テレワーク管理ツール10選！目的達成のための選び方と比較ポイント

最終更新日：2024-11-20（記事の情報は現在から123日前のものです）

生産性向上やコンプライアンス強化に役立つテレワーク管理ツールをボクシル編集部が解説。テレワーク管理ツールを選定する際のポイントや導入するメリットを解説しています。この記事を読めばどのテレワーク管理ツールを導入するべきかどうかがわかります。

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テレワークにおける管理の課題

テレワークの導入には通勤時間の削減や採用母数の増加など、メリットが多くあります。しかし、次のような問題点もあり、適切な運用が難しいといえるでしょう。それぞれ詳しく解説します。

コミュニケーションが不足しやすい

テレワークでは、対面でのコミュニケーションが減り、情報共有の頻度が不足しがちです。そのため、認識のズレや誤解が生じやすく、チーム連携がスムーズに進まない場合があります。また、何気ない会話が減ることで、チーム内の関係性が希薄になり、一体感を醸成しにくくなる点も課題として挙げられます。

進捗を把握にくい

テレワークでは、進捗状況をリアルタイムで把握しにくくなります。そのため、問題を早期に発見できず、対応が遅れやすくなります。また、メンバー全体の負荷がわからず、特定のメンバーに業務が集中するリスクもあるでしょう。

体の調子やメンタルが不透明

テレワークでは働く姿が見えないため、本人の体やメンタルの状態が不透明になりやすいのも課題の1つです。姿が見えないと体調や体の異変に気づきにくく、体の調子が悪いときでも管理職やチームメンバーが適切にサポートできないかもしれません。

またテレワークは業務や管理体制に対する愚痴を言ったり、業務の進め方で不明な点を質問したりなどが気軽にできないため、孤独感を高めやすい傾向があります。しかしテレワークではこういったメンタルの不調も把握しにくいため、離職につながる可能性もあります。

そのためテレワークでも積極的にコミュニケーションを図り、従業員の調子を把握する必要があるでしょう。

セキュリティリスクの不安

テレワークでは、自宅やカフェなどセキュリティ対策が十分でない場所で業務をするケースが多くあります。そのため、情報漏えいや外部からの不正アクセスといったリスクが高まります。また、私物のデバイスを使用する場合、パソコンのロックといった、セキュリティ対策が不十分なまま業務を遂行されるリスクもあるでしょう。

従業員の評価がしにくい

テレワークでは従業員の働いている姿が見えないため、従来の人事評価制度では評価がしにくくなるケースも見られます。たとえば営業職のように、成果が数字として表れる職種であれば、この数字をもとに評価ができます。

しかしバックオフィス系の職種のように、明確な成果がわかりにくい職種では、労働時間や勤務態度といった項目で評価しているケースも少なくありません。そのためテレワークは従業員の働いている姿が見えず、管理職は本当にサボらず労働を行っているか、きちんと仕事をしているかなどがわからず、評価があいまいになりがちです。

こういったことからテレワークにおいては、根本的な評価制度の見直しや、従業員の行動を確認できる管理体制の構築などが求められます。

労働時間が長くなる

テレワークは、労働時間が長くなりやすいことも課題の1つです。テレワークは自宅で仕事を行うことがほとんどであるため、仕事とプライベートの区切りをつけにくく、労働時間は長くなりやすい傾向があります。

しかしテレワークにも当然36協定は適用され、従業員の健康のためにも長時間労働は防がなければなりません。そのため正確な勤怠管理を行い、残業時間の多い従業員を早期に発見し指導できる体制を構築する必要があります。

テレワークにおける勤怠管理の方法

前述したように、テレワークにおいては正確に出退勤を管理するのが重要であるとわかります。では、実際にテレワークで勤怠管理を行うにはどのような管理方法があるか、詳しく紹介します。

メールや電話、チャットで報告する

まず挙げられる勤怠管理の方法が、メールや電話、チャットといった連絡ツールを使って出勤時間と退勤時間を管理する方法です。基本的には本人が連絡しますが、上司が始業・就業時に連絡するケースもあります。

メール・電話・チャットといった誰もが日常的に利用しているツールを使うため、導入準備を必要とせず気軽に取り入れられます。ただし、管理職が残業時間の計算や勤怠管理台帳への転記を行う必要があり、多少管理の手間が増えるのはデメリットです。

Excelといった電子ファイルに自己申告で記録する

Excel（エクセル）やWord（ワード）といった、電子ファイルに従業員自身が時刻を入力することでも勤怠管理は可能です。電子ファイルで出勤簿を作成し、これを全体で共有して従業員が自由に入力できるようにすれば、勤怠状況を一括で管理できます。

しかし従業員による自己申告であり、手入力するため情報の改ざんや入力ミス、申告漏れといった問題は発生しやすいのがデメリットです。またこの方法は、長時間労働や割増賃金の未払いといった問題が起きやすく、パソコンの使用時間との乖離といった実態調査や、サービス残業を防止する措置などが必要です。

Web上で打刻を行う

タイムカードやICカードなどを使って客観的に始業・就業時刻を記録します。ネットを通じたブラウザからの打刻や、ICカードリーダーを使った打刻に対応した勤怠管理システムを利用すれば、打刻から自動で労働時間を計算してくれます。また残業時間や有給消化状況の計算も自動でできるため、管理の手間が省けヒューマンエラーや不正も防止できるでしょう。

すでに勤怠管理システムを導入している場合は、Webからの打刻に対応できるようにカスタマイズすれば、リモートワークにも対応可能です。ただし勤怠管理システムの導入やカスタマイズにはコストがかかるため注意しましょう。

テレワークで生産性を向上させるための管理ポイント

テレワークで従業員の生産性を向上させるためには、次のポイントに注意しましょう。

業務管理に明確なルールを設定する

適正に業務の時間管理を行う場合には、あらかじめ運用のルールを設定し従業員への周知を徹底しましょう。ルールをあいまいにしたまま運用を行うと、従業員が業務をどう行えばいいかわかりにくく、情報もバラバラになって管理がしにくくなります。

たとえば「終業時に毎日日報を送る」や、「今後のスケジュールをチームで共有する」といったルールを設定します。このように情報共有を従業員がしっかり行うようルールづけを行えば、お互いの状況を把握しやすく、チームとしての連携も図りやすくなるでしょう。

コミュニケーションの活性化を図る

チームワークの強化や従業員のモチベーションアップのため、コミュニケーションが気軽に取れる環境を構築しましょう。たとえばチャットツールで雑談部屋をつくったり、社内SNSを導入したりすることで、より気軽に従業員同士が会話しやすくなります。

またWeb会議ツールを使って定期的に1on1ミーティングを行うのもおすすめです。従業員の顔を見て調子を確認でき、直接話せる場を設けることで、従業員の不満や業務に対する質問も気軽に聞き出しやすくなるでしょう。

評価制度の見直しを行う

評価制度を従来のものから、テレワークの業務形態にあったものに見直すことも重要です。前述したように、評価項目に勤務態度を取り入れると、仕事中の姿は見えないため勤務態度がわかりにくく、正確に評価するのが難しくなります。

そのため、たとえば評価の方法を定性評価から定量評価（成果管理）に変えるといった工夫が必要です。定性評価と定量評価の違いは次のとおりです。

定性評価…業務のプロセスや勤務態度といった取り組み姿勢も加味して評価する
定量評価…数値化できる指標を使って成果で評価する

定量評価にすれば、仕事をサボっているかといった監視が不要になり、できあがった成果の量や質を見て正確に評価を下せるようになるでしょう。

ITツールを導入する

もし正確かつ効率的に勤怠管理を行いたい場合や、評価制度を現状からあまり変えたくない場合は、ITツールをうまく活用するのもおすすめです。さきほども簡単に紹介したように、勤怠管理は勤怠管理システムを活用することで、不正やヒューマンエラーの発生を防止し、自動計算によって効率的に管理できるようになります。

またテレワーク管理ツールを導入するのもおすすめです。テレワーク管理ツールとは、在宅勤務を行っている従業員の個人PCの操作ログを見える化し、勤務状況をモニタリングできるツールです。ログ管理を行うことで、従業員がサボっているかが監視でき、勤怠管理もより正確に行えるようになるでしょう。

テレワーク管理ツールを導入する3つの目的

テレワーク管理ツールの導入目的は大きく3つにわけられます。それぞれの目的を詳しく紹介します。

従業員の監視

テレワーク管理ツールを導入する目的の一つは、従業員の行動を可視化し適切に管理することです。テレワーク管理ツールでは、パソコンがいつどのくらいの時間稼働しているかや、パソコンで何を行っているかを記録してくれます。

そのため、就業中であり休憩時間でもないのに長時間パソコンのログがつかない、ネットサーフィンばかりしているといった情報から、サボっていると判断可能です。また業務の処理スピードや行き詰まっている箇所などもわかるため、適切な業務量の割り当てや従業員のフォローにも役立てられるでしょう。

業務改善

テレワーク管理ツールは、業務状況を可視化するだけでなく業務プロセスの改善にも役立ちます。たとえば、どの業務に時間がかかっているかもわかるため、ボトルネックの作業を特定して業務のやり方を変えることで、業務効率や生産性の向上につなげられます。

また、プロジェクト管理機能を活用するのもおすすめです。プロジェクト管理機能とは、目標や計画に対してそれぞれのプロセスでヒト・モノ・カネ・情報・時間を適切に管理できる機能です。チームメンバーそれぞれの進捗状況やスケジュール管理、予算管理、リスク管理などができるため、適宜軌道修正や改善を行いながらスムーズに業務を進められるでしょう。

コンプライアンスの強化

テレワーク管理ツールは、稼働時間の監視やアクセス履歴の管理などが備わっています。たとえばパソコンのログイン・ログオフ時間も正確にわかるため、記録された勤怠情報との比較で、サービス残業の発生や不正打刻といった、勤務状況の実態を正確に把握可能です。システムによっては自動で勤務時間や残業時間を集計してくれる機能もあります。

またコピー操作やスマホへの情報保存禁止、アプリ・USBの接続制限などができるため、未然に情報の持ち出しといった不正を防止できます。このようにこれらの機能を活用することで、法令違反や情報漏えいのリスクを低減し、企業の信頼を守れるでしょう。

テレワーク管理ツールを導入するメリット

テレワーク管理ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

コミュニケーションの改善とチームワークの向上

テレワーク管理ツールはチャットや掲示板、Web会議を搭載していることが多く、離れた場所で働くメンバー同士でもスムーズな連絡が可能です。また報告・連絡・相談の習慣化を促せば、コミュニケーション不足を解消できます。

コスト削減

テレワーク管理ツールを導入し、出社率を下げることにより、オフィス賃料や光熱費、交通費などのコスト削減につながります。また、ペーパーレス化や業務プロセスの自動化により、印刷費や事務用品費も削減できます。業務効率化による生産性向上は、人件費の削減にもつながるでしょう。

従業員のエンゲージメント向上

テレワーク管理ツールを活用することで、稼働状況や成果を可視化できます。目標達成度や貢献度も把握できるため、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。また、コミュニケーションの活性化や業務効率化により、ストレス軽減やワークライフバランスの改善にもつながります。

柔軟な働き方の実現

テレワーク管理ツールは、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を支援します。従業員は、通勤時間や場所に縛られることなく、ライフスタイルに合わせて働けます。そのため子育てや介護を抱える従業員にとっても、働きやすい環境を提供できるでしょう。

テレワーク管理ツールの選び方

テレワーク管理ツールの導入を成功させるには、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて、選定の流れに沿って解説します。

課題とニーズを明確にする

テレワーク管理ツールを導入する前に、課題やニーズを明確にしましょう。コミュニケーション不足、進捗管理の難しさ、セキュリティ対策などの課題を具体的に洗い出し、ツールに求める機能を明確にします。

必要な機能を洗い出す

課題を踏まえて必要な機能を洗い出します。テレワーク管理ツールには工数管理、タスク管理、セキュリティ対策など、さまざまな機能があるため優先順位づけしツール選びの基準としましょう。たとえばコンプライアンスを重視する場合は、残業時間の自動計測や、パソコンの強制シャットダウン機能が搭載されているツールを選びます。

セキュリティレベルの確認

テレワークでは、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクが高まるため、セキュリティ対策は重要です。どのようなセキュリティ対策を講じているか、データの暗号化やアクセス制限が適切に行われているかを確認します。また、ISMS認証やプライバシーマークなどの取得状況も参考にするとよいでしょう。

導入実績の確認

テレワーク管理ツールの導入実績にて、導入企業数や業種、規模などを確認しましょう。自社と似たような環境で利用されているツールを選ぶと、導入後のトラブルや運用上の問題を回避できる傾向にあります。また、導入事例やユーザーの声を参考にすると、ツールのメリットやデメリットを具体的に把握できます。

導入規模とコストを検討する

テレワーク管理ツールの導入規模とコストを検討します。従業員数や利用頻度、必要な機能などを考慮し、適切なプランを選びましょう。初期費用だけでなく、月額費用やオプション費用も確認し、予算に合ったツールを検討します。

使いやすさとサポート体制の確認

テレワーク管理ツールは日常的に利用するため、使いやすさが重要です。直感的な操作が可能か、わかりやすいインターフェースであるかなどを確認しましょう。あわせて、導入時のサポートや操作方法の問い合わせ、トラブル発生時の対応などが整っているかも確認します。電話やメール、チャットなど複数の問い合わせ窓口があると便利です。