病院向け勤怠管理システム11選！選び方・おすすめサービス

病院におすすめの勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出勤時間や退勤時間を管理するためのシステムです。これまでは、タイムカードや日報などを提出し、Excelで集計することで管理していました。しかし勤怠管理システムを導入すると、打刻がデジタル化され、集計や分析も自動化できることから、業務効率を大幅に向上できます。

打刻機能や集計機能のほか、残業時間超過のアラート機能や、残業・休日出勤の申請など、勤怠管理を幅広くサポートできるサービスが多く、勤怠管理が複雑になる病院、医療業での導入が進んでいます。

医療機関で正確な勤怠管理が求められている

2019年から日本全体で働き方改革が進められているのに伴い、2024年4月からは「医師の働き方改革」として、主に次のような取り決めが検討^※されています。

• 勤務医の時間外労働の上限は原則年960時間、月100時間未満とする
• 長時間勤務医師の労働時間短縮及び健康確保のための措置を整備する

とくに時間外労働の上限は、年間・月間それぞれの上限を1人でも超えると法令違反になります。そのため、今後は客観的で正確な労働時間の把握が、より重要となってくるでしょう。しかし医療機関は業界ならではの事情により、客観的かつ正確な労働時間を把握することは難しいのが現状です。

※出典：厚生労働省 医政局 医事課 医師等働き方改革推進室「医師の働き方改革について」（2022年10月26日閲覧）

医療機関の勤怠管理に関する課題・悩み

業界・業種によって勤怠管理に関する課題や悩みは微妙に異なります。医療機関の場合、勤怠管理に関して発生頻度が高いのは次の課題です。

• 当直や夜勤が多く勤務時間の集計に手間がかかる
• 残業時間や休憩時間など勤務状況の実態を把握しにくい
• シフト作成や様式9への対応が難しい
• 宿日直の労働時間管理ができない

それぞれの課題・悩みについて詳しく説明します。

当直や夜勤が多く勤務時間の集計に手間がかかる

病院・クリニックなどの医療機関は勤務体制が複雑になりがちです。とくに入院患者を受け入れている病院は24時間営業しており、宿直や夜勤の発生、二交代制、三交代制での勤務もあります。

こういった多様な勤務形態が存在する医療機関では勤怠の集計作業が煩雑になり、給与計算は複雑化しやすいでしょう。

その結果として、給与計算担当者やシフト管理の担当者の負担が重くなり、バックオフィス業務の効率悪化につながるケースもあります。また集計作業に時間がかかると、リアルタイムで時間外労働時間を把握できません。気づけば時間外労働時間の上限を超えていた、といったトラブルが起きやすいため、医師の過重労働は防ぎにくくなります。

残業時間や休憩時間など勤務状況の実態を把握しにくい

残業時間や休憩時間など勤務状況の実態を把握しにくいのも、医療機関の勤怠管理の特徴です。ただでさえ、病院・クリニックは勤務状況の把握をするのは難しく、患者の容態や緊急の手術などによってイレギュラーな勤務が発生しやすい業種です。

また、手書きやExcel、タイムカードで勤怠管理を行っている病院・クリニックは勤怠の記録自体が難しく、働くスタッフの手間になるので正確に記録されていないケースも考えられます。

これは労務問題が発生した際に、医療機関側が不利になる危険性があるでしょう。くわえてオーバーワークを見過ごしたために、スタッフの離職や組織の生産性低下につながるケースも想定されます。

シフト作成や様式9への対応が難しい

アナログな勤怠管理では、シフト作成や様式9への対応が難しいケースも考えられます。

医療機関の場合は「宿直は週1回」といった法令上の制限があり、この制限を満たしたうえでのシフト作成が必要です。よって、各スタッフからの休暇の要望に加えて、法令上の制限も加味してシフトを作成しなければなりません。

また、様式9の書類作成も必要です。「様式9」とは「入院基本料」や「特定入院料」の施設基準の届け出や日常管理のために提出しなければならない表のことを指します。

人事部は日勤と夜勤のそれぞれの時間数や遅刻・総体の時間数、申し送り時間数といった、さまざまな業務時間数を記録、計算しなければなりません。そのためアナログに勤怠管理している医療機関が様式9を作成するのは、非常に手間がかかります。

宿日直の労働時間管理ができない

医療機関には宿直に加え日直制度もあります。手当を支給するためその回数を把握していても、労働時間の管理まで行っていない病院・クリニックは少なくないでしょう。通常当直時間を時間外労働から外すには、労基署から宿日直許可を受けなければなりません。許可が受けられなければ、その分の残業代を支払う必要があります。

また宿日直は労働時間を把握しにくいことから、宿日直許可の条件が満たせず、結果的に違法労働になるケースもあります。

医療機関が勤怠管理システムを導入するメリット

医療機関が勤怠管理システムを導入するメリットは次の3つです。

• 勤怠状況の集計を効率化できる
• 労働時間を正確に把握できる
• シフト作成や様式9の作成が簡単にできる

勤怠管理システムを導入することによって、医療機関のさまざまなバックオフィス業務の効率化が期待できます。それぞれのメリットについて詳しく説明します。

勤怠状況の集計を効率化できる

勤怠管理システムを活用することにより、勤怠状況の集計を効率化できます。

勤怠状況の集計を効率化させれば、給与計算や有給管理といったバックオフィス業務全体も効率化できるでしょう。紙の出勤簿やタイムカードを使っている医療機関の場合、データをExcelやシステムに転記してから必要な集計・分析作業をします。しかしこのような作業はミスの温床になり時間もかかるものです。

一方で勤怠管理システムははじめからデジタルデータとして入力してもらい、システムを使って効率的に集計・分析ができます。これにより、勤怠管理にかかるスタッフの負担はかなり軽減されます。

またワークフロー機能のあるシステムも多く、残業・休日出勤の申請・承認もシステム内で行えるため、より効率的に事務作業を行えます。

労働時間を正確に把握できる

労働時間を正確に把握できるのも、勤怠管理システムを活用するメリットです。

外勤の職員であればスマートフォン経由で打刻することによって直行直帰が可能になり、働き方も柔軟になります。タイムカードや出勤簿と比較すると、システムでの打刻は改ざんが難しいので不正な申告を防ぐ効果も期待できます。

労働時間はリアルタイムで集計されるため、時間外労働時間の上限まであと何時間かを把握しやすいことも魅力です。アラート機能があれば、設定した時間外労働時間を超過した場合にアラートで知らせてくれるため、過重労働も防ぎやすくなるでしょう。

また日報機能があれば、ワークフローによる申請・承認機能と組み合わせて、宿日直の労働時間を正確に把握できます。

シフト作成や様式9の作成が簡単にできる

勤怠管理システムの導入で、シフト作成や様式9の作成が簡単に行えます。シフトや様式9を作成するためには、勤怠を正確に把握することはもちろん、それらの集計・分析を効率的に行わなければなりません。

しかし紙の出勤簿やタイムカードのアナログデータから、シフト表や様式9を完成させるには膨大な手間がかかります。途中でミスをして不正確な書類が完成、後から修正をするといった手続きの発生確率も高まるでしょう。

一方で勤怠管理システムを活用することで、データを迅速に集計・分析できる体制を整えられ、シフトや様式9の作成にかかる負担を軽減できます。

医療機関向け勤怠管理システムの選び方

医療機関が勤怠管理システムを選ぶ際は、主に次の5つの基準について考慮する必要があります。

• 夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応しているか
• シフト作成機能を搭載しているか
• 様式9に対応しているか
• サポート体制は整っているか
• 無料トライアルで使用感を試せるか

それぞれの選び方のポイントについて紹介します。

夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応しているか

勤務体制が多様なことは、医療機関が抱える課題・悩みの項目で説明したとおりです。事務員は日中勤務、看護師は3交代勤務といったように職種によっても勤務体制のパターンが存在します。

よって、勤怠管理システムを導入する際にも夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応できるものがおすすめです。複数の職種を登録できる勤怠管理システムの中から、それぞれの病院・クリニックの目的に合ったシステムを選定しましょう。

また、訪問医療・看護などを行っている場合は、直行直帰の勤怠形態に対応できることも重要です。スマートフォンやWebブラウザなど、複数のデバイスやシチュエーションに対応した打刻機能があるかを確認してください。

シフト作成機能を搭載しているか

シフト作成機能を搭載しているか否かも、医療機関が勤怠管理システムを選ぶ際の重要な要素の1つです。

医療機関の場合は、勤務パターンが複雑なことから全員の要望と、医療機関に求められる法的規制を満たしたシフト表を作成するには手間がかかります。しかし勤怠管理システムにシフト作成機能が搭載されていれば、作成業務を省力化できます。

さらにシステムによっては、部門ごと、日にちごとなどさまざまな切り口でシフト表を閲覧することや、シフト表をスタッフ間でも共有可能です。また、リアルタイムで希望シフトや勤怠状況が反映されるので、急なシフト変更や人員の過不足に対しても対応しやすくなります。

様式9に対応しているか

医療機関の場合は、様式9に対応しているかも勤怠管理システムを選ぶ際の重要な要素の1つになります。

勤務表や勤怠管理情報がアナログに管理されている、もしくは別システムでの管理であると様式9を作成するのに手間がかかります。

勤務表から看護配置を書き写すのは時間がかかり、シフト記号で書かれた勤務表から様式9を作成するための時間数に変換、転記するためミスも発生しがちです。

こういった手間やミスを削減して効率的に書類作成を行うためにも、様式9の作成に対応した勤怠管理システムを導入した方がよいでしょう。

サポート体制は整っているか

勤怠管理システムは、病院・クリニック全体に関係があるシステムであり、従来のやり方を大きく変えます。そのため、他部署に迷惑をかけないよう、トラブルや質問には迅速に対応してくれるシステムや会社を選んでください。

通常サポートはメール・電話対応が基本ですが、なかにはチャットによるリアルタイムの対応や、画面共有をしながらの対応できるシステムもあります。

もし担当者が機械操作に慣れていない場合は、導入時に操作方法や活用方法を教えてくれる会社・システムもおすすめです。

無料トライアルで使用感を試せるか

システムのサービス内容がよかったとしても、実際に使い始めると思っていたのとは違う、と感じることは少なくありません。また勤怠管理システムは病院・クリニック全体を巻き込むものであるため、簡単にやめるわけにもいかないでしょう。

そのため、無料トライアルを利用することで、本当に業務効率の向上が可能か、使い勝手がいいかを確認します。実際に使うことで病院・クリニックに浸透させられるかを考え、導入を検討してください。

おすすめ勤怠管理システムの比較表

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医療機関におすすめの勤怠管理システム11選

医療機関におすすめの勤怠管理システムを紹介します。機能や特徴を紹介しているので、サービスを比較する際の参考にしてください。

• さまざまな勤務形態に柔軟に対応
• シフト作成・管理をシステムがサポート
• 働き方改革関連法に対応

ジョブカン勤怠管理は、初期費用0円、1ユーザーあたり200円（月額最低利用料金は2,000円）^※から使用できる勤怠管理システムです。シフト作成・管理機能も豊富なので、病院・クリニックの複雑なシフト管理でも効率的にシフト表の作成が行えます。

カスタマイズ性も高くオリジナルの勤怠管理フォーマットを簡単に作成できるので、医療機関のニーズに合わせて柔軟な運用が可能です。他の経費精算、労務管理、ワークフローなどのジョブカンシリーズと連動すればバックオフィス業務を大幅に効率化できます。

※出典：ジョブカン勤怠管理公式サイト「料金プラン」（2022年10月26日閲覧）

• 豊富な打刻方法から選択可能
• ISMS認証取得のセキュリティ体制
• 勤務状況をリアルタイムで可視化

KING OF TIMEは、シンプルな操作性で日々の打刻をリアルタイムで確認できるクラウド型の勤怠管理システムです。セキュリティ面ではISMS認証を取得しています。

さまざまな就業ルールに対応できるのはもちろん、スケジュール・シフト管理、アラート機能といった勤怠管理をサポートする機能が搭載されています。働き方改革関連法に対応した設定なので、労務リスクを軽減可能です。

• 2024年問題に特化した就業規則作成代行サービスを提供
• 勤怠、残業、有休を一元管理
• 短期導入にも対応可能な導入支援サービス

freee 勤怠管理Plusは、複雑な雇用体系や勤務体系に対応した勤怠管理ツールです。スマートフォンとパソコンから利用でき、打刻修正や残業などの申請承認もスマートフォンから実行できます。

作成したシフトパターンをもとにシフトを作成したり、日々の勤務状況をリアルタイム管理したりでき、未申請残業や休暇失効などはアラート通知が可能です。初期設定や導入前準備をマンツーマンサポートする手厚い導入支援サービスがあります。

• 既存の勤怠管理ルールに合わせ導入設定からサポート
• 打刻情報や申請情報をリアルタイムに管理
• 独自開発のタッチオンタイムレコーダー

Touch On Timeは、無料トライアル時から設定サポートを受けられる勤怠管理システムです。現状の勤怠管理ルールをもとに必要な設定方法を提案してもらえます。指紋認証やICカード認証などの打刻方法を組み合わせられるタイムレコーダー、Web打刻など用途に応じて選択可能です。

柔軟に設定できるシフトパターンによりシフトを作成したり、リアルタイムに勤怠データを集計したりできます。職種や契約条件など多様な勤務形態に対応し、従業員それぞれの就業ルールに合わせて勤怠データを自動集計できるため、健康面を考慮した勤怠管理にも役立ちます。

• 各種労働関連法規に対応したシステム
• 予実管理でオーバーワークになりそうなスタッフを発見
• システム導入から運用までサポート担当が伴走

ジンジャー勤怠は、各種労働関連法規の改正に合わせて、システムがアップデートされる勤怠管理システムです。労務に関する法的リスクを軽減できます。

予実管理機能も搭載されているので、オーバーワークになりそうな従業員を早めに発見し、オーバーワークによる不調や離職を未然に防げます。アラート機能で有給取得が遅れている、残業時間が多い社員をシステムがアラートしてくれるので、労務管理のミスも防げるでしょう。

• 柔軟なカスタマイズで複雑な勤怠管理に対応
• QRコード・ICカード・指静脈などの幅広い打刻方法に対応
• アルコール測定器との連動も可能

キンタイミライは、大手企業での導入実績がある勤怠管理システムです。

顧客ごとに異なる集計ルールや就業規則などを、選任のコンサルティングチームがヒアリングし、必要な機能を設定してくれるため、病院・クリニックの複雑な勤怠管理にも対応できます。

• 企業と従業員の健康を守ることをコンセプトにしたシステム
• シンプルながらも、カスタマイズ性が高い
• ストレスチェック、医療診断情報などスタッフの健康に関しても記録

Universal勤次郎は、企業と従業員の健康を守り生産性を向上させることをコンセプトに開発された勤怠管理システムです。ストレスチェックやワクチン接種管理といった、他の勤怠管理システムではあまり見られない機能も搭載しています。

指紋・静脈認証などセキュリティの信頼性が高い打刻方法をそろているのが魅力。変形労働時間制やフレックスタイム制など、さまざまな勤務形態にも対応可能です。スケジュール作成機能もあるのでシフト管理も効率化できるでしょう。

• 病院・クリニック向けに特化した機能
• クラウド型・オンプレミス型の導入方法から選べる
• 複雑なシフトに対応

ADVANCE勤怠クラウドHospital Editionは、病院・クリニック特有の複雑な勤務形態、雇用形態に対応した勤怠管理システムです。様式9の出力や宿直・夜勤シフトなどに対応したシフト管理機能、長時間残業抑止ソリューションとの連携など、病院・クリニック向けに特化した機能を搭載しています。

導入方法は、サーバーを導入するオンプレミス版、クラウド型、専用のクラウド環境を構築するプライベートクラウド型の3種類から選択可能です。費用やセキュリティなどの違いから、それぞれの病院のニーズに合ったシステムが使えます。

• タイムレコーダーは無料でレンタル
• AIが予定と打刻実績を自動チェック
• オリジナル集計ファイルを作成

かえる勤怠管理 医療は、医療機関向けにつくられた勤怠管理システムで、高機能版とシンプルな簡易版の2種類から選択できます。打刻に使うタイムレコーダーは無料でレンタルでき、自然故障の場合は無償交換も可能です。

また打刻はAIが予定と打刻実績を自動チェックしてくれるため、目視でミスを探す作業時間も減らせます。さらに、システムの導入時に初回無料でオリジナル集計ファイルが作成できるため、今までのやり方を変えずスムーズにデジタル化が行えるでしょう。

• 9,999通り^※のシフトマスタを作成可能
• 顔認証&体温測定打刻機と連携可能
• 給与システムと電子カルテと連携

Vicsell勤怠管理Ⅱ(病院・介護施設)は、病院向けの機能が豊富な勤怠管理システムです。9,999通りのシフトの組み合わせがあり、それぞれの病院に適したシフト表を作成できます。作成したシフトの中から、部署ごとに関係するシフトだけを登録できます。

また顔認証&体温測定で行う打刻機と連携できることもポイントです。打刻機は新型コロナウイルス対策補助金対象であるため、まとめて導入し、補助金を申請することでより費用を抑えられるでしょう。

※出典：SCP.SOFT「病院向け勤怠管理ソフトを提供しているSCP.SOFTです！」（2024年3月11日閲覧）

• オンプレミス、クラウドの両方に対応
• 次に何をすべきかがわかるアラート機能
• さまざまな働き方に対応可能

TimePro-VGは、クラウド型、オンプレミス型の両方に対応している勤怠管理システムです。

過重労働になりがちな医師の勤怠・労働時間を管理するために、上限時間を超えそうな職員を勤怠データの傾向から抽出してアラート通知が可能です。また宿日直の労働管理や、実働時間と待機・研鑽時間が別々に記録できるなど、機能が充実しています。

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より多くに勤怠管理システムから比較したい方は、こちらの記事を参考にしてください。

無料やアプリ対応、小規模企業向けなど、特徴から勤怠管理システムを選びたい方は、こちらからサービスを比較できます。

特徴から勤怠管理システムを比較する
英語対応の勤怠管理システム	無料の勤怠管理システム	アプリ対応の勤怠管理システム
小規模向け勤怠管理システム	中小企業向け勤怠管理システム	シフト管理できる勤怠管理システム
給与計算ソフト連携可能な勤怠管理システム	建設業向け勤怠管理システム	派遣会社向け勤怠管理システム
病院向け勤怠管理システム	介護業向け勤怠管理システム	利用料金が安い勤怠管理システム

勤怠管理システムの導入で利用できる補助金・助成金

勤怠管理システムの導入には、次の補助金・助成金が申請可能です。ぜひ活用し、費用負担を軽減させてください。

• IT導入補助金
• 働き方改革推進支援助成金

IT導入補助金

IT導入補助金とは、「IT導入補助金で規定されたITツール」の導入にかかる費用を補助してくれる制度です。勤怠管理システムは、この規定されたITツールに含まれています。

勤怠管理システムが対象になるコースは「通常枠」であり、補助金の額や賃上げ目標などによってもA類型とB類型の2種類にわかれます。補助金の金額は30～450万円以下、補助率は対象経費の2分の1です。

また申請ができるのは、中小企業・小規模事業者のみなので注意しましょう。細かい定義や要件については、下のボタンからチェックしてください。

働き方改革推進支援助成金

働き方改革推進支援助成金とは、生産性を高めながら労働時間を減らすなど、働き方改革に取り組む中小企業や小規模事業者を支援するための助成金です。勤怠管理システムの導入で利用できるのは、次の3つのコースです。

• 労働時間適正管理推進コース
• 労働時間短縮・年休促進支援コース
• 勤務間インターバル導入コース

コースを選ぶ際は、それぞれ設定されている成果目標が達成できるかどうかで選びましょう。これによって助成金の支給額や補助率も変わります。たとえば「労働時間適正管理推進コース」の場合は上限額が100万円、補助率は4分の3です。

詳しい内容については、下のボタンからチェックしてください。

医療機関向け勤怠管理システムで課題や悩みを解決

勤怠管理システムは、労働時間の集計を効率化でき、シフト作成や様式9の作成にも対応しているため、医療機関への導入におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 夜勤や当直などの複雑な勤務形態に対応しているか
• シフト作成機能を搭載しているか
• 様式9に対応しているか
• 無料トライアルで使用感を試せるか

勤怠管理システムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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