「社内のコミュニケーションを良くする」というとずいぶん大ざっぱな言葉ですが、分解すると大きく2つのアプローチが考えられます。
①コミュニケーションの効率化
②コミュニケーションの活性化
だらだらと無意味なやりとりや会議をしていても仕方ありませんし(効率化)、かといって「報・連・相」がきちんとされない状況も困りますよね(活性化)。
今回はコミュニケーションの効率化に役立つWeb会議システムと、活性化に役立つビジネスチャットの2つのシステムを紹介します。
Web会議システムでコミュニケーションを効率化
Web会議システムとは、その名の通りオンラインで会議ができるシステム。
会議の主催者がシステムで会議用のURLを発行し、参加者に共有します。参加者がそのURLにアクセスするとオンライン上で会議を始められる、とても簡単に使えるシステムです。
どこからでも非対面で会議に参加できるので、会議室など物理的なスペースを必要としません。それにより多くの部分で効率化を図れます。
✓ 資料はオンライン画面上で共有できるので、印刷の手間を削減
✓ 会議の内容は録音・録画できるので、会議に出席していなかった人への情報共有が楽に
✓ 会議中の無駄な会話や会議後にメンバーでダラダラ雑談する時間の削減
雑談については必ずしも無駄とは言えない部分もあります。
社員同士の雑談は心理的安全性※を高めたり、社内のチーム力を高める効果もあるので、削減するとしてもバランスが重要です。
※「心理的安全性が高い」とは、安心して意見を言ったり、ありのままの自分を表現することができる職場の状態です。
Web会議システムでできること
遠隔で会議ができるWeb会議システムですが、資料の共有、録音・録画以外にもできることはたくさんあります！
Web会議中に、話し手以外の参加者がチャットで質問をしたり意見を投げることができます。話し手が喋っているのを遮らずに、闊達な議論ができます。
できること2 ： スケジュールの設定
カレンダーアプリと連携できるシステムであれば、会議用のURLを発行すると会議の予定が自動でスケジュールに反映されます。
できること3 ： スマートホンやタブレットからの参加
インターネットにつながっていれば、スマートホンやタブレットからでも会議に参加できます。緊急時の会議や、手元で作業をしながら会議に参加したい場合に便利です。
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↓こちらの記事では、代表的なWeb会議システムを比較しています。
ビジネスチャットでコミュニケーションを活性化
ビジネスチャットとは、LINEやMessengerアプリのようなチャットによるコミュニケーションツールのビジネス版です。
従来のメールや内線電話による社内コミュニケーションに代わって、導入する企業が増えています。
自宅や外出先からでもメッセージを確認してすぐに返信でき、プロジェクトやチームごとのチャットルームをつくることも可能。
チャットの良い点は、「◯◯さん」「お疲れ様です」などの定型的な挨拶文が要らないので気軽に対話ができ、まるでその場にいる人に話しかけるような気持ちでコミュニケーションが図れることです。
ビジネスチャットでできること
社員同士でチャットのコミュニケーションが取れるビジネスチャットですが、他にもできることはたくさんあります！
取引先や委託先のメンバーをチャットルームに招待すれば、社外ともチャットでやりとりをすることが可能です！
できること2 ： ファイルや画像のデータを共有
メッセージ内でファイルや画像などのデータを送信して、メンバーで共有できます。
できること3 ： メッセージの検索・保存
過去のメッセージを宛先やキーワードで検索できます。また、留めておきたいメッセージはブックマークやピン留めで保存しておくことも可能。
できること4 ： 絵文字つきのメッセージ
絵文字つきのメッセージでフランクなコミュニケーションが取れます。「ありがとう」「申し訳ありません」「了解」などシーンに応じて使ってみましょう！
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↓こちらの記事では、ビジネスチャットのメリットやおすすめのツールを紹介しています。
社内のコミュニケーションを良くするために、Web会議システム、ビジネスチャットの導入をぜひ検討してみてください！
