【導入事例】入社直後でも月400件の経理処理がスムーズ　ユーザベースの経費精算システムの使い方

オンライン情報プラットフォーム「スピーダ」やソーシャル経済メディア「NewsPicks」を運営する情報関連企業の株式会社ユーザベース（東京都港区）。

すでに数年前から経費精算にSaaSを導入してきた同社では、新しい経理担当が入社してもスムーズに経理業務を遂行できる体制が整っているといいます。入社後からマネーフォワード（MF）クラウド経費を使っているという担当者2人にお話を伺いました。

NewsPicksを運営する株式会社ユーザベース

同社は2008年4月の創業以来、企業・業界分析を行うビジネスパーソンのための「スピーダ」やソーシャル経済メディア「NewsPicks」など、さまざまなプラットフォームやメディアを通して経済情報を提供、発信しています。

このほかにもB2B事業向け顧客戦略プラットフォームやスタートアップ情報プラットフォーム、ベンチャーキャピタル事業やコンサルティング事業など、幅広い事業を展開しています。

広々とした同社オフィス/同社提供

領収書を白い紙に貼って提出

同社では現在、出張費や飲食費、書籍の購入費など、社員の立替経費の精算申請においてMFクラウド経費を利用しています。

導入前は、領収書を白い紙などに添付して経理に提出するなど、経費精算はかなりアナログな方法で取りまとめていたそうです。そのため領収書がきちんと貼られていないも多く、ダブルチェックに余計な時間がかかっていました。

また、月末になって各自が経費精算をしようと思っても、上長の出張や離席で確認、承認を得られなくなることも。その結果、上長の机に伝票が溜まってしまい、書類の紛失や提出の遅れといったトラブルも起きていたそうです。

社員の数に伴い、書類の量も必然的に増えていきます。「書類も溜まっていっただろうし、記入ミスの訂正を促したり、確認したりという作業を経理が目視と手作業でやっていたので、かなり面倒だったと思います」と、まだ入社していなかった中島さんは想像します。

インタビューに応じてくれた中島さん/同

イレギュラーな案件にも対応

入社した直後から、MFクラウド経費による経理業務を担当しているお二人ですが、初めて使うシステムでも戸惑うことは全くなかったそうです。先輩から使い方を指導されたり、難しいことを覚えたりする必要はさほどなく、当初から使い勝手も上々でした。