BOXIL SaaS AWARD 2022 SaaS トレンド大賞 中小バックオフィストレンド2022 - 請求管理ロボ導入事例
受賞サービス
受賞企業：株式会社ROBOT PAYMENT請求管理ロボは、今までExcelと手作業で行っていた請求・消込・催促を自動化。さまざまなファイルやシステムの管理画面を1か所にて操作できるクラウドサービスです。
中小バックオフィストレンド2022とは
ERP（基幹システム）、BtoB電子取引などに関連するサービスの導入事例に贈られる賞です。
サービス導入企業
- 企業名：株式会社レンタルバスターズ
- 業種：小売／流通／商社
- 従業員規模：31〜50人
- 所在地：東京都
- 設立後年数：6~10年
導入前の背景・課題
オフィス家具・OA機器のレンタルサービスを展開するレンタルバスターズでは、請求業務において2つの課題があった。
1.取引先が増加するにつれ請求業務の負担が増加
1つ目は、取引先が増加するにつれて、請求業務の負担も増えていた点。元々の運用では、Excelで請求書を1枚ずつ作成していた。事業開始当初は、契約内容の更新確認や請求漏れ防止の観点からこの運用方法が有効的だったものの、件数が増えるにつれて次第に負担は増加。月に400枚を発行している時期では、週3日出勤のアルバイトを4名そろえて何とか対応をしているという状況であった。
2.電子請求書と紙の請求書の使い分け
2つ目は、取引先の要望で電子請求書と紙の請求書の使い分けが必要となり煩雑であった点。コロナ禍による在宅勤務の開始をきっかけに、紙の請求書を廃止する目的で、Excelで作成した請求書をPDFにて送付する試みを実施。しかし「請求書の原本がないと支払いはできない」という理由で、約10％の未収が発生し大きな問題になった。結果的に、取引先に合わせて電子送付か紙の郵送かを使い分けなくてはならなかった。
導入による効果
レンタルバスターズの事例では、請求管理ロボの導入により2つの効果が見られた。
1.新規契約分の登録で請求業務が完了
1つ目は、取引先が増加しても新規契約分の情報を登録するだけで、請求業務を完結できる点がある。請求管理ロボは「定期定額の請求書を自動発行する機能」を保有。毎月の請求件数が800件を超えた今でも、業務量が増えることなく運用できる体制を構築できている。また、消込作業においても、自動でネットバンクから入金データを取得し、発行した請求書のリストとの突合することで効率化している。
2.電子請求書と紙の請求書の併用が可能に
2つ目は、電子請求書と紙の請求書の併用をする管理基盤が整った点といえよう。請求管理ロボでは、取引先ごとに請求書を電子メールで送るか、紙にて郵送代行するかを設定できる。これにより、原本が必要な取引先のみに紙の請求書を送ればよい管理体制が整った。
効果をもたらした機能
レンタルバスターズに効果をもたらした機能は2つある。
1.請求を自動で継続する機能
1つ目は自動継続請求機能。請求管理ロボは、「定期請求システム」の特許を取得していて、サブスクリプション型のビジネスへも対応ができる。新規契約分を登録すれば、2か月目以降は登録内容にもとづいて自動で請求書を発行、送付、集金、消込、催促、仕訳作成が完了する。
2.請求書の送付方法を設定する機能
2つ目は請求書をメール送付するか郵送するかを、取引先ごとに設定できる機能。請求書を送る際、請求明細ごとに請求先を分けてメールでの送付と郵送代行をワンクリックで選べる。アナログな企業とやり取りする場合でも、効率化を図れるのが利点だ。
BOXIL SaaS AWARDとは
「BOXIL SaaS AWARD」は、SaaS※1比較サイト「BOXIL SaaS」に掲載されている約3,000社のサービスを対象に、運営会社であるスマートキャンプ株式会社のノウハウと蓄積してきたデータなどをもとに算出した基準で、SaaSを表彰するイベントです。
今回の「BOXIL SaaS AWARD 2022」では、「BOXIL総合ランキング部門」、「SaaS AWARD 2022部門」、「SaaS トレンド部門」の計３部門において、大賞2サービス、部門別大賞18サービス、部門別1位14サービス、部門賞109サービス（※2）が選出されました。
URL：https://boxil.jp/awards/2022/
※1 SaaSとは、Software as a Serviceの略で、サービスとしてのソフトウェアの意。従来パッケージソフトとして提供されていた機能が、クラウドサービスとして提供される形態のことを指します。
※2 部門賞の受賞数には複数部門での重複受賞数が含まれています。
