テレワーク時にWeb会議をスムーズに進めるポイントや注意点を解説

テレワークとは

テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークには次の3つの形態があるとされています。

働き方	詳細
在宅勤務	自宅をワークスペースとして、会社支給のPCやBYOD（私的デバイス）を使い、リモートデスクトップやVPNを活用して仕事をする働き方です。新型コロナウイルス感染症により多くの企業が導入しました。
モバイルワーク	営業など、外出中や移動中に会社支給のノートパソコンやスマートフォン、タブレットを利用して仕事をする働き方です。
ワークスペース施設利用	コワーキングスペース、サテライトオフィスなどの勤務先のオフィス以外のワークスペース施設で仕事をする働き方です。

テレワークとリモートワークの違い

テレワークとリモートワークは同じ意味ですが、テレワークは組織の制度的なニュアンスが強く、リモートワークは従業員の働き方というニュアンスが強い、という違いがあります。

またテレワークは、総務省が推進する柔軟な働き方として使用されている用語のため、日本国内で多く使われ、リモートワークは世界各地にメンバーが点在しているような海外企業やサービスで、国際的によく使われています。

リモートワークで働くメンバーは、正社員だけでなく業務委託したフリーランスも含んで、リモートワーカーと呼ばれます。ちなみに、各地を旅行しながらリモートワークを行う人たちを、デジタルノマドと呼んでいます。

テレワークについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ次の記事も参考にしてください。

Web会議とは

Web会議とは、インターネットを利用して遠隔地にいる社内や社外の人と会議を行うオンライン会議のことです。資料や作業を共有できる画面共有や、ビデオ会議の録音録画、チャットなどが機能として備わっています。

テレワークで行うオンライン会議もWeb会議と同じで、違いはありません。

Web会議ツールについてさらに詳しく知りたい方は、ぜひ次の記事も参考にしてください。

テレワークとWeb会議のメリット

パソコンやスマートフォンなどを通して、離れているところにいる人ともコミュニケーションが取れるWeb会議。パソコンやスマートフォンにアプリをインストールすればすぐに利用が開始できるので、プライベートなコミュニケーションからビジネスの会議や商談など幅広く利用されています。

具体的なメリットは次のとおりです。

• 場所や時間を問わず会議が開催できる
• 移動の時間や費用を節約できる
• 会議室や紙の配布資料を準備する必要がない
• 情報共有がスピーディーに行える
• コストを抑えて導入できる

テレワークのミーティングで電話ではなく、Web会議システムを利用するメリットは何かを解説します。

場所や時間を問わず会議が開催できる

Web会議では、インターネットに接続できる環境であれば場所を問わずに参加できます。出張や移動中でも会議に参加できるほか、自宅やコワーキングスペースなど、好きな場所から会議に参加できるため、会議の時間調整がしやすいことがメリットです。

また、時間帯を考慮すれば海外拠点との会議も可能です。

移動の時間や費用を節約できる

テレワークのWeb会議では、会議のために会社に出向く必要もないので、移動の時間や交通費・宿泊費を削減できます。業務効率化と生産性の面でも、大きなメリットがあります。

大人数が参加してセミナーを開催する機会も増えています。

会議室や紙の配布資料を準備する必要がない

従来の会議の場合は、会議室を準備して、資料を作って印刷し、配布する作業が必要でした。そのため印刷や資料を整える時間、そして紙のコストもかかっていました。

Web会議システムでは、ビデオ会議をしながら参加者全員で資料を見る機能も搭載されているので、こうした手間を削減し、ペーパーレス化を推進できます。また、情報流出のリスクも削減できるのも重要なポイントと言えるでしょう。

テレワークでは、紙の資料を共有するのは不可能なため、資料準備の課題も解決できることがWeb会議のメリットです。

情報共有がスピーディーに行える

Web会議では、画面共有やチャット機能を使いリアルタイムに情報を共有できます。メールや電話よりも手間なくスムーズに行えるほか、録画や録音機能を使うことで、会議の内容をあとから確認したり欠席したメンバーに共有できたりします。

コストを抑えて導入できる

Web会議では、会議室の確保や会議に参加するための交通費や宿泊費などの経費が不要となるため、コストの削減が可能です。

また、Web会議は無料のツールを使って実施できるものもあり、大きなコストをかけずにWeb会議を実施できます。

テレワークでWeb会議を行うデメリット

テレワークでWeb会議を行う際のデメリットとしては次のようなことが挙げられます。

情報漏えいする場合がある

Web会議では、インターネットを介して情報をやり取りをするため、セキュリティ対策が不十分な場合には第三者に情報が漏れる恐れがあります。

特に、機密性の高い情報や個人情報を扱う場合は、注意が必要です。Web会議システムのセキュリティ機能や、パスワードや暗号化などの対策を行うことが重要です。

コミュニケーションが取りにくい場合がある

Web会議では、相手の表情や声のトーンだけでは、雰囲気やニュアンスが伝わりにくい場合があり、相手の表情や感情を読み取りにくく、誤解やすれ違いが生じる場合も考えられます。

また、Web会議では、参加者の集中力やモチベーションが低下しやすいことも懸念として挙げられます。カメラをONにしたり、うなづきやリアクションを意識して行ったり、積極的に意見を出したりなど事前に社内でルールを設けることも大切です。

ネットワーク環境に依存する

Web会議では、インターネットの接続がなければ参加できません。ネットワーク環境が不安定な場合、画像や音声が途切れたり、会議に参加できなかったりする場合があり、会議の進行を乱してしまうことも考えられます。

場所によってはつながりにくい場合があるため、工夫する必要があります。

テレワークのWeb会議で必要なもの

テレワークのWeb会議で使う機材を紹介します。テレワークでオンライン会議を行う場合、よりスムーズかつ良い環境を整えるために必要な機材があります。

パソコンやタブレット

まずWeb会議に必要になるのがパソコンです。デスクトップパソコンでもノートパソコンでもビデオ通話ツールは利用できますが、ノートパソコンの場合Webカメラとマイクが内蔵されていることが多いので、ノートパソコンの方がおすすめです。

また最近では、タブレット端末も高性能化しているため、パソコンとスムーズに連携できるタブレットをWeb会議用のツールとしてもいいでしょう。最新のiPadでは、ビデオ会議中にユーザーを常にフレームの中心に保つ「センターフレーム」機能があるためとても便利です。

テレワークのWeb会議では、家族の出入りや部屋のインテリアが映らないように、場所を移動しなくてはならないこともあります。そういった場合もノートパソコンやタブレットなら対応しやすいため、新しくテレワークでのWeb会議用にデバイスを導入する場合は、ノートパソコンやタブレットを選ぶようにしましょう。

ビデオ通話で背景に配慮したい場合は、ZoomやMicrosoft Teamsなどのバーチャル背景に対応したWeb会議システムを選びましょう。

インターネット環境

安定したインターネット環境も、快適なWeb会議のために必要です。基本的には通信速度が速い光回線がおすすめですが、開通工事でテレワーク開始までに回線が準備できない場合は、モバイルWi-Fiをレンタルするのもよいでしょう。ただし、企業によってはモバイルWi-Fiを禁止しているところもあるので、注意が必要です。

Webカメラ

Webカメラが付いていないデスクトップパソコンの場合、外付けのWebカメラが必要になります。

Webカメラを選ぶ基準は鮮明さを表す「画素数」と解像度、そして動きのなめらかさを表す「フレームレート」が重要になりますが、主にWeb会議で利用する場合、次の数値を満たすWebカメラを選んでおけば問題ないでしょう。

• 解像度：720p以上
• 画素数：100万画素以上
• フレームレート：30fps以上

また、Web会議終了後でもカメラがオンのままということもあるので、カメラの切り忘れに注意するとともに、レンズカバーが付属しているものを選んでおくとセキュリティの面でもより安心です。

ヘッドセット

デスクトップパソコンの場合、内蔵マイクがついておらずヘッドセットが必要になります。ヘッドセットはマイクとヘッドホンが一緒になっているデバイスのこと。ヘッドセットのマイクには外部ノイズを除去する機能があり、パソコンのスピーカーを使うよりも音声がしっかり聞き取れ、Web会議の内容が漏えいする心配がないので安心です。

スポット照明

照明は必ずしも必要なものではありませんが、あると自分の顔の画面映りがよくなります。さほど費用をかけずに準備できるものなので、Web会議ツールの画質調整では物足りない場合は、購入してもよいでしょう。

特にクライアントとのオンライン商談が多く、顔色が悪く見えるのが気になる営業担当者にはおすすめです。

服装・身だしなみ

服装はWeb会議をするうえで、盲点のひとつと言えるかもしれません。パジャマやルームウェアは論外ですが、スーツだとあまりにも堅苦しく、どんな服を準備したらいいかわからないと困っている方も多いと思います。

社外の方も参加する場合でも、基本的にはオフィスカジュアルレベルの服装を準備しておけば問題ないでしょう。男性なら襟付きのシャツ、女性ならブラウス・カットソー・ニットなどがおすすめです。

またWeb会議だとどうしても暗めに映ってしまうことが多いので、明るめの色の服にしておくと、印象が良くなります。

社内向けのWeb会議では着飾る必要はありませんが、清潔な身だしなみには気をつけましょう。だらしない身だしなみでは、業務の品質まで疑われかねません。

テレワーク中のWeb会議では、進め方や発言のタイミングなど、オンライン環境だからこそ気をつけておきたいポイントがいくつかあります。双方がストレスを感じずスムーズにやりとりを行うための工夫や、事前に共通認識としてルールを設定することも大切です。

次のような点に気をつけてWeb会議を進めましょう。

• 議題や資料を事前に用意する
• 会議前に通信環境を確認する
• 参加メンバーを確認する
• カメラをONにする
• 名乗ってから発言する
• ホワイトボードを活用する

議題や資料を事前に用意する

会議の担当者や司会者は、事前に議題や資料を作成し、参加者に共有しましょう。参加者は会議の目的や内容が事前に把握できると、それに対して準備や質問ができます。

Web会議を効率よく進めるためにも準備は入念に行いましょう。画面共有で資料を表示させる場合には、事前にリハーサルをして、必要な画面だけを残し、不要なページやウインドウは閉じておきます。

また、議題や資料は、簡潔でわかりやすいものにすることが重要です。Web会議では、画面や文字が小さく見えたり、音声が聞き取りにくかったりする場合もあるため、ポイントを絞って、図やイメージを必要に応じて使用し、見やすく聞きやすくすることが重要です。

会議前に通信環境を確認する

Web会議の時間直前に、通信環境に不具合があったり、システムの更新がかかったりすると、時間どおりに参加できなくなります。

また、マイクやスピーカーの不具合があると、聞き取れなかったり、必要なときに発言できなかったりと信仰の妨げにもなるため、通信環境や機器の確認はWeb会議の予定時間前に確認しておきましょう。

参加メンバーを確認する

Web会議は対面会議に比べて、参加メンバーが揃っていなくても気づきにくい環境です。また、パソコンやWi-Fiの不具合で、画面に映っていても音声が聞こえていなかったり、アクセスに時間がかかり参加できていなかったりする場合もあります。

そのため、会議をスタートする前に、参加者全員が揃っているかを、あらためて確認する時間を設けましょう。

カメラをONにする

Web会議では、できればカメラをONにして参加することも大切です。お互いの顔や表情を見ることで、相手の感情や態度をより認識しやすくなったり、信頼感や親近感を高めたりできます。

会議においての意思疎通やチームの団結力を高めるためにも、できるだけカメラをONにして参加することを意識しましょう。

名乗ってから発言する

Web会議では、対面会議に比べて、誰が発言しているかがわかりづらい場合があります。発言する際は、自身の名前を名乗ってから発言することで、Web会議においても発言しやすい環境をつくれます。

また、特定の相手に意見を求めたり、指示を仰いだりする場合には、誰の意見を求めているのかを明確にしてコミュニケーションをとりましょう。

ホワイトボードやメモ機能を活用する

Web会議で出てきた意見やディスカッションの内容は、全員が見れるよう、ホワイトボードやメモなどのWeb会議システムに備わっている機能を活用するとスムーズです。

アイデアや意見を視覚的に表現することで、それぞれの参加意欲や創造性を高めたり、理解度を深めたりできます。

テレワーク中でも、会議室で集まっているような感覚で意見交換やプロジェクトに関わる話も進められます。

テレワーク時にもスムーズに実施できるWeb会議システムの選び方

テレワーク時にWeb会議を頻繁に行う場合には、Web会議システムの導入がおすすめです。Web会議システムを検討する際は、次のようなことに気をつけて選んでください。

同時接続できるアカウント数を確認する

Web会議システムを選ぶ際には、Web会議システムに同時にログインできるアカウント数を確認しましょう。

会議の規模や参加人数によって、プランや料金が異なるため、事前に同時接続したいアカウントの数を出しておきましょう。

Web会議システムの提供形態を確認する

Web会議システムの提供形態には、次の種類があります。

• クラウド型
• オンプレミス型

クラウド型

Web会議システムのサーバーやソフトウェアを、インターネット上のクラウドサービスに委託する形態です。クラウド型のメリットは、導入や運用が簡単で、初期費用やメンテナンス費用が抑えやすいこと、拡張性や安定性が高いこと、最新の機能、セキュリティ対策が備わっていることなどが挙げられます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社で用意した専用サーバーを使用してWeb会議を行う形態のものです。導入や運用が複雑で、初期費用やメンテナンス費用がかかる場合があります。自社内でシステム管理を行えるため、トラブルや不具合が起きた場合でも対応しやすい点が特徴です。

インターネット接続の安定性を確認する

Web会議システムを選ぶ際には、インターネット接続の安定性を確認しましょう。音声や画像が途切れやすいと、会議の進行を妨げてしまいます。有意義な会議を実施するためにも、インターネット接続が安定していることを確認しましょう。

セキュリティ対策を確認する

あらゆる情報を取り扱うWeb会議システムは、情報の漏えいや改ざんなどの攻撃から保護するためのセキュリティ対策が十分に備わっているかを確認してください。

会社の機密情報や個人情報、クライアントの情報などを含んだ資料を会議中に取り扱う場合にも注意が必要です。

おすすめのWeb会議システム比較表

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次の記事では、口コミ評判でWeb会議システムを多く紹介しています。Web会議システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。

無料で使えるWeb会議ツール

Web会議ツールには無料のものと有料のものがありますが、無料のWeb会議システムでも十分な機能が搭載されています。テレワークでのオンライン会議におすすめの無料Web会議ツールについて紹介します。

Zoomは、ビデオコミュニケーションツールを提供する、ズーム・ビデオ・コミュニケーションズ（2011年4月設立）が運営。

チャットやリアクションボタン、ファイル共有など、ビジネスに特化した機能も充実しています。音声や映像のオン・オフをワンアクションででき、バーチャル背景にも対応。ほかにも、フィルター機能や録画機能など、テレワークのWeb会議に必要な機能を多数搭載しています。

ショートムービープラットフォームやソーシャルメディア事業などを展開するByteDance（2012年3月設立）が運営。

Larkは、ビデオ会議やグループチャット、スケジュール管理など統合したプラットフォームサービスです。統合ツールからビデオ会議を開催でき、モバイルアプリからも参加可能です。

会議内で共有されたドキュメントを参加者全員で編集したりコメントしたりできます。音声の同時通訳と字幕翻訳ができ、日本語や中国語、英語などに対応可能です。

ビジネスチャット事業を展開する株式会社kubell（2004年11月設立）が運営。

Chatworkは、チャットやタスク管理、ファイル管理などの機能が搭載されたコミュニケーションツールです。DNP、KDDIなど大手企業が導入していることから、多くの企業の注目を集めています。

Chatworkのビデオ通話機能「Chatwork Live」では音声通話やビデオ通話、画面共有などの機能が使用でき、議事録を取りながらWeb会議を進められます。Chatworkユーザーはぜひ活用してみましょう。

WordやExcelといったオフィスソフトに加え、ハードウェア事業も展開する世界的IT企業Microsoft（1975年4月設立）が運営。

Skypeは、Microsoft社が提供するオンラインコミュニケーションツールです。無料でビデオ通話が行えるとともに、挙手機能や字幕機能、レコーディング機能なども搭載されています。

GmailやGoogle カレンダーなど多彩なアプリケーションを展開するGoogle（1998年9月設立）が運営。

Google Meetは、無料でWeb会議が開催できるサービスです。Googleのほかのサービスと同じくユーザー情報保護機能やプライバシー保護機能が搭載されており、高いレベルのセキュリティ対策が施されています。

また、Googleの音声認識テクノロジーが搭載されており、英語の場合は自動字幕起こし機能を利用できます。海外のクライアントとWeb会議の場合に便利なツールと言えます。

音声映像配信ソリューションを得意とするVoicePing株式会社（旧 P2P株式会社　2019年7月設立）が運営。

VoicePingは、クリアな音声でスムーズなWeb会議を実現する音声会話ツールです。

メンバーの稼働状況は可視化され、相手の状況に応じてワンクリックで通話希望の通知や通話開始できる機能を搭載しています。また、AIを利用した会話中の自動文字起こしや翻訳にも対応しているため、議事録を取る手間を省き、通訳なしでグローバルなWeb会議が実現できます。

オンラインコミュニケーション事業を展開するノルウェーの企業Videonor AS（2013年4月設立）が運営。

Wherebyは、ノルウェー発のオンライン会議ツールです。会議ごとにURLを発行するためセキュリティを確保できます。画面共有やチャットなどの基本機能も備わっており、操作のシンプルさが特徴です。

Webサービスの企画・開発やソフトウェアの受託開発を手掛ける株式会社grabss（2012年10月設立）が運営。

BIZMEEは、アプリや会員登録不要で使える無料Web会議ツールです。相手にURLを教えるだけで会議が始められるのでハードルが低く、画面共有にホワイトボード機能を搭載するなど、リアルな会議を再現しているので、無料Web会議ツールの中でも企業向けのツールと言えるでしょう。

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高機能搭載のWeb会議ツール

無料でも問題なく使えるWeb会議ツールですが、有料のプランを選ぶことでより高画質でのビデオ会議が行えたり、自動翻訳機能が搭載されていたりします。ぜひ有料プランもチェックして、ビジネススタイルにあったものを選びましょう。

ビッグデータ解析やマーケティングクラウド事業を展開するNTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社（2012年10月）が運営。

ビデオトークは、携帯電話番号に会議URLをSMS送信するだけでビデオ通話がスタートできるWeb会議ツールです。アプリやアカウントが不要なので、簡単に導入できます。録画録音機能やテキストチャット、通話状況レポートなどの機能も搭載されており、特にオンライン接客・商談に適したツールです。

料金

• 初期費用：要問い合わせ
• 月額費用（定額）：要問い合わせ
• ビデオ通話費用（従量課金）：要問い合わせ

ビジュアルコミュニケーションシステムの開発・販売・サポートなどを手掛けるジャパンメディアシステム株式会社（1984年8月設立）が運営。

LiveOnは、高品質・高機能・簡単操作が魅力のWeb会議ツールです。特に音声はCD品質に近い32KHzで、通信環境がよくない海外との通信でもクリアな音声でオンライン会議を進められます。AESと独自プロトコルを導入することにより、高いセキュリティ機能を実現しています。

料金

【ASP版（クラウド/SaaS型）】
- 初期費用：3,000円/ライセンス
- 月額費用：78,000円/ライセンス

【イントラパック版】
- サーバーソフト：1,000,000円
- クライアントソフトライセンス：78,000円/ライセンス

ネットワークサービスを展開するエイネット株式会社（1997年7月22日設立）が運営。

FreshVoiceは、高度なセキュリティ対策が施された国産Web会議ツールです。2003年以来、一般企業や官公庁、教育機関など5,000社以上^※に導入されています。

最大200拠点まで同時接続できるので、小規模打ち合わせから大規模な会議まで開催可能。またクラウド型のほかオンプレミス型も選択できるため、高度なセキュリティが必要なWeb会議に最適です。

※出典：エイネット「FreshVoice」（2020年6月時点）

料金

要問い合わせ

AIoTプラットフォーム事業やクラウドソリューション事業を展開する株式会社AIoTクラウド（2019年8月設立）が運営。

LINC Biz（リンク ビズ）は、大人数のWeb会議やウェビナーに向いているWeb会議ツールです。グループごとにわかれてディスカッションできる「ブレイクアウトセッション機能」や展示会や学会などもオンラインで行える「ポスターセッション」ほか多様なニーズにこたえるツールです。

プラン	月額料金	備考
フリープラン	0円	チャンネル数：最大15 ストレージ容量：2GB/チーム
スタンダードプラン	385円/月	チャンネル数：制限なし ストレージ容量：2GB/チーム ＋ 契約数×1GB

ビジュアルコミュニケーションツールの企画・開発などの事業を展開する株式会社ブイキューブ（1998年10月設立）が運営。

V-Cubeミーティングは、HD対応の映像やシンプルなインターフェースによりストレスのないWeb会議の開催が可能なサービスです。多拠点・多人数での利用も可能なため、国内や海外の多数の拠点から参加者が集まるオンライン会議の開催も可能です。

料金

要問い合わせ

テレワーク中のWeb会議での注意点

テレワークのWeb会議中に気を付けておきたいポイントを紹介します。リモート会議なので対面の会議より気がゆるむことがないように、しっかり意識してのぞみましょう。

周囲の環境に配慮する

テレワークといっても自宅ではなく、やむを得ない理由で外から参加する可能性もあります。コワーキングスペースのような環境ではなく、カフェなど雑音が多く入りやすい環境からアクセスする場合も考えられます。

会議の内容が周囲に漏れるようなことがあれば、機密情報が漏えいするリスクも考慮すべきです。よほどの事情がない限り、公共の場所からの参加は控えるように心がけましょう。

場所によってはボックスタイプの自習室やレンタルオフィスなどもあるので、活用も検討してみてください。

発言をしないときはミュートにする

Web会議で自分が発言をしない時間は、ミュートに設定しておきましょう。背後の雑音が入ったり、自宅では家族やペットの声が入ってしまう場合もあります。

会議のホストが発言者以外は強制的にミュートにしてくれるケースもありますが、基本的には自分でミュート設定をする習慣をつけおくのがよいです。

また、ビデオについては決まり事がない限りはオンにしましょう。オフにしてしまうと、話し手が聞き手の反応を読みとれずに話にくくなることもあります。

マイクは発言以外はオフ、ビデオはオンと覚えておきましょう。

話し手に対してリアクションを取る

ビデオがオンであれば、対面の会議と同様に表情やうなずきなどでしっかり反応したほうが相手も話しやすくなります。

ほんとうに聞いているのか、このまま進めてよいのかどうか、相手が不安にならないためにもマナーとして心がけておくとよいでしょう。

もし、ビデオをオンにできない環境にいる場合なら、チャット機能や顔文字機能など他の手段でリアクションを入れるのもおすすめです。

疑問点があればその場で解決する

会議中に疑問や質問などなれば、会議が終わる前にできるかぎりクリアにしましょう。大抵、どこかで質疑応答タイムが設けられているはずです。

そのまま会議が終わってしまうと質問をする機会を逃してしまい、結局疑問点が残ったままになる可能性があります。

話している間に疑問があれば、メモをとってしかるべきタイミングで不明点を解消しておきましょう。

Web会議でテレワークの生産性をアップしよう

テレワーク時のWeb会議のメリット・デメリット、スムーズに進めるコツ、注意点、Web会議システムの選び方、必要な機材について解説しました。

テレワークは、今後も続くと予想される働き方の一つです。テレワークでのWeb会議を効果的に活用することで、情報共有やコミュニケーションを円滑に行えます。

Web会議をさらに快適に進め、業務効率を高めるためにはWeb会議システムの導入がおすすめです。規模や機能はシステムによって異なるため、自社に合うものを比較検討して選んでください。

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BOXILとは

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