【2024年最新】法人向けオンラインストレージ比較9選｜機能・料金をまとめた比較表をプレゼント

最終更新日：2024-09-11（記事の情報は現在から281日前のものです）

法人向けオンラインストレージとは？基本知識から導入メリット、失敗しない選び方まで解説します。

情報のデジタル化が進む現代のビジネスシーンでは、オンラインストレージの有効活用が欠かせません。

オンラインストレージを活用することで、場所やデバイスに依存せずに資料を閲覧できます。またファイル共有や同時編集など、生産性改善に役立つ機能が多数搭載されているため、多くの企業で導入が勧められています。

近年では、企業で使用されることを前提に、セキュリティ対策や使用容量が充実した法人向けオンラインストレージも増えてきました。

そこで「SaaS導入推進者が選ぶサイト第1位」のBOXILが、今おすすめの法人向けオンラインストレージ9選を厳選しました。さらに機能・料金をまとめた『比較表』も無料プレゼント。導入を検討している方は、ぜひご活用ください。

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オンラインストレージとは

オンラインストレージとはクラウドでファイルを保存するサービス、ないし保存領域のことです。テキストや画像、Excel・PowerPointといったファイルを他人と共有したり、パソコンのバックアップとしても利用されたりと、さまざまな用途で用いられます。

また、オンラインストレージは、クラウドストレージやファイルストレージと呼ばれることもあります。同じ意味と捉えてもほとんど差し支えありません。

オンラインストレージのメリット

オンラインストレージを使うメリットには、次の6つがあります。

1. ファイルを一元管理できる
2. 自動化によるバックアップの省略化
3. ファイル共有の簡略化や共同編集による作業効率化
4. サーバー運営や管理が不要
5. 場所を問わずアクセスできる
6. 災害時のリスクヘッジになる

上記6つのメリットについてポイントを解説しています。

1. ファイルを一元管理できる

これまでファイル管理は、拠点や部署ごとに行うのが一般的でした。しかしオンラインストレージを導入すれば、拠点間でファイルの共有を一元管理できます。そのためメールやFAXでやり取りしていたファイルの送受信を簡略化できます。

2. 自動化によるバックアップの省略化

オンラインストレージの多くは、自動保存に対応しています。

WordやExcelなどを使用する際に、システムフリーズや保存忘れによって、作業が白紙に戻ってしまうことがあります。しかしオンラインストレージであれば、作業中も自動でバックアップしてくれるため、安心です。

3. ファイル共有の簡略化や共同編集による作業効率化

オンラインストレージに保存したファイルは簡単に共有できます。

たとえば、Dropboxのようなオンラインストレージサービスは、保存したファイルへのアクセスリンクをワンクリックで作成可能です。クライアントに共有することで、双方が同じファイルを編集できます。

4. サーバー運営や管理が不要

会社全体でファイルを共同管理するためには、ファイルの保存先であるサーバーが必要です。従来、会社単位でファイルを一元管理するためには、独自にサーバーを契約し会社に設置、運営しなければなりませんでした。

しかしオンラインストレージであれば、サービス会社が契約しているサーバーを利用できます。そのためサーバーの運営や管理が必要ありません。

5. 場所を問わずアクセスできる

オンラインストレージの多くは、マルチデバイスに対応しています。そのためオフィスのパソコンだけでなく、外出先からでもスマートフォンやタブレットなどを使ってファイルにアクセス可能です。

インターネット上にデータを保存するとはいえ、クラウド型のオンラインストレージには暗号化やアクセス制限などが施され、安全性が高いものも多くあります。そうしたサービスを比較して選ぶことで、セキュリティを重視したい場合でも安心して利用できるでしょう。

6. 災害時のリスクヘッジになる

災害時、紙媒体の資料は紛失してしまうリスクがあります。また契約しているサーバーが浸水などの被害を受けると、データが破損してしまう可能性もないとは限りません。

オンラインストレージのサービスによっては、ファイルのバックアップを複数の遠隔地で保存されています。そのため1つのサーバーが災害による被害を受けたとしても、データの復元が可能です。

＼　各サービスのメリット・特徴はこちら　／

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オンラインストレージの選び方

オンラインストレージを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

オンラインストレージの導入目的を確認する
オンラインストレージの機能を確認する
オンラインストレージを導入する際の注意点を確認する
オンラインストレージの料金・価格相場を確認する

オンラインストレージの導入目的を確認する

オンラインストレージの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
ファイルの共有と共同作業がしたい	チームメンバーやパートナーとファイルを簡単に共有し、共同作業が可能となります。リアルタイムの編集やコメント機能を活用して効率的なコラボレーションを実現します。
データのバックアップと保護がしたい	オンラインストレージはデータの安全なバックアップ先として利用されます。ハードウェアの故障や災害によるデータ損失のリスクを軽減し、重要なデータを保護します。
リモートアクセスをできるようにしたい	オンラインストレージに保存されたデータはインターネット経由でアクセスできるため、場所を問わずにデータにアクセスできます。リモートワーカーや移動中のアクセスに便利です。
セキュリティ強化をしたい	オンラインストレージはデータのセキュリティを強化するための機能を提供します。データの暗号化、アクセス権限の管理、ログの監視など、セキュリティレベルの向上が期待できます。

オンラインストレージの機能を確認する

オンラインストレージでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
ファイルのアップロードとダウンロード	オンラインストレージでは、ユーザーがファイルをアップロードし、必要なときにダウンロードできます。これにより、データを安全に保存し、必要な場所やデバイスからアクセスできます。
フォルダとファイルの整理	フォルダやサブフォルダを作成してファイルを整理できます。ユーザーはフォルダ構造を作成し、ファイルを簡単にナビゲートできます。
共有と共同編集	オンラインストレージでは、他のユーザーとファイルやフォルダを共有し、共同編集できます。リアルタイムの編集やコメント機能を活用して、複数の人々が同じファイルを効果的に編集できます。
バージョン管理	ファイルのバージョン管理機能が備わっているサービスもあります。ファイルの変更履歴や以前のバージョンにアクセスでき、誤った変更を元に戻すことも可能です。
オフラインアクセス	一部のサービスではオフラインアクセス機能を提供しています。ユーザーは事前にファイルを同期することで、インターネットに接続していない場所でもファイルにアクセスできます。
バックアップと復元	オンラインストレージは、データのバックアップと復元機能を提供することがあります。データの損失や破損のリスクに備えるため、定期的なバックアップと必要な時の復元が可能です。
セキュリティとアクセス制御	データのセキュリティを強化するための機能があります。データの暗号化、アクセス権限の管理、二要素認証などのセキュリティ対策が行われます。

オンラインストレージを導入する際の注意点を確認する

オンラインストレージを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
データ容量と料金	データ容量と料金のバランスをチェックします。
セキュリティ対策	「データの保存や通信時の暗号化」、「利用者認証」、「ログ取得機能」など、セキュリティ対策が充実しているサービスを選びましょう。
利便性	既存で使っているサービスとの連携できるかを確認しましょう。
利用可能人数	導入にあたっては会社・部署・プロジェクトといった単位でデータを共有するため、利用可能人数、ファイルのシェア方法について確認しておきましょう。
信頼性	運営元の営業が停止してしまうと利用できなくなるため、経営基盤がしっかりしており、安心してデータを預けられるサービスの選定が必要です。