ペーパーレス会議システム比較22選！導入メリットと対応デバイスも紹介

ペーパーレス（paper less）会議システムとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどで、資料を共有・閲覧できるサービスです。

会議は各々が紙に印刷した資料を持ち寄って、会議の結果もそれぞれが紙にメモするイメージが強いですが、それらすべてをパソコン上で完結するのがペーパーレス会議です。

ペーパーレス会議システムの選び方

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は次の点に気を付けて、サービスを選択してください。

• クラウド型かオンプレミス型か
• どの程度の会議の規模に対応しているか
• 社内のデバイスに対応しているか
• 遠隔で会議ができるか
• セキュリティは安心か

クラウド型かオンプレミス型か

システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。

クラウド型は自前でサーバーを用意する必要がない分だけ短期間で導入できますが、セキュリティはシステム提供会社に依存します。

オンプレミス型は自前でサーバーを用意してインストール、設定が必要なので手間はかかりますが自身で情報を管理するので流出のリスクが少なくなります。

どの程度の会議の規模に対応しているか

ペーパーレスでどの程度の会議を開催したいのかを考えてください。小規模な会議であれば無料のツールでも十分対応でき、大規模な会議を運営するのであれば高機能型の有料システムが必要になります。

社内のデバイスに対応しているか

社内のデバイスでシステムを使えるかを確認してください。ただし、デバイスのOSが古くて対応していないといったケースは、ペーパーレス会議システムよりも、まずは古いデバイスをリプレイスするべきです。

遠隔で会議ができるか

ペーパーレス会議システムは資料の共有がメインになりますが、おそらくペーパーレス会議システムと合わせてテレビ会議、Web会議システムを併用して、オンラインで会議を実施するケースが多いと考えられます。

遠隔でペーパーレス会議を行うのであれば、関連するシステムと連携できるのかもチェック要素です。

セキュリティは安心か

機密性の高い情報を扱う場合は、ペーパーレス会議システムのセキュリティに関しても考慮しなければなりません。データの暗号化やアクセス管理機能を持ったシステムを活用して情報流出のリスクを軽減させてください。

おすすめペーパーレス会議システム22選比較

おすすめのペーパーレス会議システムを一覧で紹介します。各サービスの特徴をまとめているので、ぜひ導入を検討する際の参考にしてください。

料金や機能を詳しく比較したい方は、無料でダウンロードできるサービス資料がおすすめです。

• 特別なアプリやツールなしにコンテンツ共有が可能
• UltraHD4K品質で超高解像度表示を実現
• ノイズキャンセル機能内蔵で騒音を低減

Poly G7500（ポリG7500）は、ビデオ会議とコンテンツ共有を簡単な操作で実現するペーパーレス会議システムです。

参加者各自がみずからのデバイスでコンテンツを共有できるため、スムーズなアイデア共有や意思疎通につながります。また4K対応の高解像度画像で同じ部屋にいるかのような臨場感を実現。ノイズキャンセル機能も内蔵しており、会議を妨げる周囲の騒音を最小限に抑えます。接続品質の安定性を重視する方におすすめです。

• コメント機能で会議の検討課題を絞り込み
• 多言語に対応したAI文字起こしで会話ログ作成
• 事前決済機能で、会議中は議論が必要なアジェンダに注力

TIMOは、経営会議プロセスに特化した会議運営支援システムです。アジェンダの収集から展開、会議の実行、議事録作成、決定事項のTodo管理まで一括管理できます。

事前登録された議題ごとにコメントできるため、会議前に質疑応答や意見収集など論点を整理できます。事前に決済者がアジェンダを確認、決済可能です。多言語に対応した自動音声文字起こしにより会話ログを作成でき、議事録の自動作成にも対応しています。

• あつめた意見の取りまとめを自動化
• 事前設定した評価基準をもとに意見や回答の質を測定
• 匿名での意見評価と甘辛調整が可能

VISITS formsは、議論のオンライン化と意見とりまとめを自動化できるサービスです。アンケート形式で集めた意見を、事前に設定した相互評価基準をもとに解析し、重要な意見順に回答を確認できます。

匿名での意見出しにより役職や発言力の大小に影響されずに意見を抽出可能です。会議前に行うことでスコアの高い意見について議論できるので、アジェンダや会議の目的の整理に役立ちます。

• 株主総会、取締役会などのコーポレート業務をサポート
• 招集通知や議事録の作成、電子署名が可能
• 関係者への連絡、委任状の回収状況などもまとめて管理

FUNDOORは、取締役会や株主総会、IR配信、資本政策などを一元管理できる株主管理・経営管理プラットフォームです。株主名簿の情報を中心に、招集通知や議事録の作成、電子署名といった手続き、委任状の回収状況などをオンラインで一元管理できます。

入力項目に従って入力すれば、ストックオプションといった潜在株式を含む資本政策のシミュレーションが可能です。株主や投資家との契約を一括管理できる電子契約機能、資料の作成や配信機能などより、株式実務や管理のペーパーレス化をサポートしてくれます。

• エンタープライズレベルのセキュリティ機能を搭載
• 簡単操作でスピーディーに会議
• グッドデザイン賞受賞のインターフェース

Handbookは、1,600件以上^※の導入実績をもつ、マルチOSに対応したペーパーレス会議システムです。クラウドサーバー上にアクセスするだけで利用できるため、デバイス側に情報が残らないように資料共有が可能。万一のデバイス紛失時にも安心のセキュリティ環境を実現します。

複雑な設定いらずで、画像や映像データなど、会議で使う資料をドラッグ＆ドロップでアップロードするだけですぐに会議が行えます。使いやすさにこだわって設計されており、2015年にはグッドデザイン賞を受賞するなど、優れたインターフェースが高く評価されています。

※出典：アステリア「Handbookの特長 - iPadやタブレットのビジネス活用ならHandbook」（2024年4月5日閲覧）

• ワンクリックでディスプレイ共有
• 最大16台で接続可能
• USBだけで簡単接続

ClickShare（クリックシェア）は、ボタンを押すだけでPC画面をディスプレイで共有できるワイヤレスプレゼンテーションサービスです。スマートフォンやタブレットなど、デバイスを問わずにプレゼンが可能なので、来客も簡単にプレゼン参加ができます。
これによって会議時間を煩わしい準備に割くことがなくなり、時間を有効活用できるようになります。

• PDF、Word、Excel、PowerPoint、動画や写真も対応
• ファイルの保管・共有は容量無制限
• 他のストレージやシステムと連携可能

Bigtincan Hubは、クラウド型ファイル共有システムです。
タブレットやスマートフォンから、必要な資料にアクセス可能で、PDFやOffice製品、動画・写真などに対応していることため、場所を選ばず必要な資料を確認できるのでペーパーレス化につながります。
容量無制限に加え、他のストレージとの連携が可能なため、複数の場所に保管された資料を一元管理しやすい点も大きなメリットです。

• 電⼦ドキュメントを高セキュリティ環境で共有
• 強調したい部分をハイライトするマーカー機能
• スマートデバイスからも参加可

ConforMeeting/cは、電⼦化された資料を参加者で共有し、読めるサービスです。ペーパーレスで資料を共有することにより、情報をセキュアに管理しつつ、会議を行えます。

資料操作は即時反映されるので、他の参加者とインタラクティブにコミュニケーションを取り合って、意思の疎通を図れるでしょう。

• ボタン一つで資料電配信
• 発表者用と閲覧者用の2画面構成
• タブレット対応

スマートディスカッションは、iPad・Windowsタブレット向けの電子会議システムです。資料差替をワンクリックで行えます。
紙媒体をテーブルに大量に広げたり、ホワイトボードの両面を文字が埋め尽くしたりするようなデータでも、視認性を保持しつつ閲覧できます。無料トライアル期間は30日です。

• ペーパーレス化でプリント代を削減
• PC・スマートデバイス両対応
• 映像通話システムあり

アクティブウェブプレゼンテーションは、セミナー・研修・発表やディスカッションに適した、恊働作業やペーパーレス会議を行うシステムです。

ブラウザがあれば、場所を問わずデジタル書庫として利用でき、資料を持ち歩く負担を軽減します。タブレットを活用し、モバイル環境のスタッフとも通信可能。ぺーパーレス・職員会議システム「AWP」も提供されています。

• 画面共有とメモ共有
• タブレット端末に対応
• レーザーポインター機能

メタモジは、画面操作やメモを参加者同士で共有する、会議支援ソフトウェアです。リアルタイムに双方向コミュニケーションを取り合い、新しいカタチの電子会議プラットフォームを導入できます。

メモや画像、音声・映像データを証跡として保存できるため、コンセンサス形成に至るプロセスを明示的に記録しておけます。

• サーバーで資料を一元管理
• PC・スマートデバイスから簡単操作
• 遠隔地会議にも対応

モアノートは、画面同期し、操作を共有。離れている事業所のスタッフや、複数拠点間の責任者同士をオンラインで結びつけ、意思疎通をしやすくします。

資料ファイルは専用サーバーアプライアンスで管理されるためセキュアに運用でき、社外秘書類の持ち出しや、社内秘文書の回覧などの危険を回避します。電子会議の導入とともに、コンプライアンス体制をいっそう強化できます。

• ペンツールやオートシェイプでメモ書き
• 電話会議との連携
• ホワイトボード機能を搭載

V-CUBE ドキュメントは、PCやタブレット端末から、電子会議にアクセスするシステムです。会議中や直前にも資料の差し替えが可能。最新のデータを反映した意思決定を行えます。

電話会議システムとも連携しています。通話料負担者の設定は自由です。会議が始まる前に、参加のための電話番号をメールで通知します。途中で参加者を増やしたり、音声通話環境のみでの会議参加もできたりします。

• 充実のサーバーセキュリティ機能
• 個体認証によるアクセス制限
• オプションで投票機能も搭載可能

ECO Meetingは、オンプレミス／クラウド環境での活用を選択できる、ブラウザにて書類を管理し、iPadを用いて会議を行うペーパーレス会議システムです。

手軽にファイルの管理を行い、手書きも可能などで会議をスムーズに進行できるのはもちろん、会議終了と同時に行われiPadアプリ上の資料を自動削除する機能、ダウンロード制限機能、時限機能でサーバーからファイルを削除など、セキュリティ面の工夫にその特徴を見られます。

会議中の採決に便利な投票機能もオプションで用意されています。

• ペーパーレス会議を無償で実現
• iPhone／iPadでペーパーレス会議
• いつでもフリー会議を開催

RICOH Smart Presenterは、同じ無線LANに接続されているiPhone／iPadで、手軽にフリー会議をはじめられるペーパーレス会議システムです。

Smart Presenter Appをダウンロード／インストールしたら、iTunesで会議資料PDFを読み込み、会議を作成するだけで10人までの無償ペーパーレス会議が実現します。

ランニングコスト、初期費用とも一切発生しないため、チームのミーティングに最適ですが、オンプレミスサーバー設置による機能拡張版、Smart Conference Centerも用意されています。

• 直感的な簡単操作を実現
• 資料別設定可能なセキュリティレベル
• ニーズに合わせた環境構築

スマートセッションは、ニーズに合わせてオンプレミス／クラウド／サブスクリプション版を選択できるペーパーレス会議システムです。

eDocReaderもしくはブラウザを端末で使用、管理はeDocServerで一元的に行う明確なシステムと、だれでも直感的な操作が可能なインターフェースを備え、会議を円滑に進める豊富な機能を持っています。

ニーズに応じた環境構築や書類レベルでのセキュリティレベル設定も可能です。

• 複数システムを組み合わせたソリューション
• それぞれをさらなるビジネス活用可能
• アイディア次第の柔軟なシステム構築

FUJI XEROX ペーパーレス会議ソリューションは、クラウドベースの書類管理Working Folder、紙の文書を電子化するDocuShare、モバイルワークの利便性を向上させるSkyDesk、モバイルあんしんマネジメントシステムを組み合わせ、ペーパーレス会議だけでなくビジネス全体を効率化するソリューションです。

• 会議資料準備の業務負荷軽減
• 会議資料の印刷コスト削減
• 会議運営の効率化

LiveOnPaperlessは、Web会議システム「LiveOn」で共有している会議資料を、タブレットといったスマートデバイスで閲覧できるシステムです。会議参加者がスマートデバイスで資料を閲覧できるため、ペーパーレス化を実現できます。会議資料を印刷する準備作業が不要になり、業務負荷や印刷コストの削減につながります。

• 会議にかかるコストを削減
• 会議準備の業務を効率化
• 収納ファイルや保管場所を削減

iMeeting®-Rは、iPadを利用したペーパーレス会議システムです。時間や場所を選ぶことなく、iPadを使って会議システムに登録した資料の閲覧、書き込み、保存が可能に。ペーパーレス会議用にサーバーを構築・運用する必要はありません。

• 会議設定と文書管理が可能
• 閲覧してほしいページを通知
• 手書き・テキスト・ 画像貼付でメモがとれる

SideBooksクラウド本棚は、「会議運営機能」と「文書管理機能」の2つの機能を持つ文書共有システムです。操作性も良好で、ペーパーレス会議や業務の効率化実現を期待できます。

共有されている会議資料は、会議前にあらかじめメモを取ったり、議論の内容を書き込んだりもでき、ノートのメモを画像化して貼り付けられます。

• 手間とコスト削減を実現
• わかりやすく快適な操作性
• 利用範囲の拡大をはじめ拡張性にも配慮

MeetingPerfeは、高品質な電子資料をパソコン上で共有できるペーパーレス会議システムです。資料の大量印刷や配布が不要となるため、コストと手間の削減ができます。使用する紙の量を減らせることで、CO2排出量の削減の社会貢献にもつながります。

• AI搭載、会話内容を自動的にテキスト化
• GoogleカレンダーやSlackなど他アプリとの連携可能
• クリアな音声で会議に集中できる

VoicePingは、ペーパーレス会議にもテレワークにも役立つ、音声会話ツールです。AIを搭載しているので、会話内容をリアルタイムかつ自動的にテキスト化したり、45の言語に音声翻訳^※できたりします。これらの機能でメモや議事録を取る手間を省き、会議や会話に集中できるでしょう。

離れた場所のメンバーの稼働状況を細かく可視化し、オンライン・オフラインはもちろん、対応中・離席中などのステータスも一目瞭然になるため、テレワークでの社員のやりとりの効率化につながります。

※出典：VoicePing「リアルタイム音声翻訳と会議の自動要約 - VoicePing 2.0」（2024年4月5日閲覧）

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ペーパーレス会議システムを導入するメリット

ペーパーレス会議システムのメリットは、ペーパーレスのみに注目されがちですが、実はそれ以外にも次のようなメリットがあります。

• 経費削減
• 共有できる資料の幅が広い
• 場所を制限されない
• セキュリティ管理のしやすさ
• 環境にやさしい

経費削減

紙を使わないことはその分の経費（紙代、印刷代など）が少なくて済みます。たかが紙を使わなくなっただけで、と思うかもしれませんが意外に馬鹿にならない金額になります。

もちろん企業によって差はありますが、コピー1枚1円としても長い目で見ると大きな金額になるでしょう。

また、資料の差し替えも容易で資料の改定があったとしても、印刷しなおす必要はありません。そのまま最新のデータに差し替えるだけで会議資料も簡単に更新できます。

交通費の削減も可能

ペーパーレスかつオンラインの会議にすれば印刷代の他にも、交通費も削減できます。

たとえば、遠方の支店と会議する場合、リアルの会議だと、支店から担当者は移動して会議室に来るための交通費が必要になりますが、ペーパレスでオンラインで会議をするのであれば交通費は必要なく、遠方の支店からそのまま会議に参加できます。

共有できる資料の幅が広い

共有できる資料の幅が広いのも特徴です。紙の資料だと文字や画像でしか資料を作れませんが、ペーパーレス会議システムを活用すると動画やインターネット上のWebサイト、パソコンの画面などさまざまな情報についてシステムを通じて共有できます。

その結果、リアルの会議よりも濃い情報をメンバーに伝えられる、会議がより建設的になる効果が期待できます。

場所を制限されない

「ペーパーレス会議=インターネット」を使用した会議となるので、スカイプを利用した会議のようなビデオ通話も可能です。

今までなら参加者全員が同じ部屋に入り同じ資料を共有するといった作業が必要でしたが、インターネット環境さえあれば場所を問わず会議を行えます。

セキュリティ管理のしやすさ

セキュリティ管理もしやすくなります。インターネットのセキュリティ技術は日々向上しており、使い方を誤らなければとても安全です。その一方で、紙の資料だと思いもよらない所から資料が流出してしまうこともあります。

次の記事では、EDIによる企業間取引について解説しています。

環境にやさしい

これは紙の使用を抑えることで環境へ配慮することにもつながるからです。

直接企業にメリットがあるかといわれればそうではないかもしれませんが、会社で進んで環境問題に取り組んでいる「CSR」にもなるでしょう。

※CSR（Corporate Social Responsibility）：企業の社会的責任

次の記事では、CSR活動についてより詳しく解説しています。

ペーパーレス会議のデメリット

一見、メリットばかりのペーパーレス会議システムですが、実際に運用していくなかで次のような不便な点、デメリットもあります。

• 手書きのメモを取りにくい
• 表示できるスペースに限りがある
• デバイスを揃えなければならない
• 浸透するのに一定の時間が必要

手書きのメモを取りにくい

紙の資料に直接書き込めていた従来の手法と違い、資料がタブレットやモニターに表示されるため、メモが取りにくいのがペーパーレス会議システムのデメリットとして挙げられます。

もちろん、タブレットに書き込んでメモごと共有できるシステムもあるので一概にデメリットとは言えませんが、「書き込みにくい」と声が上がる可能性も考慮しておきましょう。

表示できるスペースに限りがある

ペーパーレス会議システムでは、表示できるモニターの大きさ=資料を表示できる限界となってしまいます。参照したい資料が数多くあったり、頻繁に切り替えが発生したりするようであれば、慣れていないとかえって手間がかかってしまうかもしれません。

また、会議室の壁に固定していて移動できないモニターの場合は、参加者から遠く見にくい場合もあります。

デバイスを揃えなければならない

ペーパーレス会議を社内に浸透させるためには、デバイスを支給する必要があります。会議に参加するためにはパソコン、タブレット、モニターなどさまざまなツールが必要です。

営業担当が外回り中に会議に参加することを想定するのであれば、スマートフォン、モバイルWi-Fiといったデバイスも必要になるかケースがあります。また、すでにデバイスを支給している場合でも、オンラインで会議してもパソコンの動作が遅くならない、きちんと業務ができるように最低限のスペックが求められます。

さらに、そもそも事務所内のインターネット環境も快適にして、ペーパーレス会議ができるような環境整備が必要です。

印刷代や交通費が削減できる分だけランニングコストは抑えられますが、従業員にデバイスを配っていない企業の場合は、初期投資が必要になります。

浸透するのに一定の時間が必要

社内のITリテラシーが低い場合、いきなりペーパーレス会議にするといっても対応できない場合があります。

たとえば、司会者がうまく資料のデータを会議の適切なタイミングで投影できない、参加者がシステムの使い方が良くわからなくて会議に参加できない、といったケースはペーパーレス会議の導入初期には起こりがちです。

こういったケースを防止するために、事前に社員に対してシステムの使用方法を研修したり、司会者はしばらくの間は入念なリハーサルを行ったりといった準備が必要になります。

ペーパーレス会議システムでコスト削減と環境配慮を

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットも業務に利用している企業も多くなっています。
ペーパーレス会議システムの導入は、それらのデバイスをフル活用することにもつながります。

また、紙や印刷用のインクを使わないことでコスト削減と環境への配慮を同時に行えます。会議参加者の移動コストももちろん抑えられます。

システムの導入をご検討の方は、ぜひこの機会に各社のサービスについて理解を深めてください。

ペーパーレス会議システムの効果を最大化するために

ペーパーレス会議システムを導入して効果を最大化させるためには、次のような「周辺機器が充実しているのか？」を確認しましょう。

• モニター
• モニターにつなぐケーブルまたはワイヤレス機器
• タブレットの活用
• インタラクティブボード
• 場合によってはホワイトボード

上記を必要に応じて用意することで、よりスムーズで生産的な会議を行えるようになるでしょう。

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