営業メールの効果を増大させるたった4つのポイント！書き方・コツ・メリット
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営業メールとは
営業メールとは、一般的な営業活動のように、会社や個人へ訪問するのではなく、電子メールを用いて営業活動を行うことです。そのままですね。
メールでの営業活動は相手と顔を合わせる必要がないため、双方の時間を調整する必要がないため手軽に利用でき、あなたの企業も活用しているのではないでしょうか。しかし、その分ビジネス機会を作ることも難しいなどのメリットとデメリットがどちらも存在します。
以下では、営業メールのメリットとデメリットを紹介します。
営業メールのメリット
営業メールのメリットは、主に時間や場所を気にすることなく、こちらの都合のよいタイミングで行えることです。
それに加え、受け取る側も都合のよいタイミングで確認できるため、相手の話を聞く時間を確保する必要がなくなります。
営業メールのデメリット
営業メールのデメリットは、メールが相手に届いていても、それが読まれているかどうかわからなかったり、顔が見えないことでお互いにコミュニケーションが取りづらいことです。
しかし、これらのデメリットは工夫次第で払拭できるため、以下で紹介する営業メールのテクニックを理解しましょう。
営業メール活用のポイント
営業メールを活用する際に気をつけるべき3つのポイントを解説します。
顧客側に役立つ情報を提供する
売りたいという気持ちが先行してしまい、一方的に商品説明や売り込みを行っても、相手はそのメールに対して返信したいという気持ちは湧かないですよね。自身が同じようなメールを受け取った時に読もうと思わないものは人にも読まれません。
あくまで顧客にとって役立つ情報を提供することで、相手が興味持ち、ビジネスチャンスにつなげられる可能性が高まります。
伝える内容を絞り、要旨をわかりやすくする
サービスや商品のことを知ってもらいたいという気持ちが強すぎると、かえってメールの文量が多くなってしまい、読みづらいメールになってしまいます。
そのため、メールで提供する情報を絞り、伝えたいポイントだけを簡潔にわかりやすく書くことがポイントです。
また「顧客に具体的にどういう行動をしてほしいのか」を明確にメッセージとして伝えることが重要です。
問い合わせ先や質問先をわかりやすくする
相手が興味を持ったとしても、こちらの連絡先や営業時間が不明であると、それだけでチャンスを失ってしまいます。
そのため、問い合わせ先や質問先をわかりやすくし、問い合わせからレスポンスにかかるまでの時間なども明記することで、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。
営業メールの書き方のコツ
実際に営業メールを書くうえでの具体的なコツや注意点を4つ解説します。
タイトルがすべて
ビジネスマンは毎日のように大量のメールを受け取り、その中でも優先順位を決めてメールの確認と返信を行います。
そのため、メールのタイトルで相手に興味を持ってもらえなければ、ただの迷惑メールとして受け取られ、メールを開かぬままゴミ箱に捨てられてしまいます。
そのため、メールはタイトルが命であり、読み手がすぐ理解できる長さで明確なタイトルをつけることがポイントです。
構成を工夫する
メールを開いてもらえたら、次は読み手が興味を惹かれる構成にする必要があります。まず最初に目に止まる挨拶や本文の内容を工夫し、読みやすく理解しやすい流れで書くことがポイントです。
そのため挨拶のあとには、なぜメールを送ったのか？という目的をはっきり伝えましょう。
表現や文面のバランスをとる
メールの文章を書くときのポイントとして、表現や文面のバランスをとることが重要です。
営業メールの表現は固すぎても砕けすぎるのもNGで、両者のバランスをとることがポイントです。
特にテンプレートのようなメールの文章や言葉遣いでは、相手の読む気を無くしてしまう可能性が高いため、テンプレートのコピペは厳禁です。
本文は一文を短く簡潔にする
メールは受け取る側のことを考えると、一通のメールを読むために長い時間はかけられませんよね。
そのため、メールの文章は長ったらしい表現や周りくどい表現を避け、一文一文を簡潔に短く書くことが重要です。
読みにくい文章はそれだけでメールを閉じるきっかけになってしまうので、だれが読んでも読みやすい文章を心がけましょう。
メール文例集サイト5選
最後に、営業メールを書くうえで参考になるメール文例集サイトを5つ紹介します。
メール例文.com
メール例文.comは、ビジネスシーンですぐに使える例文や、定型フレーズを場面ごとに分けて紹介しています。社外向けや社内向けなど、あらゆるビジネスシーンに合わせた使い分けできるので、メールの作成に困ったときにはとても役に立ちます。
文例テンプレート集
文例テンプレート集は、ビジネスメールや文書で使える時候の挨拶などを中心的に紹介しています。日本の文化では季節に合わせた挨拶を冒頭に入れることが、ビジネスマンとして当たり前にできなくてはいけないスキルの一つです。用途に合わせて簡単にウェブサイト内を検索できるので、必要なときに必要な文章を知ることができます。
文例集総合インデックス
文例集総合インデックスは、ビジネス文書でよく使われる例文を探せます。お礼状や案内状などのニッチなシーンから、依頼状やお詫びの返信などの日常的に使われるものまで幅広く紹介されています。多種多様なシーンで使える例文を紹介しているので、ニッチなシーンでの例文を知りたい人にオススメです。
BB-WAVE
BB-WAVEは、メールの例文をカテゴリ別に分けて紹介しており、自分が必要なシーンに合わせて探せます。ウェブサイト自体もとても見やすく作られているため、だれでも簡単に例文を見つけられます。ほとんどのカテゴリで社内と社外ごとに分けて見られるようになっているので、どちらのケースでも対応できます。
FIDELIビジネス文例集
FIDELIビジネス文例集は、相手に好感を持ってもらえるような、少しだけ気の利いた言い回しでの例文が紹介されています。テンプレート感のある文章とは違い、相手への気遣いや配慮のある内容になっています。紹介されている例文は他のサイトに比べて少ないですが、個性を出した文面にしたい人にオススメです。
営業メールを駆使して効果的な営業を
以上が営業メールについてと、効果的なメールのポイントと書き方のコツについてでした。
ビジネスマンとして営業メールの送り方は知っていて当然のことであり、いつまで経っても効果が出ないという人は文面を見直す必要があります。
今回紹介したコツやウェブサイトを参考にして、営業メールのコツを掴み、効果的な営業法を身につけましょう。
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