エンタープライズサーチおすすめ比較！機能や選び方・導入メリット
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エンタープライズサーチとは？
エンタープライズサーチとは、社内の各所にあるデータを全文検索や横断検索などができるシステムです。いわば企業内の検索エンジンであり、データの保管場所を気にすることなく、必要な情報がすぐに入手できる環境を構築できます。
インターネットの検索エンジンを使うような感覚で情報を検索して入手できるため、誰でも慣れ親しんだ方法で使えるのが魅力です。
テキスト情報はもちろん、画像やPDFといったファイルの検索もできるので、単に情報の検索プラットフォームとしてだけではなく、社内Wikiやナレッジ共有ツールとしても運用が可能です。
エンタープライズサーチが求められる理由
エンタープライズサーチが求められている背景として、IT技術の発達により保有する情報データが加速度的に増加しており、各所にデータが散在して情報共有しづらい点が挙げられます。
部門・部署ごとにバラバラに情報資産を管理している企業は多く、個人のパソコンに重要な業務データが保存されているケースも珍しくありません。
そういった状況では、社員が必要な情報をスムーズに入手できないため、検索エンジンを通じて効率的に入手できる環境が求められるようになりました。
また、多数のITシステムが乱立している企業も多く、個別の管理が難しい点もエンタープライズサーチが必要とされる理由の1つです。
エンタープライズサーチの機能
エンタープライズサーチに実装されている、代表的な機能を紹介します。
情報検索機能
情報検索機能は、社内で保有している無数の情報について、キーワードから検索できる機能です。エンタープライズサーチの肝となる機能であり、「全文検索」「あいまい検索」「横断検索」など、さまざまな検索方法に対応しています。
検索結果には、関連情報が一覧表示されるサービスもあり、検索キーワードから派生して必要な情報を効率的に入手できるのが特徴です。独自の検索方法を設定できるものもあります。
検索結果の表示・分類機能
エンタープライズサーチには、検索結果を任意の条件で整理・分類できる機能もあります。テキストや画像といった形式はもちろん、日付や保管場所などによる分類が可能です。テキストの前後から、条件に合うファイルの絞り込みできるシステムもあり、検索効率が大幅にアップします。
また、検索前後のテキストを閲覧できる、サムネイル表示機能が実装されているエンタープライズサーチも少なくありません。画像で対象ファイルを見分けられるので、目的のファイルを直感的に発見しやすくなります。
各種情報管理機能
エンタープライズサーチでは、検索キーワードと外部リンクを関連づけたり、更新情報を発信したりなどの各種運用管理機能も充実しています。管理者が任意に設定した情報や記事にリンクの設定も可能です。
さらに、蓄積されている情報を分析し、ビジネス上の意思決定に生かす運用もできます。検索数が多いキーワードや情報を分析すれば、社内の業務フローの改善施策を打ち出せるでしょう。
セキュリティ関連機能
アクセス権限機能や認証機能など、セキュリティに関する機能も実装されています。情報によっては、アクセスできる社員を限定したい場合もあるはずです。とくに、外部に絶対に漏らせない情報に関しては、マネジメント層のみ閲覧できる状態にする必要もあるでしょう。
セキュリティ関連機能が充実しているエンタープライズサーチならば、特定の文書やファイルにアクセスできる権限を設定できるので、情報流出のリスクを軽減するとともに、社員がアクセスできる情報を絞り込むことで、検索効率もアップします。
エンタープライズサーチの選び方
エンタープライズサーチの選定・比較をする際に、特に注目すべきポイントを解説します。
検索できるファイル・データの形式と種類
導入を検討しているサービスで、対応しているデータの形式や種類を確認しましょう。エンタープライズサーチは社内のさまざまな情報を検索対象にできますが、対応できるデータの種類がサービスによって異なる場合があります。
テキスト文書や画像など以外にも、次のようなファイル形式に対応していることがあります。
- Officeファイル
- zipファイル
- メール
- 音声ファイル
- 動画ファイル
- SNSでの発信情報
情報の処理速度
検索の速度や精度もサービスによって異なるので、できるだけ情報の処理速度が速いサービスを選びましょう。とくに大企業の場合、情報の量が多く検索に時間がかかる可能性があるため、できるだけスピーディに必要な情報を検索できるシステムを選択する必要があります。
無料体験版やトライアル版が利用できるサービスがあれば、事前に検索速度を確かめてみましょう。
セキュリティに関する機能
社内には外部に漏らせない機密情報があるので、閲覧制限やユーザー認証など、業務データを安全に運用できるセキュリティ機能が充実しているか、確認が必要です。
部署・部門単位やファイル単位でアクセス制限が設定できるものや、通信データが暗号化されるものをはじめ、社内情報の管理を徹底できるサービスを選びましょう。
また、システムに問題が生じた際、すぐに対応してもらえる業者のサービスを選択するのも大事です。トラブルが長引くとセキュリティ上の問題も発生する可能性があるので、業者がどういったセキュリティポリシーを持っているかもチェックしましょう。
連携サービスもチェック
エンタープライズサーチは、データの全文検索や横断検索などをできますが、他システムと組み合わせて使用することでさらに効率よく検索が可能です。
文書の電子化や管理ができる、これらのツールと連携できるか確認しておきましょう。
上記以外にも、多くのシステムと連携が可能です。連携ができなくても、組み合わせて使用することで業務効率化につながります。まだ導入をしていない方は、あわせて導入を検討してみてください。
おすすめのエンタープライズサーチ比較
それでは、代表的なエンタープライズサーチを紹介します。検索できるデータの範囲や機能などを確認し、気になるサービスがあれば、資料請求してみましょう。
NeuronES
- 社内に散在している資料を横断検索
- 大容量のデータでもスピーディに探せる
- プレビュー機能で目的のファイルをすぐに発見
NeuronESは、社内に散らばっているデジタル資料を、一括検索できるエンタープライズサーチです。社内ポータルサイトやファイルサーバー、データベース内の資料、クラウド上のデータなど、さまざまな情報を一括で横断検索できます。
大規模なデータベースでも高速検索が可能で、強固なセキュリティを維持しながら全文検索できるのが特徴です。サムネイルの生成やプレビュー表示が可能で、目的の文書をすぐに発見できるのに加えて、利用者がどういったキーワードで検索したか判断するための、ログ情報の収集もできます。
QuickSolution
- オンプレミス・クラウドに散在する情報を探せる
- AI（人工知能）の搭載で高速かつ安全に検索
- 業者によるきめ細かなサポート
QuickSolutionは、社内のオンプレミス環境・クラウド環境に点在している情報を横断検索できる、企業内検索システムです。AI（人工知能）の搭載で高速かつ安全に、必要な情報を検索可能で、セマンティック検索や画像OCR検索、紙文書検索もできるのが特徴です。
さらに、豊富なAPIにより既存の製品への組み込みも容易で、環境に応じた検索システムを構築できます。導入にあたっては、提供会社の充実したサポート受けられるので、初めてエンタープライズサーチを本格導入する企業も安心です。
A-trek
- 膨大なコンテンツから必要な情報を効率的に入手
- 各種クローリング機能を使用した検索サービスが利用できる
- 検索支援機能も充実
A-trekは、独自開発のクローリング技術や、インデクシングデータベース技術などをベースに開発された、純国産の全文検索システムです。環境に合わせてWebクローラーやファイル共有クローラーなど、各種クローリング機能を活用した検索サービスを導入できます。
検索支援機能も充実しており、類語辞書機能やホットキーワードリストの生成、カテゴリー別の検索表示など、必要な情報を効率的に入手できます。全作業をシンプルな管理画面上から実行でき、サービスごとに管理者のアサインも可能です。
FileBlog
- 端末を選ばずファイルサーバーにアクセス可能
- Webブラウザ上でファイルを編集
- Windowsエクスプローラの感覚で操作できる
FileBlogは、パソコン（Windows・Mac）はもちろん、スマートフォンやタブレットなど、あらゆる端末からファイルサーバーにアクセスできるシステムです。検索場所はファイルサーバーに限られますが、高速かつセキュアなファイル検索が可能で、ダウンロードせずにブラウザ上で編集ができます。
Windowsエクスプローラの感覚で気軽に操作できるのも特徴で、普段のパソコン操作の感覚で素早く情報の検索が可能です。検索結果はサムネイルで一覧化でき、タグの設定と定義により、属性による管理もしやすいのが特徴です。
ファイルめがね
- インターネット検索の感覚で情報を探せる
- Windows Serverにインストールして運用
- 全文検索エンジンSAVVYによる高速検索
ファイルめがねは、社内にあるファイルサーバーを、インターネット検索の容量で使えるサービスです。Windows Serverにインストールして利用するタイプで、WordやExcel、PDFなど、一般的なファイルは内容まで詳しく検索できます。
提供会社の開発した独自の全文検索エンジン「SAVVY」により、高速かつ多様な検索が可能で、事前設定により最適な検索結果を表示できるのも特徴です。最小のシステム構成で、100万円からスモールスタートできるのも魅力で、ファイルサーバーのアクセス許可やリアルタイム監視機能なども利用できます。
J-Insight
- AIを活用した高度な文書検索
- 継続的な検索精度の向上が可能
- 安全・安心のセキュリティ
J-Insightは、社内文書はもちろん、取引サイトの共有情報やFAQなど、さまざまな情報を一元的に管理し、知りたい情報に素早くリーチできる横断情報検索システムです。AIの学習により継続的な検索精度の向上が可能で、精度が向上するにつれて運用負荷も軽減できます。
さらに強固なセキュリティを備えているので、オフィスでの利用はもちろん、コールセンターでの問い合わせ対応や、取引先との情報共有基盤としての活用もおすすめです。XMLやCSVでのデータ連携も可能です。
Helpfeel Back Office
Helpfeel Back Officeは、社内の問い合わせ業務を効率化するための、キーワード検索型の社内FAQシステムです。社員によって微妙に異なる表現や感覚的な言い回し、言葉の間違いなどにも対応できるのが特徴で、必要な情報をスピーディに入手できるFAQにより、社員自身が問題を素早く解決できる環境を構築できます。
記載する情報は簡単に編集可能で、古い情報も更新しやすいので、常に最新の情報を社内で共有しやすくなるでしょう。導入にあたっては、提供会社の専任チームが伴走支援してくれるので、初めてFAQを導入する企業でもスムーズに運用を始められます。
エンタープライズサーチの導入メリット
エンタープライズサーチを導入するメリットとしては、情報共有の時間短縮やセキュリティの向上などが挙げられます。それぞれみていきましょう。
情報収集の時間を大幅に短縮できる
情報収集の時間を大幅に短縮できるのが、エンタープライズサーチの最大のメリットです。
必要な業務情報の収集に時間をかけずに済むようになり、業務生産性の向上が期待できます。社内情報の検索にはそれほど時間はかからないものの、社員全体の業務でみれば大幅な時間の削減になるでしょう。
社内の情報共有がスムーズになる
社員同士の情報共有がスムーズになるのも、エンタープライズサーチのメリットです。他の部署・部門の人員に確認することなく、パソコンやスマートフォンから情報を入手でき、必要に応じてアップデートもできます。
さらに、周囲とシェアをしなくても、必要な人員が任意に情報をチェックできる環境を構築できるので、組織全体で最新の情報を業務に反映できるようになります。
情報の一括管理でセキュリティが向上する
エンタープライズサーチの導入に伴い、社内情報を一括管理すれば、セキュリティレベルも向上するでしょう。社員が独自に情報を管理していると、どうしても保存方法や保管先が異なるため、必要な情報がどこにあるかわからなくなり、漏えいの可能性が高まります。
一方、システム上で情報を一元管理する体制を構築しておけば、アクセス制限やデータの暗号化により、セキュアな環境で情報の受渡しや共有が可能になります。不要になったデータも管理者が責任を持って削除できるので、外部に情報が流出するリスクを大幅に軽減できるでしょう。
エンタープライズサーチで社内情報の管理・共有をスムーズに
エンタープライズサーチの概要と選び方のポイントを解説しました。ITツールやクラウドサービスの流行により、社内でさまざまな情報を利用できるようになった一方で、必要な情報がどこにあるかわからない事態に陥る企業も珍しくありません。
そこで、エンタープライズサーチを導入すれば、社内の情報を横断検索でき、必要なデータを必要なタイミングで入手できる環境を構築できます。独自の検索ポリシーや組み合わせ検索などが可能なサービスも多いので、この機会に導入を検討してみましょう。
最後に、エンタープライズサーチの選び方をおさらいします。
- 検索できるファイル・データの形式と種類
- 情報の処理速度
- セキュリティに関する機能
- 連携サービスもチェック
エンタープライズサーチのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。
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