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2018-10-05

一斉送信メールの知ってて当然マストマナー5つ | 複数宛名がある場合は?【ビジネスマナー】

社会人になってから意外と困るメールでの一斉送信。最低限知っておかなければならないルールが5つほどあります。CcとBccの使い分けや宛名、複数の会社の人に向けて送る場合など、知らないと困るルールについて解説していきます。※初回公開日:16/12/16
ビジネススキル・マナー基礎
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便利な一斉送信メール。マナーを知らないと恥ずかしい!

メールが普及する前はFAX。当時の事を考えると非常に便利な機械でした。というのは、かつては情報の共有化はとても難しいものだったからです。しかし、今ではメールというものが発明され、一斉送信メールで複数の方に情報を一斉に送ることが可能になっています。

しかし、FAXでは考えられなかったリスクが増えたのもまた事実です。情報は会社にとって資源とも言える大切なものであり、いい加減に扱うことはできません。扱い次第では会社の評判に傷をつけてしまう恐れもあります。今回は、そんな注意が必要な一斉送信メールのマナーについてお伝えしたいと思います。

一斉送信メールの送り方って?

メールにはTo欄とCc欄、Bcc欄があります。To欄は宛先欄になり、メールをメインに送信する相手のアドレスを入力することになります。そして、Cc欄。これはカーボンコピーの略記で、この欄に入力された方はTo欄と同じメールを受け取ることが可能で、受信者もそのCc欄内の送信相手を知ることができます。

次はBccです。これはブラインドカーボンコピーの略記。ここにアドレスを入力すると、Cc欄の方からはBcc欄に入力されたアドレスを知ることができません。
このような機能を含めて、一斉送信メールの送り方があるのです。

知っていないと恥ずかしい!一斉送信メールのマナー5つ

一斉送信メールのマナー①:CcとBccの上手な使い分け

メールを送信する際に宛先をToに入れるのは当然ですね。一斉送信する場合にはCcなどを使うことが多いと思います。しかし、これの扱い方を誤まると、印象を悪くしてしまうこともあります。
互いの面識の有無も考えずに、全ての方をCcに入れた時のことを考えてください。Ccに入れられるとCcに入っている他の方のアドレスも当然知ることができます

アドレスもれっきとした個人情報です。面識のないもの同士にしてみれば、無断に断りもなく、アドレスを他人に教えられたことになります。こういった場合は、Bccをうまく使いましょう。例えば、相手にメールを送る際、Bccには自分の上司のアドレスを入力するといった具合にです。

一斉送信メールのマナー②:役職の高い順に送ろう

宛先(To)やCcは役職の高い順に送るようにしましょう。分かりやすく言いますと、役職の高い順に並べるのです。部長、課長、一般のようにすれば間違いはないでしょう。
一般の方が役職が高い方よりも先に送信欄に入力されていては、送信相手の方々はかなりの違和感を持ってしまいます。これは基本的なメール送信のマナー。くれぐれもマナー違反にならないように、気をつけましょう。

一斉送信メールのマナー③:宛名の書き方

メールの最上段に明記する宛名の書き方も考慮する必要があります。まず、会社名から明記しましょう。その次に部署名、役職名、氏名と続きますです。

会社名は略式名ではなく正式名称を書きましょう
良くやりがちなのが、株式会社を㈱と書いてしまうことです。略式ではなく、株式会社と明記しましょう。また、後株、前株も間違わないように注意が必要です。

メールは便利なものですが、だからといって宛名など手を抜いてはいけません。メール送信でも細部にまでも気をつけることができる方は仕事でも失敗は少ないはずではないでしょうか?

一斉送信メールのマナー④:複数の会社に送信する時

メールを複数の会社に一斉送信メールする際は、宛名は重要度の高い方の会社を優先して先に明記するようにしましょう。また、その会社ごとに複数人の方にメール送信する場合は役職の高い方から明記しましょう。かなりの人数になる際は縦に書き連ねるのではなく、横に連ねて書くのもOKです。その場その場で、読み手が読みやすいように考慮して明記しましょう。

また、社内のみで複数名の方にメール送信する場合は、宛名は各位、としても問題とはなりません。

一斉送信メールのマナー⑤:To欄に複数人はOK?

プロジェクトリーダーとなる方が複数人いる時に、メンバーに一斉送信メールをする際、Toの欄にはプロジェクトリーダー全員を入力しても問題ありません。

Toは1人と考えがちですが、そのメールの内容に応じて、ToもCcと同様に複数名を連ねてもOKです。逆にプロジェクトリーダーにも関わらず、Ccに名前を入れられると失礼に当たります。気をつけなければいけませんね。

一斉送信メールで人となりがわかってしまう?

一斉送信メールのマナーについて述べてきましたが、しっかりとメール送信の受け手のことを考えると理解しにくいマナーは1つもなかったはずです。

対面して相手と喋るときと同じように、相手のことを思いやり、メールを送信すればマナー違反となることはないでしょう。こういうマナーを守れるかどうかでメール送信者の人となりが分かってしまうものです。これからも長く続く社会人生活。マナー違反に気をつけて相手を思いやって仕事を続けると、皆からの評価も良いものとなるでしょう。

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