プロ人事 導入事例　客観的なプロの意見で社内の意識から改革　採用の質が向上して短期離職者が出ないように

「仕事がきつい」と半年で3名が離職。採用コストと教育負担が重なる“悪循環”の現場

―――まずは、採用代行サービスを導入する前の課題について教えていただけますか？

今回が初めての導入になります。以前は自社で採用を行っていました。社内的な基準は設けていたつもりですが、実際に入社すると期待値よりも低い評価が出たりして、採用の質がバラバラでした。 職場に適応できず、短期間で辞めてしまうこともありました。

―――短期間での離職は、具体的にどれくらいの頻度で発生していたのですか。

ここ一年で言うと、営業職で3名が辞めてしまいました。 急に会社に来なくなって連絡がつかなくなるケースや、しばらく休職してそのまま退職というケースもありましたし、退職代行を使って辞めた方もいました。

―――採用した方がすぐに辞めてしまうことで、どのような影響がありましたか。

残ったメンバーに対する業務負担が増えました。 急に辞めてしまうので、引き継ぎ等もありません。数が足りないので急遽採用しますが、まともに引き継ぎができておらず、教える側の先輩社員の負担が大きくなりすぎて、結局また新しく採用した人もすぐに辞めてしまう。そういう悪循環になっていました。

そして、金銭面での採用コストもとてもかかっています。一人採用するのに数百万かかっていても、短期間で辞めてしまって、また新しい人を採用しなくてはいけない。会社としてはメリットがまったくありません。

―――採用コストの内訳は、どのようなものでしょうか。

中途採用はエージェント経由が多いので、一番は成功報酬ですね。そこが一番かかっていましたし、求人広告サイトの掲載費用も非常に高かったです。

我々が考える”必要な人物像”に、「それは違う」とはっきり意見してくれる客観性を評価

―――どのような経緯で、サービスの導入検討が始まったのですか。

役員の方から業務効率化という目的で導入の話が出ました。それを我々、総務人事で検討し、情報収集を行いました。 目的は採用の質の安定、コスト削減、我々のコア業務への集中、採用ミスマッチを減らす、採用成功率を上げる、スピードを上げる、採用体制を強化する、といったところです。

―――多くの目的があった中で、最も重視したのはどの点ですか。

採用の質の安定とコスト削減ですね。 短期間で人が辞めてしまうのが課題でしたから、安定して弊社に残っていただける人を見つけていく。短期間に人が辞めなければ、まずそもそもコストとして削減できるので、その二つは直結していました。

―――比較検討はされましたか。

はい。プロ人事、イノース、エンの3社を比較し、プロ人事を導入しました。

―――プロ人事を選んだ決め手は何だったのでしょうか。

専門的知識はもちろんですが、我々の組織内部のしがらみなどに捉われず、客観的に中立的な立場から人事的なところを担当してくださるというポイントです。

―――「公平な判断」だと感じた具体的なエピソードはありますか。

はい。我々は、離職が多かった背景から「ストレス耐性がある」とか「我慢強い」とか、そういう人材が必要だと思っていたんです。 ですが、プロ人事さんからは「そうではない」と。「きちんと正しく言語化して、必要な発言をしてくださる方、おかしいことはおかしいと言える方が要ですよ」と、はっきり教えていただきました。 我々が思っていることと、プロの目から見た時に必要なことの違いがそこにはありましたね。

月7〜8時間の工数削減と20万円のコスト削減。採用の質も向上し、離職する人がいなくなった

―――現在は、プロ人事とどのように業務を分担していますか。

ヒアリングや課題分析から、採用計画策定、募集要項作成、求人サイトの運用代行、ダイレクトリクルーティング、応募者の受付管理、書類選考サポート、面接日時の調整まで、一通りお願いしています。場合によっては面接や説明会の代行、内定者フォローや振り返りまでサポートいただいています。

採用計画の策定や募集要項の作成の際には、提案いただいたものを我々の方でもチェックし、相談しながら擦り合わせしていきます。

―――連携はどのように取られていますか。

ツールはChatworkとZoomを使っています。募集のたびにやり取りが発生し、大体、月に2〜3回ぐらいですかね。ミーティングは必要に応じて30分から1時間ほど行います。

―――導入後、どの程度の工数が削減されましたか。

月7〜8時間ぐらいは削減できています。

応募者対応、面接の調整、書類選考は、負担が非常に軽くなっています。 不採用の方への対応はプロ人事さんにお任せしています。

―――選考の効率は具体的にどう変わりましたか。

以前は一回の募集で、30人から40人ぐらいの履歴書の中から必要な方を見つけていく作業をしていました。それが、今は10人程度に絞られた状態で話ができるようになっています。 採用フローが非常にコンパクトになりましたし、面接の調整も我々のスケジュールを投げておけば、その中から調整をいただけるので、時間がかかりません。

―――採用の「質」の面での変化はいかがですか。

採用している方々は、離職せずに会社に定着していただいているので、非常に変化しました。また、我々がコア業務に集中しやすくなったのも、非常に効果があったかなと思います。

―――金銭面での効果はいかがですか。

工数削減（月7〜8時間）に加えて、月20万円ぐらいはコストとして削減できています。 年間で見ても、採用にかかる人件費であるとか、早期離職による採用コストの増加といった部分が、大きく削減できています。

オンライン中心の運用に課題も、きめ細かいサポートと組織改善に満足

―――導入時、社内の反応はいかがでしたか。

社内からの質問で多かったのは、「実際に採用した方が定着するのか」「適切な人材を本当に選ぶことができるのか」という点でした。 そこに関しては、プロ人事の実績の話をさせていただいて、「こういう実績があるので、お任せするのが適切ですよね」と説得していました。

―――採用後のフォローで工夫した点はありますか。

新しく入社される方は緊張や不安を感じていらっしゃいますので、「食事会」のような形で交流会を開き、不安や緊張感をとることができるようにしました。 また、離職が多かった問題について、プロ人事の方からも第三者の立場で部門にフィードバックをしていただき、問題点を解消する取り組みもしました。それによって、新しく入ってくる方に対して「どういう体制で迎え入れなければいけないか」を、既存の社員がしっかり考えられるようになったのではと思っています。

―――プロ人事のサポート体制はいかがですか。

きめ細かいサポートをいただいています。各工程ごとにきちんと報連相があります。採用活動がすべて終われば、フォロー、振り返りがしっかりとあるのもいいですね。特に不満点はありません。

―――不満点はありますか？

基本的にはオンライン中心でやり取りするので、直接お会いするタイミングも手段としてあればいいのかなとは思っています。 特に、最初の採用の設計や計画段階ですね。「どんな人を採用しましょう」というのを詰めていく段階では、微妙なニュアンスや表情が伝わりづらいというか。私自身がオンラインに少し苦手意識があるのかもしれませんが、対面で意見しやすい方がいいかなとは思っています。

―――導入を振り返ってみていかがですか。

私は最初、採用「代行」という部分だけを見ていたのですが、実際には採用に関する業務全体の改善、人事戦略の部分までお手伝いいただけることを後から知りました。もし導入前からそのことを知っていたら、もっと早く導入は進んでたかなと思いますね。

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