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【導入事例】経費精算システムで作業時間が5分の1に DXが遅れていたメーカーは反発をどう乗り越えたか

記事の情報は2021-09-08時点のものです。
半導体の製造販売、電子応用機器を行う半導体メーカー・コーデンシ株式会社(京都府宇治市)。すべて手作業で行っていた経費精算にSaaSを導入すると、想定以上のポジティブな変化が社内に起きたそうです。社内の反対やハードルを乗り越え、導入を進めた経理部の担当者2人に聞きました。

【語ってくれた人】 コーデンシ株式会社 経理部 経理 Assistant Manager 清﨑 雅人              財務 Senior Expert 福井 富士枝
【課題】 出張旅費の経費精算で、路線検索から入力まですべて手作業で行っており、膨大な時間と手間がかかっていた。経費精算する社員と経理合わせてダブルチェック、トリプルチェックを行っていたにも関わらず、ケアレスミスや入力ミスも発生していた。
【導入したシステム】 マネーフォワード(MF)クラウド経費
【効果】 出張者は路線ごとに料金を検索して手入力する手間、経理部門は出張路線の妥当性や金額の正確性を確認する手間が解消された。経理部の作業は、出張1件あたり5分から1分へと大幅に短縮。自動取り込み機能により、連携する会計システムへの手入力も自動化できた。 また、経費精算はSaaSへの移行で効果が出やすく、社内全体のDX機運が高まった。

半導体メーカーのコーデンシ株式会社

1972年創業のコーデンシ株式会社は半導体の製造販売、電子応用機器を行う半導体メーカー。オフィス及び家庭用プリンターにおいて、紙の動きを検知するセンサーやATMの紙幣検知センサーの製造・販売のほか、産業機器、民生、車載向けのセンサーの製造・販売を行っています。最近では、コロナ禍における非接触ニーズに対するソリューションの提案にも取り組んでいます。

煩雑だった出張旅費の経費精算

出張旅費の経費精算はではアナログな方法が採用されていたため、手間と時間がかかっていたという同社。以前は、社員それぞれがワークフロー上で「出張稟議」を起案し、出張後に「出張精算・報告書」で経費精算を行っていたそうです。

これらは合計金額の自動算出や同一項目間での転記ができないため、経理部門3人で路線名や区間、運賃などを計算し、手入力する工程を余儀なくされていました。会計システムへも「出張精算・報告書」を元に手入力でデータを入力していました。

経路も、路線検索アプリを使って検索をした上で手入力をする必要がありました。このため間違えた精算金額が経理に上がってくる可能性も高く、経理で再計算するという二度手間が発生していました。

さらに、経理内でダブルチェックを行うことで、出張者本人と合わせると3人体制になることも少なくなかったそう。路線検索では経路が出てこなかったり入力のケアレスミスが行ったりすることもありました。

導入の決め手となったのは?

マネーフォワード(MF)クラウド経費を導入するきっかけは2020年1月。お付き合いのある経費精算システムサービスから案内がきたことで、経理部門の清崎さんがデモンストレーション動画を視聴しました。その後、直属の上司に提案し、社内に展開していったそうです。

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