循環棚卸とは？一斉棚卸との違いやメリット・デメリット、効率化のポイント
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循環棚卸とは
循環棚卸とは、倉庫内にある在庫を複数回に分けて確認する棚卸方法のことです。一斉棚卸のようにすべての業務を止めて行うのではなく、場所や品目ごとに分けて棚卸を行います。この方法により、業務を継続しながら在庫の正確性を維持できます。
企業の競争が激化する現代において、正確な在庫管理は顧客満足度向上につながり、企業の信頼性を高めるうえで重要です。そのため、多くの企業が循環棚卸を採用し、効率的な在庫管理体制を構築しています。
一斉棚卸との違い
一斉棚卸とは、倉庫内にあるすべての在庫を一斉に数える方法です。決算期末や棚卸期末など、特定の時期にすべての倉庫業務を一時的に停止して行います。
循環棚卸とは異なり、すべての在庫を一度に確認するため、正確な在庫数を把握できる点が大きなメリットです。
しかし、業務を完全に停止することにはデメリットもあります。その間の販売機会の損失や、人材確保の手間、棚卸にかかるコストなどがデメリットとして挙げられます。
在庫差異が大きいと一斉棚卸が必要になる
循環棚卸を定期的に実施することで、在庫の状況を常に把握できます。しかし、棚卸の精度が低く、在庫差異が大きくなってしまうケースも考えられます。
このような場合は、原因を突き止めるために、一斉棚卸の実施が必要となるでしょう。一斉棚卸は業務を一時的に停止する必要があり、大きな負担がかかります。そのため、日ごろから正確な循環棚卸を行い、在庫差異を最小限に抑えなければなりません。
循環棚卸の手順
循環棚卸は、次の手順で実施します。
1. 棚卸計画の策定
棚卸の対象範囲、頻度、担当者などを決定します。循環棚卸の実施期間中は、対象となる棚の入出庫を停止する必要があるため、業務への影響を最小限に抑える計画を立てます。
2. 在庫物品の棚卸
計画に基づき、担当者が在庫の実地棚卸を行います。在庫を正確に数え、記録します。
3. 在庫データの集計
棚卸で得られた在庫データを集計し、在庫管理システムや台帳に反映させます。実在庫と理論在庫の差異を分析します。
4. 入出庫の再開と次のエリアの循環棚卸
棚卸が完了したエリアの入出庫を再開します。次のエリアの循環棚卸へと進みます。
これらの手順をくり返すことで、在庫の正確性を維持し、効率的な在庫管理を実現できます。また、棚卸の精度を高めるためには、バーコードリーダーやハンディターミナルなどのツールを活用することも有効です。
循環棚卸のメリット
循環棚卸には、業務効率や在庫管理の精度向上につながるさまざまなメリットがあります。主なメリットを3つ紹介します。
- 業務停止が不要
- 少人数で実施可能
- 定期的に実施できる
業務停止が不要
循環棚卸は、在庫全体を対象とする一斉棚卸とは異なり、業務を完全に停止する必要がありません。特定のエリアや品目ごとに棚卸を行うため、他のエリアでは通常業務を継続できます。
このため、販売機会の損失を抑え、業務への影響を最小限に抑えられます。たとえばECサイトを運営している企業であれば、倉庫の一部で棚卸を行っている間も、注文受付や出荷作業を続けられます。
少人数で実施可能
循環棚卸は、一斉棚卸に比べて少ない人数で実施できます。
一斉棚卸では、短期間で大量の在庫を数える必要があるため、多くの従業員を動員しなければなりません。しかし、エリアや品目ごとに分けて棚卸を行う循環棚卸では、必要な人員を最小限に抑えられます。
そのため、人手不足の企業でも、負担を軽減しながら棚卸作業を進められます。たとえば、従業員5名の小規模な倉庫の場合でも、1～2名で棚卸作業ができます。
定期的に実施できる
少人数で行える循環棚卸は、定期的に実施可能です。短いサイクルで棚卸を行うことで、在庫の状況を常に把握し、在庫差異の発生を予防できます。また、万が一在庫差異が発生した場合でも、早期に発見し原因を究明できるでしょう。
たとえば毎月1回、特定の棚を対象に循環棚卸を実施することで、在庫の変動を常に把握できます。これにより、盗難や破損などの問題が発生した場合でも、迅速に対応できます。
循環棚卸のデメリット
循環棚卸は、多くのメリットをもたらす一方で、いくつかのデメリットも存在します。循環棚卸のデメリットとして考えられる点を3つ紹介します。
作業期間が長くなる
循環棚卸は、在庫全体を一度に確認する一斉棚卸に比べて、作業期間が長くなる傾向があります。エリアや品目ごとに分けて棚卸を行うため、すべての在庫を確認し終えるまでに時間がかかるためです。
たとえば、倉庫全体を10エリアに分け、1日1エリアずつ棚卸を行う場合、すべての作業を終えるまでに10日間かかります。棚卸期間中は、棚卸対象エリアの入出庫を停止する必要があるため、作業期間が長引くほど業務への影響も大きくなります。
このデメリットを軽減するためには、棚卸の頻度や担当エリアを適切に設定し、作業期間を短縮することを心がけましょう。
手作業だと精度が落ちる
循環棚卸でも一斉棚卸でも、手作業で行う場合は人為的なミスが発生しやすく、精度が落ちてしまうでしょう。担当者の経験やスキルによって、棚卸の精度にばらつきが生じてしまいます。棚卸ミスは在庫差異につながり、その後の在庫管理や経営判断に悪影響を及ぼすでしょう。
この問題を解決するためには、バーコードリーダーやハンディターミナルなどのツールを導入し、作業の自動化を図ることが有効です。また、棚卸担当者への研修を徹底し、作業の標準化を進めることも大切です。
期間が長くなるほど棚卸情報の正確性が下がる
循環棚卸では、棚卸作業に時間がかかるほど、先に棚卸したエリアの情報は古くなってしまいます。棚卸期間の前半に確認する在庫情報ほど、正確性は低いです。
たとえば10日かけて棚卸を行う場合、1日目に確認した在庫情報は、10日目にはすでに古い情報となっています。
この問題に対処するためには、棚卸の頻度を高く設定し、在庫情報の鮮度を保つことが重要です。また、在庫管理システムを導入し、リアルタイムで在庫状況を把握することも有効な手段です。
棚卸作業の品質・効率を高めるポイント
棚卸作業の品質と効率を高めるためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。ここでは、具体的なポイントを4つ紹介します。
熟練スタッフを責任者にする
棚卸作業をスムーズに進めるためには、経験豊富な熟練スタッフを責任者に任命しましょう。責任者は、作業全体の計画立案から進捗管理、問題発生時の対応まで、幅広い役割を担います。
豊富な経験を持つスタッフであれば、作業手順の改善や効率化、問題発生時の迅速な対応などが期待できます。
たとえば、過去の棚卸作業でリーダーを務めた経験のあるスタッフや、在庫管理業務に精通しているスタッフを責任者に任命することで、作業全体の精度を高められるでしょう。
ルールを定め数え方や書式を統一する
棚卸作業におけるミスを防止し、作業効率を高めるためには、事前にルールを定め、数え方や書式を統一しましょう。具体的なルールとしては、棚卸の対象範囲、数え方の基準、記録方法などを明確に定義します。これにより、担当者によるバラつきを抑え、作業の標準化が可能です。
たとえば、数え間違いを防ぐために、複数人で在庫を数えるダブルチェック体制を導入したり、ハンディターミナルを使ってデータ入力をしたりすることで、人為的なミスを減らします。
在庫管理システムを活用する
在庫管理システムを導入することで、棚卸作業の効率化と精度向上を実現できます。在庫管理システムは、バーコードリーダーやハンディターミナルと連携し、在庫データの自動読み取りや集計を可能にするシステムです。これにより、手作業によるミスを削減し、作業時間を大幅に短縮できます。
また、リアルタイムで在庫状況を把握できるため、棚卸作業の頻度を減らし、業務効率を向上させることも可能です。
アウトソーシングを活用する
棚卸作業を外部の専門業者に委託することも、有効な手段です。アウトソーシングを利用することで、自社の従業員を棚卸作業に動員する必要がなくなり、人材不足の解消につながります。
また、専門業者は豊富な経験とノウハウを持つため、効率的かつ正確な棚卸作業が期待できます。棚卸作業の負担を軽減したい企業や、人材確保が難しい企業は、アウトソーシングの活用を検討してみましょう。
在庫管理システムを導入し、循環棚卸の精度アップを
循環棚卸は在庫の正確性を保ち、効率的な在庫管理を実現するために、定期的に、そして正確に実施することが大切です。
しかし、手作業での棚卸には、どうしても限界があります。棚卸作業の効率化と精度向上を実現するためには、在庫管理システムの導入が有効です。
在庫管理システムは、バーコードリーダーやハンディターミナルと連携したデータの自動読み取りや集計が可能です。これにより、人為的なミスを削減し、作業時間を大幅に短縮できます。また、リアルタイムで在庫状況を把握できるため、棚卸の頻度を減らし、担当者の負担軽減にもつながります。
循環棚卸の精度向上と効率的な在庫管理を実現するために、在庫管理システムの導入をぜひ検討してみてください。
