リモート会議とオンライン会議・Web会議の違いとは？意味や注意点

リモート会議とオンライン会議は違う？

リモートワークやテレワークが普及するなか、会議の方法も変化してきました。同じ意味合いとして捉えられがちな「リモート会議」と「オンライン会議」は、厳密にいうと異なる意味を持ちます。

それぞれの意味や特徴について紹介します。

リモート会議とは

リモート会議とは、離れた場所にいる人たちが、インターネットや電話などの通信手段を使って、会議を行うことです。「リモート（remote）」は、遠隔でといった意味を持ちます。

遠隔で行う会議をすべて指すため、リモート会議には、オンライン会議・Web会議やビデオ会議・テレビ会議、電話会議などを含みます。

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オンライン会議とは

オンライン会議とは、インターネットを介して、パソコンやスマートフォンなどの端末で映像や音声・テキストなどの情報をやりとりしながら、会議を行うことです。

ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsなどのWeb会議システムを利用することが一般的です。Web会議と呼ばれることもあります。

リモート会議の種類

リモート会議とは、遠隔で行う会議の総称であることがわかりました。リモート会議にはどのような種類があるのかを今一度紹介します。

 オンライン会議・Web会議

オンライン会議・Web会議は、どちらも同じ意味で、インターネット回線を使用して行う会議の方法を指します。オンライン会議を行う際は、Wi-Fiやインターネット接続ができる端末、オンライン会議ソフトやツールが必要です。

これらが揃った環境であれば場所を問わずに会議に参加でき、画面や資料の共有が可能です。一方で、インターネット環境が不安定な場合や速度制限がある場合には、スムーズに進行できない場合があります。

ビデオ会議・テレビ会議

ビデオ会議・テレビ会議とは、専用の機器や回線を使って、高品質の映像や音声で、会議を行うことです。ビデオ会議・テレビ会議には、一般的にビデオ会議システムを利用します。

ビデオ会議・テレビ会議は映像や音声の品質が高く、リアルなコミュニケーションをとれること、また、大画面や複数の画面を使って参加者の配置や視点を変えられることが特徴です。

一方で、専用の機器や回線を用意する必要があり、導入コストが高い傾向にあることや、拠点が会議室になることなどが懸念点として挙げられます。

電話会議

電話会議とは、電話を使い音声のみで行う会議のことです。電話会議では、専用のシステムを使用すれば、複数人で同時に通話が可能です。

電話会議の特徴は、手軽に行えることや、電話回線を使用しているため安定していることなどが挙げられます。一方で、電話会議の場合は、映像がなく相手の表情や画面共有ができないことで不便を感じることもあります。

リモート会議のやり方

オンラインで行うリモート会議は、予想外のトラブルが発生することもあります。トラブルを防ぎ、スムーズに会議を進めるためには、次の流れで会議を行いましょう。

会議前

会議をはじめる前には、次のような準備を行います。

システムの導入

会議を行う前に、リモート会議に使用するシステムを選定します。

オンライン会議やWeb会議を行う際には、基本的に参加人数分のパソコンが必要なため、すべてのパソコンで共通して利用できるシステムの導入が必要です。

また、リモート会議に使用するシステムは、参加者にも同様のものを利用してもらう必要があるため、使いやすく金銭的に負担が少ないシステムを選定するようにしましょう。

機材や環境の用意・動作確認

リモート会議を行う前に、会議に必要な機材を用意します。

たとえば、会議の主催者と参加者に準備が必要なものには、次の6つがあります。

• パソコン（またはスマートフォン）
• カメラ
• マイク
• ヘッドセットやイヤホン
• リモート会議ツール・アプリ
• 安定した通信環境

マイクやカメラについては、パソコンに搭載されている機能の使用も可能です。ただし、画質や音質を向上させるために、外部ツールを用意しておくのがおすすめです。たとえば、Webカメラは高画質な映像や広角を写せるため、複数人が参加する場合には専用のカメラを使用するとよいでしょう。

機材を用意したら、当日にトラブルがないよう、機材の動作確認も行いましょう。

スケジュール調整・資料の共有

参加者とリモート会議のスケジュール調整を行います。

オンライン会議やWeb会議であれば場所は問いませんが、会議の日時はあらかじめ決めておく必要があります。

リモート会議で使用する資料も事前にまとめておきましょう。リモート会議では紙の資料を配布できませんが、事前にメールで資料を共有することで会議を円滑に進められるでしょう。もしくは、オンライン会議ツールには「画面共有」や「ファイル共有」機能があるため、会議中に参加者へ資料の共有もできます。

会議の開催

リモート会議を開催する際には、会議のURLを参加者へ共有します。

リモート会議では、開催者が事前にWeb会議のURLを参加者に送付して招待する場合が多いです。会議の日程が決まったら、Web会議ツールで会議予定を作成し、参加者全員に開催日時や当日の流れなどとあわせてURLを送付しましょう。参加漏れがないように、開催者の出欠も取っておきましょう。

また、URLとあわせてメールで資料を共有しておくと、参加者は会議前に資料やデータを参照でき準備がしやすくなるため、スムーズに会議を進行できるでしょう。

会議中

会議が開始したら、まず参加者の映像や音声に問題がないか確認し、問題がなければ会議を進めます。

リモート会議は、オフラインでの会議と比べ参加者同士のコミュニケーションが取りにくいため、ツールに搭載されているリアクション機能やチャット機能を活用して、参加者の反応を確認します。

システムによっては、録画・録音機能を利用できる場合もあるため、会議の内容を録画・録音しておき、後でアーカイブ動画を共有し内容の振り返りを行うことも可能です。

会議後

会議の内容や会議中に決定したこと、今後すべきことなどをまとめて議事録を作成し、参加者全員に共有します。

Web会議ツールには文字起こし機能を搭載している場合があり、会議の録音から自動で文字起こしを行い、ダウンロードして議事録の作成が可能です。他にも、議事録作成の自動化が可能なツールを使用するといった方法で作成を効率化できます。

議事録の作成には手間や時間がかかるため、ツールの活用で効率化するとよいでしょう。

リモート会議のなかでオンライン会議にもっとも需要がある理由

リモート会議のなかで、オンライン会議が多く導入されている理由は、インターネットがあれば場所を問わず参加できる手軽さや、場所や時間の制約が少ないことなどが挙げられます。

また、オンライン会議は、Web会議システムを使えば映像や音声・テキスト・資料などを簡単にやり取りできるため、情報共有や意思疎通がスムーズに行えます。

Web会議システムにはさまざまな機能が備わっており、会議の目的や内容に応じた形態で会議を開催できる点が魅力です。

オンライン会議（Web会議）を実施するメリット

Web会議を実施することには、次のようなメリットが挙げられます。

• 手軽に導入できる
• 時間や経費の削減につながる
• 業務を効率化できる

手軽に導入できる

Web会議を実施する際は、パソコンやスマートフォンなどの端末と、Web会議システムと呼ばれるソフトウェアやアプリがあればすぐにはじめられるため、手軽に開催できます。

また、Web会議システムは無料で利用できるものや、月額や年額で安価に利用できるものもあり、コストを抑えて導入できる点も魅力です。

時間や経費の削減につながる

Web会議では、参加者それぞれが都合のよい場所から参加できるため、移動や交通費の必要がありません。また、会議の開始や終了の時間を自由に設定できるため、時間のロスを防げます。

また、会議室を探していた時間や社外に会議スペースを借りていた場合には、スペースの利用にかかる費用も不要です。さらに、準備やセッティング、お茶の用意などの手間やコストが省け、時間や経費の削減につながります。

業務を効率化できる

Web会議では、システムを使って映像や音声・テキスト・資料などを簡単にやりとりできるため、情報共有や意思疎通をスムーズに行えます。

また、画面共有やホワイトボード、チャットや投票機能を使うことで、ディスカッションやアイデア出しなど充実した会議を実施できることもメリットです。

さらに、会議の内容や結果を録画・録音できるため、議事録作成や確認の手間を省き、参加できなかった方へのデータ共有も可能です。時間や経費を削減しながら、効率よく会議を開催できます。

オンライン会議（Web会議）システムの選び方

Web会議を実施するには、Web会議システムと呼ばれるソフトウェアやアプリが必要です。Web会議システムには、さまざまな種類や機能があります。

どのWeb会議システムを選ぶかは、Web会議の品質や効果に大きく影響します。Web会議システムの導入を検討している場合は、次のポイントを意識して選びましょう。

同時接続できる人数を確認する

Web会議システムには、同時に接続できる人数に制限がある場合や、接続できる人数がプランによって異なる場合があります。会議の規模や参加人数を考慮して自社に合うシステムを選びましょう。

連続で通話できる時間を確認する

Web会議システムには、連続で通話できる時間に制限を設けているものがあります。また、時間内につなぎ直すことで何度でも利用できるシステムや、利用可能時間によって異なるプランを用意しているシステムがあります。

社内会議のみでの利用や、長時間の会議が少ない場合にはつなぎ直すケースでも問題ありません。しかし、商談やクライアントとの会議を頻繁に行う場合や、長時間の会議が多い場合には、あらかじめ時間制限のないプランを検討する必要があります。

映像や音声の品質を確認する

Web会議システムには、映像や音声の品質に差があります。映像や音声の品質が低ければ、会議の内容や雰囲気が伝わりにくくなります。

そのため、Web会議システムを選ぶときは、会議の目的や環境に合った映像や音声の品質を確認することが重要です。

操作性に優れているかを確認する

Web会議システムは、簡単に利用できるものが多いものの、なかには使いづらさや慣れが必要なものもあります。

従業員の年代やシステムに対する抵抗感などを理解し、操作性に優れているかも確認しておくと導入後もスムーズに利用できます。

オンライン会議（Web会議）の注意点

オンライン会議（Web会議）を実施するときには、次のような点に注意してください。

顔出しやミュートなどのルールを設ける

Web会議では、カメラやマイクをオフにした参加も可能です。しかし、相手の表情や反応を見ながら会議を行いたい場合や、意見交換を積極的に行いたい場合もあるでしょう。また反対に、周りの雑音や余計な声をできるかぎり低減し、話しに集中してもらいたい場合もあります。

顔出しやミュートの判断が曖昧だと、参加者が迷ってしまう場合もあるため注意が必要です。Web会議では、顔出しやミュートなどのルールを設けることで、Web会議がよりスムーズに進みます。ルールは、会議の目的や内容に応じて、事前に主催者が決めておくか、参加者同士で話し合って決めることが望ましいです。

Web会議のための機材を揃える必要がある

Web会議を実施するには、パソコンやスマートフォンなどの端末と、Web会議システムと呼ばれるソフトウェアやアプリが最低限必要となります。

また、Web会議の品質や効果を高めるために必要に応じて、モニターやスピーカー、ヘッドセットやマイクなどを揃える必要があることも覚えておきましょう。

オンライン会議・オンライン会議（Web会議）はシステムの導入で効率よく進めよう

リモート会議とオンライン会議・Web会議の違いについて解説しました。リモート会議とは、参加者が離れた場所にいる場合に行う会議の総称であり、オンライン会議・Web会議を含む総称です。

なかでもオンライン会議は、もっとも一般的で需要がある会議形態です。オンライン会議を効率よくスムーズに実施するためには、Web会議システムの導入をおすすめします。

システムによって、機能や特徴、プランが異なるため、比較検討して最適なシステムを選びましょう。

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