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「御中」意味と正しい使い方とは?「様」との違い・注意すべき間違い表現も - ビジネス文書頻出

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法人ビジネスで文書に頻出する「御中」。意味と使い方・書き方をきちんと理解していますか?仕事で取引先の会社に封書を送付するときに悩む方は非常に多いでしょう。御中の意味や使い方や書き方、ありがちな間違い・注意すべき誤用/類似表現をまとめて解説します。

ビジネス文書頻出の「御中」とは

ビジネス文書を取引先の会社に送付する際、宛名に「御中」と書いて送ることがあります。これは他の企業や部署宛に郵便物を送る際に使う継承です。

しかし「御中」とはどういった意味で、どのような使い方が正しいのかきちんと理解できているでしょうか?

そんな「御中」の意味や使い方、活用方法、混同されがちな「様」との違いについて解説していきます。

また、よくある使い方の間違いや注意点についても紹介します。間違いが続くとビジネス的な信用を損なう可能性があるので、正しい意味と使い方を理解しましょう。

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1. そもそも「御中」とは?

法人宛に文書を送る際、よく〇〇株式会社「御中」という言葉を使います。「御中ってなんなんだろう?」という方は結構いらっしゃるのではないでしょうか。

「御中」とは法人や行政官庁といった「団体」宛に郵送物を出す際、特定の個人ではなく「部署」に宛てた内容の場合に書き添える言葉です。

つまり、〇〇株式会社の「皆さま」といった意味的になります。これが「〇〇様」と書く個人宛ての書類との違いです。

2. 正しい「御中」の使い方

「御中」の正しい使い方を解説していきます。

他の部署宛に郵便物を送る場合の御中の正しい使い方

まず、自分自身が他の部署宛に郵便物を送る場合を考えます。

大前提としては上記にあるとおり「御中」の利用は郵便の宛先のみ、宛先の書き方としては「○○株式会社 □□部署 御中」という書き方が用法上の正解であると定義されています。

部署名がわからない場合は記載を飛ばすこともできますし、それでも受理されますが、100%正しい活用方法とはいえません。

返信用封筒における御中の正しい使い方

もう一点、「御中」の使い方として見落としがち・忘れがちなのが「返信用封筒」における「御中」の活用です。

通常、返信用封筒の表面には「○○株式会社 □□部(センター) △△係行」といった形式で宛先があらかじめ記載されています。

この末尾の「行」という文字を2重横線で消し、縦書きで宛先が書かれている場合は左側、横書きで宛先が書かれている場合は下側に「御中」と記載します。

正直、「わざわざ修正するぐらいなら最初から御中と印刷しておいてよ!」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

そうしない理由は「御中」という言葉に「敬称」が含まれているためです。個人で言えば「○○様」という記載の「様」に当たるのが「御中」です。

つまり最初から「御中」と印刷するということは、個人に置き換えると自社で発行している返信封筒に「○○様」あてに返送してください!と主張するのと同じになってしまうわけです。

これが、わざわざ「行」と印刷し、返送側が修正しないといけない理由です。

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3. 御中の間違った使われ方

次に、「御中」の間違った使われ方をいくつか紹介します。

個人に宛てなのに御中を利用する

まず一つ目が「個人に宛てるとき御中を利用する」というパターンです。

末尾に「○○(個人名)様」と記載するところを「○○(個人名)御中」と記載するパターンですね。御中という言葉は部署などに宛てるときに使う言葉なので、これは不適格です。

もしこういった形で記載してしまうと擁護の余地がまったくありませんので、注意が必要です。

「様」と「御中の併用」

2つ目が「様と御中を併用してしまう」というパターンです。「○○株式会社 □□部【様】 【御中】」と記載してしまうものですね。

先にも少し述べたとおり、「御中」というのは「部署全体への郵送物です」といった意味合いだけでなく「敬称」としての意味合いもこめられています。

つまり今回の例の場合、敬称が二重になっており、文書作成の基本ルールとしては不適格、ということです。

担当者がわかっているのに御中で会社宛に送る

最後に、「担当者はわかってるけど、御中で会社宛に送ろう」という状況に使用します。これがもっとも多い例で、なおかつ最大の失礼です。

相手の受け取り用にもよりますが、担当者を把握している・面識があるにも関わらず部署宛に書類を送付するというのは「担当が頼りないし、部署全体に宛てて送っておきました」と言ってるのと同義です。

送付側にそういった意図がなくとも、「御中」の意味を正しく理解しており、かつ礼儀作法に厳格な方でしたらそういった捉え方をする可能性は十分にありえます。

取引先からの信用喪失につながりかねませんので、きちんとルールを押さえておきましょう。

4. 注意すべきの誤用・類似表現

ビジネス文書において「皆さま」という意味合いで使う言葉として「各位」というものがあります。

こちらも意味的には同じなのですが「御中」はあくまで郵便物の宛先に使う言葉、「各位」は文書本文に使う言葉なので注意しましょう。

5. 「御中」使用時の注意点まとめ

「御中」は宛名において「部署全体への送付物です」ということを表す

個人名への「御中」利用や、文書本文中への「御中」挿入は活用方法として正しくありません。使われるのは「宛名記載」でなおかつ「部署全体」へ宛てるときだけです。それ以外の用法はすべて間違いなのでご注意ください。

「企業教育が間違っている」ということもある

「御中と様を併用する」といった、企業教育の内容自体が間違っているケースが多々あります。会社としてだけでなく個人としてもマイナスにしかならないので、教えられた内容を鵜呑みにするのではなく、正確に活用しましょう。

「御中」は「敬称」としての意味もこめられている

個人名宛における「様」という意味を「御中」は内包しています。そのため「様」と「御中」を重ねるのは文章用法上は正しくありません。

担当個人を知っているにもかかわらず「御中」を使うのは失礼

捉えようによっては「アナタは信用できないので部署宛に送ります」という意味だと取られかねません。もちろんこれはかなり厳し目に見た場合で、「そこまで気にする方はあまりいらっしゃらないのでは…」というご意見があるのもわかります。

ですが「あまり」、つまり「少数とはいえ一定数は居る」ということなので、そういった不快な思いをさせるリスクは減らしましょう。

御中の使い方を間違えないようにしよう

「御中」だけに限らず、ビジネスマナーというのは時代によってある程度変化していくものです。ですが、何から何まで「新しいものの方がよい」というわけではなく、過去の「慣習」をキッチリと守ることも大切です。

個人および所属法人が「マナーがなっていないところ」とビジネスパートナーから判断されてしまうことがないよう、正しい活用を行っていきましょう。

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