【2024年最新】おすすめグループウェア比較14選｜料金や機能をまとめた『比較表』をプレゼント
グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するビジネスソフトウェアのことです。
グループのスケジュール管理や個人のタスク管理で業務を可視化し、チャットやメール、ファイル共有でコミュニケーションをスムーズにします。掲示板、ワークフロー、ビデオ会議、施設予約など、チームの生産性を高める機能が備わっています。
「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のボクシルが、おすすめグループウェア14選を厳選しました。さらに、各サービスの料金・機能をまとめた『比較表』もプレゼント ！ グループウェアが気になる方は、『比較表』を使って自社に合うサービスを探してみてください。
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グループウェアの機能
グループウェアには次のような機能が含まれています。具体的には、コミュニケーションのためのビジネスチャットやWeb会議システム、情報共有のためのオンラインストレージやプロジェクト管理などが存在します。グループウェアを導入する際には、既存のシステムを連携するか、解約するか判断しましょう。
グループウェアを導入するメリット
グループウェアの導入で得られるメリットは次のとおりです。
- 情報・ナレッジの共有がスムーズ
- ペーパーレス化でコスト削減
- クラウド型ならリモートワークも円滑
- Web会議・ビデオ会議機能で生産性を向上
- ワークフローで承認作業を簡略化
上記で紹介したメリットは基本的なもので、サービスごとにメリットや特徴は異なります。実際のサービスをチェックして、強みや弱みを把握しましょう。
グループウェアの選び方
グループウェアの選び方には、海外製か日本製か、コストに見合うか、セキュリティ要件を満たしているかなどを確認しましょう。特に、海外製か日本製かは機能や使い勝手が大きく変わるため、注意して選択しましょう。
海外製か日本製か
グループウェアの選び方の1つに、Google WorkspaceやMicrosoft 365といった海外製のシステムか、サイボウズOfficeやdesknet's NEOなどの国内製のシステムかがあります。海外製のシステムは、基本機能を汎用的なものに抑えつつも必要な機能はプラグインやアプリ作成によって補う形式です。反対に日本製のシステムは、はじめから多くの機能を搭載しており自作はあまりしません。
※一部例外のサービスを含む
総じて海外製のグループウェアは、ITリテラシーの高い企業やほかシステムとの連携および自作に慣れている企業、グローバル企業などにおすすめです。一方日本製のグループウェアは、ITリテラシーがそれほど高くない企業や最初から機能を網羅してほしい企業、国内で運用する企業におすすめします。
単発システムかグループウェアか
グループウェアを選ぶ際には、単体のシステムを導入するかグループウェアを導入するかを判断しましょう。単発システムをおすすめしたい企業は、ある程度システムの土台ができていて課題が明確化している企業です。反対にグループウェアをおすすめしたい企業は、とりあえずデジタル化、オンライン化に取り組んでいくための土台がほしい企業です。
コストに見合うか
グループウェアを選ぶときにも予算を超えていないシステムであるかは検討が必要です。もし予算を超えている際には、次のような項目を調整できないか試行錯誤するとよいでしょう。グループウェアは機能をまとめて導入するため、費用対効果がよくなりやすいです。その点を活かして稟議を申請するのがおすすめです。
- 既存の他システムも含め入れ替えられるか
- 廉価版や無料アプリで要件を満たせるか
- 主要な社員にのみアカウントを付与する形でもよいか
内部統制やセキュリティの要件を満たすか
グループウェアの選び方で欠かせないのが、内部統制やセキュリティの観点です。特に上場企業および大企業の場合には、要件が厳しくなりやすいため、選定時には情報システム部の担当者を交えながらの検討が重要です。内部統制の程度を図る1つの指標として、ISOやSOCの認証を確認する方法があります。
ISOとは、国際標準化機構を略した英語で、国際的な取引をスムーズにするための規格を定めている組織です。SOCとは、米国公認会計士協会の定めている認証で、財務報告に関する「SOC1」、財務報告以外の「SOC2」および「SOC3」の報告を取りまとめています。いずれも国際的に認められている認証であるため、一定以上の要件を求める際にはチェックするとよいでしょう。
導入前に念入りな情報収集を
グループウェアは、サービスによって料金や機能が異なります。導入してから「あの機能が欲しい」「費用コストと効果が見合わない」とならないように、事前の情報収集を念入りに行いましょう。まずは、これまで紹介した選び方を参考に、『比較表』を使って自社に合うサービスを絞り込んでみてください。
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