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【導入事例】入社直後でも月400件の経理処理がスムーズ ユーザベースの経費精算システムの使い方

記事の情報は2021-10-05時点のものです。
オンライン情報プラットフォーム「SPEEDA」やソーシャル経済メディア「NewsPicks」を運営する情報関連企業の株式会社ユーザベース(東京都港区)。経費精算を紙ベースから経費精算システムに変えたことで劇的な変化があったといいます。経理業務を担当するお二人に、SaaSの導入メリットや不満点を聞きました。

オンライン情報プラットフォーム「SPEEDA」やソーシャル経済メディア「NewsPicks」を運営する情報関連企業の株式会社ユーザベース(東京都港区)。

すでに数年前から経費精算にSaaSを導入してきた同社では、新しい経理担当が入社してもスムーズに経理業務を遂行できる体制が整っているといいます。入社後からマネーフォワード(MF)クラウド経費を使っているという担当者2人にお話を伺いました。

【語ってくれた人】 株式会社ユーザベース Accounting & corporate planning Division 金子裕子さん、中島有紀さん
【課題】 アナログな方法で取りまとめていたが、ダブルチェックに余計な時間がかかったり、出張や離席で上長からの確認、承認を得られず、書類の紛失や提出の遅れが起きたりしていた。社員の数が増えるとともに作業量も膨大に。
【導入したシステム】 マネーフォワード(MF)クラウド経費
【効果】 入社直後でにスムーズに経理業務に対応できるようになった。経費申請者とチャットでやり取りでき、訂正や確認もスピーディに。会計ソフトとも連携できた。経理と申請者の信頼関係が生まれたり、リモート環境下でも不便なく使えるなどのメリットもあった。

NewsPicksを運営する株式会社ユーザベース

同社は2008年4月の創業以来、企業・業界分析を行うビジネスパーソンのための「SPEEDA」やソーシャル経済メディア「NewsPicks」など、さまざまなプラットフォームやメディアを通して経済情報を提供、発信しています。

このほかにもB2B事業向け顧客戦略プラットフォームやスタートアップ情報プラットフォーム、ベンチャーキャピタル事業やコンサルティング事業など、幅広い事業を展開しています。

広々とした同社オフィス/同社提供

領収書を白い紙に貼って提出

同社では現在、出張費や飲食費、書籍の購入費など、社員の立替経費の精算申請においてMFクラウド経費を利用しています。

導入前は、領収書を白い紙などに添付して経理に提出するなど、経費精算はかなりアナログな方法で取りまとめていたそうです。そのため領収書がきちんと貼られていないも多く、ダブルチェックに余計な時間がかかっていました。

また、月末になって各自が経費精算をしようと思っても、上長の出張や離席で確認、承認を得られなくなることも。その結果、上長の机に伝票が溜まってしまい、書類の紛失や提出の遅れといったトラブルも起きていたそうです。

社員の数に伴い、書類の量も必然的に増えていきます。「書類も溜まっていっただろうし、記入ミスの訂正を促したり、確認したりという作業を経理が目視と手作業でやっていたので、かなり面倒だったと思います」と、まだ入社していなかった中島さんは想像します。

インタビューに応じてくれた中島さん/同

イレギュラーな案件にも対応

入社した直後から、MFクラウド経費による経理業務を担当しているお二人ですが、初めて使うシステムでも戸惑うことは全くなかったそうです。先輩から使い方を指導されたり、難しいことを覚えたりする必要はさほどなく、当初から使い勝手も上々でした。

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