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仕事効率を上げる方法とは?ポイント・コツ・アイデア

最終更新日:(記事の情報は現在から193日前のものです)
社員の仕事効率を上げ、残業を減らしたいと考えている経営者、管理職の方は多いでしょう。仕事の効率を上げるための6つのポイントを紹介します。

効率よく働くことの重要性

「仕事を早くこなす」に類似する言葉として「仕事を要領よくこなす」があります。「仕事を要領よくこなす」は、仕事の重要なポイントだけ押さえて、上司や周囲が評価する最低ラインだけをこなす、といった意味合いがあります。

これは見栄えこそいいものの、評価されない仕事の進みは遅く周りにも迷惑をかけやすいため、企業全体で見ればいい状況とは言えません。一方で「仕事を早くこなす」は、作業効率のよさを意味する言葉です。

作業効率とは、作業をどれだけ早く、もしくは少ない労力で進められるかを表す指標であり、生産性の高さにも直結します。生産性が高い社員は業績への貢献度も高く、企業の成長に必要不可欠なので、個人や企業全体で作業効率を上げる必要があります。

仕事効率がいい人の特徴

仕事効率がいい人の特徴としては、できあがりにこだわりすぎないことや、マルチタスクをしないことなどが挙げられます。次の項目で詳しく紹介しましょう。

できあがりにこだわりすぎない

仕事効率がいい人は、仕事のできあがりにこだわりすぎないのが特徴です。もちろん完璧主義者として質の高いものを仕上げるのは、悪いことではありません。しかし、細部までこだわりすぎると、1つの仕事にかかる時間が長くなり、効率が悪くなってしまうでしょう。

そのため、一つひとつの仕事はそれぞれ6割~7割の完成度で確認の納品・提出するのがおすすめです。これにより効率がよくなるだけでなく、仕事の依頼者の意図をより反映させやすくなります。

はじめから100点のものをつくろうとしても、うまくいくことは少なく、結局修正をもらうことは多々あります。しかし、6割~7割の時点1度提出しフィードバックをもらえば、早い段階で軌道修正ができるため、効率的に100点のものも目指せるようになります。

シングルタスクで仕事を進める

仕事を早くこなせる方は、マルチタスクでさまざまな仕事を一気に片付けるイメージがあるかもしれませんが、実際にはシングルタスクで集中して業務に取り組む方が効率はいいとされています。基本的に人間は、複数の作業を同時にこなすのが得意ではないからです。

また、作業を切り替える際はどうしても集中力が1度途切れます。そのため、ひんぱんに作業を切り替える必要があるマルチタスクは、作業に集中しにくくなり逆に効率が悪くなるのです。

仕事の全容を客観的にみられる

業務の全体像を客観的に把握できる方も、仕事を早くこなせるでしょう。なぜなら、受けもっている業務だけでなく、今後起こるであろうできごとを予測でき、どのような流れで業務を行えばスムーズに進められるかがわかるからです。

逆に効率の悪い方は、目の前にある仕事だけを見て作業を進めるため、業務の前後の関係や他部署との連携などが把握できません。すると、結果的に二重に手間がかかってしまったり、うまく連携が取れなかったりと、段取りが悪くなり効率が下がります。

そのため、業務を行う場合は業務全体を広い視野で見て、前後の関係や関連性を想像して段取りを組む必要があります。

仕事に優先順位をつけて取り組む

仕事効率がいい人は、タスク管理が得意であるケースが多く、それぞれのタスクに優先順位をつけて取り組んでいます。優先度が低いタスクばかりを先にこなすと、どうしても緊急性や重要度の高い作業が後回しになります。

またはじめに取りかかる作業は時間をかけがちであり、緊急性や重要度が高い作業は締め切りが迫ってからようやく取り組むため、残業時間が増えてしまうのです。しかし仕事効率がいい人は感情に左右されず、優先順位をつけて作業をこなしていくため、無駄なく、手早く仕事が片付けられます。

仕事効率を上げるコツ

仕事の効率化を図る方法や考え方などを紹介します。仕事効率は工夫次第で上げられるため、ぜひ次に紹介するテクニックを参考にしてください。

1. 業務の全体像を把握し、目標を立てる

まずは後から仕事の優先順位を決めやすいように、業務の全体像を把握します。また業務全体で目標を設定しましょう。目標を立てるとそれを達成するための具体的な行動をイメージしやすくなるため、計画を立てやすく、場当たり的な進め方になるのを防げます。

目標はたとえば「先月比120%の売り上げ達成」、事務作業であれば「残業時間を5時間削減」などが挙げられるでしょう。また目標は中期目標や短期目標などを設定すると、こまめに達成感が味わえるためモチベーションを保ちやすくなります。目標を達成できていない場合は、早めの軌道修正も可能です。

2. 結果から逆算する

結果から逆算して細かく目標設定を行う方法も、日々の仕事に追われて気づくと締め切り間近の仕事があり、残業してばかりの人におすすめです。

半期(半年)で達成すべき目標を細かく分割するのがポイントです。半期(半年)目標から、1か月ごとにここまでの目標を達成する、1週間ごとではここまで、1日分はここまでと分割していきます。

組み立て方の例としては、営業として半期に60件の新規開拓が目標の場合、1か月では10件、1週間で2件、3日に1件のペースで新規開拓を進めていくといったように計算します。これにより、3日に新規開拓を1件行うこと、そのために1日あたりで必要な活動が明確化でき、ToDoリストも作成しやすくなるでしょう。

このとき、体調不良や急な仕事が入っても対応できるように、少し余裕のある計画を組むよう注意してください。こうすることで、締め切り間近になってバタバタすることや、慌てて作業することがなくなります。

3. 優先順位を決める

(1)業務

やらなければならない作業や現在ある締め切りなどを、メモやノート、手帳に書き出し、ToDoリストを作成しましょう。次に仕事の効率化を図るために、洗い出した作業や締め切りに優先順位をつけます。

これにより、当日中に終わらせたい細かい作業に時間を費やし、重要な仕事の締め切りが迫ってくるといった事態を防げます。優先順位をつけるには、仕事を次の4つに区分するのがポイントです。


1. 重要で緊急度が高いもの
2. 重要ではないが緊急度が高いもの
3. 重要ではあるが緊急度が低いもの
4. 重要でもなく緊急度も低いもの

サポートしてくれる方や部下がいるのであれば、極力「2. 重要ではないが緊急度が高いもの」に振りわけます。また「4. 重要でもなく緊急度も低いもの」はサポートの方や部下に任せ、「1. 重要で緊急度が高いもの」、「3. 重要ではあるが緊急度が低いもの」に注力しましょう。

緊急度が高いものを優先しがちですが、「3. 重要ではあるが緊急度が低いもの」に早めに着手することで、「1. 重要で緊急度が高いもの」に変わる前に処理できます。こうして、緊急度が高くなる前に処理していけば、少しずつ日々の仕事に追われることが少なくなるでしょう。

(2)メールのチェック

メールのチェックでも、この優先づけは活用できます。メールをチェックする際にも、4つの仕事の区分を意識して対応を行いましょう。

  1. 「重要で緊急度が高いもの」についてはすぐに取りかかる

  2. 「重要ではないが緊急度が高いもの」はすぐに対処できる場合にはすぐに、時間がかかる場合には対応をサポートの方や部下に指示し任せる

  3. 「重要ではあるが緊急度が低いもの」については、いつまでに処理ないし回答をすると期限を切って相手方に伝え、ToDoリストに加える

  4. 「重要でもなく緊急度も低いもの」については、隙間時間にまとめて処理する
    メールのチェックや、返信にも必要以上に時間をかけないように、優先度に応じて処理

4. 仕事を内容と時間帯で振りわける

(1)脳のゴールデンタイムの活用

朝目覚めてからの2~3時間は、脳が最も効率よく働く脳のゴールデンタイムと言われています。この時間は、記憶や創造に適した時間です。逆に昼食後の午後は眠くなりやすいため、机に向かう作業は効率が下がりやすくなります。

そのため1日のスケジュールを組む際は、この脳のゴールデンタイムを意識すると、作業効率を高められます。たとえば資料作成や企画書などの創造性や集中力が必要な仕事は朝や午前中に行い、午後は社内での打ち合わせや、営業活動といった動く業務にあてると、効率性が上がるでしょう。

(2)脳のゴールデンタイムをさらに有効活用にするために実践すべきこと

脳のゴールデンタイムをさらに有効活用するために実践すべきことが4つあります。

1つ目は、朝起きてからシャワーを浴びることです。これによって、気分的に睡眠から活動への切り替えができるのはもちろん、熱いシャワーを浴びることで体温を上げ、脳も身体も活動モードにできます。

2つ目は、朝ごはんをしっかりとることです。朝は、夕食を食べ終えてから意外と時間が経過しています。つまり脳がエネルギー不足の状態であり、朝食がこれからの活動に必要なエネルギーを与えてくれます。

3つ目は、起きてすぐに朝日を浴びることです。朝日を浴びることで、すっきりとしたスタートを切れます。

4つ目は、軽い運動をすることです。普段エレベーターを使うところを、階段を使用するといったことでも構いません。これによって、体温や心拍数を上げて、仕事モードへ切り替えます。

5. 整理整頓

(1)デスク周りの資料や事務用品などの整理整頓

整理整頓も軽視されがちですが、毎回デスク周りに散らばった書類や、積みあがった資料の山から必要なものを探すのは意外と時間がかかります。また1回の作業ではさほど時間がかからなかったとしても、積み重なると膨大な時間になるため、デスク周りの整理整頓は重要です。

生産現場での整理整頓を含めた5S活動で有名なトヨタの大野耐一氏の有名な言葉として、このような言葉があります。

「いらないものを処分することが整理であり、ほしいものがいつでも取り出せることを整頓という。現場の管理は整理・整頓でなければならない。」

この言葉は、生産現場のみならず、すべての仕事場であてはまるものです。

(2)スケジュールの整理整頓

スケジュールを手帳に記載したり、携帯のスケジューラー、パソコンのスケジューラーに記載したりと、複数のスケージュールを利用している方もいるかと思います。

しかしこのようなスケジュール管理ではダブルブッキングが生じやすく、連携すべきチームメンバーとの連携も取りにくくなります。そのためスケジュールは可能な限り一元化しましょう。まとめることで1日の予定が一目でわかり、隙間時間も把握でき、時間の有効活用ができます。

6. 断る勇気をもつ

関わるすべての仕事を自分の手で仕上げたいと、残業もいとわずにこなしている方もいるかもしれません。しかしできない仕事は断って、できる人になるべく任せた方が、仕事を依頼した人はもちろん、自分にとってもプラスになることが多くあります。

仕事を依頼した人は、ひとまず作業が完了しさえすればよいと考えていることも多くあります。そのため、とにかくやってみようと引き受けたものの、時間だけが過ぎ、締め切り間近で「できませんでした」と言われるのが一番困るのです。また、専門的な仕事については適任者にお願いすることも重要です。

たとえば取引先と結ぶ契約書について、担当者だから作成しようと思っても、法務の知識がなければ契約書として不備のあるものや、自社にとって不利なものになる可能性があります。このようなケースでは専門部署である法務に作成してもらった方が効率もよく、内容面でも適正なものができるでしょう。

7. 仕事に集中できるよう体調や環境を整える

どの程度仕事に集中できる状態を維持できるかも、仕事効率を上げる重要なポイントです。まず人間は長時間仕事を続けると、疲労やストレスにより作業効率が下がるため、こまめに休憩を入れましょう。

また睡眠不足の状態では必ず作業効率が低下するため、しっかり睡眠時間を確保することも大切です。どうしても眠くなる場合は、思い切って15~20分の昼寝を行うことで、仕事効率が高められます。

テレワークで作業する場合は、心地よい音楽をBGMとして流すことでリラックスでき、仕事に集中できる方もいます。ある程度自由のきくテレワークでは、どうすれば仕事に集中できる環境になるか、試行錯誤してみましょう。

8. 仕事のやり方を見直し、無駄を減らす

1度現在の業務フローや業務内容を見直し、効率のいい仕事の進め方がないか考えてみましょう。作業に慣れてしまうと、「これがいつものやり方だから」と思考が停止してしまい、疑問をもたなくなります。

しかし古いやり方を長年変えていない場合もあり、あらためて見直しをしてみると、必要のない作業やさらに効率のいい方法が見つかる可能性もあります。一つひとつの作業を確認し、これは本当に必要なのか考え、改善ポイントを探してみましょう。

9. システムやツールをうまく活用する

近年ではビジネスにおいても急激にIT化が進んでおり、業務を支援するシステム・ツールも豊富に提供されているため、これをうまく活用しましょう。AIを活用したツールも多く業務の自動化や簡素化、可視化が可能であるため、効率化に限界を感じている場合は導入がおすすめです。

Excel(エクセル)といった定番のソフト以外にもビジネスチャット名刺管理ソフトMASFACRMなどがあるため必要に応じて検討してください。またテレワークの場合はデスク周りのアイテムや、アプリの導入もおすすめです。

たとえば、使いやすいマウスへの変更やモニターの導入は仕事のしやすい環境を整えられます。アプリには、タスク管理アプリやチャットアプリなどがあり、業務をスムーズに進めやすくなるでしょう

10. 日や時間で作業を区切る

前述したように、作業はマルチタスクよりもシングルタスクで行った方が効率がよくなるため、日や時間で順番に作業の区切りをつけましょう。時間を決めることで、「この時間までに終わらせる」といった意識が生まれ、だらだらと仕事をしなくなります。

またやることと時間を決めることで、メールの返信といった集中が切れやすくなる作業を別にまわし、区切った時間の間は1つの作業に集中しやすくなります。

11. 得意な業務からはじめる

1日のはじまりは、得意な業務からはじめるのもおすすめです。億劫になりやすい1日のはじまりも、好きな業務や得意な業務であれば気持ちが乗りやすく、ストレスも感じにくいからです。またはじめの業務がスムーズに進めば、後の仕事にも取りかかりやすくなるでしょう。

優先順位が同程度の業務が複数ある場合も、得意な業務からはじめることで、集中力を維持したまま作業が進められます。

12. 情報共有やコミュニケーションをしっかり行う

部署内や他部署との連携が必要な業務では、情報共有やコミュニケーションをしっかり行うことで、業務を円滑に進めやすくなります。チームで動く場合は、スケジュールやタスクの進捗状況を把握することで、お互いのフォローや連携もしやすくなるでしょう。

とくにテレワークではコミュニケーションが行いにくいため、チャットツールやスケジュール管理といったITツールをうまく活用し、円滑に業務を進めることが重要です。

仕事の効率を上げて期待される成果を

これから働き方改革、長時間労働規制などを受け、所定労働時間内でどれだけ効率的に仕事を行え、成果を出せるかが大きな鍵となります。今回の記事を参考に、ぜひ個人もしくは企業で、仕事効率の向上に取り組んでください。

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