Web会議のやり方や必要なものを解説！メリット・スムーズに進めるコツ

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを利用して離れた場所にいる複数の人が同時に会議を行うことです。Web会議システムとパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末があれば、手軽に参加できます。

音声や映像、資料などを共有しながら、リアルタイムでスムーズなコミュニケーションを取れるメリットがあります。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議と似たような言葉にテレビ会議があります。テレビ会議では専用の機器や回線、会議室などが必要となることや参加人数が限られる傾向にありますが、Web会議ではパソコンやスマートフォン、タブレットとインターネットがあれば接続が可能です。

また、大人数の参加が可能であることやそれぞれの拠点から参加ができるため、会議室の用意が不要であることも特徴です。

次の表に主な違いをまとめました。

項目	Web会議	テレビ会議
機材	パソコン、スマートフォン、タブレット	専用の機材
回線	インターネット	専用の回線
費用	比較的安価	比較的高価
参加人数	多人数も可能	少なめ
会議室の用意	不要	必要

Web会議に必要な機材

Web会議を実施するためには、次の機材が必要です。

• パソコン、スマートフォン、タブレット
• カメラ
• マイク
• スピーカー
• インターネット接続

カメラやマイクは、パソコンやスマートフォンに内蔵されているものを使用できます。ただし、音質や画質が気になる場合は、専用のものを用意することをおすすめします。

Web会議の事前準備

Web会議を実施する際には、次のような事前準備が必要です。

オフィスの環境整備

Web会議を開催するためには静かな環境を用意する必要があります。企業によってWeb会議の利用頻度や用途が異なりますが、どのような場合でも、相手に不快感を与えない静かな環境で実施することが大切です。

Web会議専用の部屋を設けたり、必要に応じて遮音性の高いブースを設置したりすることも検討しましょう。

Web会議システムの導入

ZoomやMicrosoft TeamsなどWeb会議システムをインストールします。会議に参加する人は同じシステムをインストールする必要があるため、使いやすいWeb会議システムを選定しましょう。

さらに、インストール後は事前にアカウント登録を済ませ、テスト会議を行って操作方法を確認することも大切です。

必要な機材の用意

パソコンやスマートフォン、タブレットの他に、Web会議に必要なものを用意しましょう。カメラやマイクはあらかじめ備わっている端末もありますが、それ以上の品質を求める場合には、カメラやマイク、スピーカーを別途用意する必要があります。

別途用意する場合には、それぞれ接続後の動作確認を行いましょう。マイクとスピーカーに関しては、ハウリングが起こらないことを確認すると安心です。

ハウリングとは、スピーカーから出た音をマイクが拾い、再びスピーカーから発せられる現象です。ハウリングが起こると耳障りで会議を実施できる状況にはならないため、注意が必要です。

もしも、ハウリングが起こった場合は、マイクとスピーカーの位置を離したり、ヘッドセットを導入したりするなどで対策を行いましょう。

資料共有・ルール策定

Web会議で資料を共有する場合には、事前にまとめてデスクトップのフォルダに保管しておきましょう。

さらに、今後のWeb会議をスムーズに進めるためにもあらかじめWeb会議中のマナーや運用のルールを策定し、共有することも大切です。

Web会議のやり方

Web会議の進行方法は、主催者側と参加者側で異なります。それぞれのやり方について解説します。

主催者側のやり方

主催者側のWeb会議の進め方は次のような手順で行います。

1. 会議URLとアジェンダを共有する

主催者はWeb会議開催時には、新規ミーティングを選択し、会議のURLの取得を行います。Web会議の参加者へ招待用のURLやパスコードを共有しましょう。

また、その際、会議の目的と、当日のアジェンダも同時に共有できるとスムーズです。

すぐに会議を始めない場合には、設定した日時と時間の間だけ接続可能なURLを発行できるため、会議の日時が決まった時点で参加者に共有も可能です。

2. 参加者の入室を許可する

主催者は予定するWeb会議の少し前の時間から、入室し、参加者の入室を待ちましょう。

参加予定者が全員揃うのを待ち、揃ったら会議を進めていきましょう。

参加者側のやり方

参加者側がWeb会議に参加する方法は簡単です。主催者から共有されたミーティングURLやパスコードを入力して参加できます。必要に応じて氏名を入力して参加しましょう。

許可制の場合は、主催者が入室許可を行うまで待機します。許可されたら自動的に参加できるようになります。

Web会議のメリット

Web会議の開催には、次のようなメリットがあります。

• 必要時にすぐ会議を開催できる
• 移動時間や手間を削減できる
• 会議内容を漏れなく共有できる

必要時にすぐ会議を開催できる

インターネット環境とパソコンやスマートフォンがあれば、必要なときに迅速に会議を開催できます。会議場所を選ばないため、会議室の予約や開催場所までの移動など事前の準備も不要のため、急ぎの際にも対応できます。

社内のWeb会議においては出社する頻度が少ない場合でも、互いにミーティングやコミュニケーションをこまめに実施でき、業務の進捗確認や相談も行いやすい環境がつくれます。

移動時間や手間を削減できる

Web会議は、場所を問わずに開催できるため、会議のための移動時間や交通費の削減にもつながります。それぞれの自宅やオフィスから参加できるため、時間を有効活用でき、会議前後の業務にも集中できます。

会議内容を漏れなく共有できる

Web会議では、会議内容の録画・録音が可能です。また、画面上では画面共有機能を活用することで、参加者全員が同じ情報を共有できます。

もしも、会議に参加できない人がいる場合でも、あとから録画を確認できるため重要なポイントを見逃すことなく、情報の伝え漏れや認識齟齬が生まれにくいメリットがあります。

従来の議事録だけでは背景や流れが見えづらかったことも、録画であれば雰囲気や細かなニュアンスも伝わりやすいでしょう。

Web会議をスムーズに進めるコツ

Web会議をスムーズに進めるためには、次のようなポイントを意識して取り組みましょう。

進行役を選定する

会議における進行役を事前に選定すると、会議がスムーズに進みます。進行役はアジェンダに基づいて会議を進め、発言者を指名したり、発言のきっかけが掴めない人を配慮し、発言を促したりと客観的に全体を見渡しながら進行を調整します。

会議資料を事前に配布する

会議資料を事前に参加者に配布することで、参加者は会議の内容を理解しやすくなります。会議ごとに必要となるため、資料の共有方法やフォーマットを用意するとスムーズです。

開始前の接続確認を徹底する

Web会議は参加前にスムーズに接続できるかを事前に確認することが大切です。あわせて、マイクやカメラの設定も問題ないか確認しておきましょう。

いざ会議が始まるギリギリの時間に問題があることがわかった場合、会議参加に遅れてしまうことも考えられます。事前に余裕を持って確認することを周知し、徹底しましょう。

画面共有やホワイトボードなどの機能を活用する

Web会議では、画面越しでのやり取りとなるため、できるだけわかりやすく全員が前向きに参加できることが大切です。

そのため、画面共有機能を使って資料を共有したり、ホワイトボードを活用してアイデアを共有したりと、対面での会議と変わらないクオリティが実現できるよう工夫することで、Web会議の意義や生産性が高まります。

Web会議のコツを押さえてスムーズな進行を

Web会議は、効率的で便利なコミュニケーションツールです。適切な準備とマナーを守り、スムーズな会議を実現しましょう。

Web会議システムは、さまざまな種類があります。それぞれ特徴や機能、料金形態が異なるため、自社の目的や体制に合うシステムを比較検討して導入することをおすすめします。

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