業務可視化とは？目的やメリット、実施手順を解説
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業務可視化とは
業務可視化とは、フローチャートや表などで現状の業務プロセスを明らかにし、「誰が・いつ・どこで・どのような方法で仕事をしているか」を俯瞰的に把握する手法のことです。
業務を可視化すれば、部署やチーム単位の業務の流れが明確になり、そのなかに潜む課題が浮き彫りになります。そして、問題点に対して仮説立案や改善を繰り返すことで組織全体での業務効率化や生産性向上が可能です。
業務可視化の主な目的
業務可視化を実施する際は、主に次のような目的を設定するのが一般的です。
- 業務の基礎的な仕組み形成
- 組織全体の根本的な業務改善
- デジタルツールの導入検討
業務プロセスが明らかになれば、業務の流れだけでなくタスク個々の内容や進捗状況も明確になるため、業務の基礎的な仕組みやより適切な環境を形成するのに役立ちます。また、業務プロセスに存在するボトルネックを把握でき、組織内での3M（ムリ・ムダ・ムラ）を取り除いたうえで業務改善が可能です。
さらには、デジタルツールを導入する際の検討材料になるのもポイントです。たとえば、デジタル化やDXの推進には、まず「どの領域（部署や特定の業務）で、どのようなツールを使用すべきか」を整理しなければなりませんが、業務可視化により対象範囲や求められる要件が明らかとなります。
業務可視化と業務の見える化との違い
「可視化」と「見える化」は、ほとんど同じ意味で用いられることも少なくありません。しかし、狭義の意味では、業務可視化と業務の見える化には若干の違いがあります。
意図的に業務プロセスを明らかにする業務可視化に対し、業務の見える化では、「意識せずとも常に業務プロセスを把握できる状態にする」という意味で使用することが一般的です。一例をあげれば、従業員一人ひとりのスケジュールがモニターに常に表示されている状態は、業務の見える化だといえるでしょう。
意識せず現状を把握できる意味では、たんなる業務可視化から、業務の見える化へとシフトするのが理想的です。それにより、個々の従業員がチーム全体のスケジュールやタスク進捗を意識して働くようになるため、より業務効率化や生産性向上に結び付きやすくなります。
業務可視化のメリット
業務可視化を実施するメリットは次のとおりです。
- 組織全体の現状や問題点を一目で把握できる
- 業務品質の均質化につながる
- ミスやトラブルが発生した際、迅速に対応できる
- 企業の内部統制を強化できる
組織全体の現状や問題点を一目で把握できる
業務可視化の一つ目のメリットは、組織全体の現状や問題点を一目で把握できる点です。
企業では部署の種類や従業員数が多くなるほど、個々の組織の細部で何が起こっているのかを把握するのが難しくなります。この状態では、経営状況を悪化させる深刻な問題が起きていても発見が遅れ、結果として競争力の低下につながる恐れも考えられます。
その点、業務可視化では、組織全体の状態をリアルタイムに把握できるのが利点です。業務の進め方や進捗具合を明らかにしたうえで、経営上の根本的な問題（ボトルネック）を特定できるため、経営戦略の再構築や、より最適化されたアクションプランの策定に役立ちます。
具体例をあげると、仮に営業部内での稟議で度々遅れが生じており、それが営業成績を低下させる要因だとすれば、経営の根幹を揺るがす大きな課題だといえるでしょう。このように現状の業務フローを把握すれば、課題が生じている箇所や問題点を特定しやすくなります。
業務品質の均質化につながる
業務可視化により業務プロセスが明確になるため、誰もが同じ品質で業務を遂行できるようになります。
【主なメリット】
- 業務マニュアルとして活用可能：可視化した業務プロセスを直接マニュアル化できる
- 視覚的な理解の促進：フローチャート等で図式化することで全従業員が同じ理解を共有
- 均一な業務品質の実現：手順が標準化されるため個人差によるバラつきが減少
特に業務の属人化に悩む組織にとって、業務可視化は品質の均質化を実現する効果的な手段といえます。従来は担当者のスキルによって品質に差が生じていた業務も、可視化によって誰でも一定水準で実施できるようになります。
ミスやトラブルが発生した際、迅速に対応できる
業務可視化の大きなメリットは、問題発生時の素早い原因特定と対応を可能にする点です。
迅速対応を実現する仕組み
- 業務全体が見える化されているため、問題箇所を即座に特定できる
- 標準化された手順との差異から原因を把握しやすい
- 関連する業務プロセスへの影響も予測可能
【特に効果を発揮する部門】
- 営業部門
- カスタマーサービス
- その他顧客接点のある部門
これらの部門では人的ミスが顧客満足度低下に直結し、売上・利益減少のリスクとなります。業務可視化によって問題への対応速度が向上し、ダメージを最小限に抑えられます。
企業の内部統制を強化できる
企業の内部統制を強化できるのも業務可視化のメリットです。
業務可視化では、業務プロセスを図式化したフローチャートに加え、業務上のリスクや対応方法を記したリスクコントロールマトリックス（RCM）などを作成するため、おのずと経営の透明性が高まります。それらの情報をもとに、事業目的や経営目標の達成に必要な仕組みやルールを構築すれば、内部統制の強化につながるでしょう。
内部統制を強化することで、業務の有効性や効率性を客観的に評価できます。また、法令違反のリスクも社内でコントロールしやすくなり、信用低下につながる問題の早期発見や迅速な対応が可能です。
業務を可視化する方法
業務可視化を効率的に進めるための3つの方法を紹介します。
1. プロセスマップの作成
プロセスマップは、業務の流れ全体を時系列で可視化するツールです。
【特徴と効果】
- 業務のスタートから完了までの各工程を明確化
- 各工程の作業内容、関与者数、所要時間、コストなどを記録
- 「無駄な工程」や「属人化している部分」を特定可能
- マニュアル作成の基礎資料として活用できる
プロセスマップをマニュアル化することで、新人教育や業務引き継ぎがスムーズになり、組織全体の業務品質向上につながります。
2. スキルマップの作成
スキルマップは、組織内の人材スキル分布を一覧化するツールです。
【作成方法と活用法】
- 縦軸にスキル項目、横軸に従業員名を配置
- 各従業員のスキルレベルを評価して記入
- 「誰がどの業務に強いか」「どの分野でスキルアップが必要か」を把握
- 適切な人材配置や教育プランの設計に活用
目に見えにくいスキルを可視化することで、組織全体の人材活用が効率化します。
3. ツールの活用
手作業での可視化には限界があるため、専用ツールの活用が効果的です。
【ツール活用のメリット】
- 従業員のPC操作ログなどから業務稼働状況を自動集計・分析
- 可視化の精度と客観性が向上
- データに基づいた意思決定が可能に
- 継続的なモニタリングと改善がしやすい
手間をかけず正確かつ継続的に業務可視化を進めるには、専用ツールの導入が有効な選択肢となります。
業務可視化の手順
業務可視化を実現するには、次のような手順で進めるのが良いでしょう。
- 現状業務の棚卸し
- ヒアリングによる課題特定
- 業務可視化ツールの選定
- マッピング
- PDCA
適切な手順どおりに進めると組織の混乱を招きにくく、新たな仕組みのスムーズな定着が可能です。具体的な進め方を解説します。
1.現状業務の棚卸し
まずは現状業務の棚卸しを実施しましょう。
業務を可視化するには、課題の特定やツールの選定などのさまざまな工程が必要で、いきなり全社的に展開するのは無理があります。無理に対象範囲を広げ過ぎるとかえって現場が混乱しがちです。そのため、スモールスタートを意識しつつ、最初に取り組むべき部署や該当する業務を明確にする必要があります。
対象範囲が明らかになれば、その部署で実施している業務の内訳が明確になるでしょう。この際、一連の流れをプロセスとして整理するだけでなく、業務を細分化したり作業ごとの工数を割り出したりすることが重要です。すると、業務プロセスの解像度が高まるため、経営層や上層部でもリアルな現状を把握しやすくなります。
2.ヒアリングによる課題特定
続いて、従業員へのヒアリングによって現状の課題を特定します。
業務可視化を実現できていない状態では、各従業員の業務内容や進捗状況がブラックボックス化されている、いわゆる属人化に陥りがちです。これでは業務を可視化するのも難しいため、ヒアリングによって現状の業務プロセスを整理しなければなりません。
ヒアリングでは、仕事の進め方やスケジュール、業務内容など、さまざまな要素を聞き出せますが、なかでもとくに重要なのが従業員一人ひとりが抱えている課題です。
業務可視化では単に業務プロセスを明らかにするだけでなく、課題特定と改善を繰り返してはじめて業務効率化といったメリットが生まれます。そのため、業務プロセスのなかの課題をいかに洗い出せるかが鍵を握っています。
ヒアリングによって課題を特定するには、課題とともに解決策のアイデアも探れるブレインストーミングが効果的です。ただし、集団のなかでは自身の課題を正直に提示できない可能性も考えられるため、個別アンケートや1on1ミーティングも織り交ぜながら意見を聞くと良いでしょう。
3.業務可視化ツールの選定
業務可視化を実施する際は、紙やExcelにフローチャートを記載するだけでも完結します。しかし、アナログな方法では情報共有不足や属人化の問題が生じがちなので、業務可視化に特化したツールを活用するのがおすすめです。
業務可視化ツールには次のような機能が搭載されています。
- フローチャート・ガントチャート作成
- スケジュール・タスク管理
- 工数入力
- ログの自動集計
- レポート作成・ダッシュボード表示
- Googleカレンダー連携
このような機能を駆使すれば、一つのシステムにアクセスするだけで、チーム内のスケジュールやタスクの内容、進捗状況などを一目で把握できます。
ただし、マッピング方法や取り扱えるデータの種別などが製品ごとに異なります。業務可視化ツールを選定する際は、あらかじめトライアルやデモを活用し、操作性や機能性を細部まで確認することが大切です。
4.マッピング
目的に合う業務可視化ツールを導入したあとは、その機能を使ってマッピング（業務プロセスの図式化）を行いましょう。業務プロセスはフローチャートやガントチャートなどで可視化できます。
マッピングの際に含めたい情報は次のとおりです。
- 担当者名
- タスクの名称やコード
- タスクの内容
- タスクを実行する日付や所要時間
- 添付資料
情報量が増えるほど業務フローの解像度が高まり、誰もが全体像を把握しやすくなります。
5.PDCA
業務可視化を実施する際に忘れがちなのがPDCAです。業務プロセスが明確になったからといって、即座に効果が現れるとは限らないため、効果検証と改善を繰り返して成果向上を図る必要があります。
業務可視化ツールの選定時は、PDCAを実施することも踏まえてデータ分析やレポート出力といった機能付きの製品を選ぶのが良いでしょう。データ活用機能が搭載されたツールは、工数の計算やログの集計を自動的に処理できるものも多く、PDCAの効率性が高まります。
業務可視化で問題点を見つけて組織全体の生産性を高めよう
慢性的な人手不足の影響から、従業員一人ひとりの効率性が重要視される昨今。このような環境下で組織全体の生産性を高め、持続可能な企業へと発展するには、まず経営の現状を冷静に見つめ直すことが重要です。
今回紹介した業務可視化は、業務プロセスを俯瞰的に捉えたうえで、そのなかの課題を特定するのに役立ちます。発見した一つひとつの課題を丁寧に解消することで、組織全体の生産性が高まり、企業競争力の向上へと発展が可能です。
まずは特定の部署やチームなど、スモールスタートを意識して取り組みを開始してみてください。
