従業員名簿（労働者名簿）の無料テンプレート・書き方【Excel・Word】

労務管理システムは、入退社手続きや勤怠管理、年末調整などの労務管理業務を効率化できます。

また、従業員名簿の作成はもちろん、帳票の自動作成や電子申請に対応しているシステムもあります。労務管理システムの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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従業員名簿の無料テンプレート

ボクシルでは無料で使える従業員名簿のテンプレートを公開しています。また、厚生労働省でも同じく無料で使える従業員名簿の無料テンプレートを公開中です。それぞれのテンプレートについて紹介します。

ボクシルの従業員名簿テンプレート

Wordの従業員名簿テンプレートです。氏名、生年月日、入社日など管理に必要な情報を記載できます。写真を貼り付ける欄があるので、入社した際に写真をもらって完成させてください。退職後も従業員名簿は労働基準法により5年間は名簿の保存が義務付けられています。従業員が退職した際は退職年月日、退職理由を記入のうえ保管してください。

厚生労働省の従業員名簿テンプレート

厚生労働省でも労働者名簿のテンプレートを公開しています。厚生労働省のテンプレートはボクシルのテンプレートと比較するとシンプルで、縦書きで性別、氏名、住所といった情報を記載するだけで完成します。写真の貼り付けは必要ありません。

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「従業員名簿を手動で作成・管理するのはめんどう…」
「複数の事業所があるため、従業員名簿の管理を簡略化したい」
このようなあなたには、労務管理システムがおすすめです。

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従業員名簿（リスト）のExcel（エクセル）テンプレートが無料入手できるサイト

ボクシルや厚生労働省以外にも、無料で使える従業員名簿（リスト）のテンプレートを公開しているWebサイトがあります。従業員名簿のExcelテンプレートを無料で入手できるおすすめのテンプレートサイトを3つ紹介します。

Microsoft

MicrosoftではOffice テンプレートとして従業員名簿のテンプレートを公開しています。一般的な名簿と顔写真入りの名簿の2種類から選択できます。顔写真入りの名簿の場合でも、写真挿入の作業はワンクリックで可能です。表の色表示変更も簡単に行えるので、その会社にあったデザインの従業員名簿を作成できます。Excelテンプレートなのでフォーマットを自由に変更できます。

bizocean（ビズオーシャン）

bizocean（ビズオーシャン）は2.8万点以上の無料テンプレートを公開している、大手テンプレートサイトです。20点以上の従業員名簿（労働者名簿）テンプレートが公開されています。

士業やそのジャンルのプロの編集したテンプレートが数多くアップロードされているので、従業員名簿に限らず、さまざまな業務に使用する帳票を探せます。従業員名簿に関しても社会保険労務士監修のテンプレートが公開中です。

ビズ研

ビズ研では、10種類の名簿テンプレートが公開されています。いずれも会員登録不要で、無料ダウンロードして使用可能です。名簿のタイプも従業員名簿だけではなく、汎用名簿、顧客名簿、セミナー参加者名簿などさまざまなタイプがあります。

また、ビズ研では名簿以外にも送付状、請求書、出勤簿などさまざまなテンプレートを公開しています。業務で帳票のテンプレートが必要な場合は利用してみてください。

従業員名簿の必須項目と書き方

従業員名簿は、労働基準法により作成が義務付けられています。フォーマットに関しては自由です。ただし、労働基準法に対応した従業員名簿を作成するためには次の9つの要件を満たさなければなりません。

労働者の氏名

労働者の氏名を記載します。

結婚や離婚をした際にビジネスネームとして旧姓を使用し続けるケースがあるかもしれません。しかし、従業員名簿は法律で作成が定められた書類なので、戸籍名に表記を修正する必要があります。

生年月日

従業員が生まれた年月日を記載します。和暦でも西暦でも問題ありません。

履歴

法令では具体的に何を書くべきか定められていません。よって各社の必要性に応じて、情報を記載します。一般的には社内の異動や昇進の履歴、最終学歴、社外職歴といった情報を記載します。

性別

従業員それぞれの性別を記載します。

住所

住所を記載します。居住している住所と住民票上の住所が異なる場合は、居住している住所を記載します。従業員が引っ越しした場合は、その都度住所を変更しなければなりません。

従事する業務の種類

従業員が従事している業務の種類や内容を記載します。「事務」だけでは業務内容がわからないので「営業事務」、「経理事務」といったように業務内容を明確にします。ただし、常時雇用する従業員が30人未満の企業は記載不要です。

新卒社員のように配属先が決まっていない従業員は空白にして他の項目を埋め、配属が決まったのちに業務の種類を加筆します。人事異動で業務の種類が変わった場合も従業員名簿の更新が必要です。

雇入れの年月日

入社した年月日を記載します。内定や採用を通知した日付ではなく、その会社で働き始めた年月日です。

退職の年月日およびその理由（解雇の場合はその理由）

退職した年月日を記載します。従業員の自己都合退職の場合は、とくに理由を記載する必要はありません。会社側が従業員を解雇した場合は解雇理由を記載します。

死亡の年月日およびその原因

在職中に従業員が死亡した場合はその年月日を記載します。死亡原因が労災にあたるかを確認するために必要です。

従業員名簿作成・管理の注意点

従業員名簿は従業員が1名でもいれば、労働基準法により作成・保管が義務付けられています。よって従業員名簿の作成・保管は法律に則って行う必要があります。次の3点に注意して名簿作成・管理を行いましょう。

事業場ごとの名簿作成が必要

労働基準法により、従業員名簿は原則として事業場単位で保管することが義務付けられています。事業場ごとに従業員名簿を作成して保管するか、本社で一括作成して各事業場に配布する必要があります。

退職や入社、人事異動などにより従業員名簿に変更があった場合は、遅滞なく名簿の更新が必要です。「遅滞なく」とはそのときの状況によっても異なるものの、おおむね1か月以内が目安といわれています。

セキュリティ対策

従業員名簿は個人情報を含んでいます。情報漏えいしてしまうとペナルティも発生しうるので、情報漏えいしないようにセキュリティ対策を万全にしなければなりません。

紙の名簿を保管する場合は、関係者以外が閲覧できないように、鍵付きの書類棚に保管します。またITシステムで従業員名簿を保管する場合はアクセス権を業務遂行上、従業員名簿の閲覧が必要なメンバーに限定し、不正アクセスされないようにセキュリティを強固にする必要があります。

定められた保存期間

従業員名簿の保存期間は、従業員が退職、解雇または死亡した日から起算して5年と定められています。在職中の職員はもちろん、退職した従業員の名簿も保存しなければなりません。

退職した職員の名簿は、在職中の従業員の名簿と混同しないように別ファイルで管理するのが一般的です。

この保存期間を遵守していない企業には、労働基準法により30万円以下の罰金が科せられる場合があります。

従業員名簿の作成・管理を労務システムで効率化

テンプレートを活用すれば労働者名簿の作成を効率化できます。ただし、紙やExcel、Wordによる従業員情報管理は検索がしにくかったり、書類作成に手間がかかったりします。よって抜本的な情報管理体制の改善にはつながりません。

こうした手間を解消して従業員名簿の作成、管理業務の効率をさらに高めようとすれば労務管理システムの導入がおすすめです。

労務管理システムを導入すれば従業員名簿の管理業務が効率化できるだけではなく、上記の注意点の解消にもつながります。

従業員名簿の管理を簡単にする労務管理システム3選

労務管理システムを導入すると、従業員名簿の作成・管理業務にとどまらず労務管理業務全般が効率化できます。3つの労務管理システムをピックアップして紹介します。

• 全従業員の労働者名簿をワンクリックで自動作成できる
• 人事異動、在留資格などを含めたあらゆる人事情報が一元管理できる
• 入社から退社までの手続きなどさまざまな労務管理業務に使用できる

ジョブカン労務HRは、全従業員情報を一元管理できる労務管理システムです。従業員名簿の作成に必要な情報以外も人事異動、資格、評価、扶養家族などさまざまな情報を登録できます。収集したデータからワンクリックで、従業員名簿を自動作成可能です。さまざまな帳票を自動で作成のうえ、システム上で対象社員に案内を送信できます。簡単操作で電子申請まで完了するので、労務業務の大幅な効率化が期待できます。勤怠管理、経費精算、ワークフローなど他のジョブカンシリーズと組み合わせて活用することにより、バックオフィス業務全体を効率化できます。

• 労務の人的なミスを減らす労務管理システム
• システムからワンクリックで「労働者名簿」「出勤簿」「賃金台帳」を出力
• 国際認証 TRUSTe を取得した厳格な基準で個人情報を取り扱う

freee人事労務は、バックオフィスシステムシリーズ「freee」の人事労務管理システムです。労務の人的なミスをゼロにすることをコンセプトに開発されました。給与計算・社会保険の加入・年末調整といった、共通で使用する情報はすべてデータベースから自動で入力されます。また、頻繁にアップデートが行われ、最新の法令・税制に対応した給与計算、労務管理が可能です。給与・賞与明細や法定三帳簿（賃金台帳・労働者名簿・出勤簿）、所得税徴収高計算書といった書類を一気通貫で作成できます。

• 多種多様な帳票や申請を電子化して労務業務の効率を改善する労務管理クラウド
• 労働者名簿を一括で出力できる
• アラカルト型でいつでも機能を拡張できる

オフィスステーション 労務は、労務関連帳票や申請を電子化できる労務管理システムです。従業員名簿もシステムから一括で出力できます。従業員からの情報収集や各種公官庁への届け出までをすべてシステム上で完結します。社会保険、雇用保険などを含めて労務管理に関する100種類以上の帳票が作成できます。

従業員名簿（労働者名簿）テンプレートを活用して労働法に対応した職場環境づくりを

従業員名簿（労働者名簿）は労働基準法によって作成が義務付けられている書類です。従業員を1名でも雇用すれば作成、保管義務が発生します。帳票がない場合は、ボクシルのテンプレートを活用してください。

また、従業員名簿の保管は労務管理システムでも可能です。労務管理システムを使えば従業員名簿の管理だけでなく、さまざまな人事労務業務の業務効率を改善できます。興味がある方は、ぜひサービス資料から比較してみてください。

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