スタートアップ向けのグループウェア8選 - 選び方 | 機能やメリット

大規模な組織にまで成長したならともかく、メンバーが数人規模の創業期では、特に工夫をしなくともコミュニケーションに問題は生じないかもしれません。しかし、本当にそうなのでしょうか。この記事では、スタートアップが陥りがちなコミュニケーションの課題を解決に導くグループウェアについて解説します。

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グループウェアの機能

グループウェアに搭載されている機能は次のとおりです。

• 電子メール機能
• 電子掲示板機能（BBS）
• ライブラリ機能（ドキュメント共有）
• スケジュール管理機能
• ワークフロー機能
• タスク管理機能
• 会議室予約機能

このほか、ツールによってはタイムカード機能、アンケート機能などをもつシステムもあります。そして、ほとんどがスマートフォンをはじめとするマルチデバイス対応のため、時間と場所を問わないコミュニケーションが実現できます。

グループウェアの機能についてはこちらにてより詳しく解説しています。

グループウェアのメリット

グループウェアでは、次のようなメリットを挙げられます。なお、グループウェアのメリットはこちらでも解説しています。

コミュニケーションの活性とナレッジの蓄積

BBSやチャットにて気軽に発言できるため、活発でリアルタイム性の高いコミュニケーションが実現します。メンバーが顔を合わせづらいスタートアップ初期では、とくに大きなメリットとなり得るでしょう。

業務効率化

スケジュール管理でメンバーの行動を把握し、タスク管理機能でやるべきことが明確になることで、さまざまな業務を効率的に処理できます。スタートアップといえども、組織として運営していくのに必要な業務は存在します。これらを効率的に処理することにより、本来のコア業務へ集中する時間を増やせるでしょう。

次の記事では、グループウェアについてより詳しく解説しています。

グループウェアの選び方

スタートアップに最適なグループウェアを選び方のポイントをいくつか紹介しておきましょう。

要件にあった製品を選ぶ

グループウェアに何を求めているのか、どのような目的で導入を検討しているのか、明確にしておくべきでしょう。ほとんどのグループウェアが基本的な機能を搭載している一方、重視したい機能がオプションである、現在使用しているツールと機能がかぶっている、などの場合も考えられます。コストのみを重視し、選定をしてしまうと、結果として使われないツールになる可能性があります。

わかりやすいインターフェース

日常的に使用するツールとなるため、わかりやすく使いやすいインターフェースを持っているかどうかは、重要な選定ポイントとなるでしょう。要件ともあわせてストレスを感じることなく使えるのが前提となります。

拡張しやすい製品を選ぶ

急激な成長を狙うスタートアップでは、それに応じた変化は当然想定しておかねばなりません。グループウェアを選定する場合、成長フェーズにおける人員増強や、要件の変更にも柔軟に対応可能な製品が望ましく、あらゆる点で見極めていく必要があるでしょう。

無料トライアルを活用する

多くのグループウェアには、無料トライアル期間が設けられています。最適なサービスを選択するためには、これを最大限活用し、実際の使い勝手を見極めていくことが重要になります。関係者全員が、それぞれの立場で使い勝手を確認するのが望ましいでしょう。

クラウドかオンプレミスか

クラウド環境によるSaaS型サービスが主流になりつつあるグループウェアですが、オンプレミスによる導入が可能な製品も存在します。初期費用や月額費用をなるべく抑えたいスタートアップでは、クラウド型が選択されることが多くなるかもしれませんが、確実なデータ保管や事業規模拡大、運用期間によっては、オンプレミス型が有利になるケースもあります。将来的ニーズも見極め、考慮していく必要もあるでしょう。

スタートアップのグループウェア導入事例

メンバー数が多くなるほど、グループウェアが有効となるのは事実ですが、組織内での活用を定着させるためにも、スタートアップが採用する意味は大きいといえます。また、イノベーティブなアイディアを具現化するスタートアップならではの、革新的な活用法を模索するのもおもしろいかもしれません。その具体的な導入事例を紹介しておきましょう。

独自の活用方法を実践するG社

IPO（株式公開）を目指す企業を対象に、コンサルティング業務を行っているG社では、グループウェアを社内のコミュニケーションツールとして利用するほか、ユニークな活用方法を実践しており、対クライアントにも有効活用しています。

過去のスケジュールを分析

G社では「スケジュール管理」機能で過去のスケジュールを分析することにより、どのような業務にどのくらいの時間をかけたのかを分析し、独自に加工したExcelシートへエクスポートしています。

これによって、業務状況を把握し、プライオリティを見直したうえでリソースの再配分を実施しており、業務効率化に役立てています。

コンサルティングツールとして活用

企業活動を可視化するスケジュール分析は、コンサルティングを行う企業に対しても活用され、社内の知見を元に「クライアントの要望に応じた分析」を行い、改善に役立てています。

経費精算システムとして提案

さらに「ワークフロー機能」を活用して、独自のExcelシートへエクスポートすることにより、経費精算システムとしてのグループウェア活用もクライアントへ提案しており、Excelシートを会計ソフトへ流し込む方法も考案。

グループウェア開発側が思いつかなかった独自の有効活用で、機能を最大限に発揮している好例といえるでしょう。

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スタートアップにおすすめのグループウェア8選

スタートアップにおすすめのグループウェアを、厳選して紹介していきます。本記事で紹介するグループウェアや、紹介しきれなかったサービスのさらなる詳細は次のボタンからチェックできます。

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• 25以上のアプリケーション
• スマートフォン＆タブレットでも快適操作
• 5人のオフィスから数万人の大規模まで

desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）は、組織内の情報共有とコミュニケーションの改善に役立つ25以上のアプリケーションを標準搭載した、Webグループウェアです。数名規模から数万名規模まで、すべてのユーザーに最小のコストで最大の導入成果を発揮します。スケジュールやインフォメーション、ウェブメールといった基本的な機能が搭載されています。さらに本格ワークフローや社内ソーシャル、グローバル設計に対応した機能を標準で搭載しており、国内メーカーならではの日本企業の商習慣にもマッチしています。

• 経営に直結する指標を一元管理
• 時代に合わせて進化したグループスケジューラー
• 組織横断型のプロジェクトを支援

サイボウズ Garoonは、日本企業向けに作成されたグループウェアで、300人以下の小さな企業におすすめのサービスです。プロジェクト進行に必要なディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約し、個人のスケジュールを登録/管理できるのもちろん、会議室など施設の予約、他のユーザーの予定を確認できます。

• 1ユーザー月額150円から25機能を提供
• 4,000社導入^※のノウハウをもつサポート体制
• 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTOグループウェアは、数百万のユーザーが利用するdesknet's NEOの容量を抑え、安価なサービスをクラウド環境で提供するグループウェアです。ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮し、セキュリティ対策やサポート体制も万全、中小企業を中心とする約4,000社、13万人のビジネスパーソンが活用しています。

※出典：リスクモンスター「J-MOTTO」（2022年2月20日閲覧）

• WordやExcelをオンラインで利用
• スタートアップから大企業までに対応したプラン
• 災害や事故に強い環境

Microsoft 365（旧称 Office 365）は、Officeシリーズのサービスを一括で提供するグループウェアです。WordやExcelのほか、Teamsのようなコミュニケーションツールを含みます。従来のインストールして利用するソフトとは異なり、自動でアップデートされるため管理が楽な点も特徴。

• Googleが提供するアプリを一元管理
• チャットでリアルタイムに共同編集や情報共有
• オフライン使用に対応

Google Workspaceは、Googleが提供するコミュニケーションツールをまとめたグループウェアです。Google ChatやGoogle Meetでコミュニケーションを、Google ドライブでファイル共有を、Gmailでメールの送受信が可能。Microsoft 365同様、これまで利用していたSaaSと同じ感覚で利用できる点がメリットです。

• 簡単な操作でだれでも活用できる
• さまざまなタイプの企業に適応
• 充実の運用面フォロー

WaWaOffice for Workspace Organizerは、シリーズ製品との組み合わせによって、情報共有やコミュニケーションの効率化をはかるグループウェアです。もちろんクラウド環境を活用し、導入コストを大幅削減できるASPも提供、 グループウェアWaWaOfficeを中心に、オプションのワークフローWaWaFlow、簡易データベースWaWaD-Be、営業日報管理WaWaFrontierを連携可能なほか、既存のシステムとの連携もCSV経由で行えます。

シンプルな画面で直感的に操作が可能なことから、だれでも簡単に使用でき、中小企業からグループ会社まで最大3,000人まで利用可能です。

• 月額1ユーザーあたり200円から利用可能
• iCloudなど外部ツールとも連携可能
• 社内Wiki、報告書、タイムカードといった機能も追加可能

aipoはTOWNが提供しているカレンダーベースのグループウェアです。iCloudやOutlookのカレンダーと連携可能なので、デバイスに合わせて柔軟に導入できます。また、カレンダーに加えて、オプションでチャット、タイムカード、ToDo、掲示板、報告書といったさまざまなグループウェア機能を追加可能。

• 無料で使用できるクラウド型グループウェア
• 9,000社^※以上への導入実績
• 充実のセキュリティ対策

iQubeはガイアックスが提供しているクラウド型のグループウェアで、10ID、ストレージ全体で30MBまでといった制限はありますがすべての機能を無料で使用できます。スケジュールや社会Wiki、ToDo、メッセージなどさまざまな機能が搭載されており従業員間のコミュニケーションを円滑にします。

※出典：ガイアックス「iQube」（2022年2月20日閲覧）

スタートアップらしい斬新なグループウェア活用

さまざまな機能を有するグループウェアですが、それをどのように活用していくかは、事例でも紹介したとおり、まさに企業次第だといえます。

その意味では、イノベーティブなアイディアを具現化しようと考えるスタートアップにとって、グループウェアは無限の可能性を秘めたツールといえるかもしれません。

その柔軟な思考を活かし、斬新なグループウェア活用法を見いだしていくとよいでしょう。次の記事では、グループウェアのサービスについてまとめて紹介しています。

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