労務管理システムとは？メリットや機能・選び方・勤怠管理との違い

労務管理システムとは？

労務管理システムとは、従業員の入社・退社や勤怠・給与などの労務に関する業務を一元的に管理するシステムのことです。労務管理システムを導入することで、人事・給与・労務の各部門の業務効率の向上を図れます。

勤怠管理システムとの違い

勤怠管理システムは、出勤・退勤や休暇・残業などの勤怠情報を管理するシステムのことです。勤怠管理システムは、労務管理システムの一部として機能することもありますが、労務管理システムは勤怠管理システムよりも広範囲な業務をカバーしています。

たとえば、労務管理システムでは入社・退社の手続きや契約書の作成、給与明細や源泉徴収票の発行、年末調整の手続きなどの業務も行えます。

労務管理システムのタイプ

労務管理システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型

自社のサーバーに労務管理システムのソフトウェアをインストールして運用するタイプです。

オンプレミス型のメリットは、自社のセキュリティポリシーに沿ってシステムを管理できることや、カスタマイズの自由度が高いことです。

一方、デメリットとして、初期費用や運用費用が高いことや、システムの更新や保守が自社で行わなければならないことなどが挙げられます。

クラウド型

インターネット経由で労務管理システムのサービスを利用するタイプです。

クラウド型のメリットは、初期費用や運用費用が低いことや、システムの更新や保守がサービス提供者に任せられることです。一方、デメリットとして挙げられるのは、セキュリティやプライバシーの面で不安があることや、カスタマイズの自由度が低いことです。

労務管理システムの主な機能・できること

労務管理システムにはさまざまな機能が備わっていますが、代表的なものを紹介します。

• 入社・退社の手続き・管理
• 従業員情報の管理
• 勤怠管理・給与計算
• 雇用契約書や各種契約書の作成
• 給与明細や源泉徴収票の発行
• 年末調整の手続き

入社・退社の手続き・管理

従業員の入社・退社の手続きをシステム上で行えます。たとえば、入社時に必要な書類や情報をオンラインで入力・提出することで、紙の書類のやりとりや手書きの入力を省けます。また、入社・退社の履歴や状況を一覧で確認可能です。

さらに、退職時にも、退職届や退職証明書などの書類をオンラインで作成・発行できます。

従業員情報の管理

従業員の基本情報や経歴・資格・スキルなどの詳細情報を管理できます。基本情報のほかにも、従業員の評価や目標管理、キャリアプランなどの人事面の管理にも利用できます。

従業員情報を検索・分析・可視化することで、人材の活用や育成に役立てられるでしょう。

勤怠管理・給与計算

労務管理システムでは、出勤・退勤や休暇・残業などの勤怠情報を管理できます。さらに、勤怠管理や給与計算のルールや条件を設定することで、勤怠情報をもとに、給与や賞与、社会保険や税金などの計算を行えます。

雇用契約書や各種契約書の作成

契約書や規定のテンプレートを利用することで、雇用契約書や就業規則、社内規程などの契約書や規定の作成も可能です。労働条件通知書や労災保険の届出書などの各種契約書も作成できます。

給与明細や源泉徴収票の発行

労務管理システムでは、給与明細や源泉徴収票をオンラインで閲覧・ダウンロードができます。給与関連の書類の発行を自動化することで、書類の印刷や郵送の手間を省けます。

年末調整の手続き

労務管理システムでは、年末調整の手続きも行えます。たとえば、従業員からの申告内容をオンラインで受け付けたり、申告内容をもとに所得税の計算や源泉徴収票の作成を行ったりと一連の手続きが可能です。

年末調整の手続きをオンライン化することで、紙の書類のやりとりや手書きの入力を省けます。

労務管理システムの導入メリット

労務管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。

• 書類作成・管理の効率化
• 手続きの時間を短縮化
• 申請の電子化

書類作成・管理の効率化

労務管理システムでは、入社・退社や給与・税金などの書類をオンラインで作成・管理できます。これにより、紙の書類の印刷や保管、紛失や破損のリスク軽減につながります。また、書類の検索や閲覧も簡単に行えます。

手続きの時間を短縮化

労務管理システムでは、入社・退社や年末調整などの手続きをオンラインで行えるため、手書きの入力や郵送などの時間や手間を省けます。

また、手続き状況のステータスや進捗もリアルタイムで確認できるため、誰がどのステータスであるかが一目でわかります。

申請の電子化

労務管理システムでは、休暇や残業などの申請をオンラインで行えるため、申請の承認や確認も個々のタイミングでスムーズに行えます。

また、申請の履歴や状況も一覧で確認できるため、問い合わせがあった際にもすぐに対応できます。

労務管理システムの選び方

労務管理システムを選ぶ際には、次のポイントを押さえて選ぶとスムーズです。

• 業務・帳票の対応範囲
• 既存システムとの連携が可能か
• 電子申請（e-Gov）の対応

業務・帳票の対応範囲

労務管理システムには、さまざまな業務や帳票に対応しているものがありますが、すべてのシステムがすべての業務に対応しているわけではありません。

たとえば、入社・退社の手続きや契約書の作成、給与明細や源泉徴収票の発行などの業務や帳票に対応しているシステムもあれば、対応していないシステムもあります。そのため、業務や帳票のニーズに合わせて、対応範囲を確認することが重要です。

既存システムとの連携が可能か

労務管理システムを導入する際には、既存のシステムとの連携が可能かどうかもチェックする必要があります。

たとえば、勤怠管理システムや経理システムなどのシステムとの連携が可能な場合には、データの入力や転記の手間を省けるほか、データの一貫性や正確性も向上します。

電子申請（e-Gov）の対応

電子申請とは、国や地方自治体などの公的機関に対して、オンラインで申請や届出ができるサービスのことです。

電子申請を利用することで、紙の書類の郵送や窓口への持参などの手間を省けます。電子申請を利用したい場合は、対応しているかどうかを確認しておきましょう。

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労務管理システムの注意点

労務管理システムを導入する際には、次のような注意点に気をつけながら選んでください。

• 必要な機能を洗い出しておく
• サーバーの負荷を確認する

必要な機能を洗い出しておく

労務管理システムには、多くの機能が備わっているものがありますが、場合によってはすべての機能が必要となるわけではありません。

労務管理システムを選定する前に、自社のニーズに合わせて必要な機能を洗い出すことが重要です。また、必要な機能に対しての予算やコストパフォーマンスについても考慮しておきましょう。

サーバーの負荷を確認する

労務管理システムを導入する際には、サーバーの負荷を確認しておきましょう。たとえば、オンプレミス型の場合、自社のサーバーに労務管理システムのソフトウェアをインストールする必要がありますが、その際にサーバーの容量や性能が十分かどうかを確認する必要があります。

また、クラウド型の場合、インターネット経由で労務管理システムのサービスを利用しますが、その際にネットワークの安定性や速度が十分かどうかを確認する必要があります。

労務管理システムでバックオフィス業務を効率化

労務管理システムは、従業員の入社・退社や勤怠・給与などの労務に関する業務を一元的に管理するシステムです。

労務管理システムを導入することで、書類作成・管理の効率化や手続きの時間を短縮化、申請の電子化などバックオフィス業務を手厚くサポートします。

労務管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

労務管理システムを選ぶ際には、業務・帳票の対応範囲や既存システムとの連携が可能か、対応可能な業務や帳票の範囲や電子申請の対応などのポイントに注意して選びましょう。

また、導入する際には、必要な機能の洗い出しや、サーバーの負荷を確認することも必要です。

労務管理システムは、人事・給与・労務の各部門の業務効率向上を図る便利なシステムです。ぜひ、ニーズに合わせて、最適な労務管理システムを選んでください。

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