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2016-12-03

採用証明書とは?必要になる場合と企業担当者がやるべきこと

採用証明書とは何かや、必要になる時、提出するときに注意すべき点などのポイントをまとめて解説します。
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1. 採用証明書とは

「採用証明書」という言葉をご存知ですか。

採用証明書とはハローワークに提出が必要な書類です。ハローワークを通じて求人を募集した際に、必要とされる場合が多く、「再就職手当」を受給する際に必要となります。
労働者の立場から言えば「失業手当を受給している最中に採用が決まったら、採用証明書などの書類をハローワークに提出が必要な書類」ですし、企業側から言えば「採用した人から求められたら、なるべく早く作成して渡さなくてはならない書類」ということになります。

2. 採用証明書が必要になる時

失業し、失業保険の給付を受けながら就職活動をしていた人が無事に採用が決まった場合、失業保険に関する手続きをハローワークに行わなくてはなりません

会社を退職した際は、雇用保険の納付状況に応じて「失業給付」を受けることができます。失業給付を受けられる期間は、離職の理由や勤続年数によって異なります。

再就職手当をもらうために

その失業給付を受けている期間に再就職が決まった場合、「再就職手当」を受けられます。
再就職手当の支給対象となるのは、失業給付の給付日数が3分の1以上残っている場合。つまり、「失業給付を途中でもらえなくなる代わりに、早く再就職すると給付金がもらえる」というわけです。早期再就職のお祝い金のようなものですね。

この再就職手当をもらうためには、ハローワークに次の書類を提出しなければなりません。

  • 再就職手当支給申請書
  • 採用証明書

3. 期間は1ヶ月!?早急に対応を

再就職手当の給付手続きには、実は期限が定められています。
最後の失業認定日に手続きをまとめて行うことができればスムーズですが、そうでなければ就職日以降1ヶ月以内にハローワークに郵送もしくは持参して手続きを行うことになります。

新しく雇用した人から「採用証明書がほしいのですが…」と連絡をもらったら、よく分からないからと後回しにせず、早めに対応しましょう。企業にとっては影響のない書類かもしれませんが、再就職手当は「失業保険の給付日数の50~60%×基本手当日額」の額が守られるため、もらえないと大きな損になってしまいます。
気持ちよく、新しい職場でのキャリアをスタートさせるためにも、快く対応するようにしましょう。

4. 採用証明書の作成ってどうすればいいの?

採用証明書というと、

「どうやって作成したらいいか分からない
「フォーマットもなくて対応が難しいんじゃないの?」

と思われるかもしれません。
しかし、実は難しく考える必要はないのです。なぜなら、再就職手当を申請する人がハローワークから入手した「再就職手当支給申請書」と「受給資格者のしおり」に「採用証明書」がついているので、その書式に従って記入・押印を行うだけでいいんです。

常に作業が必要な書類ではありませんが、採用した社員側から書式も提供されるため、総務担当の方はスムーズに対応してくださいね。再就職手当の対象となった人は、「新しい会社に頼むのが気が引ける…」と遠慮せずにきちんと依頼しましょう。

採用証明書に記載する項目一覧

採用証明書に記載が求められるのは以下の項目です。
直属の上司ではなく、これらを把握している総務担当者・採用担当者が作成するとスムーズですね。

  • 受給資格車の情報(名前、生年月日、住所、電話番号)
  • 雇入れ年月日(事業主との間で契約した在籍初日を記載
  • 従業員数
  • 職種
  • 雇入れ前に同一企業への就労の有無
  • 採用経路
  • 雇用形態
  • 雇用期間の定めの有無
  • 事業所の情報(事業所の所在地・名称・代表者の指名・電話番号・雇用保険適用事業所番号・押印)

A4一枚で、項目も多くないのでスムーズに書くことができます。
雇入れ年月日の例として「5/1採用だが、5/1が休日で初出勤が5/6の場合」を考えると、記載すべき日付は5/1ということです。注意しましょう。


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