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こんな企業はEDIの導入をやめておいた方がいい!無理して導入する必要はない?

最終更新日時:
記事の情報は2021-12-02時点のものです。
企業間の受発注や出入荷を管理し円滑に進めてくれるEDI、確かに請求書や商取引に関わるデータをFAXなどでやり取りをするよりも、取り引き先とのネットワークで電子データとしてやり取りをする方がスムーズに商取引が行われますね。クラウド型の普及もあり、現在

企業間の受発注や出入荷を管理し円滑に進めてくれるEDI、確かに請求書や商取引に関わるデータをFAXのようなツールでやり取りをするよりも、取引先とのネットワークで電子データとしてやり取りをする方がスムーズに商取引が行われますね。

クラウド型の普及もあり、現在導入検討している企業も多いのではないでしょうか?しかし、EDIの導入はしばしばデメリットが目立ち、「導入失敗」なんて事態になることもしばしば。

では、EDIを「導入しない方がいい企業」とは一体どんな企業か?導入に踏み切る前に考えてみましょう。

EDIを導入しない方がいい企業の特徴

「取引先が導入していない」or「導入が見込めない」

EDIを導入すれば確かに商取引をデータ化し業務を円滑に進められますが、芳しくないのであれば、導入は今一度検討段階に戻した方がいいでしょう。

EDIは当然自社と取引先企業双方の導入があって初めて成り立つものであり、自社のみが導入しても意味がありません

自社の導入に伴い、取引先にも導入を促すことを推進している企業もあるとは思いますが、いくつかの取引先が導入済みであっても導入していない取引先との兼ね合いから、EDIと従来のアナログな商取引を使い分けられ、業務の煩雑化を生みます。

取引先の導入状況を明確にしたうえで、「EDI導入のメリットはあるか?」を検討することが大切です。

導入するだけでいいと思っている

取引先の多くがEDIを導入していても、取引先が利用しているEDIの種類によっては異なる可能性があるので注意しましょう。

EDIでは標準化を推進していることから企業間でのEDI摩擦は少なくなりつつありますが、だからと言って自社も標準化されたEDIを導入するのは考えものです。

近年EDIのクラウド化が進み、EDI導入企業の約7割がWeb EDIを導入しています。Web EDIはシステムをインターネット上に構築できることから、データ通信速度が従来のVAN型に比べて大幅に改善されました。

しかしそれと同時に、カスタマイズの容易さから各社独自のEDIシステム構築が進み、煩雑化しているという現実があります。

取引先のシステムに合わせたEDIを利用しなければならなくなると、業務の効率化を図るどころか業務を圧迫する結果にもなりかねません。

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取引量が少ない

企業によっては取引先との商取引をできるだけ簡略化するために、取引量を調整することも多くあると思います。取引量を制限している企業では当然EDIの活躍頻度も少ないでしょう。

しかし、EDIは自社で導入することが難しいシステムであることから、導入ベンダーに委託し、多額のコストがかかってしまいます。

「コストに見合った利用頻度が見込めるか?」を考えることが大切です。

EDIが必要になった場合の導入手順

取引先が導入しており、取引量も多く、EDIの導入を真剣に検討している場合は、具体的にEDIの導入を検討するべきです。

EDIを導入することにより受注・発注などの業務効率化、事務管理にまつわるミス軽減、人件費などのコスト削減効果が期待できます。導入手順は次のとおりとなります。

既存のEDIシステムが存在する場合

すでに業界内や取引先間で活用されているEDIシステムを導入する場合はそのEDIシステムを管理・運営している企業に問い合わせて具体的な導入方法が決定します。すでにあるEDIシステムを使うか否かだけを検討すれば良いので、後述する新規にEDIシステムを開発するパターンと比較すると用意に導入できます。

導入の是非を検討する

EDIシステムは受注・発注・取引登録、各種書類の流通などさまざまな業務に影響を与えるので役員レベルで導入の是非を検討すべきシステムです。

すでにEDIシステム自体は存在しているので、運営会社や開発元にシステムの仕様や費用対効果などをヒアリングして、メリット・デメリットを分析、会社としてどうするのかを決定してください。

導入の準備をする

会社として導入の合意が取れた場合は、運営会社や開発元と相談しながら導入の準備をします。具体的なスケジュール感や作業は既存のEDIによりけりなので一概に内容は説明できませんが、すでにシステムが存在する分だけスムーズな導入が可能です。

業務マニュアルや手順書が存在する場合は、システムに対応したオペレーションになるようにマニュアル・手順書の更新も合わせて行ってください。データの送信・受信に使用するサーバーやクラウドシステムはすでに存在しているはずなのでインフラ整備は特に必要ないと考えられます。

EDIを活用できるように社員教育する

EDIの導入が完了、オペレーションの見直しも完了すれば現場に定着するように社員研修を実施します。一般論としてEDIを導入した直後は既存のオペレーションとの違いに社員が戸惑う、準備期間中には想定していなかったイレギュラーな処理を発見して、どのように対応するのか決定しなければならないといったトラブルが発生するので柔軟に対応してください。

新規にEDIシステムを導入する場合

新規にEDIシステムを導入する場合は、インフラの整備やシステム開発から取り組まなければならないので手間がかかります。ただし、下請企業や取引先を多く抱えている企業の場合はインフラ整備やシステム開発から取り組んでも充分に投資回収が可能なケースも多いと考えられます。

業務改善に必要な社内要求をまとめる

システム選定、仕様の決定が必要なのでその前提となる業務改善に必要な社内要求の取りまとめが必要です。業務ごとの作業時間、業務フローの問題点、システムに求める機能といった要素をEDIに関わる各部署からヒアリングして、社内稟議に必要な情報をとりまとめます。

ベンダーを選定・予算を確保する

だいたいの必要な仕様が決定すれば、一旦EDIの開発ができるベンダーに問い合わせて、より話を具体的にします。EDIの導入を何回も経験しているといった人材は社内におそらく存在しないはずなのでベンダーの力を借りた方が早期に良い計画を立案できます。

要件が細部まで決まっていない段階でも、システム導入の費用感、関連する補助金の有無、ベースとなるシステムの候補、具体的なスケジュール・手順案、社内の稟議対策などさまざまなことが相談可能です。

ベンダーを決定し、開発する

発注先候補のベンダーおよびプランが決定すれば社内で稟議にかけます。予算感も大きくなる場合も多いのでいきなり稟議となると判断ができずに通らない場合も考えられるので、ベンダー選定・予算確保の段階からある程度社内のキーマンへの同意は取り付けておいた方が良いです。

稟議が通れば開発となりますが社内のインフラ整備も必要です。EDIの情報の送信・受信・保存などに使うサーバーは自前で持つべきなのか、Web-EDIのようにクラウド型のシステムを活用するのかによってもインフラ整備の仕方は異なります。また、既存EDIを導入する際と同様に社内の業務オペレーションの見直し、マニュアル・手順書の更新も必要です。

また、取引先にも導入してもらう必要があるので、開発期間中に交渉を進める必要があります。

社内に定着するように社員教育を行う

社内に定着するように社員教育を行うステップは既存EDIを導入する場合と同様です。同様にトラブル対応が必要になりますし、新規のシステムの方がさまざまなトラブル発生が想定されます。

特に新規でEDIを運用する場合は、既存取引先にも導入してもらうので取引先からの問い合わせにも対応しなければなりません。数か月もすれば問題がなくEDIシステムでの取引先とのやりとりがスムーズにできるようになるかもしれませんが、導入初期段階はトラブル対応の担当者を設置しておいた方が良いです。

EDIの計画的な導入を

「導入メリットがある!」と思っても、別の観点から見るとデメリットの方が大きいということは多々あり、EDIも例外ではありません。

導入に際してメリットを見つけるよりも、まずはデメリットを見つけ課題をクリアできるか?に重点を置いて検討することが大切です。

今回紹介したことに当てはまるのであれば、導入は再度検討段階に戻す必要があるでしょう。

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