失敗例から学ぶ！生産管理システム導入を成功させる方法

生産管理システム導入でよくある失敗例

生産管理システムの導入は、業務効率化やコスト削減などのメリットをもたらす一方で、導入に失敗してしまうケースも少なくありません。

せっかく時間と費用をかけて導入したのに、期待した効果が得られなければ大きな損失につながります。

そこで、生産管理システム導入でよくある失敗例を5つ紹介します。どのような失敗例があるのかを事前に把握することで、導入時のリスクを減らし、成功の可能性められるでしょう。

期待していた効果が得られない

生産管理システムを導入したものの、期待していた効果が得られないケースは少なくありません。たとえば、在庫管理の効率化を期待して導入したにもかかわらず、精度が低く結局手作業での修正が必要になる場合があります。

また、リードタイムの短縮を期待したものの、システムの運用に手間取り、かえって時間がかかってしまう場合もあります。

コストがかかりすぎる

システムの導入費用だけでなく、運用費用や維持費用なども含めると、予想以上のコストがかかってしまうことも珍しくありません。

また、カスタマイズや機能追加などが必要になった場合、追加費用が発生することもあります。

そのため、導入前にしっかりとコストを見積もり、予算と照らし合わせて検討することが重要です。

システムの操作方法が複雑

システムの操作方法が複雑で、使いにくいと感じてしまうケースがあります。特に、現場の担当者がITスキルに精通していない場合は、操作に戸惑い、システムの活用がなかなか進まないでしょう。

わかりやすいインターフェースを採用しているか、操作方法のマニュアルが充実しているかなどを確認しましょう。

社員がシステムを使わない

せっかくシステムを導入しても、社員がシステムを使わなければ意味がありません。システムの導入によって業務プロセスが大きく変わる場合、社員は抵抗を感じてしまうかもしれません。

そのため、導入前に十分な説明を行い、社員の理解と協力を得ることを心がけましょう。

導入後のサポート体制が不十分

システム導入後、トラブルの発生や操作方法がわからないなど、問題が起こることもあるでしょう。サポート体制が不十分だと、スムーズな運用は難しくなります。

問い合わせ対応の窓口がわかりにくい、対応が遅いなどの問題があると、業務に支障をきたす可能性も出てきます。導入前に、サポート体制の内容や対応時間を確認しておきましょう。

生産管理システム導入が失敗する本当の原因

ここまで、生産管理システム導入で起こりがちな失敗例を紹介してきました。では、なぜこのような失敗が起こってしまうのでしょうか？

その原因を突き止めることで、失敗を未然に防げるはずです。生産管理システム導入が失敗する本当の原因について、詳しく解説していきます。

導入目的が明確でない

生産管理システムを導入する目的が曖昧なままだと、適切なシステムを選定することが難しくなります。

業務効率化やコスト削減といった漠然とした目的ではなく、在庫回転率を20%向上させる、生産リードタイムを10%短縮するなど、具体的な数値目標を設定しましょう。

目標が明確であれば、それに必要な機能を備えたシステムを選べ、導入効果を測定しやすくなります。

システム要件定義が不十分

システムに求める機能や性能を明確に定義しないまま導入を進めてしまうと、必要な機能が不足していたり、その反対に不要な機能が多く費用がかさんでしまったりするでしょう。

必要な機能を洗い出し、優先順位をつけることで、自社にとって最適なシステムを構築できます。

たとえば、受注管理機能や在庫管理機能は必須だが、原価管理機能は現時点では必要ないというように、具体的に定義することを意識しましょう。

現状分析が不足している

現状の業務プロセスや課題を十分に分析せずにシステムを導入すると、システムが業務に合わず、かえって非効率になってしまうことがあります。

これは、現状における問題点やボトルネックを明確にし、システム導入によってどのように改善したいのかを具体的に検討していないことが原因です。

たとえば、どの工程に時間がかかっているのか、どの部門で情報共有が不足しているのかなどを分析しましょう。そうすることで、システムに求める機能を明確化できます。

現場の意見が反映されていない

システムを実際に使用する現場の担当者の意見を反映せずに導入すると、使いづらかったり、定着しなかったりする可能性があります。

現場の担当者は、日々の業務の中でどのような課題を感じているのか、どのような機能があれば業務が効率化できるのかを把握しています。積極的に意見を聞き取り、システムに反映しましょう。

プロジェクト体制が整っていない

システム導入は、関係部署を巻き込んだ一大プロジェクトです。責任者や担当者を明確にし、プロジェクトを推進するための体制を整えていなければ、導入が遅延したり、トラブルが発生したりするかもしれません。

プロジェクトの進捗管理や情報共有をスムーズに行うための体制を構築が重要です。

生産管理システムの導入を成功させるための5ステップ

生産管理システムの導入を成功させるためには、しっかりと計画を立て、段階的に進めていかなければなりません。導入を成功させるための5つのステップを紹介します。

• STEP1. 現状分析と課題の明確化
• STEP2. 要件定義とシステム選定
• STEP3. 導入準備とデータ移行
• STEP4. 運用開始と効果測定
• STEP5. 継続的な改善

STEP1. 現状分析と課題の明確化

まずは、現状の業務プロセスを分析し、課題を明確化します。

どの工程に時間がかかっているのか、どの部門で情報共有が不足しているのか、人為的なミスが多い工程はどこかなど、具体的な問題点を洗い出します。

この段階で、システム導入によってどのような効果を期待するのかを明確にすることも大切です。

たとえば次のような、具体的な目標を設定します。

• 在庫管理の精度を向上させ欠品を減らす
• 生産計画の精度を向上させ納期遵守率を上げる
• 人材配置の効率化を図り人件費を削減する

STEP2. 要件定義とシステム選定

現状分析で明らかになった課題を解決するために、システムに求める機能や性能を明確に定義します。必要な機能をリストアップし、優先順位をつけることで、システム選定の際に役立ちます。

予算や導入スケジュールなども考慮しながら、複数のベンダーから提案を受け、自社に最適なシステムを選びましょう。

この際、デモやトライアルで実際にシステムを操作してみることで、使い勝手や機能を具体的に確認できます。

STEP3. 導入準備とデータ移行

システム選定が完了したら、導入に向けて準備を進めます。既存システムから新システムへのデータ移行や、従業員への操作研修などを行いましょう。

データ移行は、データの整合性を保ちながら、正確かつスムーズに行わなければなりません。

また、従業員が新しいシステムにスムーズに移行できるよう、操作マニュアルの作成や研修の実施など、十分なサポート体制を整えましょう。

STEP4. 運用開始と効果測定

システムの運用を開始します。運用開始後は、システムが正常に動作しているか、想定どおりの効果が出ているか、定期的なモニタリングが必要です。

効果測定では、導入前に設定した目標値と比較し、目標達成度を評価します。もし、目標値に達していない場合は、その原因を分析し、改善策を検討しましょう。

STEP5. 継続的な改善

生産管理システムは、導入して終わりではありません。運用状況を定期的に見直し、改善をくり返すことで、より効果を高められます。

たとえば、業務プロセスの変更やシステムのバージョンアップ、従業員への追加研修などを実施することで、システムの活用度を高め、業務効率化を推進できます。

また、市場の変化や顧客のニーズに合わせて、システムを柔軟にカスタマイズすることも必要です。

失敗しないための生産管理システムの選び方

数多くの生産管理システムの中から、自社に最適なシステムを選ぶことは容易ではありません。失敗しないためのシステム選びのポイントを5つ紹介します。

自社の規模や業種に合ったシステムを選ぶ

生産管理システムは、企業の規模や業種によって、必要な機能や適切なシステム構成が異なります。

中小企業向けのシステム、大企業向けのシステム、製造業向けのシステム、食品業界向けのシステムなど、さまざまなシステムがあります。自社の規模や業種に合ったシステムを選びましょう。

たとえば中小企業では、低価格で導入しやすいクラウド型のシステムが適している場合が多いです。大企業では、より高度な機能を備えたオンプレミス型のシステムが必要となる場合もあります。

必要な機能が揃っているか確認する

生産管理システムには、さまざまな機能があります。在庫管理、生産計画、原価管理、品質管理、販売管理など、システムによって搭載されている機能は異なります。

自社に必要な機能が揃っているか、導入前にしっかりと確認しましょう。

たとえば、在庫管理を効率化したい場合は、在庫管理機能が充実しているシステムを選ぶ必要があります。将来的に必要な機能も考慮して選びましょう。

コストパフォーマンスを考慮する

システムの導入費用だけでなく、運用費用や維持費用なども含めたトータルコストで考えましょう。

初期費用が安くても、運用費用が高額になってしまう場合もあります。無料トライアルやデモ版を提供しているベンダーもあります。これらを活用することで、コストと機能のバランスを検討できるでしょう。

ベンダーのサポート体制をチェックする

ベンダーのサポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。システム導入後、トラブルが発生した場合や操作方法がわからない場合に、問い合わせしやすいベンダーを選びましょう。

具体的には、サポート対応時間や内容、問い合わせ方法などを確認します。また、導入後のシステムのアップデートやメンテナンス体制も確認しておく必要があります。

デモや無料トライアルで使い勝手を確認する

実際にシステムを操作してみることで、使い勝手や機能を具体的に確認できます。

デモや無料トライアルは、システム選定の最終段階で行うことが一般的です。複数のシステムを比較検討し、最終候補に残ったシステムについて、デモやトライアルを実施することで、自社に最適なシステムを選べます。

導入後の効果を高める運用と改善のポイント

生産管理システムを導入したら、それで終わりではありません。導入後も継続的に運用し、改善することで、システムの効果を最大限に引き出せます。

導入後の効果を高めるための運用と改善のポイントを4つ紹介します。

定期的なデータ分析と評価

システムから得られるデータを定期的に分析し、現状を把握することで、問題点や改善点が見えてきます。

たとえば、在庫回転率や生産効率、納期遵守率などの指標を分析してみましょう。システムの効果を測定し、改善につなげられるはずです。分析結果に基づいて、業務プロセスの見直しやシステムの設定変更などを行いましょう。

従業員への継続的な教育

システムを使いこなせるかどうかは、従業員のスキルに大きく依存します。導入時だけでなく、継続的に操作研修や勉強会などを実施しましょう。従業員のスキルアップを図ることで、システムの活用度を高められます。

また、システムに関する質問や相談ができる窓口を設けるように、安心してシステムを利用できる環境をつくることも大切です。

システムのアップデートとメンテナンス

システムは、常に最新の状態に保つことが重要です。セキュリティ対策や機能改善のために、ベンダーが提供するアップデートを定期的に適用しましょう。

また、システムの安定稼働を維持するために、定期的なメンテナンスも必要です。ハードウェアのメンテナンスやデータのバックアップなど、適切なメンテナンスを行うことで、システムのトラブルを未然に防げます。

ベンダーとの継続的な連携

システム導入後も、ベンダーと継続的に連携することで、システムの改善や問題解決がスムーズになるでしょう。定期的なミーティングなどを開催し、運用状況や課題を共有することで、より効果的なシステム活用が可能になります。

また、新しい機能やサービスに関する情報提供を受けることで、常に最適なシステム環境を維持できます。

生産管理システム導入成功の鍵は事前準備

生産管理システムの導入は、企業にとって大きな投資であり、その成否は事前の準備にかかっています。

導入目的を明確化し、現状を分析したうえで、自社に最適なシステムを選定しましょう。そして、導入後も継続的に運用し、改善することで、システムの効果を最大限に引き出せます。

本記事で紹介したポイントを踏まえ、しっかりと事前準備を行い、生産管理システム導入を成功させましょう。