個人情報保護法対策ポータルによると、以下のように定義されています。

• 死亡者のものでなければ個人情報
• 簡単に検索できるように整理されていると「個人情報データベース等」に該当
• 5,000人以上の個人情報データベース等を、全社で6か月以上保有すると「個人情報取扱事業者」となり「個人情報保護法」による規制対象となる

つまり、名刺管理ツールでデータベース化した時点で、個人情報データベース等に該当し、その数が5,000人以上となると個人情報保護法の対象になるということです。

名刺管理ツールで個人情報の保護

では、個人情報保護法の対象になると何が必要になるのでしょうか。

対象となる個人情報取扱事業者は主務大臣への報告を行わなければなりません。

しかし、これは名刺管理ツールを利用していなくとも、Excelで5,000人以上の名刺管理を行っていれば、同様に報告する必要が生じることでもあります。

クラウド環境で強固なセキュリティ対策が施された法人向け名刺管理ツールでは、個人情報の保護という意味では安全であり、報告の義務が同様であれば、より利便性の高い方法を活用するのが賢明といえます。

しかし、実際に名刺情報を活用する際には注意すべき点も存在します。関連する法令などにしたがって解説してみましょう。

個人情報保護法

上述したように対象者は主務大臣への報告義務が生じますが、これによる改善措置勧告などに従わなかった場合、刑事罰などが科せられる可能性があります。

これを踏まえた活用の注意として

• 利用目的を通知する必要はないが自社ビジネス目的以外に使用する場合は本人確認が必要
• 業務の範囲内であれば社内共有は問題ないが社外に情報を渡すことは禁止
• 名刺を含む個人情報入手経路については開示する必要なし

という点が挙げられます。

しかし法に触れない場合でも、相手方を不愉快にさせるような活用は避けるべきでしょう。

特定電子メール法

スパムメールの刑事罰のほか、同意した相手にのみ送信が認められる「オプトイン」を柱とする特定電子メール法は、マーケティングの際に気になる法律です。

しかし、営業取引先や名刺を受領した顧客へのメール配信は除外されており、配信先に事前承認を得る必要はありません。

注意すべき点は、受信拒否の通知があった場合、承諾の旨を相手に返信し、以後の配信は中止しなければなりません。

プライバシーマーク制度

個人情報を適切に行っている事業者を第三者機関が認定するプライバシー制度は、多くの企業が取得していると思われます。

これを遵守するためにも、名刺管理にはよりセキュリティ対策の強固な名刺管理ツールを利用するメリットがあり、Excelなどでの管理では不充分といえるでしょう。

名刺はだれの所有物なのか

顧客情報管理の重要性や名刺管理ツールの有用性はご理解いただけたと思いますが、よく議論される「名刺は企業の資産であり財産である」という観点について、現場のビジネスパーソンはどのように思っているのか、その意見を見てみましょう。

名刺の共有に抵抗を感じるか

下図は、名刺の共有に関しての意識アンケートの調査結果を円グラフにしたものです。

出典：Sansan名刺総研 企業における名刺の認識に関する調査

これによると、社内共有を問題としないという意見を含め、条件付きで共有が問題なしと判断しているビジネスパーソンは約88%にも及んでおり、名刺共有のメリットに関する認識が進んでいることがわかります。

他の従業員にも活用してもらいたい

下図は、名刺情報を他の従業員に社内活用してほしいかという意識アンケートの調査結果を円グラフにしたものです。

出典：Sansan名刺総研 企業における名刺の認識に関する調査

ここでも活用を希望するビジネスパーソンは74.3%と高い割合を示していますが、不快に感じる層も一定数存在し、社内コンセンサスが重要なことがわかります。

名刺は個人資産

下図は、転職時などに業務で獲得した名刺をどのように扱うかという意識アンケートの調査結果を円グラフにしたものです。

出典：Sansan名刺総研 企業における名刺の認識に関する調査

驚くべきことにビジネスパーソンのほぼ半数が、少なくとも一部は名刺が個人資産だと考えていることがわかります。

これに関しては企業の方針なども影響するかもしれませんが、共通の認識を確立するにはいたっていないのが現状のようです。

おすすめ名刺管理ツール5選

数々のメリットが存在するうえ、手軽に活用できる名刺管理ツールですが、ここからは名刺の一元管理と共有によって効率的な活用を実現する、ビジネスに最適なおすすめのツールをご紹介していきます。

今回紹介した名刺管理ツールや、今回紹介しきれなかった名刺管理ツールの詳細については以下からご覧になれます。

Sansanは、相手と面識のある出会いの記録が名刺であると捉え、共有して企業の資産とすることを目指した、クラウド型法人向け名刺管理サービスを提供しています。

スキャンされた名刺データは正確にデータベース化されたうえで管理され、スマホアプリで時間と場所を問わないアクセスを可能とするとともに、全社で共有することができます。

社内の人脈を可視化する組織ツリーの作成、メール一括送信機能で顧客との関係を強化するほか、CSVでのデータ出力はもちろん、Salesforceやeセールスマネージャーなどとの連携も可能、強固なセキュリティで企業資産を守ります。

Eight Teamは、名刺情報を正確にデータ化して管理できる「Eight」の企業向け有料プランです。Eightの基本機能に加えて、社内のEightユーザーが保有する名刺情報を本人の承諾のもと、一括管理・共有でき、会社の資産として有効活用できます。

社員が個々に管理していた名刺情報を共有することで、新たな「見込み顧客」の育成につながりです。Eightをすでに利用している社員でもすぐに使うことができ、仕様はそのままなのでスムーズな移行が可能となります。Eightについては記事内で後ほど説明しています。

ホットプロファイルは、名刺管理・営業支援・マーケティングという売上向上に必要な3つの要素を連動させて営業効率と売上を高めることができる名刺管理ツールです。

面倒な入力作業を自動化し、営業メールを送ることでメールの開封やWebアクセス履歴の可視化が可能。
製品価格ページに頻繁にアクセスのある顧客を自動で通知するなど案件化見込みの高い顧客を自動発掘することができ、営業担当者とのスムーズな連携が可能です。
部門やツールの隔たりを意識することなく、見込み顧客の獲得、育成といったマーケティング活動と名刺交換、商談など営業活動が一連の業務プロセスとして流れることで、企業の売上向上に大きな成果をもたらします。

Knowledge Suiteは、SFAやCRMなど営業に必要な機能を標準装備している名刺デジタル化サービスです。国内法が適用される国内大手IDCでの運用で、文字認識エラーが出た場合はエラー文字のみを国内オペレーターが目視補正しているため、安全な管理体制となっています。

会社ではスキャナ、出先ではスマホアプリで簡単に名刺を取り込んですぐにデータ処理できるので、顧客情報を即座にデジタル化。高性能の文字認識装置＋独自の名刺辞書＋オペレーター入力によりほぼ100％の精度を誇り、日本語に限らず英語や中国語まで対応しています。

CAMCARD（キャムカード）BUSINESSは、90%の精度を誇るOCR機能を搭載した法人向けクラウド型名刺管理サービスを提供します。
マルチデバイスに対応して時間と場所を問わない名刺管理を可能にするため、取った名刺画像を5秒でデータ化することを実現、最短5分で完了するオペレーター補正を依頼することも可能です。
全社で共有するための管理機能はもちろん、簡易SFA機能による顧客管理、SalesforceやDynamics 365との連携も可能とし、効率的な営業活動を支援します。
英語、中国を含めた17か国語への対応も魅力です。

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これらの名刺管理アプリ以外は以下の記事で紹介しています。ぜひご覧ください。

まずは名刺管理ツールで顧客情報管理を

ビジネススタイルの多様化やプロセスの変化により、営業活動を企業全体で管理するSFAやCRM、MAなどが注目を集めていますが、反面、使いこなすことができずにプロジェクトが頓挫してしまうケースも多く見られます。

数々のメリットを持ちながら、クラウド環境ならではの手軽な活用が可能な名刺管理ツールは、そういった悩みを持つ企業にも最適なソリューションだということができるでしょう。

顧客情報管理の重要性が高まる一方の現代において、企業側でもできることからはじめなければならない必要に迫られています。

この機会にニーズにマッチした名刺管理ツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

注目の名刺管理アプリ・サービス資料まとめ

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