マニュアル作成ツールとは？導入メリット・選び方と比較ポイント
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マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、業務や製品の操作方法などのマニュアル資料を作成・管理できるソフトウェアのことです。
マニュアル作成ツールを使うと、テキストや画像、動画などを簡単に組み合わせて、見やすくわかりやすいマニュアルを作れます。
マニュアル作成ツールが必要とされる理由
マニュアル作成・運用をしている企業は多いですが、懸念点としてよく挙げられることは、マニュアル作成に時間や手間がかかること、品質や統一性が低いこと、さらに、マニュアルの更新や管理が煩雑で活用が定着しないことなどです。
このような問題を解決するために、マニュアル作成ツールが必要とされています。
マニュアル作成ツールのメリット
マニュアル作成ツールを使うと、次のようなメリットがあります。
- マニュアル作成をスムーズに行える
- 属人化を防止できる
- 情報共有が素早くでき業務効率が上がる
マニュアル作成をスムーズに行える
マニュアル作成ツールは、あらかじめテンプレートやが用意されていたり、ドラッグ＆ドロップなどの機能を備えていたりと、マニュアルをスムーズに作成できる機能が揃っています。
また、画像や動画の挿入や編集も簡単にできるため、見栄えやわかりやすいマニュアルを作れます。
属人化を防止できる
マニュアル作成ツールは、マニュアルのフォーマットやスタイルを統一できるため、属人化の防止にもつながります。
また、マニュアルの作成者や編集者の情報や日時も記録されるため、作成者や権限を明確にできます。
情報共有が素早くでき業務効率が上がる
マニュアル作成ツールは、マニュアルの共有や閲覧が素早くできるため、業務効率が上がります。マニュアル作成ツールによっては、クラウドやオンラインでマニュアルの保存や公開ができ、場所や時間に関係なくアクセスできます。
マニュアルの検索やフィルター設定もでき、必要な情報をすぐに見つけられます。
マニュアル作成ツールの選び方ポイント
マニュアル作成ツールを選ぶときには、次のようなポイントに注意しましょう。
- 操作性に優れているか
- テンプレートが豊富か
- 編集・閲覧履歴が残せるか
操作性に優れているか
マニュアル作成ツールは、利用の定着を促す観点でも操作性や使いやすさが重要です。マニュアル作成ツールの操作性や使いやすさは、テキストや画像、動画の編集がスムーズにできるか、直感的な操作に対応しているかなどを確認するといいでしょう。
マニュアル作成ツールの体験版や無料版で操作性を確認できます。
テンプレートが豊富か
マニュアル作成ツールは、テンプレートが豊富であると便利です。テンプレートの種類が豊富であれば、マニュアルの種類や目的に応じて、適切なマニュアルを作成できます。また、テンプレートのカスタマイズもできる場合は、より自社に合わせた仕様のマニュアルを作成できます。
編集・閲覧履歴が残せるか
マニュアル作成ツールは、編集・閲覧履歴が残せるとマニュアルの更新や管理がしやすくなります。
また、マニュアルの作成者や編集者の情報や日時も記録されるため、いつの時点の情報なのか、誰が更新したのかなどもわかりやすくなります。
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次の記事では、口コミ評判で人気のマニュアル作成ツールを多く紹介しています。無料で利用できるマニュアル作成ツールも複数あります。比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
マニュアルを作成するときのコツ
マニュアルを作成するときには、次のようなコツを参考にしましょう。
専門用語を避ける
マニュアルを読む人は、マニュアルの内容に詳しくない場合が多いです。そのため、専門用語や難解な言葉を使うと、マニュアルの理解が難しくなります。
専門用語や難解な言葉を使う場合は、必ず意味や定義を説明するか、別の簡単な言葉で置き換えるようにしましょう。
5W1Hを意識する
マニュアルを作成するときには、5W1H（Who, What, When, Where, Why, How）を意識すると、マニュアルの内容が明確になります。5W1Hとは、次のような質問に答えることです。
- Who：誰がマニュアルの対象者か
- What：何をマニュアルの目的や内容とするか
- When：いつマニュアルを使うか
- Where：どこでマニュアルを使うか
- Why：なぜマニュアルを使うか
- How：どのようにマニュアルを使うか
5W1Hを意識することで、マニュアルの構成や順序、重要度などを決定できます。
図や表を活用する
マニュアルを作成するときには、図や表を活用すると、マニュアルのわかりやすさや見栄えを向上できます。テキストだけでは説明が難しい場合や、テキストだけでは説明が長くなったり、印象に残らなかったりする場合は図や表を用いると効果的です。
また、図や表を使うときには、次のような点に注意しましょう。
- 図や表のサイズや位置を適切に調整する
- 図や表のタイトルやキャプションを付ける
- 図や表の内容とテキストの内容を対応させる
- 図や表の内容をテキストで補足する
読まれるための仕組み化をする
マニュアル作成ツールを導入した際には、定着を図るために読まれるための仕組み化をすることで、マニュアルの効果を高められるでしょう。
たとえば、研修には必ずマニュアルを取り入れて確認するフローをつくることや、使用したマニュアルで気づいたことがある場合にはフィードバックをして改善できる体制をつくることも大切です。
また、検索のしやすさや閲覧のきっかけをつくることも読まれるために必要です。キーワードやタグを付けて検索しやすくする、マニュアルが更新された場合に通知がくるようにするなど工夫しましょう。
さらに、マニュアル自体の精度を高めることで活用しやすくなります。たとえば、タイトルや見出しをわかりやすくする、目次や索引をつくるなどが挙げられます。
マニュアル作成ツールを導入して業務改善や品質向上を目指そう
マニュアル作成ツールとは、業務や製品の操作方法などを説明する文書を作成するためのツールです。マニュアル作成ツールを使うと、マニュアル作成がスムーズにできるだけでなく、マニュアルの品質や効果も向上できます。
マニュアル作成ツールを選ぶときには、操作性や使いやすさ、テンプレートの豊富さなどのポイントにも注意して選んでください。マニュアル作成ツールを活用して、効率よく品質の高いマニュアルを社内共有して、業務改善や品質向上を図りましょう。
