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テレワークでおすすめのWeb会議ツール - ミーティングのポイントや進め方のコツ

最終更新日時:
新型コロナウィルスの感染拡大によりテレワークが導入され、会議もオンラインで開催することが増えました。そんなオンライン会議はどのように進めればいいのか、必要な機材やツールと合わせて解説します。

テレワーク中の効率的なWeb会議の進め方

2020年新型コロナウィルスの拡大により、日本の多くの企業でテレワーク導入を余儀なくされました。ビジネスのさまざまなシーンがオンライン化されましたが、会議もそのひとつといえます。

初めての場合、戸惑うことも多いテレワーク中のWeb会議。効率よく会議を進めるために、必要な準備やツールを紹介します。

資料やツールの動作確認などの事前準備

まずは、使用するWeb会議ツールの使い方を確認しておきましょう。

各種ツールによっては、公式サイトで初めての方向けに使い方を紹介しているサービスもあるので、そういったページを会議の参加者で共有し、問題なくログインできるようにしておきましょう。

また、資料の準備も重要なポイントです。これまでは紙に印刷して会議の際に配布していたかもしれませんが、テレワークの場合事前にPDFとして配布する、あるいはWeb会議ツールに表示できるように準備しておく必要があります。

アイスブレイクで和やかな雰囲気を作る

Web会議が始まったら、すぐに議題に入ることなく「アイスブレイク」で緊張をほぐしましょう。アイスブレイクとは名前のとおり「会議前の固い空気を溶かす」という意味で用いられるものです。

アイスブレイクの具体的な方法としては、次のような方法があります。

  • 自己紹介
  • 近況報告
  • クイズ、ゲーム

初対面同士でクイズやゲームをするのは少しハードルが高いかもしれません。その場合は、自己紹介や近況報告で和やかな雰囲気にできるような話題を用意しておきましょう。

会議の目的を明確にする

これはオフィスで行うミーティングにも言えることですが、最初に会議の目的とゴールを宣言することで、参加者が目的意識をもって会議に参加してくれるようになります。

また、できれば会議の目的は会議前にあらかじめ参加者に伝えておくと効果的です。資料とあわせて目的を共有し、さらに会議開始直後に再度参加者全体に伝えることで、メンバー全員の目的意識が明確化します。

時間に沿って進行する

次に大切なのは時間にそって会議を進めていくことです。説明の時間、議論の時間、意見をまとめる時間などに分けて、それぞれ時間を決めておきましょう。時間を区切ることにより、メンバー全員がタイムリミットを意識するので議論の脱線を防げます。

時間のチェックは司会が都度確認しますが、もし難しければタイムキーパー役を決めておくのもよいでしょう。

テレワークでの会議で必要な機材

実際テレワーク中に会議を行う場合、よりスムーズかつ良い環境を整えるために必要な機材があります。Web会議システムの性能が向上しているため、必要ないかもしれませんが、会議をすることが多い人は揃えてみてもいいでしょう。

パソコン

まず必要になるのがパソコンです。デスクトップパソコンでもノートパソコンでもテレビ会議ツールは利用できますが、ノートパソコンの場合Webカメラとマイクが内蔵されていることが多いので、ノートパソコンの方がおすすめです。

またテレワーク中は家族の出入りや部屋のインテリアが映らないように、場所を移動しなくてはならないこともあります。そういった場合もノートパソコンなら対応しやすいので、新しくテレワーク用にパソコンを導入する場合はノートパソコンを選ぶようにしましょう。

背景に配慮するのであれば、Zoomをはじめバーチャル背景に対応したWeb会議システムを選びましょう。

インターネット環境

安定したインターネット環境の有無も、快適なWeb会議になるかを左右します。基本的には通信速度が速い光回線がおすすめですが、開通工事でテレワーク開始までに回線が準備できない場合はモバイルWi-Fiをレンタルするようにしましょう。ただ企業によってはモバイルWi-Fiを禁止しているところもあるので、注意が必要です。

Webカメラ

Webカメラが付いていないデスクトップパソコンの場合、別途後付けでWebカメラが必要になります。

Webカメラを選ぶ基準は鮮明さを表す「画素数」と解像度、そして動きのなめらかさを表す「フレームレート」が重要になりますが、主にWeb会議で利用する場合、次の数値を満たすWebカメラを選んでおけば問題ないでしょう。

  • 解像度 720p以上
  • 画素数 100万画素以上
  • フレームレート 30fps以上

またWeb会議終了後でもカメラがオンのまま、なんてこともあるので、カメラの切り忘れに注意するとともに、レンズカバーが付属しているものを選んでおくとより安心です。

ヘッドセット

デスクトップパソコンの場合、内蔵マイクがついておらずヘッドセットも必要になります。ヘッドセットはマイクとスピーカーが一緒になっているものです。パソコンのスピーカーを使うよりも音声がしっかり聞き取れ、会議の内容が漏えいする心配はないので安心です。

Web会議ツールを利用するメリット

パソコンやスマートフォンなどを通して、離れているところにいる人ともコミュニケーションが取れるWeb会議システム。

パソコンやスマートフォンにアプリをインストールすればすぐに利用が開始できるので、プライベートなコミュニケーションからビジネスの会議用など幅広く利用されています。ミーティングで電話ではなく、Web会議システムを利用するメリットはなんなのか解説します。

場所や時間を問わず会議が開催できる

そんなWeb会議ツールの大きなメリットは、場所や時間を選ばない点です。

インターネットとパソコンがある場所ならどこからでも会議に参加できるので、海外にいるクライアントとも会議が開催できます。テレワーク・リモートワーク時にURLから複数人がワンクリックで参加できるのもメリットと言えるでしょう。

移動の時間や費用を節約できる

また会議のために会社に出向く必要もないので、テレワーク時に移動の時間や交通費・宿泊費を削減できます。業務効率化の面でも、大きなメリットがあります。

会議室や紙の配布資料を準備する必要がない

従来の会議の場合は資料を作って印刷し、配布するタスクが必要でした。そのため印刷や資料を整える時間、そして紙のコストもかかっていました。

しかしWeb会議システムでは会議をしながら参加者全員で資料を見る機能も搭載されているので、こうした手間を削減し、ペーパーレス化を推進できます。また情報流出のリスクも削減できるのも重要なポイントといえるでしょう。

特に、テレワーク時には紙で資料を共有するのは不可能であり、こういった資料準備の課題も解決できることがメリットです。

無料で使えるWeb会議ツール

Web会議ツールには無料のものと有料のものがありますが、無料でもWeb会議には十分な機能が搭載されています。テレワーク中の会議におすすめの無料Web会議ツールについて紹介していきます。

Zoom(ズーム) - ズーム・ビデオ・コミュニケーションズ

Zoom - ズーム・ビデオ・コミュニケーションズ 画像出典:Zoom

Zoomは、ビデオコミュニケーションツールを提供する、ズーム・ビデオ・コミュニケーションズ(2011年4月設立)が運営。

チャットやリアクションボタン、ファイル共有など、ビジネスに特化した機能も充実しています。音声や映像のオン/オフをワンアクションででき、バーチャル背景にも対応。ほかにも、フィルター機能や録画機能など、テレワーク中の会議にほしい機能を多数搭載しています。

Skype - Mycrosoft

WordやExcelといったオフィスソフトに加えハードウェア事業も展開する世界的IT企業Microsoft(1975年4月設立)が運営。

Skypeは、マイクロソフト社が運営するオンラインコミュニケーションツールです。無料でビデオ通話が楽しめるとともに、挙手機能や字幕機能、レコーディング機能なども搭載されています。

Google Meet - Google

GmailやGoogleカレンダーなど多彩なアプリケーションを展開するGoogle(1998年9月設立)が運営。

Google Meetは無料でWeb会議が開催できるサービスです。Googleのほかのサービスと同じくユーザー情報保護機能やプライバシー保護機能が搭載されており、レベルの高いセキュリティ対策が施されています。

また、Googleの音声認識テクノロジーが搭載されているので、英語場合自動字幕起こし機能を利用できます。海外のクライアントと会議の場合、便利なツールと言えます。

Whereby - Videonor

オンラインコミュニケーション事業を展開するノルウェーの企業Videonor AS(2013年4月設立)が運営。

Wherebyは、ノルウェー発のオンライン会議ツールで会議のたびにURLを発行するスタイルのサービスです。画面共有やチャットなどの基本機能も備わっており、かつシンプルさが魅力の一つです。

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社

参考情報:Chatwork

ビジネスチャット事業を展開するChatwork株式会社(2004年11月設立)が運営。

Chatworkは、チャットやタスク管理、ファイル管理などの機能が搭載されたコミュニケーションツールです。DNP、KDDIなど大手企業が導入していることから、多くの企業の注目を集めています。

ChatWorkのビデオ通話機能「Chatwork Live」では音声通話やビデオ通話、画面共有などの機能が使用でき、議事録を取りながら会議を進められます。もとからChatWorkを使っている方におすすめしたいサービスです。

VoicePing(ボイスピン) - p2p株式会社

VoicePing(ボイスピン) - p2p株式会社 画像出典:VoicePing公式サイト

音声映像配信ソリューションを得意とするp2p株式会社(2019年7月設立)が運営。

VoicePingは、クリアな音声でスムーズなWeb会議を実現する音声会話ツールです。

メンバーの稼働状況は可視化され、相手の状況に応じてワンクリックで通話希望の通知や通話開始できる機能を搭載しています。また、AIを搭載しているため会話中の自動文字起こしや翻訳にも対応しているため、議事録を取る手間を省き、通訳なしでグローバルな会話ができるのがおすすめです。

BIZMEE - 株式会社grabss

Webサービスの企画・開発やソフトウェアの受託開発を手掛ける株式会社grabss(2012年10月設立)が運営。

BIZMEEは、アプリや会員登録不要で使えるWeb会議ツールです。相手にURLを教えるだけで会議が始められるのでハードルが低く、画面共有にホワイトボード機能を搭載するなど、リアルな会議を再現しているので、無料会議ツールの中でも導入しやすいツールといえるでしょう。

高機能搭載のWeb会議ツール

無料でも問題なく使えるWeb会議ツールですが、あえて有料のプランを選ぶことでより高画質での会議が行えたり、自動翻訳が搭載されていたりします。ぜひ有料プランもチェックして、ビジネススタイルにあったものを選びましょう。

FreshVoice(フレッシュボイス)- エイネット株式会社

参考情報:FreshVoice

ネットワークサービスを展開するエイネット株式会社(1997年7月22日設立)が運営。

FreshVoiceは、高度なセキュリティ対策が施されたWeb会議ツールです。2003年以来一般企業や官公庁、教育機関など5,000社以上(2020年6月時点)に導入されており、注目を集めています。

最大200拠点まで同時接続できるので、小規模打ち合わせから大規模な会議まで開催可能。またクラウド型とサーバー型の選択ができるため、セキュリティ対策が必須の会議にぴったりです。

料金

要問い合わせ

LINC Biz(リンクビズ) - 株式会社AIoTクラウド

参考情報:LINC Biz

AIoTプラットフォーム事業やクラウドソリューション事業を展開する株式会社AIoTクラウド(2019年8月設立)が運営。

LINC Bizは、大人数のWeb会議やウェビナーを得意とするWeb会議ツールです。グループごとにわかれてディスカッションできる「ブレイクアウトセッション機能」や展示会や学会などもオンラインで行える「ポスターセッション」ほか多様なニーズにこたえるツールです。

フラン 月額料金 備考
フリープラン 0円 チャンネル数:最大15、ストレージ容量:2GB/チーム
スタンダードプラン 350円/月 チャンネル数:制限なしストレージ容量:2GB/チーム + 契約数×1GB

Calling Meeting - 株式会社ネオラボ

参考情報:Calling Meeting

Calling Meetingは機能制限なし、通話制限なしと高機能を1ID1,500円で使えるWeb会議ツールです。

一対一のビデオ通話から少人数会議、30名までのWeb会議などに対応しており、テレワークからオンライン商談まで可能です。ルームURLを共有するだけで会議が始められるので、複雑なシステムは苦手な方におすすめです。

料金 

1ID:1,500円/月
※初期費用20万円
※最低利用数は10IDから

ビデオトーク - NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社

ビッグデータ解析やマーケティングクラウド事業を展開するNTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社(2012年10月)が運営。

ビデオトークは、携帯電話番号に会議URLをSMS送信するだけでビデオ通話がスタートできるWeb会議ツールです。アプリやアカウントが不要なので、簡単に導入できます。録画録音機能やテキストチャット、通話状況レポートなどの機能も搭載されており、特にビジネスに適したツールです。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額ID料金:12,000円〜

V-Cubeミーティング - 株式会社ブイキューブ

ビジュアルコミュニケーションツールの企画・開発などの事業を展開する株式会社ブイキューブ(1998年10月設立)が運営。

V-Cubeミーティングは、HD対応の映像やシンプルなインターフェースによりストレスのないWeb会議の開催が可能なサービスです。多拠点・多人数での利用も可能なため、国内や海外の多数の拠点から参加者が集まる会議の開催も可能です。

料金

プラン 初期費用 月額費用 備考
ローカルプラン 5,500円/ポート 11,000円/ポート 国内拠点のみ利用可能
グローバルプラン 5,500円/ポート 13,000円/ポート 国内拠点および海外拠点で利用可能

LiveOn - ジャパンメディアシステム株式会社

ビジュアルコミュニケーションシステムの開発・販売・サポートなどを手掛けるジャパンメディアシステム株式会社(1984年8月設立)が運営。

LiveOnは、高品質・高機能・簡単操作が魅力のWeb会議ツールです。特に音声はCD品質に近い32KHzで、通信環境がよくない海外との通信でもクリアな音声で会議を進められます。AESと独自プロトコルを導入することにより、高いセキュリティ機能を誇ります。

料金

【AP版】

  • 初期費用:3,000円/ライセンス
  • 月額費用:78,000円/ライセンス

【イントラパック版】

  • サーバソフト:1,000,000円
  • クライアントソフトライセンス:78,000円/ライセンス

テレワーク中はWeb会議ツールを有効に活用しよう

テレワーク中の会議で頻繁に使うことになるWeb会議ツール。最初は使い方はもちろん、どのように会議を進めていくべきか疑問に思うことも多いと思います。

しかしWeb会議ならではのコツをつかめば、より効率的に会議を進めるられますし、時間やコストの削減にもつながります。ぜひ上記で紹介したWeb会議ツールを利用して、効率的なテレワーク会議に取り組んでみましょう。

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