コピー完了

記事TOP

仕事効率を上げる方法とは | 残業なしで成果を出す6つのポイント

公開日:
社員の仕事効率を上げ、残業を減らしたいと考えている経営者、管理職の方は多いでしょう。今回は、仕事の効率を上げるための6つのポイントを紹介します。

働き方改革が叫ばれる昨今、今までのように長時間労働によって業績を上げることは期待できません。

これから働き方として、仕事を効率化し、所定労働時間内で高い成果を残せる人材が求められていきます。

そこで、今回は、マネジメントとして社員の仕事の効率を上げ残業を減らしたいと考えている経営者、管理職の方、そして、自身の仕事効率を向上させたいと考えている皆様向けに、仕事の効率を上げる6つのポイントを紹介します。

1. 優先順位を決める

(1)業務

当日中に終わらせなければならない細かい作業に時間を費やし、重要な仕事の締め切りが迫ってきてしまうといった経験もあるかと思います。

その結果、長時間の残業をしてこなして締め切りに間に合わせることになってしまいます。そんな方が仕事の効率を上げるためには、まず仕事に優先順位をつけることが必要です。


1. 重要で緊急度が高いもの
2. 重要ではないが緊急度が高いもの
3. 重要ではあるが緊急度が低いもの
4. 重要でもなく緊急度も低いもの

以上の4つに仕事を区分します。あなたにサポートしてくれる方や部下がいるのであれば、極力「2. 重要ではないが緊急度が高いもの」、「4. 重要でもなく緊急度も低いもの」はサポートの方や部下に任せ、「1. 重要で緊急度が高いもの」、「3. 重要ではあるが緊急度が低いもの」に注力します。

どうしても緊急度が高いものを優先してしまう傾向がありますが、③重要ではあるが緊急度が低いものに早めに着手することで、①の重要で緊急度が高いものに変わる前に処理することが可能となります。こうして、緊急度が高くなる前に処理していくことで、少しづつ日々の仕事に追われるということが少なくなっていきます。

(2)メールのチェック

メールのチェックでも、この優先づけは活用できます。メールをチェックする際にも、4つの仕事の区分を意識して対応を行います。

  1. 重要で緊急度が高いものについてはすぐに取り掛かり処理を行います。

  2. 重要ではないが緊急度が高いものはすぐに対処できる場合にはすぐに、時間がかかる場合には対応をサポートの方や部下に指示し、任せます。

  3. 重要ではあるが緊急度が低いものについては、いつまでに処理ないし回答をすると期限を切って相手方に伝え、To Doリストに加えます。

  4. 重要でもなく緊急度も低いものについては、隙間時間にまとめて処理します。メールのチェックや、返信にも必要以上に時間をかけないように、優先度に応じた処理を行います。

2. 結果から逆算する

結果から逆算するという方法も、日々の仕事に追われて気づくと締め切り間近の仕事があり、残業してばかりという人におすすめです。半期(半年)で達成すべき目標があるときに、その目標を細かく分割していきます。1ヶ月ごとにここまでの目標を達成する、1週間分、1日分と分割していきます。

たとえば、営業マンで新規開拓を半期に60件行わなければならなければ、これを1ヶ月では10件、1週間で2件、3日に1件というペースで新規開拓を進めていくというように目標から逆算します。これにより、3日に新規開拓を1件行うこと、そのために1日あたりで必要な活動が、To Doリストに上がります。このとき、体調不良や急な仕事が入っても対応できるように少し余裕のある計画を組むよう注意してください。こうすることで、締め切り間近になってバタバタしたり、慌てて作業することがなくなります。

3. 脳のゴールデンタイム

(1)脳のゴールデンタイムの活用

朝目覚めてからの2~3時間は、脳が最も効率よく働く脳のゴールデンタイムと言われています。この時間は、記憶するや創造することに適した時間です。

そこで、1日のスケジュールを組む際に、この脳のゴールデンタイムを意識して、資料作成や企画書などの創造性や集中力が必要な仕事を午前中に行い、午後は社内での打ち合わせや、営業活動に充てると、効率性が上がります。

(2)脳のゴールデンタイムをさらに有効活用にするために実践すべきこと

脳のゴールデンタイムをさらに有効活用するために実践すべきことが4つあります。

1つ目は、シャワーを浴びることです。これによって、睡眠から活動への切り替えを気分の上でも行うことができるとともに、熱いシャワーを浴びることで体温を上げ、脳も身体も活動モードにします。

2つ目は、朝食をしっかりとることです。朝は、夕食を食べ終えてから意外と時間が経過しています。そんな脳がエネルギー不足の状態の時に、これからの活動に必要なエネルギーを与えます。

3つ目は、起きてすぐに朝日を浴びることです。朝日を浴びることで、すっきりとしたスタートを切ることができます。

4つ目は、軽い運動をすることです。普段エレベーターを使うところを、階段を使用するなどでも構いません。これによって、体温や心拍数を上げて、仕事モードへもっていきます。

4. 整理整頓

(1)資料や事務用品などの整理整頓

整理整頓も意外と軽視されがちですが、毎回参考資料を探すのに積みあがった資料の山から探すのでは、1回の作業ではたいした時間がかからなくとも、積み重なると膨大な時間がとられることもあるので重要です。

生産現場での整理整頓を含めた5S活動で有名なトヨタの大野耐一氏の有名な言葉として、「いらないものを処分することが整理であり、ほしいものがいつでも取り出せることを整頓という。現場の管理は整理・整頓でなければならない。」があります。この言葉は、生産現場のみならず、全ての仕事場であてはまるものです。

(2)スケジュールの整理整頓

スケジュールを手帳に記載したり、携帯のスケジューラー、卓上カレンダー、PCのスケジューラーに記載したりと別々に記載している方もいるかと思います。

このようなスケジュール管理ではダブルブッキングが生じたり、他の人からも予定が見えないことがあります。スケジュールは可能な限り一元化することが必要です。これによって、1日の予定が一目で分かり、隙間時間も把握でき、時間の有効活用が可能になります。

5. 断る勇気を持つ

自分が関わる全ての仕事について、とにかく自分の手で仕上げたいと思って、残業もいとわずにこなしている人もいるかと思います。しかし、できない仕事は断って、できる人になるべく任せた方が、その仕事をお願いした人にとっても、自分にとってもプラスになることが多いです。

仕事をお願いした人からすると、その仕事が とにかく完了しさえすればよいことが多いので、やはりできない仕事は早めに断るのがベストです。その場だけとにかくやってみようと言い、結果できずに時間が過ぎ、締め切り間近で「やっぱりできませんでした」と言われることが一番困ると理解すべきです。また、専門的な仕事についてはその適任者にお願いすることも考慮すべきです。

たとえば、取引先と結ぶ契約書について、担当の営業マンなのだからと契約書を作成しようとしても、法務の知識がなければと時間だけが経過し、契約書としては不備なもの、自社にとって不利な内容になってしまう事態になりかねません。このようなケースでは法務などの専門部署に作成してもらった方が、効率もよく、内容面でも適正なものができます。

6. 仕事の効率を上げて期待される成果を

これから働き方改革、長時間労働規制などを受け、所定労働時間内でどれだけ効率的に仕事を行え、成果を出せるのかということが大きな鍵となってきます。今回の記事を参考に、経営者・管理職の方はぜひ所定労働時間内で仕事を効率的に行い、期待通りないし、期待以上の成果を出せる人材育成、マネジメントを実施いただき、実際の現場で働く方はそのような人材に成長いただければと思います。

ボクシルとは

ボクシルでは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのか分からない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのか分からない。」

そんな悩みを解消するのがボクシルです。

また、マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得することができます!また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。

ボクシルボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト高効率最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。

この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!
御社のサービスを
ボクシルに掲載しませんか?
掲載社数3,000
月間発生リード数30,000件以上
その他ビジネスの最近更新された記事