エンタープライズサーチおすすめ比較！機能や選び方・導入メリット

最終更新日：2024-07-31（記事の情報は現在から120日前のものです）

社内に存在している膨大な情報を、必要なタイミングで検索できる「エンタープライズサーチ」の概要とメリット、選び方のポイントなどを解説します。企業内検索エンジンとも呼ばれるサービスで、必要な社員が必要なタイミングで情報を得られる環境を構築できるので、この機会に導入を検討してみましょう。

目次を開く

エンタープライズサーチとは？

エンタープライズサーチとは、社内の各所にあるデータを全文検索や横断検索などができるシステムです。わかりやすくいえば社内情報専用のGoogleで、企業検索エンジンとも呼ばれています。データの保管場所を気にすることなく、必要な情報がすぐに入手できる環境を構築できます。

インターネットを使う感覚で情報を検索して入手できるため、誰でも慣れ親しんだ方法で使えるのが魅力です。画像やPDFといったファイルの検索もできるので、たんに情報の検索プラットフォームとしてだけではなく、社内Wikiやナレッジ共有ツールとしても運用が可能です。

エンタープライズサーチが求められる理由

背景としては、IT技術の発達により企業の保有する情報データが加速度的に増加している一方で、各所にデータが散在しているため情報共有をしにくい点が挙げられます。部門・部署ごとにバラバラに情報資産を管理している企業は多く、個人のパソコンに重要な業務データが保存されているケースも珍しくありません。

そういった状況では社員が必要な情報をスムーズに入手できないため、検索エンジンを通じて効率的に入手できる環境が求められるようになりました。また、多数のITシステムを導入している企業も多く、個別の管理が難しい点もエンタープライズサーチが必要とされる理由の1つです。

SaaS管理ツールとは？導入するメリット

社内で利用しているSaaSのアカウントやコストを一括管理できるSaaS管理ツールのおすすめを比較！シャドーITや退...

詳細を見る

エンタープライズサーチの機能

エンタープライズサーチに実装されている、代表的な機能を紹介します。

情報検索機能

情報検索機能は、社内で保有している無数の情報についてキーワードから検索できる機能です。エンタープライズサーチの肝となる機能であり、「全文検索」「あいまい検索」「横断検索」など、さまざまな検索方法に対応しています。

検索結果には、関連情報が一覧表示されるサービスもあり、検索キーワードから派生して必要な情報を効率的に入手できるのが特徴です。独自の検索方法を設定できるものもあります。

検索結果の表示・分類機能

エンタープライズサーチには、検索結果を任意の条件で整理・分類できる機能もあります。テキストや画像といった形式はもちろん、日付や保管場所などによる分類が可能です。テキストの前後から条件に合うファイルの絞り込みできるシステムもあり、検索効率が大幅にアップします。

また、検索前後のテキストを閲覧できる、サムネイル表示機能が実装されているエンタープライズサーチも少なくありません。画像で対象ファイルを見分けられるので、目的のファイルを直感的に発見しやすくなります。

各種情報管理機能

エンタープライズサーチでは、検索キーワードと外部リンクを関連づけたり更新情報を発信したりなどの各種運用管理機能も充実しています。管理者が任意に設定した情報や記事にリンクの設定も可能です。

さらに、蓄積されている情報を分析し、ビジネス上の意思決定に生かす運用もできます。検索数が多いキーワードや情報を分析すれば、社内の業務フローの改善施策を打ち出せるでしょう。

セキュリティ関連機能

アクセス権限機能や認証機能など、セキュリティに関する機能も実装されています。情報によっては、アクセスできる社員を限定したい場合もあるはずです。とくに、外部に絶対に漏らせない情報に関しては、マネジメント層のみ閲覧できる状態にする必要もあるでしょう。

セキュリティ関連機能が充実しているエンタープライズサーチならば、特定の文書やファイルにアクセスできる権限を設定できます。そのため情報流出のリスクを軽減するとともに、社員がアクセスできる情報を絞り込むことで、検索効率もアップします。

エンタープライズサーチの選び方

エンタープライズサーチを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

エンタープライズサーチの導入目的を確認する
エンタープライズサーチの機能を確認する
エンタープライズサーチを導入する際の注意点を確認する
エンタープライズサーチの料金・価格相場を確認する

エンタープライズサーチの導入目的を確認する

エンタープライズサーチの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
膨大な量のデータを効率的に検索したい	条件（ファセット）検索機能や関連文書検索、ハイライト表示・ソート表示に特化したエンタープライズサーチがおすすめ
より幅広く網羅的に情報を確認したい	横断検索機能や全文検索機能、関連キーワード表示に特化したエンタープライズサーチがおすすめ
データ管理・運用の手間を減らしたい	Active Directory連携やダッシュボード機能、クローリング機能に特化したエンタープライズサーチがおすすめ

エンタープライズサーチの機能を確認する

上記でもエンタープライズサーチの主な機能について紹介していますが、より選びやすくなるよう詳細な機能の情報について紹介します。エンタープライズサーチでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
キーワード検索機能	欲しい情報に関連したキーワードを入力し検索できる機能。Googleのように複数キーワードで検索できる。
自然文検索機能	単語ではなく話し言葉のような1つの文章で検索できる機能。とっさに思いついた言葉でも検索ができる。
条件（ファセット）検索機能	キーワードのほかに、期間や対象フォルダ・サーバーといった条件を付けて絞り込める機能。キーワードの検索結果が膨大すぎる場合に求めている情報を見つけやすい。
全文検索機能	ファイル名だけでなく、ファイルのなかにあるテキストも含めて検索ができる機能。より幅広い情報をチェックできる。
あいまい検索機能	大文字と小文字といった表記ゆれや同義語も含めて検索結果に表示できる機能。正確な言葉を入力できなくても求めている情報を見つけられる。
横断検索機能	部門や支店、メーカーの違うシステムなども横断してすべての情報が検索できる機能。より幅広い情報を効率的に集めやすい。
関連文書検索	検索結果から選択したファイルと、関連性もしくは類似性が高い文書を表示できる機能。検索効率を高められる。
重複検索	検索結果のなかで重複しているデータの発見や、検索時に重複データを削除できる機能。情報精査の効率が高められる。
検索補助機能	キーワードを入力すると、よく一緒に検索されている単語が表示される機能。検索の絞り込みをサポートしてくれる。
ハイライト表示・ソート表示	検索結果で検索ワードをハイライト表示したり、日付順や関連度順などに検索結果を並べ替えたりできる機能。求めている情報を見つけやすくなる。
サムネイル・プレビュー表示	検索結果でサムネイルやプレビューといった画像で表示し、視覚的にファイルを検索できる機能。情報の内容を確認しやすくなる。
関連キーワード表示	検索結果にキーワードの同義語や、過去に検索されたキーワードの情報から、よく同時に検索されやすいキーワードを表示してくれる機能。より幅広い情報が検索できる。
検索履歴	過去に検索されたキーワードやクリックされたファイルなどのログが確認できる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
アクセス権限機能	ユーザーに対して、アクセスできるサーバーやフォルダの範囲などを制限できる機能。ファイルやフォルダごとにもアクセス制限がかけられる、情報漏えい対策に有効。
ユーザー認証機能	システムの利用時や、ファイルの閲覧時にシングルサインオンといった簡易的なユーザー認証ができる機能。情報漏えいの対策に有効。
検索結果の集計・分析機能	過去の検索結果といったログを集計し、目的に合わせて検索回数やログイン回数などを分析してレポートの自動作成をしてくれる機能。運用方法やデータ保管、フォルダ構造の見直しに活用。
ダッシュボード機能	システム内の情報を視覚的に、1つの画面にまとめて表示できる機能。確認したい情報が一目で把握できる。
Active Directory連携	Active DirectoryとはMicrosoftのユーザー管理機能。連携することにより権限情報が移行できる、効率的に権限の付与や閲覧制限が可能。
クローリング機能	クローリングとはプログラムがシステム内を巡回し、情報の取得や保存を行う機能。これにより常に最新のデータが検索できる。

セキュリティを強化したい場合はアクセス権限機能やユーザー認証機能が、細かく設定できるエンタープライズサーチがおすすめです。またファイル・データ管理の見直しを行いたい場合は、検索結果の集計・分析機能が充実したシステムを選ぶといいでしょう。

エンタープライズサーチを導入する際の注意点を確認する

エンタープライズサーチを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
ファイル・データの形式や種類	対応できるデータの形式や種類は、システムによって異なる場合があります。システムごとにテキスト文書や画像以外にもOfficeファイルやPDF、メール、SNSでの発信情報などさまざまな情報に対応しているため、どこまで検索したいか考えましょう。
情報の処理速度	検索の速度や精度もサービスによって異なるので、できるだけ情報処理速度の速いサービスを選びましょう。とくにデータ量が多いと検索に時間がかかりやすいため、情報の処理速度が速いシステムがおすすめです。無料トライアルを活用し、事前に検索速度を確かめましょう。
連携サービス	横断検索は、自社の既存システムとどれだけ連携できるかによって範囲が大きく変わります。そのため自社のファイルサーバーや既存システムを洗い出し、どこまで連携できるか確認しましょう。また電子帳票システムや契約書管理システムと連携できれば、より効率的に業務が行えます。
セキュリティレベル	社内全体の情報を管理するため、機密情報が漏えいしないよう閲覧権限やユーザー認証以外にも、システム自体のセキュリティレベルをチェックしましょう。データの暗号化やセキュリティポリシー、データの保管場所などに問題がないか、確認してください。
多言語対応	海外と取引を行っている企業や海外に拠点がある企業などは、それぞれの言語に対応しているかも重要です。多言語でもキーワード検索や全文検索などができるか確認しましょう。
チューニング方法	エンタープライズサーチは、検索の精度が高くなければ利用する意味がありません。そのため利用状況の分析機能やチューニング機能が、どの程度充実しているかをチェックします。
操作のしやすさ	エンタープライズサーチは幅広い従業員が利用するシステムであるため、誰でも簡単に操作できるかどうかも重要です。高機能でも操作性が悪いと現場に定着しない可能性もあります。こちらも無料トライアルを利用し、実際に現場の社員に利用してもらい使用感をチェックしましょう。

エンタープライズサーチの料金・価格相場を確認する

エンタープライズサーチの料金は、買い切りタイプか月額制かによって異なります。価格相場は買い切り型で数百万円程度、月額制は月数万円程度です。ただしエンタープライズサーチは利用人数やデータ容量、サーバーの数などによっても費用は大きく変わります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

またエンタープライズサーチは公式サイトでも、価格が「要問い合わせ」であるケースが多いため、必要に応じて見積もりを依頼し実際の価格を確認してください。

エンタープライズサーチの導入メリット

エンタープライズサーチを導入するメリットとしては、情報共有の時間短縮やセキュリティの向上などが挙げられます。それぞれみていきましょう。

情報収集の時間を大幅に短縮できる

情報収集の時間を大幅に短縮できるのが、エンタープライズサーチの最大のメリットです。

必要な業務情報の収集に時間をかけずに済むようになり、業務の効率が上がります。また、情報検索の支援機能も豊富なのでより幅広い情報を網羅的に確認できるようになり、生産性の向上が期待できます。社内情報の検索にはそれほど時間がかからないものの、社員全体の業務でみれば大幅な時間の削減になるでしょう。

社内の情報共有がスムーズになる

社員同士の情報共有がスムーズになるのも、エンタープライズサーチのメリットです。他の部署・部門の人員に確認することなく、パソコンやスマートフォンから情報を入手でき、必要に応じてアップデートもできます。

さらに、周囲とシェアをしなくても、必要な人員が任意に情報チェックできる環境を構築できるので、組織全体で最新の情報を業務に反映できるようになります。

情報の一括管理でセキュリティが向上する

エンタープライズサーチの導入に伴い、社内情報を一括管理すれば、セキュリティレベルも向上するでしょう。社員が独自に情報を管理していると、どうしても保存方法や保管先が異なるため、必要な情報がどこにあるかわからなくなり、漏えいの可能性が高まります。

一方、システム上で情報を一元管理する体制が構築できれば、アクセス制限やデータの暗号化により、セキュアな環境で情報の受渡しや共有が可能になります。不要になったデータも管理者が責任をもって削除できるので、外部に情報が流出するリスクを大幅に軽減できるでしょう。

エンタープライズサーチとChatGPTの違い

エンタープライズサーチとChatGPTは、検索対象と回答の正確性に大きな違いがあります。ChatGPTは、インターネット上にある情報を学習し、質問に対する回答を生成するシステムです。一方でエンタープライズサーチの検索対象は、社内の情報に限られます。社内のファイルサーバーやシステム、自社Webサイトを検索して結果を出すため、社内以外の情報については結果を出せません。

またChatGPTは、インターネット上の幅広い情報を学習し、回答を生成するため、質問によっては内容が正確ではないケースも多々あります。しかしエンタープライズサーチは、正確な回答が得られます。エンタープライズサーチは社内情報のなかから、検索ワードにヒットする情報を返すシステムであり、憶測や推測、根拠の明らかでない情報を含まないからです。

エンタープライズサーチの市場規模

グローバル市場調査会社IMARCの調査^※によれば、世界のエンタープライズサーチの市場規模は、2021年時点で44億6,000万米ドルです。また2027年には87億8,000万米ドルに達するとも予測されており、ビジネスで扱うデータ量の増加から、市場も急速に成長すると予測されます。

今後はさらに参考・活用するデータ量の増加が予想されることから、より効率的かつ的確に情報を入手できる環境の構築が、企業の成長にとって重要になるでしょう。

※出典：グローバルインフォメーション「エンタープライズサーチ市場：世界の産業動向、シェア、規模、成長機会、2023-2028年予測」（2024年7月31日閲覧）

エンタープライズサーチで社内情報の管理・共有をスムーズに

エンタープライズサーチの概要と選び方のポイントを解説しました。ITツールやクラウドサービスの流行により、社内でさまざまな情報を利用できるようになった一方で、必要な情報がどこにあるかわからない事態に陥る企業も珍しくありません。

しかしエンタープライズサーチを導入すれば、社内の情報を横断検索でき、必要なデータを必要なタイミングで入手できる環境を構築できます。独自の検索ポリシーや組み合わせ検索などが可能なサービスも多く、情報収集や共有に手間がかかっている企業におすすめです。

最後に、エンタープライズサーチの選び方をおさらいします。

エンタープライズサーチの導入目的を確認する
エンタープライズサーチの機能を確認する
エンタープライズサーチを導入する際の注意点を確認する
エンタープライズサーチの料金・価格相場を確認する

エンタープライズサーチのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL会員になる

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

口コミを投稿する

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
累計1,200社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期ブランドのWEB比較印象調査}

掲載の詳細を確認する

この記事が良かったら、いいね!をしてください!最新情報をお届けします!

WRITER著者

BOXIL Magazine編集部

「BOXIL Magazine（ボクシルマガジン）」は、SaaS選定時に知っておきたい基礎知識などを発信するビジネスメディアです。運営に関するお問い合わせ、取材依頼などはコンタクトページから、記事の引用・転載についてはガイドライン記載の窓口よりご連絡ください。