リモート会議とオンライン会議・Web会議の違いとは？意味や注意点

リモート会議とオンライン会議は違う？

リモートワークやテレワークが普及するなか、会議の方法も変化してきました。同じ意味合いとして捉えられがちな「リモート会議」と「オンライン会議」は、厳密にいうと異なる意味を持ちます。

それぞれの意味や特徴について紹介します。

リモート会議とは

リモート会議とは、離れた場所にいる人たちが、インターネットや電話などの通信手段を使って、会議を行うことを指します。「リモート（remote）」は、遠隔でという意味を持ちます。

遠隔で行う会議をすべて指すため、リモート会議には、オンライン会議・Web会議、ビデオ会議・テレビ会議、電話会議などを含みます。

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オンライン会議とは

オンライン会議とは、インターネットを介して、パソコンやスマートフォンなどの端末で、映像や音声、テキストなどの情報をやりとりしながら、会議を行うことを指します。

ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsなどのWeb会議システムを利用することが一般的です。Web会議と呼ばれることもあります。

リモート会議の種類

リモート会議とは、遠隔で行う会議の総称であることがわかりました。リモート会議にはどのような種類があるのかを今一度紹介します。

 オンライン会議・Web会議

オンライン会議・Web会議は、どちらも同じ意味で、インターネット回線を使用して行う会議の方法です。オンライン会議を行う際は、Wi-Fiやインターネット接続ができる端末、オンライン会議ソフトやツールが必要です。

これらが揃った環境であれば場所を問わずに会議に参加でき、画面や資料の共有が可能です。一方で、インターネット環境が不安定な場合や速度制限がある場合には、スムーズに進行できない場合があります。

ビデオ会議・テレビ会議

ビデオ会議・テレビ会議とは、専用の機器や回線を使って、高品質の映像や音声で、会議を行うことを指します。ビデオ会議・テレビ会議には、ビデオ会議システムを利用することが一般的です。

ビデオ会議・テレビ会議は、映像や音声の品質が高く、リアルなコミュニケーションをとれること、また、大画面や複数の画面を使って、参加者の配置や視点を変えられることが特徴です。

一方で、専用の機器や回線を用意する必要があり、導入コストが高い傾向にあることや、拠点が会議室になることなどが懸念点として挙げられます。

電話会議

電話会議とは、電話を使い音声のみで行う会議のことです。電話会議では、専用のシステムを使用すれば、複数人で同時に通話が可能です。

電話会議の特徴は、手軽に行えることや、電話回線を使用しているため安定していることなどが挙げられます。一方で、電話会議の場合は、映像がなく相手の表情や画面共有ができないことなどで不便を感じることもあります。

リモート会議のなかでオンライン会議にもっとも需要がある理由

リモート会議のなかで、オンライン会議が多く導入されている理由は、インターネットがあれば、場所を問わず参加できる手軽さや、場所や時間の制約が少ないことなどが挙げられます。

また、オンライン会議は、Web会議システムを使えば、映像や音声、テキスト、資料などを簡単にやり取りできるため、情報共有や意思疎通がスムーズに行えます。

Web会議システムにはさまざまな機能が備わっており、会議の目的や内容に応じた形態で会議を開催できる点が魅力です。

オンライン会議（Web会議）を実施するメリット

Web会議を実施することには、次のようなメリットが挙げられます。

• 手軽に導入できる
• 時間や経費の削減につながる
• 業務を効率化できる

手軽に導入できる

Web会議を実施する際は、パソコンやスマートフォンなどの端末と、Web会議システムと呼ばれるソフトウェアやアプリがあればすぐに始められるため、手軽に開催できます。

また、Web会議システムは、無料で利用できるものや、月額や年額で安価に利用できるものもあり、コストを抑えて導入できる点も魅力です。

時間や経費の削減につながる

Web会議では、参加者がそれぞれが都合の良い場所から参加できるため、移動や交通費の必要がありません。また、会議の開始や終了の時間を自由に設定できるため、時間のロスを防げます。

また、会議室を探していた時間や社外に会議スペースを借りていた場合には、その費用も不要になります。
準備やセッティング、お茶の用意などの手間やコストが省け、時間や経費の削減につながります。

業務を効率化できる

Web会議では、システムを使って映像や音声、テキスト、資料などを簡単にやりとりできるため、情報共有や意思疎通をスムーズに行えます。

また、画面共有やホワイトボード、チャットや投票機能を使うことで、ディスカッションやアイデア出しなど充実した会議を実施できることもメリットです。

さらに、会議の内容や結果を録画や録音できるため、議事録作成や確認の手間を省き、参加できなかった方へのデータ共有も可能です。時間や経費を削減しながら、効率よく会議を開催できます。

オンライン会議（Web会議）システムの選び方

Web会議を実施するには、Web会議システムと呼ばれるソフトウェアやアプリが必要です。Web会議システムには、さまざまな種類や機能があります。

どのWeb会議システムを選ぶかは、Web会議の品質や効果に大きく影響します。Web会議システムの導入を検討している場合は、次のポイントを意識して選びましょう。

同時接続できる人数を確認する

Web会議システムには、同時に接続できる人数に制限がある場合やプランによって接続できる人数が異なる場合があります。会議の規模や参加人数を考慮して自社に合うシステムを選びましょう。

連続で通話できる時間を確認する

Web会議システムには、連続で通話できる時間に制限があるものがあります。時間内につなぎ直すことで何度でも利用できるシステムや、利用可能時間によってプランが異なるシステムがあります。

社内会議のみでの利用や、長時間の会議が少ない場合にはつなぎ直すケースでも問題ありませんが、商談やクライアントとの会議を頻繁に行う場合や、長時間の会議が多い場合には、あらかじめ時間制限のないプランを検討する必要があります。

映像や音声の品質を確認する

Web会議システムには、映像や音声の品質に差があります。映像や音声の品質が低ければ、会議の内容や雰囲気が伝わりにくくなります。

そのため、Web会議システムを選ぶときは、自分の会議の目的や環境に合った映像や音声の品質を確認することが重要です。

操作性に優れているかを確認する

Web会議システムは、簡単に利用できるものが多いですが、なかには使いづらさや慣れが必要なものもあります。

従業員の年代やシステムに対する抵抗感などを理解し、操作性に優れているかも確認しておくと導入後もスムーズに利用できます。

オンライン会議（Web会議）の注意点

オンライン会議（Web会議）を実施するときには、次のような点に注意してください。

顔出しやミュートなどのルールを設ける

Web会議では、カメラやマイクをオフにした参加も可能です。しかし、相手の表情や反応を見ながら会議を行いたい場合や、意見交換を積極的に行いたい場合もあるでしょう。また反対に、周りの雑音や余計な声をできるかぎり抑えて、話しに集中してもらいたい場合もあります。

顔出しやミュートの判断が曖昧だと、参加者が迷ってしまう場合もあります。Web会議では、顔出しやミュートなどのルールを設けることで、Web会議がよりスムーズに進みます。ルールは、会議の目的や内容に応じて、事前に主催者が決めておくか、参加者同士で話し合って決めることが望ましいです。

Web会議のための機材を揃える必要がある

Web会議を実施するには、パソコンやスマートフォンなどの端末と、Web会議システムと呼ばれるソフトウェアやアプリが最低限必要となります。

また、Web会議の品質や効果を高めるために必要に応じて、モニターやスピーカー、ヘッドセットやマイクなどを揃える必要があることも覚えておきましょう。

オンライン会議・オンライン会議（Web会議）はシステムの導入で効率よく進めよう

リモート会議とオンライン会議・Web会議の違いについて解説しました。リモート会議とは、参加者が離れた場所にいる場合に行う会議の総称であり、オンライン会議・Web会議を含む総称です。

そのなかでもオンライン会議は、もっとも一般的で需要がある会議形態です。オンライン会議を効率よくスムーズに実施するためには、Web会議システムの導入がおすすめです。

システムによって、機能や特徴、プランが異なるため、比較検討して自社の会議に最適なシステムを選びましょう。

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