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「楽楽販売」 | 脱Excelにより販売管理を効率化するWebデータベース - BOXIL EXPO セミナー

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クラウド活用で始めるバックオフィスの新しい働き方とは? テレワークの普及によって顕在化した「Excelでの販売管理の非効率」を、販売管理システム「楽楽販売」で解決する方法を株式会社ラクスの須藤氏に語ってもらった。

「楽楽販売」でExcelの非効率を解消

ラクスが提供する「楽楽販売」は、テレワークによってさらに浮き彫りになったExcelでの販売管理の非効率を解消し、生産性の向上を後押しするクラウド型の販売管理システムだ。

業務プロセスの最適化、ルーチンワークの自動化、リアルタイムの情報共有による属人化の解消といった業務課題の解決に役立つ「楽楽販売」について、ラクスの須藤氏が解説する。

【登壇者プロフィール】

須藤 友里乃 氏
株式会社ラクス 楽楽販売事業部企画プロモーション課

新卒で大手IT企業へ入社し、新規事業部にて個人・法人向け営業に従事。株式会社ラクス入社後は、新規見込み顧客の集客から商談創出までをミッションに、「楽楽販売」「楽テル」のオフラインマーケティングを担当。

テレワークで顕在化したExcel業務の課題

新型コロナウイルスの影響で企業としてテレワークを導入したものの、従業員個々人に目を移すと実際にテレワークを実施できていない人は少なくないという。その背景として、「会社にある紙の書類をすぐに確認できない」「プリンタやスキャナがない」など、業務のExcel管理が原因となっていることは多い。

Excelによる業務管理では、従業員ごとの業務の進捗を把握しづらいのも問題だ。

須藤氏:コロナ以前、当社に寄せられるExcelのシステム化に関する相談は約50%ほどでした。ところがコロナ以降、脱Excelに関する相談が急増し、全体の74%となっています。また、問い合わせの数自体も増えています。このことからも、テレワークによってExcelによる業務管理に限界を感じはじめた企業が多いことがわかります。

さらに、従業員が個人PCのローカル環境にExcelを保存・管理することで、テレワークが始まってから社員の仕事の進捗が把握しづらくなったという悩みも当社に数多く寄せられています。

Excelによる業務管理でよくある3つの悩み

次は、Excelを用いることで起こりやすい3つの悩みについて見ていこう。

1.ヒューマンエラーが起こりやすい

経理業務でExcelを使用している場合、営業部が持つ受注データと経理に届く請求データの紐づけが必要になる。これをExcelの関数などで行うと、データの紐付け時にエラーが発生しやすく、誤請求のリスクになるうえ、企業の信用問題にも繋がりかねない。

2.情報共有の複雑化

営業と経理など異なる部署でそれぞれが独自のExcelファイルによって業務を管理している場合、部署間の情報共有に時間がかかり、結果ミスを誘発してしまうことがある。

3.業務効率の悪化

発注書や請求書といった帳票類を承認フローに載せて回す際、Excel管理だと個々人がひな形をもとに手作業をする必要がある。単純作業に時間がとられるわりにミスのリスクは大きく、業務効率が悪化するスパイラルに陥ってしまう。

須藤氏:テレワークで営業と経理のコミュニケーションがメールやチャットになり、ミスにつながる例もあるようです。実際に、「内容を間違った請求書を顧客に送ってしまった」という相談もありました。

お金まわりに関する問題は企業の信用問題に発展し、経営リスクを招くこともあります。これらの悩みが発生しているのなら、「楽楽販売」など、Webデータベースを利用して脱Excelを進める時期が近付いているのかもしれません。

販売管理業務を効率化する「楽楽販売」

このようなExcel業務にある課題を解決できるのが、「楽楽販売」をはじめとするWebデータベースと呼ばれるシステムだ。

須藤氏:データベースには、大きく分けてマスタデータベースと業務データベースがあります。マスタデータベースは台帳で、顧客情報や商品情報など変更が少なく各部署で反復利用できる役割を持っています。業務データベースは、各部署で使用するExcelシートのように、それぞれの部署・部門で管理するデータベースです。

Webデータベースには、マスタデータベースを社内で共有利用できるのに加え、クラウドサービスなのでネット環境下であれば自由にログインして使えるという特徴もあります。

Webデータベースを用いて従来のExcel業務をシステム化すると、入力ミスを減少できる。これはマスタデータベースにある「複数の部署で反復利用する情報」を案件管理や請求管理のデータに紐づけて利用できるからだ。

また、「楽楽販売」では、さまざまなデータベースをIDで紐づけ、データベース同士の情報を連携できる。営業と経理の例でいえば、営業が持つ受注データと経理が持つ請求データを紐づけてデータを管理できるようになる。

テレワーク下での情報共有に関する課題も解決でき、部署内での引継ぎはもちろん、部署間の情報共有も簡易なコミュニケーションのみで可能となる。データにアクセスすれば業務の進捗状況も見えるため、タスク管理や状況把握も容易になるだろう。

須藤氏:見積書や請求書の作成後から入金されるまでの作業をシステム上で行うこともできます。上長に書類を確認してもらい承認を受けるまでのプロセスや、手作業による入金管理などもシステム化によって大幅に効率化できるでしょう。

「楽楽販売」の利用による業務効率化事例

ここからは、「楽楽販売」を導入して業務を改善した事例について紹介する。

建設業向けITサービス提供企業の場合

建設業向けにITサービスを提供しているスタートアップ企業では、案件管理システムを導入して顧客ごとの進捗は管理できているものの、受注以降の納品から請求、入金に関する管理はExcelで行っていた。Excelも入力項目が統一されておらず、事業拡大後に問題が発生する可能性が高かった。

また、顧客ごとに締日、支払日、値引き率も異なり、請求方法もバラバラだった。このような状況下で「楽楽販売」を導入したところ、請求の際には自動で情報が抽出されるため、都度計算する手間がなくなり、大幅な業務効率化が実現できたという。

具体的には、マスタデータベースに商品情報と顧客情報台帳を置き、顧客情報には社名や担当者情報、締日、支払日、値引率などすべての情報に対し共通の項目を入れておく。案件を受注したら、受注データベースに情報を入力すると、商品情報と顧客情報から自動で請求金額を算出する仕組みだ。

須藤氏:「楽楽販売」の導入によって請求金額を自動で算出するだけでなく、会計システムとの連携により、請求書の発行まで可能になりました。受注データベースに情報を入力するだけで、請求書の発行まで自動化でき、入力ミスによるリスクを低減しながら作業の効率化に成功しました。
また別の事例では、「楽楽販売」の導入後に業務管理にかかる時間が以前の10分の1にまで削減されたという事例もあります。

脱Excelでテレワークが変わる

須藤氏:「楽楽販売」は、インストール・プログラミング不要のクラウドツールです。企業にあったシステムを低コストから提供できるのが特徴です。

テレワークの導入によってExcelでの業務管理に限界を感じている企業は多い。本記事で紹介した「楽楽販売」のように、テレワーク環境下で生産性を向上するためにはクラウドサービスの利用は不可欠となる。

各社の状況に合わせて導入できる「楽楽販売」なら、これまでシステムの導入に踏み切れなかった企業でも、経営に負担をかけずに作業の効率化を目指せるだろう。

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