従業員名簿（労働者名簿）の無料テンプレート・書き方【Excel・Word】

労務管理システムは、入退社手続きや勤怠管理、年末調整などの労務管理業務を効率化できます。

また、従業員名簿の作成はもちろん、帳票の自動作成や電子申請に対応しているシステムもあります。労務管理システムの資料は下のボタンより無料でダウンロード可能です。

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従業員名簿の無料テンプレート

ボクシルでは無料で使える従業員名簿のテンプレートを公開しています。また厚生労働省や東京労働局でも、同じく無料で使える従業員名簿の無料テンプレートを公開中です。それぞれのテンプレートについて紹介します。

ボクシルの従業員名簿テンプレート

Wordの従業員名簿テンプレートです。氏名、生年月日、入社日など管理に必要な情報を記載できます。写真を貼りつける欄があるので、入社した際に写真をもらって完成させましょう。

なお従業員名簿は、労働基準法により退職後5年間は名簿の保存が義務づけられています。従業員が退職した際は退職年月日、退職理由を記入のうえ保管しましょう。

厚生労働省の従業員名簿テンプレート

厚生労働省でも労働者名簿のテンプレートを公開しています。厚生労働省のテンプレートはボクシルのテンプレートと比較するとシンプルで、縦書きで性別、氏名、住所といった情報を記載するだけで完成します。写真の貼りつけは必要ありません。

なお形式がPDFであるため、基本的には印刷して手書きで情報を入力し保管します。従業員名簿を自作する場合のサンプル例にもなるでしょう。

東京労働局の従業員名簿テンプレート

東京労働局のサイトでも、労働や雇用に関するさまざまな書類のテンプレートが無料で公開されています。労働者名簿のテンプレートに関しては、リンク先の「労働基準法関係」の後半部分に表示されています。

Word形式とPDF形式の2種類から選択してダウンロード可能です。書式はほぼ厚生労働省のものと同じですが、Wordがあるため直接テンプレートの編集ができるため、電子データとして作成・保管したい場合に便利です。

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「従業員名簿を手動で作成・管理するのはめんどう…」
「複数の事業所があるため、従業員名簿の管理を簡略化したい」
このようなあなたには、労務管理システムがおすすめです。

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従業員名簿のExcel・Wordテンプレートが無料入手できるサイト

ボクシルや厚生労働省など以外にも、無料で使える従業員名簿（リスト）のテンプレートを公開しているWebサイトがあります。従業員名簿のExcel（エクセル）・Word（ワード）テンプレートを無料で入手できる、おすすめのテンプレートサイトを5つ紹介します。

Microsoft

MicrosoftではOffice テンプレートとして従業員名簿のテンプレートを公開しています。一般的な名簿と顔写真入りの名簿の2種類から選択できます。顔写真入りの名簿の場合でも、写真挿入の作業はワンクリックで可能です。表の色表示変更も簡単に行えるので、会社にあったデザインの従業員名簿を作成できます。Excelテンプレートであるため、フォーマットを自由に変更できます。

bizocean（ビズオーシャン）

bizocean（ビズオーシャン）は3万点以上の無料テンプレートを公開している、大手テンプレートサイトです。20点以上の従業員名簿（労働者名簿）テンプレートが公開されています。

士業といった各ジャンルのプロの編集したテンプレートが数多くアップロードされているので、従業員名簿に限らず、さまざまな業務に使用する帳票を探せます。従業員名簿に関しても、社会保険労務士監修のテンプレートが公開中で、形式もExcel・Word・PDFとさまざまです。

ビズ研

ビズ研では、10種類の名簿テンプレートが公開されています。いずれも会員登録不要で、無料ダウンロードで使用可能です。名簿のタイプは従業員名簿だけではなく、汎用名簿、顧客名簿、セミナー参加者リストなどさまざまなタイプがあります。

またビズ研では名簿以外にも送付状、請求書、出勤簿などさまざまなテンプレートを公開しています。業務で帳票のテンプレートが必要な場合は利用しましょう。

フリーテンプレート

フリーテンプレートは、名前のとおりさまざまな書類のテンプレートを無料で公開しているサイトです。見積書や議事録といった基本的なビジネス書類はもちろん、懸賞ハガキや旅行計画書など日常にも利用できるテンプレートが豊富に揃っています。

従業員名簿のテンプレートはExcel（エクセル）形式で、非常にシンプルで見やすいのが特徴です。一覧で全体を把握しやすいため、名簿管理やイベントの出欠確認などを行うのにも便利でしょう。ただし、前述した9つの項目すべてを満たせていないため、項目を増やしカスタマイズする必要はあります。

テンプレルン

テンプレルンは、ビジネスに使えるカラフルな書類や、かわいいデザインの書類テンプレート、さらに年賀状況のフリーイラストまで幅広く無料公開しているサイトです。シンプルなデザインのものはもちろん、おしゃれかつ見やすいデザインのものも多く、業務を進めやすいでしょう。

従業員名簿に関してはシンプルなデザインで、Excel・Word・PDFのすべてに対応しているのが特徴です。すべてセットになったZIPファイルでダウンロードできるため、好きなファイルを使いましょう。

従業員名簿（労働者名簿）とは

従業員名簿（労働者名簿）とは、企業が従業員の氏名や住所など、基本情報をまとめて管理するためのリストのことです。賃金台帳や出勤簿（タイムカード）と合わせて、労働基準法が定める「法定三帳簿」と呼ばれており、従業員を一人でも雇用しているのであれば、作成・保管が義務づけられます。

主に社会保険・労働保険の手続きや、労働基準監督署の調査などで提出する必要があります。

従業員名簿の必須項目と書き方

従業員名簿は、作成は義務であるもののフォーマットは自由です。ただし、労働基準法に対応した従業員名簿を作成するためには、次の9つの必要事項を記載しなければなりません。

• 労働者の氏名
• 生年月日
• 履歴
• 性別
• 住所
• 従事する業務の種類
• 雇入れの年月日
• 退職の年月日および理由（解雇の場合も理由を記載）
• 死亡の年月日および原因

またこれ以外の項目の追加は自由であり、緊急連絡先や社会保険の加入状況といった情報を記載すると便利です。ただし、マイナンバーは利用目的が法律で定められており、社員番号といった名目での利用は原則禁止です。個人情報として、従業員名簿とは別に管理体制を構築しなければならないため注意しましょう。

労働者の氏名

労働者の氏名を記載します。

結婚や離婚をした際にビジネスネームとして、旧姓を使用し続けるケースがあるかもしれません。しかし、従業員名簿は法律で作成が定められた書類であるため、戸籍名に表記を変更する必要があります。

生年月日

従業員が生まれた年月日を記載します。和暦でも西暦でも問題ありません。

履歴

法令では具体的に何を書くべきか定められていません。よって各社の必要性に応じて、情報を記載します。一般的には社内の異動や昇進の履歴、最終学歴、社外職歴といった情報を記載します。

性別

従業員それぞれの性別を記載します。

住所

住所を記載します。居住している住所と住民票上の住所が異なる場合は、居住している住所を記載します。従業員が引っ越しした場合は、都度住所を変更しなければなりません。

従事する業務の種類

従業員が従事している業務の種類や内容を記載します。「事務」だけでは業務内容がわからないので「営業事務」、「経理事務」といったように業務内容を明確にします。ただし、常時雇用する従業員が30人未満の企業は記載不要です。

新卒社員のように配属先が決まっていない従業員は空白にして他の項目を埋め、配属が決まったのちに業務の種類を加筆します。人事異動で業務の種類が変わった場合も従業員名簿の更新が必要です。

雇入れの年月日

入社した年月日を記載します。内定や採用を通知した日付ではなく、会社で働き始めた年月日です。

退職の年月日および理由（解雇の場合も理由を記載）

退職した年月日を記載します。従業員の自己都合退職の場合は、とくに理由を記載する必要はありません。会社側が従業員を解雇した場合は解雇理由を記載します。

死亡の年月日および原因

在職中に従業員が死亡した場合は死亡の年月日を記載します。死亡原因が労災にあたるかを確認するために必要なものです。

従業員名簿作成・管理の注意点

従業員名簿の作成・保管は法律に則って行う必要があるため、次の4点に注意して名簿作成・管理を行いましょう。

事業場ごとの名簿作成が必要

労働基準法により、従業員名簿は原則として事業場単位での保管が義務づけられています。事業場ごとに従業員名簿を作成して保管するか、本社で一括作成して各事業場に配布する必要があります。

事業所とは、一定の場所で継続的に作業が行われている場所のことです。そのため支社・支店といったもののほかにも、たとえば工場や出張所といったものも該当します。それぞれに名簿を作成し保管しましょう。

セキュリティ対策

従業員名簿は個人情報を含んでいます。もし情報漏えいが起こるとペナルティも発生しうるので、情報漏えいしないようセキュリティ対策を万全にしなければなりません。

紙の名簿を保管する場合は、関係者以外が閲覧できないように、鍵つきの書類棚に保管します。またITシステムで従業員名簿を保管する場合は、アクセス権を業務遂行上従業員名簿の閲覧が必要なメンバーに限定し、不正アクセスされないようセキュリティを強固にしましょう。

定められた保存期間

従業員名簿の保存期間は、従業員が退職、解雇または死亡した日から起算して5年と定められています。在職中の職員はもちろん、退職した従業員の名簿も保存しなければなりません。

退職した職員の名簿は、在職中の従業員の名簿と混同しないように別ファイルで管理するのが一般的です。この保存期間を遵守していない企業には、労働基準法により30万円以下の罰金が科せられる場合もあるため注意が必要です。

従業員名簿の更新は速やかに行う

従業員名簿に変更があった場合は、遅滞なく名簿を更新することも労働基準法で義務づけられているため注意が必要です。「遅滞なく」とは状況によっても異なるものの、おおむね1か月以内が目安と言われています。

ただ基本的には人事異動や従業員の引っ越し、携帯番号の変更といったことが発生したら、速やかに記載内容を更新するのがおすすめです。手書きの紙で名簿管理を行っている場合は、該当の箇所に二重線を引き、訂正印を押して新しい情報を記入します。

従業員名簿の作成・管理を労務システムで効率化

テンプレートを活用すれば労働者名簿の作成を効率化できます。ただし紙やExcel、Wordによる従業員情報管理は検索がしにくかったり、書類作成に手間がかかったりします。よって抜本的な情報管理体制の改善にはつながりません。

こうした手間を解消して従業員名簿の作成、管理業務の効率をさらに高めたい場合は、労務管理システムの導入がおすすめです。労務管理システムを導入すれば従業員名簿の管理業務が効率化できるだけではなく、上記の注意点の解消にもつながります。

従業員名簿の管理を簡単にする労務管理システム3選

労務管理システムを導入すると、従業員名簿の作成・管理業務にとどまらず労務管理業務全般が効率化できます。3つの労務管理システムをピックアップして紹介します。

• 全従業員の労働者名簿をワンクリックで自動作成できる
• 人事異動、在留資格などを含めたさまざまな人事情報が一元管理できる
• 入社から退社までの手続きといった労務管理業務に使用できる

ジョブカン労務HRは、全従業員情報を一元管理できる労務管理システムです。従業員名簿の作成に必要な情報以外としても、資格や評価、扶養家族などさまざまな情報を登録できます。

また収集したデータから、ワンクリックで従業員名簿を自動作成可能です。さまざまな帳票を自動で作成できるうえ、システム上で対象社員に案内を送信可能です。簡単操作で電子申請まで完了するので、労務業務の大幅な効率化が期待できます。勤怠管理や経費精算、ワークフローなど他のジョブカンシリーズと組み合わせて活用することにより、バックオフィス業務全体を効率化できます。

• 労務の人的なミスを減らす労務管理システム
• システムからワンクリックで「労働者名簿」「出勤簿」「賃金台帳」を出力
• 国際認証 TRUSTe を取得した厳格な基準で個人情報を取り扱う

freee人事労務は、バックオフィスシステムシリーズ「freee」の人事労務管理システムです。労務の人的なミスをゼロにすることをコンセプトに開発されました。

給与計算・社会保険の加入・年末調整といった、共通で使用する情報はすべてデータベースから自動で入力されます。また頻繁にアップデートが行われるため、最新の法令・税制に対応した給与計算、労務管理が可能です。給与・賞与明細や法定三帳簿（賃金台帳・労働者名簿・出勤簿）、所得税徴収高計算書といった書類を一気通貫で作成できます。

• 多種多様な帳票や申請を電子化して労務業務の効率を改善する労務管理クラウド
• 労働者名簿を一括で出力できる
• アラカルト型でいつでも機能を拡張できる

オフィスステーション 労務は、労務関連帳票や申請を電子化できる労務管理システムです。従業員名簿もシステムから一括で出力できます。従業員からの情報収集や各種公官庁への届け出までをすべてシステム上で完結します。社会保険、雇用保険などを含めて労務管理に関する豊富な種類の帳票が作成可能です。

従業員名簿（労働者名簿）テンプレートを活用して労働法に対応した職場環境づくりを

従業員名簿（労働者名簿）は労働基準法によって作成が義務づけられている書類です。従業員を1名でも雇用すれば作成、保管義務が発生します。帳票がない場合は、ボクシルのテンプレートを活用しましょう。

また、従業員名簿の保管は労務管理システムでも可能です。労務管理システムを使えば従業員名簿の管理だけでなく、さまざまな人事労務業務の業務効率を改善できます。興味がある方は、ぜひサービス資料で製品を比較しましょう。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

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