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送付状(添え状)の書き方 | 例文・テンプレート付

最終更新日時:
記事の情報は2019-04-24時点のものです。
転職活動を行っていると耳にする「添え状」。添え状がそもそもどんなものなのか、履歴書や職務経歴書などさまざまな書類を用意する際に「添え状は必要?」と迷っているという方も多いと思います。添え状のマナーや基本の書き方などについて解説していきます。パターン別の例文もあるので、ぜひ活用してみてください。

添え状・送付状とは

添え状・送付状とは、履歴書や職務経歴書を企業へ提出する際に同封するあいさつ状のことを指し、「誰に・何を・どのくらい」送るのかを添え状を用いて採用担当者に示す役割を担っています。

万が一、つけ忘れたとしても合否に影響はありませんが、添え状・送付状の同封は最低限のマナーであるので、必ず忘れないようにしましょう。

添え状・送付状の書き方

添え状や送付状をはじめて準備するときは、日付や宛名など書き方に戸惑う方も多いと思います。基本は、職務経歴書のサイズで1枚にまとめるようにしましょう。

またビジネス文書なので横書き、かつパソコンで作成するのが一般的です。文体は相手への礼儀として、「です」「ます」を用いるようにしましょう。 

日付

日付は書類を投函する日付を書きます。西暦でも和暦でもどちらでも大丈夫ですが、履歴書や職務経歴書などの応募書類の記載と統一するようにしましょう。

宛名

宛名は応募する企業名と採用担当者の所属場所、名前を書きます。部署宛ての場合は「御中」、採用担当者宛ての場合は「様」を付けるようにしましょう。

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差出人

差出人の欄には次の5項目を記入します。

  • 郵便番号
  • 住所
  • 名前
  • 電話番号
  • メールアドレス

このとき、電話番号やメールアドレスは日中に連絡がつきやすいものにしましょう。

添え状のタイトル

タイトルは「○○職応募の件につきまして」など、要件を簡潔に表すものにしましょう。

本文

本文はまず頭語から始めます。頭語にはさまざまな種類がありますが、「拝啓」がもっとも一般的です。挨拶を省略する意味になる「前略」は絶対に使わないようにしましょう。

その後に改行するか、1文字空けて慣用的に季節や相手の安否を尋ねる表現である時候の挨拶を続けるようにしましょう。

あいさつ文を書いたら求人に応募する旨など、要件を簡潔に書きましょう。

自己PR

次に自己PRを書きます。募集要項をよく読み、自分がどれだけ募集に適しているのかの適性やスキルを簡潔に記入しましょう。

【例文集】自己PRの書き方とポイント | 履歴書・経歴書・面接での伝え方はこちら

記書き

「記書き(きがき、またはしるしがき)」とは挨拶や文書の趣旨を書き、その後に添付する書類の内容などを箇条書きにする際に用いられるビジネス文書の書式です。

挨拶や本文を書いたら行間を開け、「記」と記した後に再び行間を開け、必要事項を箇条書きで記入しましょう。最終行の末尾に「以上」と書けば、記書きは完璧です。

添え状の本文例

添え状といっても、応募する求人によって本文は変わってきます。次からは添え状の本文例を紹介します。

新卒の場合

拝啓 貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

私は○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。
この度、貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、下記の応募書類をお送りいたします。ぜひご検討頂き、面接の機会を頂けますと幸いに存じます。何卒よろしくお願いいたします。
                          敬具

転職の場合

拝啓 貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度貴社の採用情報を拝見しまして、下記の応募書類を送付させて頂きます。

大学卒業後7年間にわたり半導体機器の営業として販売からメンテナンスに至るまで関わり、売り上げ拡大に勤めてまいりました。
この知識と経験を活かして、貴社のオフィス事業の拡大に貢献したいと考えております。 ご検討の上、面接の機会を頂けましたら幸せに存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
                          敬具

アルバイト・パートの志望先の場合

お世話になっております。
アルバイトの応募書類を送付します。
お忙しいところお手数をおかけしますが、ご確認をよろしくお願いいたします。

添え状・送付状が必要ないケース

添え状は場合によって必要ないときがあります。基本的にビジネス文書を送る際には「誰に・何を・どのくらい」送るのか示すことが必要で、そのために添え状が用いられます。

具体的に言えば、履歴書を郵送したり、FAXで送ったりするときは添え状をつけるのがマナーです。

しかし、次の場合には添え状は必要ありません。

  • メールの場合
  • 採用面接で履歴書を手渡しする場合

メールで文書を送る場合、本文に添え状の内容を記載できるので、添え状を作成する必要はありません。

また採用面接で履歴書を手渡しする場合も添え状は不要です。渡す際に「履歴書です」と一言添えれば、それでOKです。

添え状を書く際の注意点

添え状の基本を押さえたら、添え状を書く際の注意点についても確認しておきましょう。

  • 例文をそのまま使用しない
  • 経歴に関して自慢や言い訳をしない
  • 希望条件は書かない
  • 自己PRを書きすぎない

添え状を書く際にはテンプレートや例文などは参考程度にして、コピペして使用するのではなく、自分の情報をきちんと織り込むようにしましょう

経歴は人それぞれですが、自己PRの範疇を超えた自慢話や言い訳は先方にネガティブな印象を与えかねません。自分のありのままを書くようにしましょう。

また、採用に関してさまざまな希望があると思いますが、添え状に希望条件を書くのはマナー違反になります。

履歴書や職務経歴書に記載する自己PRの書き方については次の記事で詳しく解説しています。

【例文集】自己PRの書き方とポイント | 履歴書・経歴書・面接で長所を伝えるには
自己PRはエントリーシートや面接で必要とされることが多いですが、自由度が高いためどのように書けば良いか迷ってしまい...
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履歴書と添え状を送付する際の注意点

添え状の記入ができたら、早速送付の準備をはじめましょう。

書類を入れる順番

書類は次の順番で封筒に入れるようにしましょう。

  • 添え状
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • その他の応募書類

宛名の書き方

宛名は表に郵便番号、住所、送付する企業名と担当部署を記入します。部署あての場合は「御中」担当者宛ての場合は「様」を付けるようにしましょう。「履歴書在中」と赤字で書いておくのも忘れないようにしましょう。

ビジネス文書を送る際には添え状をつけよう

ビジネス文書を送付する際に必須になる添え状。難しく思いがちですが、基本ルールを押さえておけばさほど難しいものではありません。きちんとルールを守り、第一印象をよくしておきたいですね。

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