スタートアップ向けのグループウェア8選 - 選び方 | 機能やメリット

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大規模な組織にまで成長したならともかく、メンバーが数人規模の創業期では、特に工夫をしなくともコミュニケーションに問題は生じないかもしれません。しかし、本当にそうなのでしょうか。この記事では、スタートアップが陥りがちなコミュニケーションの課題を解決に導くグループウェアについて解説します。

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グループウェアの機能

グループウェアに搭載されている機能は次のとおりです。

• 電子メール機能
• 電子掲示板機能（BBS）
• ライブラリ機能（ドキュメント共有）
• スケジュール管理機能
• ワークフロー機能
• タスク管理機能
• 会議室予約機能

このほか、ツールによってはタイムカード機能、アンケート機能などをもつシステムもあります。

グループウェアの機能についてはこちらにてより詳しく解説しています。

スタートアップが抱える課題とグループウェアの効果

スタートアップは限られたリソースの中でスピーディに成長を目指すため、情報管理や業務の仕組みに課題を抱えがちです。グループウェアは、こうしたスタートアップ特有の課題を解決する有効なツールとして注目されています。

代表的な課題と、その解決におけるグループウェアの効果について紹介します。

情報共有の遅れ

スタートアップではメンバー間のやり取りが属人的になりがちで、情報が適切に共有されず、重要な内容が漏れてしまうケースも少なくありません。とくに部門横断的な連携が必要な場面では、情報共有の遅れが意思決定の遅延や業務の重複を引き起こす要因になります。

グループウェアを導入することで、ファイル共有・掲示板・スケジュール連携といった機能により、必要な情報をチーム全体にリアルタイムで伝えられます。

社内コミュニケーションの希薄化

テレワークやフレックス制度の導入が進むなか、メンバーが物理的に顔を合わせる機会が減ることで、ちょっとした相談や雑談が減り、コミュニケーションが希薄になることがあります。

グループウェアにはチャットや電子掲示板など、気軽にやり取りできる機能が備わっており、業務連携や人間関係の構築にも役立ちます。

属人化の回避

業務内容やノウハウが個人に集中してしまう「属人化」は、突然の退職や休職などで業務が停滞するリスクを高めます。スタートアップのように少数精鋭で動く組織にとっては、特に大きな課題です。

グループウェアを活用することで、業務フローややり取りの履歴を可視化し、情報を組織全体に蓄積できます。これにより、業務の引き継ぎやナレッジ共有がスムーズになります。

グループウェアのメリット

上記のような課題に対して、グループウェアはどのような効果を発揮するのでしょうか。

特にスタートアップにとって有益な導入メリットを紹介します。なお、グループウェアのメリットはこちらでも解説しています。

コミュニケーションの活性とナレッジの蓄積

グループウェアには、チャットや掲示板などの機能があり、誰でも気軽に情報を発信・共有できます。これにより、オープンで活発なやり取りが促進され、組織内の知識が自然と蓄積されていきます。

スタートアップ初期のようにメンバー数が少ないフェーズでは、顔を合わせる機会が限られているため、こうしたコミュニケーションの場が組織力を高めるうえでも重要です。

業務効率化

スケジュール管理でメンバーの行動を把握し、タスク管理機能でやるべきことが明確になることで、さまざまな業務を効率的に処理できます。

スタートアップといえども、組織として運営していくのに必要な業務は存在します。これらを効率的に処理することにより、本来のコア業務へ集中する時間を増やせるでしょう。

次の記事では、グループウェアについてより詳しく解説しています。

グループウェアの選び方

スタートアップに最適なグループウェアを選び方のポイントをいくつか紹介しておきましょう。

要件にあった製品を選ぶ

グループウェアに何を求めているのか、どのような目的で導入を検討しているのか、明確にしておくべきでしょう。
ほとんどのグループウェアが基本的な機能を搭載している一方、重視したい機能がオプションである、現在使用しているツールと機能がかぶっている、などの場合も考えられます。

コストのみを重視し、選定をしてしまうと、結果として使われないツールになる可能性があります。

わかりやすいインターフェース

日常的に使用するツールとなるため、わかりやすく使いやすいインターフェースかどうかは、重要な選定ポイントとなるでしょう。要件ともあわせてストレスを感じることなく使えるのが前提となります。

拡張しやすい製品を選ぶ

急激な成長を狙うスタートアップでは、それに応じた変化は当然想定しておかねばなりません。グループウェアを選定する場合、成長フェーズにおける人員増強や、要件の変更にも柔軟に対応可能な製品が望ましく、あらゆる点で見極めていく必要があるでしょう。

無料トライアルを活用する

多くのグループウェアには、無料トライアル期間が設けられています。最適なサービスを選択するためには、これを最大限活用し、実際の使い勝手を見極めていくことが重要になります。関係者全員が、それぞれの立場で使い勝手を確認するのが望ましいでしょう。

クラウドかオンプレミスか

クラウド環境によるSaaS型サービスが主流になりつつあるグループウェアですが、オンプレミスによる導入が可能な製品も存在します。

初期費用や月額費用をなるべく抑えたいスタートアップでは、クラウド型が選択されることが多くなるかもしれませんが、確実なデータ保管や事業規模拡大、運用期間によっては、オンプレミス型が有利になるケースもあります。

将来的ニーズも見極め、考慮していく必要もあるでしょう。

スタートアップのグループウェア導入事例

メンバー数が多くなるほど、グループウェアが有効となるのは事実ですが、組織内での活用を定着させるためにも、スタートアップが採用する意味は大きいといえます。

また、イノベーティブなアイディアを具現化するスタートアップならではの、革新的な活用法を模索するのもおもしろいかもしれません。その具体的な導入事例を紹介しておきましょう。

独自の活用方法を実践するG社

IPO（株式公開）を目指す企業を対象に、コンサルティング業務を行っているG社では、グループウェアを社内のコミュニケーションツールとして利用するほか、ユニークな活用方法を実践しており、対クライアントにも有効活用しています。

過去のスケジュールを分析

G社では「スケジュール管理」機能で過去のスケジュールを分析することにより、どのような業務にどのくらいの時間をかけたのかを分析し、独自に加工したExcelシートへエクスポートしています。

これによって、業務状況を把握し、プライオリティを見直したうえでリソースの再配分を実施しており、業務効率化に役立てています。

コンサルティングツールとして活用

企業活動を可視化するスケジュール分析は、コンサルティングを行う企業に対しても活用され、社内の知見を元に「クライアントの要望に応じた分析」を行い、改善に役立てています。

経費精算システムとして提案

さらに「ワークフロー機能」を活用して、独自のExcelシートへエクスポートすることにより、経費精算システムとしてのグループウェア活用もクライアントへ提案しており、Excelシートを会計ソフトへ流し込む方法も考案。

グループウェア開発側が思いつかなかった独自の有効活用で、機能を最大限に発揮している好例といえるでしょう。

おすすめグループウェアの比較表

多様なグループウェアが提供されており、機能や使いやすさ、料金体系もさまざまです。ここでは、おすすめのグループウェアを比較表にまとめ、導入検討の際に役立つポイントを整理しました。

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スタートアップにおすすめのグループウェア8選

スタートアップにおすすめのグループウェアを、厳選して紹介していきます。

本記事で紹介するグループウェアや、紹介しきれなかったサービスのさらなる詳細は次のボタンからチェックできます。

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• 25以上のアプリケーション
• スマートフォン＆タブレットでも快適操作
• 5人のオフィスから数万人の大規模まで

desknet’s NEOは、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25以上のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。

数名規模から数万名規模まで、すべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。スケジュールやインフォメーション、ウェブメールといった基本的な機能が搭載されています。

さらに本格ワークフローや社内ソーシャル、グローバル設計に対応した機能を標準で搭載しており、日本企業の商習慣にマッチしているのも国内メーカーならではです。

• 経営に直結する指標を一元管理
• 時代に合わせて進化したグループスケジューラー
• 組織横断型のプロジェクトを支援

Garoonは、日本企業向けに作成されたグループウェアで、300人以下の小さな企業におすすめのサービスです。

プロジェクト進行に必要なディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約し、個人のスケジュールを登録・管理できます。また、会議室など施設の予約、他のユーザーの予定も確認できます。

• 1ユーザー月額220円から26機能を提供
• 4,000社導入^※のノウハウをもつサポート体制
• 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTOグループウェアは、数百万のユーザーが利用するdesknet's NEOの容量を抑え、安価なサービスをクラウド環境で提供するグループウェアです。

ビジネスに役立つ26種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮し、セキュリティ対策やサポート体制も充実しており、中小企業を中心とする約4,000社、14万人のビジネスパーソンが活用しています。

※出典：リスモン・ビジネス・ポータル「グループウェア｜クラウド型グループウェアJ-MOTTO」（2025年6月11日閲覧）

• WordやExcelをオンラインで利用
• スタートアップから大企業までに対応したプラン
• 災害や事故に強い環境

Microsoft 365（旧称 Office 365）は、Officeシリーズのサービスを一括で提供するグループウェアです。

WordやExcelのほか、Teamsのようなコミュニケーションツールを含みます。従来のインストールして利用するソフトとは異なり、自動でアップデートされるため管理が楽な点も特徴です。

• Googleが提供するアプリを一元管理
• チャットでリアルタイムに共同編集や情報共有
• オフライン使用に対応

Google Workspaceは、Googleが提供するコラボレーションツールをまとめたグループウェアです。

Google ChatやGoogle Meetによるコミュニケーション、Google ドライブによるファイル共有、Gmailによるメールの送受信が可能です。Microsoft 365と同様に、これまで利用していたSaaSと同じ感覚で利用できる点がメリットです。

• 簡単な操作でだれでも活用できる
• さまざまなタイプの企業に適応
• 充実の運用面フォロー

WaWaOffice for Workspace Organizerは、シリーズ製品との組み合わせによって、情報共有やコミュニケーションの効率化を図るグループウェアです。

クラウド環境を活用し、導入コストを大幅削減できるASPも提供しています。

グループウェアWaWaOfficeを中心に、オプションのワークフローWaWaFlow、簡易データベースWaWaD-Be、営業日報管理WaWaFrontierを連携可能なほか、CSV経由で既存のシステムとの連携も行えます。

シンプルな画面で直感的に操作が可能なことから、だれでも簡単に使用できます。

• 1,800社、35,000人^※が使用するグループウェア
• カレンダー、チャット、掲示板など豊富な機能
• チームの予定をひとつのカレンダーで確認できる

クロジカスケジュール管理は、カレンダー機能を軸として、チーム間のコミュニケーションを円滑にするグループウェアです。

1ユーザーあたり月額550円（税込）を支払えば、カレンダーに加えてチャット、掲示板、ワークフローといった機能も利用可能です。直感的に操作できるインターフェースで一般的なグループウェアと比較すると機能も少ないので簡単に使用できます。

※出典：TOWN「クロジカ | 無料ではじめるスケジュール管理」（2025年6月11日閲覧）

• 無料で使用できるクラウド型グループウェア
• 9,000社^※以上への導入実績
• 充実のセキュリティ対策

iQubeは、ガイアックスが提供しているクラウド型のグループウェアです。

10IDまで、ストレージ全体で30MBまでといった制限はありますが、すべての機能を無料で1か月間使用できます。スケジュールや社会Wiki、ToDo、メッセージなどさまざまな機能が搭載されており、従業員間のコミュニケーションを円滑にします。

※出典：ガイアックス「iQube」（2025年6月11日閲覧）

スタートアップらしい斬新なグループウェア活用

さまざまな機能を有するグループウェアですが、それをどのように活用していくかは、事例でも紹介したとおり、まさに企業次第だといえます。

その意味では、イノベーティブなアイディアを具現化しようと考えるスタートアップにとって、グループウェアは無限の可能性を秘めたツールといえるかもしれません。

その柔軟な思考を活かし、斬新なグループウェア活用法を見いだしていくとよいでしょう。次の記事では、グループウェアのサービスについてまとめて紹介しています。

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