無料で使えるおすすめのナレッジマネジメントツール5選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとは、社内で有用な情報やノウハウを共有・整理・活用するシステムです。 Wikiやデータベース、チャットやヘルプデスクのような機能がついており、情報収集や検索、コミュニケーションや問い合わせ対応などの業務を効率化する機能があります。

無料のナレッジマネジメントツールを選ぶときのポイント

無料のナレッジマネジメントツールを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

ユーザー数やノート数などの制限を確認する

無料で使えるツールの中には、ユーザー数やノート数などの制限があるものがあります。制限を超えると有料プランへの移行が必要です。予算や規模に応じて、制限のあるツールを利用するかどうかを検討しましょう。

検索性が高いか確認する

ナレッジマネジメントツールには、多くの情報やドキュメントが蓄積されます。そのため、ナレッジマネジメントツールを選ぶときには、検索性や可視性が高いかどうかをチェックしてください。

例えば、キーワード検索やタグ検索、カテゴリー分類やフォルダー整理などの機能があると、必要なナレッジを素早く見つけられます。また、ダッシュボードや通知機能、アクセス権限管理などの機能があると、ナレッジの状況や更新情報を把握しやすくなります。

セキュリティが高いか確認する

ナレッジマネジメントツールには、機密性の高い情報や重要なノウハウが含まれることがあります。そのため、ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、セキュリティが高いかどうかをチェックしてください。

例えば、SSL暗号化や二段階認証、バックアップや復元機能などの機能があると、ナレッジの安全性や耐障害性が向上します。また、サポート体制やレビュー評価、導入実績などの情報も参考にしてください。

無料で使えるおすすめのナレッジマネジメントツール5選

ナレッジマネジメントツールの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているのでナレッジマネジメントツール選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

Confluenceは、チームやプロジェクトごとにWikiを作成し、情報共有や共同作業ができるナレッジマネジメントツールです。テンプレートが豊富に用意されているので、資料や議事録、マニュアルなどを簡単に作成できます。

また、Google DriveやMicrosoft Teamsと連携して、さまざまな形式のファイルを一元管理できます。無料でできることは、無制限のページとスペースを利用したコンテンツ作成などです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	10名まで
ファイルストレージ	2GBまで
分析機能	利用できません

Kibela ‐ 株式会社ビットジャーニー

無料で利用できる機能と制限

Kibelaは、社内のナレッジを自由にまとめて共有できる社内Wikiツールです。記事やコメントにはMarkdown記法を使って編集でき、画像やファイルの添付もできます。記事にはタグやグループを付けて分類でき、検索やフィルターで必要な情報を探せます。

また、プレゼンテーション機能を使って記事をスライドに変換でき、社内研修やプレゼンにも活用できます。無料でできることは、リッチテキストエディタを利用した文書の構造化、画像やテーブルの挿入などです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	5名まで
グループ数	4つまで
リアルタイム編集	利用できません

stock ‐ 株式会社Stock

無料で利用できる機能と制限

stockは、ノートやタスク、メッセージなどの機能を使って情報共有やコミュニケーションができるナレッジマネジメントツールです。ノートにはテキストや画像、ファイルなどの情報を保存でき、タグやフォルダで分類できます。

タスクには期限や担当者、進捗状況などの情報を設定でき、メッセージでコメントやフィードバックができます。無料でできることは、テンプレート機能を利用したり、メールを自動でストックするなどです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ノート数	累計20ノートまで
誤削除防止機能	利用できません
閲覧のみ権限	利用できません

Notion ‐ Notion Labs, Inc.

無料で利用できる機能と制限

Notionは、社内Wiki・ドキュメント作成・タスク管理などに使える多機能ツールです。ページやブロックと呼ばれる単位で情報を整理・共有でき、テキストや画像、表やチェックリストなどの要素を自由に組み合わせて作成できます。

チームやプロジェクトごとにWikiを構築でき、独自の優先度ラベルやタグで管理できます。また、SlackやGoogleカレンダーなどの他のツールと連携でき、情報の一元化や共同作業が可能です。無料でできることは、複数のユーザーやチームでの同時編集などです。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ファイルのアップロード	5MBまで
ページ履歴	7日間
優先サポート	利用できません

Freshdesk ‐ Freshworks Inc.

無料で利用できる機能と制限

Freshdeskは、カスタマーサポートのためのナレッジマネジメントツールです。FAQやヘルプセンターを作成し、顧客からの問い合わせに効率的に対応できます。また、チケット管理や自動化、レポートなどの機能も備えています。無料トライアル期間中は、全機能を実際に利用することが可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
エージェント数	10名まで
タスクの自動化	利用できません
ヘルプデスクレポート	利用できません
カスタムSSL	利用できません

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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料のナレッジマネジメントツールでよくある機能の制限をまとめました。

検索性能の制限

無料のナレッジマネジメントツールでは、有料版に比べて検索性能が低いことがあります。例えば、無料版では全文検索やタグ検索ができない、または検索結果の並び替えや絞り込みができないといったケースがあります。これは、必要な情報を素早く見つけるのに困難を伴うという問題を引き起こします。

ナレッジマネジメントツールは、情報の共有や活用に役立つツールであり、検索性能はその効果を左右する重要な要素です。無料版では、検索性能に不満がある場合は、自分で目次や索引を作成するか、他のツールに切り替えるしかありません。

ページ数の制限

無料のナレッジマネジメントツールは、有料版に比べてページ数が制限されていることが多いです。例えば、無料版ではページ数が20ページまでだったり、ページ数は無制限でも管理者しかページを作成できなかったりします。

無料版で提供されるページ数は、ツールによって異なりますので、自社の情報量に合ったツールを選ぶことが重要です。

セキュリティ対策の制限

無料のナレッジマネジメントツールでは、セキュリティ対策が十分でないことがあります。例えば、無料版ではデータの暗号化やバックアップが行われていない、またはアクセス権限の設定ができないといったケースがあります。これは、情報の漏洩や紛失のリスクを高めるという問題を引き起こします。

ナレッジマネジメントツールは、機密性の高い情報や重要な情報を扱うことが多いツールであり、セキュリティ対策はその信頼性や安全性を保証する必要があります。無料版でセキュリティ対策に不安がある場合は、自分でデータの保護や復元を行うか、他のツールに切り替えるしかありません。

有料ツールを検討するべきケース

企業の状況やツールに求めていることによっては、無料ツールでは叶えられないケースが存在します。有料ツールを検討したほうが良いケースをまとめているので参考にしてみてください。

情報量が多くなる場合

情報量が多くなると、無料版ではデータの保存容量やアクセス期間に制限がかかることがあります。例えば、無料版では1GBまでしかデータを保存できない、または過去3ヶ月分のデータしか参照できないといったケースがあります。これは、必要な情報を十分に保存や参照できないという問題を引き起こします。

ナレッジマネジメントツールは、情報の蓄積や活用に役立つツールであり、情報量に応じてデータの保存容量やアクセス期間を調整できることが重要です。有料版では、データの保存容量やアクセス期間が増えることが多いです。無料版の中には情報量に関係なく提供されている商品もあるので、価格面をよく比較しましょう。

編集権限を細かく設定したい場合

ナレッジマネジメントツールは、社内で情報を共有するために必要なツールです。無料版では、ナレッジの編集権限を細かく設定することができない場合があります。

例えば、特定のユーザーやグループにだけナレッジの閲覧や編集を許可するといったことができない場合があります。ナレッジの編集権限を細かく設定したい場合は、有料版を検討した方が良いでしょう。

サービスを比較しましょう

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