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テレワークのWeb会議のポイント・進め方のコツ!おすすめツールを紹介

最終更新日時:
記事の情報は2021-08-13時点のものです。
新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大により、日本の多くの企業でテレワークが普及し、会議もオンラインで行うWeb会議に移行しました。テレワークの生産性を高めるためのWeb会議のポイントや進め方のコツ、必要な機材やツールを紹介します。

テレワークとWeb会議

テレワークとWeb会議について簡単に説明します。

テレワークとは

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークには次の3つの形態があるとされています。

在宅勤務

自宅をワークスペースとして、会社支給のPCやBYOD(私的デバイス)を使い、リモートデスクトップやVPNを活用して仕事をする働き方です。新型コロナウイルス感染症により多くの企業が導入しました。

モバイルワーク

営業など、外出中や移動中に会社支給のノートパソコンやスマートフォン、タブレットを利用して仕事をする働き方です。

ワークスペース施設利用

コワーキングスペース、サテライトオフィスなどの勤務先のオフィス以外のワークスペース施設で仕事をする働き方です。

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを利用して遠隔地にいる社内や社外の人と会議を行うオンライン会議のことです。資料や作業を共有できる画面共有や、ビデオ会議の録音録画、チャットなどが機能として備わっています。

Web会議ツールについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ次の記事も参考にしてください。

【2022年】Web会議システム比較17選!選び方・テレワークにおすすめのツール
【比較表あり】ZoomやWherebyなど、Web会議システムの代表的なサービスを徹底比較。同時接続人数や無料の会...
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テレワークとリモートワークの違い

テレワークとリモートワークは同じ意味ですが、テレワークは組織の制度的なニュアンスが強く、リモートワークは従業員の働き方というニュアンスが強い、という違いがあります。

またテレワークは、総務省が推進する柔軟な働き方として使用されている用語のため、日本国内で多く使われ、リモートワークは世界各地にメンバーが点在しているような海外企業やサービスで、国際的によく使われています。

リモートワークで働くメンバーは、正社員だけでなく業務委託したフリーランスも含んで、リモートワーカーと呼ばれます。ちなみに、各地を旅行しながらリモートワークを行う人たちを、デジタルノマドと呼んでいます。

テレワークについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ次の記事も参考にしてください。

テレワークとは?在宅勤務やリモートワークとの違い・メリット・導入事例
テレワークとは会社に出社せず、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで仕事をする働き方のこと。ノマドワークやモバイ...
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テレワークの生産性を高めるWeb会議の進め方

初めての場合、戸惑うことも多いテレワークのWeb会議。効率よくWeb会議を進めるための準備やポイントを紹介します。

  • 資料やツールの動作確認などの事前準備
  • アイスブレイクで和やかな雰囲気を作る
  • Web会議の議題と目的を明確にする
  • タイムラインに沿って進行する

資料やツールの動作確認などの事前準備

参加者は、使用するWeb会議ツールの使い方を会議の前に確認しておきます。画面表示の変更方法、画面共有のやり方、チャットやミュートといった操作を、迷わずスムーズにできるようにしておきましょう。

Web会議ツールによっては、公式サイトでビギナー向けに使い方を紹介しているサービスもあります。そういったページを会議の参加者で共有し、誰もが問題なくWeb会議にログインできるようにします。

また、資料の準備も重要なポイントです。これまでは紙に印刷して会議の際に配布していたかもしれませんが、テレワークの場合、事前にPDFとして配布する、あるいはWeb会議ツールに表示できるように準備しておく必要があります。

アイスブレイクで和やかな雰囲気を作る

Web会議が始まったら、すぐに議題に入ることなく「アイスブレイク」で緊張をほぐしましょう。アイスブレイクとは名前のとおり「会議前の固い空気を溶かす」コミュニケーションの手法です。

アイスブレイクの具体的な方法としては、次のようなものがあります。

  • 近況報告
  • 明るいニュース

Web会議を和やかな雰囲気で始められるような、アイスブレイクの話題を用意しておきましょう。ただしアイスブレイクは3分以内に短く切り上げて、貴重な会議の時間を無駄にしないように気をつけましょう。

Web会議の議題と目的を明確にする

これはオフィスで行うミーティングにも言えることですが、最初に会議の議題と目的を伝えることで、参加者が目的意識をもってWeb会議に参加できるようになります。

また、できればWeb会議の議題と目的は会議前にあらかじめ参加者に伝えておくと効果的です。資料とあわせて目的を共有し、さらに会議開始直後に再度参加者全体に伝えることで、メンバー全員の目的意識が明確化します。

Web会議の議題と目的が明確にされていればスムーズに会議が進み、会議時間の短縮にもつながります。会議資料にも目的を記載しておき、参加者全員が確認できるようにしておくとよいでしょう。

タイムラインに沿って進行する

Web会議で大切なのは、タイムラインに沿って会議を進めていくことです。説明の時間、議論の時間、意見をまとめる時間などにタイムラインを分けて、それぞれ時間を決めておきましょう。時間を区切ることにより、メンバー全員がタイムリミットを意識するので議論の脱線を防げ、Web会議の生産性が向上します。Web会議のトータルの時間は、長くても1時間以内に設定しておくのがおすすめです。

時間のチェックは司会が都度確認しますが、もし難しければタイムキーパー役を決めておくのもよいでしょう。

テレワークのWeb会議で必要なもの

テレワークのWeb会議で使う機材を紹介します。テレワークでオンライン会議を行う場合、よりスムーズかつ良い環境を整えるために必要な機材があります。

パソコンやタブレット

まずWeb会議に必要になるのがパソコンです。デスクトップパソコンでもノートパソコンでもビデオ通話ツールは利用できますが、ノートパソコンの場合Webカメラとマイクが内蔵されていることが多いので、ノートパソコンの方がおすすめです。

また最近では、タブレット端末も高性能化しているため、パソコンとスムーズに連携できるタブレットをWeb会議用のツールとしてもいいでしょう。最新のiPadでは、ビデオ会議中にユーザーを常にフレームの中心に保つ「センターフレーム」機能があるためとても便利です。

テレワークのWeb会議では、家族の出入りや部屋のインテリアが映らないように、場所を移動しなくてはならないこともあります。そういった場合もノートパソコンやタブレットなら対応しやすいため、新しくテレワークでのWeb会議用にデバイスを導入する場合は、ノートパソコンやタブレットを選ぶようにしましょう。

ビデオ通話で背景に配慮したい場合は、ZoomやMicrosoft Teamsなどのバーチャル背景に対応したWeb会議システムを選びましょう。

インターネット環境

安定したインターネット環境も、快適なWeb会議のために必要です。基本的には通信速度が速い光回線がおすすめですが、開通工事でテレワーク開始までに回線が準備できない場合は、モバイルWi-Fiをレンタルするのもよいでしょう。ただし、企業によってはモバイルWi-Fiを禁止しているところもあるので、注意が必要です。

Webカメラ

Webカメラが付いていないデスクトップパソコンの場合、外付けのWebカメラが必要になります。

Webカメラを選ぶ基準は鮮明さを表す「画素数」と解像度、そして動きのなめらかさを表す「フレームレート」が重要になりますが、主にWeb会議で利用する場合、次の数値を満たすWebカメラを選んでおけば問題ないでしょう。

  • 解像度:720p以上
  • 画素数:100万画素以上
  • フレームレート:30fps以上

また、Web会議終了後でもカメラがオンのままということもあるので、カメラの切り忘れに注意するとともに、レンズカバーが付属しているものを選んでおくとセキュリティの面でもより安心です。

ヘッドセット

デスクトップパソコンの場合、内蔵マイクがついておらずヘッドセットが必要になります。ヘッドセットはマイクとヘッドホンが一緒になっているデバイスのこと。ヘッドセットのマイクには外部ノイズを除去する機能があり、パソコンのスピーカーを使うよりも音声がしっかり聞き取れ、Web会議の内容が漏えいする心配がないので安心です。

スポット照明

照明は必ずしも必要なものではありませんが、あると自分の顔の画面映りがよくなります。さほど費用をかけずに準備できるものなので、Web会議ツールの画質調整では物足りない場合は、購入してもよいでしょう。

特にクライアントとのオンライン商談が多く、顔色が悪く見えるのが気になる営業担当者にはおすすめです。

服装・身だしなみ

服装はWeb会議をするうえで、盲点のひとつと言えるかもしれません。パジャマやルームウェアは論外ですが、スーツだとあまりにも堅苦しく、どんな服を準備したらいいかわからないと困っている方も多いと思います。

社外の方も参加する場合でも、基本的にはオフィスカジュアルレベルの服装を準備しておけば問題ないでしょう。男性なら襟付きのシャツ、女性ならブラウス・カットソー・ニットなどがおすすめです。

またWeb会議だとどうしても暗めに映ってしまうことが多いので、明るめの色の服にしておくと、印象が良くなります。

社内向けのWeb会議では着飾る必要はありませんが、清潔な身だしなみには気をつけましょう。だらしない身だしなみでは、業務の品質まで疑われかねません。

テレワークのWeb会議のメリット

パソコンやスマートフォンなどを通して、離れているところにいる人ともコミュニケーションが取れるWeb会議。パソコンやスマートフォンにアプリをインストールすればすぐに利用が開始できるので、プライベートなコミュニケーションからビジネスの会議や商談など幅広く利用されています。

具体的なメリットは次のとおりです。

  • 場所や時間を問わず会議が開催できる
  • 移動の時間や費用を節約できる
  • 会議室や紙の配布資料を準備する必要がない

テレワークのミーティングで電話ではなく、Web会議システムを利用するメリットは何かを解説します。

場所や時間を問わず会議が開催できる

Web会議の大きなメリットは、場所や時間を選ばない点です。

インターネットとパソコンがある場所ならどこからでもWeb会議に参加できるので、海外にいるクライアントや関係者とも会議が開催できます。テレワークの際に、URLから複数人がワンクリックで参加できるのもメリットと言えるでしょう。

移動の時間や費用を節約できる

テレワークのWeb会議では、会議のために会社に出向く必要もないので、移動の時間や交通費・宿泊費を削減できます。業務効率化と生産性の面でも、大きなメリットがあります。

会議室や紙の配布資料を準備する必要がない

従来の会議の場合は、会議室を準備して、資料を作って印刷し、配布する作業が必要でした。そのため印刷や資料を整える時間、そして紙のコストもかかっていました。

Web会議システムでは、ビデオ会議をしながら参加者全員で資料を見る機能も搭載されているので、こうした手間を削減し、ペーパーレス化を推進できます。また、情報流出のリスクも削減できるのも重要なポイントと言えるでしょう。

テレワークでは、紙の資料を共有するのは不可能なため、資料準備の課題も解決できることがWeb会議のメリットです。

無料で使えるWeb会議ツール

Web会議ツールには無料のものと有料のものがありますが、無料のWeb会議システムでも十分な機能が搭載されています。テレワークでのオンライン会議におすすめの無料Web会議ツールについて紹介します。

【厳選】おすすめWeb会議システムをまとめてチェック!
Web会議システムの比較表

Web会議システムの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。テレワーク・リモートワークの促進、移動コストの削減、会議しながら資料を共有、話しながら表情を確認するなど、さまざまな目的で導入されるWeb会議システムの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

Zoom

Zoom
BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門1位
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Zoomは、ビデオコミュニケーションツールを提供する、ズーム・ビデオ・コミュニケーションズ(2011年4月設立)が運営。

チャットやリアクションボタン、ファイル共有など、ビジネスに特化した機能も充実しています。音声や映像のオン・オフをワンアクションででき、バーチャル背景にも対応。ほかにも、フィルター機能や録画機能など、テレワークのWeb会議に必要な機能を多数搭載しています。

Chatwork - Chatwork株式会社

Chatwork
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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ビジネスチャット事業を展開するChatwork株式会社(2004年11月設立)が運営。

Chatworkは、チャットやタスク管理、ファイル管理などの機能が搭載されたコミュニケーションツールです。DNP、KDDIなど大手企業が導入していることから、多くの企業の注目を集めています。

Chatworkのビデオ通話機能「Chatwork Live」では音声通話やビデオ通話、画面共有などの機能が使用でき、議事録を取りながらWeb会議を進められます。Chatworkユーザーはぜひ活用してみましょう。

VoicePing - VoicePing株式会社

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音声映像配信ソリューションを得意とするVoicePing株式会社(旧 P2P株式会社 2019年7月設立)が運営。

VoicePingは、クリアな音声でスムーズなWeb会議を実現する音声会話ツールです。

メンバーの稼働状況は可視化され、相手の状況に応じてワンクリックで通話希望の通知や通話開始できる機能を搭載しています。また、AIを利用した会話中の自動文字起こしや翻訳にも対応しているため、議事録を取る手間を省き、通訳なしでグローバルなWeb会議が実現できます。

Skype

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BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門受賞
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WordやExcelといったオフィスソフトに加え、ハードウェア事業も展開する世界的IT企業Microsoft(1975年4月設立)が運営。

Skypeは、Microsoft社が提供するオンラインコミュニケーションツールです。無料でビデオ通話が行えるとともに、挙手機能や字幕機能、レコーディング機能なども搭載されています。

Google Meet

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BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門受賞
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GmailやGoogle カレンダーなど多彩なアプリケーションを展開するGoogle(1998年9月設立)が運営。

Google Meetは、無料でWeb会議が開催できるサービスです。Googleのほかのサービスと同じくユーザー情報保護機能やプライバシー保護機能が搭載されており、高いレベルのセキュリティ対策が施されています。

また、Googleの音声認識テクノロジーが搭載されており、英語の場合は自動字幕起こし機能を利用できます。海外のクライアントとWeb会議の場合に便利なツールと言えます。

Whereby

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BOXIL SaaS AWARD 2022 通信インフラ部門受賞
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オンラインコミュニケーション事業を展開するノルウェーの企業Videonor AS(2013年4月設立)が運営。

Wherebyは、ノルウェー発のオンライン会議ツールです。会議ごとにURLを発行するためセキュリティを確保できます。画面共有やチャットなどの基本機能も備わっており、操作のシンプルさが特徴です。

BIZMEE

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Webサービスの企画・開発やソフトウェアの受託開発を手掛ける株式会社grabss(2012年10月設立)が運営。

BIZMEEは、アプリや会員登録不要で使える無料Web会議ツールです。相手にURLを教えるだけで会議が始められるのでハードルが低く、画面共有にホワイトボード機能を搭載するなど、リアルな会議を再現しているので、無料Web会議ツールの中でも企業向けのツールと言えるでしょう。

高機能搭載のWeb会議ツール

無料でも問題なく使えるWeb会議ツールですが、有料のプランを選ぶことでより高画質でのビデオ会議が行えたり、自動翻訳機能が搭載されていたりします。ぜひ有料プランもチェックして、ビジネススタイルにあったものを選びましょう。

ビデオトーク - NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社

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ビッグデータ解析やマーケティングクラウド事業を展開するNTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社(2012年10月)が運営。

ビデオトークは、携帯電話番号に会議URLをSMS送信するだけでビデオ通話がスタートできるWeb会議ツールです。アプリやアカウントが不要なので、簡単に導入できます。録画録音機能やテキストチャット、通話状況レポートなどの機能も搭載されており、特にオンライン接客・商談に適したツールです。

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  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額費用(定額):要問い合わせ
  • ビデオ通話費用(従量課金):要問い合わせ

FreshVoice - エイネット株式会社

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ネットワークサービスを展開するエイネット株式会社(1997年7月22日設立)が運営。

FreshVoiceは、高度なセキュリティ対策が施された国産Web会議ツールです。2003年以来、一般企業や官公庁、教育機関など5,000社以上に導入されています。

最大200拠点まで同時接続できるので、小規模打ち合わせから大規模な会議まで開催可能。またクラウド型のほかオンプレミス型も選択できるため、高度なセキュリティが必要なWeb会議に最適です。

※出典:エイネット「FreshVoice」(2020年6月時点)

料金

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LINC Biz - 株式会社AIoTクラウド

LINC Biz
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AIoTプラットフォーム事業やクラウドソリューション事業を展開する株式会社AIoTクラウド(2019年8月設立)が運営。

LINC Biz(リンク ビズ)は、大人数のWeb会議やウェビナーに向いているWeb会議ツールです。グループごとにわかれてディスカッションできる「ブレイクアウトセッション機能」や展示会や学会などもオンラインで行える「ポスターセッション」ほか多様なニーズにこたえるツールです。

フラン 月額料金 備考
フリープラン 0円 チャンネル数:最大15
ストレージ容量:2GB/チーム
スタンダードプラン 385円/月 チャンネル数:制限なし
ストレージ容量:2GB/チーム + 契約数×1GB

V-CUBE ミーティング - 株式会社ブイキューブ

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ビジュアルコミュニケーションツールの企画・開発などの事業を展開する株式会社ブイキューブ(1998年10月設立)が運営。

V-Cubeミーティングは、HD対応の映像やシンプルなインターフェースによりストレスのないWeb会議の開催が可能なサービスです。多拠点・多人数での利用も可能なため、国内や海外の多数の拠点から参加者が集まるオンライン会議の開催も可能です。

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Live On

Live On
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 通信インフラ部門受賞
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ビジュアルコミュニケーションシステムの開発・販売・サポートなどを手掛けるジャパンメディアシステム株式会社(1984年8月設立)が運営。

LiveOnは、高品質・高機能・簡単操作が魅力のWeb会議ツールです。特に音声はCD品質に近い32KHzで、通信環境がよくない海外との通信でもクリアな音声でオンライン会議を進められます。AESと独自プロトコルを導入することにより、高いセキュリティ機能を実現しています。

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【ASP版(クラウド/SaaS型)】
- 初期費用:3,000円/ライセンス
- 月額費用:78,000円/ライセンス

【イントラパック版】
- サーバーソフト:1,000,000円
- クライアントソフトライセンス:78,000円/ライセンス

Web会議でテレワークの生産性をアップしよう

テレワークでのオンライン会議で頻繁に使うことになるWeb会議ツール。最初は使い方はもちろん、どのように会議を進めていくべきか疑問に思うことも多いと思います。

しかしWeb会議ならではのコツをつかめば、より効率的に会議を進められ、時間やコストの削減にもつながります。ぜひ上記で紹介したWeb会議ツールを利用して、テレワークの生産性アップに取り組んでみましょう。

【厳選】おすすめWeb会議システムをまとめてチェック!
Web会議システムの比較表

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