スキル管理システムおすすめ比較！選び方のポイントやメリット
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スキル管理システムとは？
スキル管理システムとは、社員の能力や技術・取得している資格などのスキルを「見える化」し、一元的に管理できる製品やサービスを指します。社員の能力をスキルに落とし込み、データとして管理することで、人材育成や適材適所の人材配置に活用できます。
社員の適切なスキルマネジメントは、組織全体の生産性の向上に大きく寄与するため、業界・業種を問わず、広く導入が進んでいる状況です。優秀な人材に長く活躍してもらうには、一人ひとりが強みを発揮できる仕事を任せることが重要なので、人材の定着を促す意味でも、スキル管理システムが役立ちます。
スキル管理システムを利用するメリット
スキル管理システムを利用するメリットとしては、主に次の点が挙げられます。
- 社員のスキルアップを後押しできる
- 適材適所の人材配置ができる
- 戦略人事の実現も可能になる
一人ひとりの社員のスキルを詳細に管理でき、分析機能通じて、適材適所の人材配置を実現できます。さらにシステムによっては、戦略人事に実現に役立つ機能が実装されているシステムも少なくありません。
社員のスキルアップを後押しできる
社員一人ひとりのスキルを詳細に管理できるので、効率的にスキルアップの後押しができます。社員のスキルを通じて組織の現状を確認し、どのようなスキルを身に着けさせれば組織の成長につながるか、客観的に判断できるようになります。
習得すべきスキルを明確にできれば社員のモチベーションもアップし、人材の定着率も向上するでしょう。スキル管理を軸として、組織全体の活性化にもつながります。
適材適所の人材配置ができる
スキル管理システムをうまく活用すれば適正な人事評価ができるようになり、適材適所の人材配置につながります。客観的な情報に基づいて評価ができるので、社員の納得感も得やすいこともメリットです。一人ひとりの社員が強みを発揮できる環境をつくれば、組織全体の生産性が向上するでしょう。
社員の顔写真やスキル、それまでの経験などを確認しながら、人材配置のシミュレーションができるシステムも多くあります。
戦略人事の実現も可能になる
近年、注目されている戦略人事の実現にも、スキル管理システムは役立ちます。経営戦略と人事戦略をリンクさせ、人材の価値を最大化させる施策を打ち出す戦略人事は、業界・業種にかかわらず広く導入されるようになりました。
社員のスキル管理機能をベースとしつつも広く人材情報を社内で共有し、多角的な分析を加えたうえで、有効な施策を打ち出せるシステムが多くあります。社員のキャリア開発に役立つ機能を有するシステムもあるので、積極的に活用していきましょう。
スキル管理システムの選び方
スキル管理システムを選ぶ際は、次の流れで環境やニーズに合った製品・サービスかどうか、しっかりと確認しましょう。
- スキル管理システムの導入目的を確認する
- スキル管理システムの機能を確認する
- スキル管理システムを導入する際の注意点を確認する
- スキル管理システムの料金・価格相場を確認する
それぞれ確認すべきポイントを解説します。
スキル管理システムの導入目的を確認する
まずは、スキル管理システムの導入目的を明確にする必要があります。そのうえで、必要な特徴や強み・機能などを備えたサービスを選びましょう。主な導入目的は次のとおりです。
| 導入目的 | 詳細 |
|---|---|
| スキルを含め、人材の情報を広く管理・活用したい | タレントマネジメント機能を有するシステムを選ぶ |
| スキル管理に集中したい | スキル管理に関する機能に特化したシステムを選ぶ |
| 特定の業界・業種に応じた機能を使いたい | 業界特化型のシステムを選ぶ |
タレントマネジメントシステムの一機能として、スキル管理に関するものが実装されているケースが多くあります。また、社員のスキル管理に特化したサービスや、特定業界に特化したものも少なくありません。自社の環境や人事部門のリソースなどを考慮して、導入すべきシステムを検討しましょう。
スキル管理システムの機能を確認する
スキル管理システムでできることや、利用できる機能は次のとおりです。導入目的に加えて、現状の人材管理の問題・課題を解決するのに、必要な機能を洗い出してみましょう。
【基本的な機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| プロフィール管理 | 社員一人ひとりの経験や能力・保有資格・得意分野など、プロフィールとしてまとめて管理する機能 |
| スキルの設定・登録 | デフォルトで設定されているスキルに加えて、独自にスキル項目を設定・登録できる機能 |
| スキルの検索 | スキルや資格などの検索条件で、該当する社員を見つけられる機能 |
| スキルマップ | 社員のスキルセットを「見える化」し、一覧として確認できるようにする機能 |
| スキル分析 | 企業が必要とするスキルと、社員が有するスキルとのギャップを把握できる機能 |
| グルーピング | 特定の条件のもとで、社員の資格やスキルセットなどをグループ化する機能 |
| 目標の設定・管理 | 社員にいつまでに、どのようなスキルを獲得してもらうか、目標として設定・可視化する機能 |
| テンプレート | 任意のスキルセットをテンプレート化して、人事評価に活用できる機能 |
基本機能のほかに、以下のようにタレントマネジメントや人事評価に関する機能など、特定の用途や業界に特化した企業を有するシステムもあります。
【特定の課題・用途・業界に特化した機能】
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 人事評価 | 特定のスキルや資格の有無などの評価項目を設定し、社員を評価する機能 |
| モチベーション管理 | 社員のモチベーションに関する情報を登録し、必要な施策を導き出せる機能 |
| 人材育成 | スキル分析にもとづいて、eラーニングをはじめ人材教育の方針を打ち出す機能 |
| 1on1支援 | 社員との1on1を支援する機能。アジェンダの設定や会話のテンプレートなど |
| コンピテンシー評価 | 社員の行動特性（コンピテンシー）に関する情報を収集・管理する機能 |
| 社員とのコミュニケーション | チャットをはじめ、システム上で任意の社員とコミュニケーションをとれる機能 |
人材情報の収集から管理・分析・人材育成に役立つ機能まで、幅広く利用できるシステムが多くあります。社員のスキル管理のみならず、人事部門の業務効率化や生産性の向上を目的とするならば、さまざまなシーンに対応した機能を有するものを選ぶとよいでしょう。
スキル管理システムを導入する際の注意点を確認する
スキル管理システムを導入する際には、運用の失敗を防ぐためにも、次のポイントも確認しておきましょう。
| 確認事項 | 詳細 |
|---|---|
| 導入形態 | クラウド型のシステムがほとんどですが、オンプレミス型のシステムもあります。現場で使いやすく、安全に運用できる方を選択しましょう。 |
| ベンダーの導入実績 | 自社の業界・業種への導入実績が豊富なベンダーのシステムか確認し、ユーザーからの評判もチェックしましょう。 |
| システムの使いやすさ | 日常的に利用しているツールと同じように扱えるシステムか、管理画面のわかりやすさとともに確認しておく必要があります。 |
| セキュリティ体制 | ベンダーがどのようなセキュリティポリシーのもとで、サービスを提供しているか確認してください。 |
| サポート体制 | ベンダーがどのようなサポートを提供しているかは、必ず確認しましょう。システムトラブルやわからないことが発生した際に、すぐに支援してもらえるかは非常に重要です。 |
| 連携サービス | 連携できるサービスは何かを確認することも重要です。社内で運用しているシステムやアプリケーションと連携できれば、組織全体の業務効率化が可能になります。 |
スキル管理システムの料金・価格相場を確認する
スキル管理システムの多くはクラウド型であり、初期費用がかからないシステムも少なくありません。代わりに毎月の利用料金の負担が発生し、月額数百円から手軽に利用できるサービスもあれば、月額1～2万円程度必要なシステムもあります。プランによって料金が変わってくるので、事前によく調べておきましょう。
また、オンプレミス型のシステムの場合は、導入費用が数十万円かかるもの多く、社内できちんと運用する必要があります。一方で、買い切りタイプの製品ならば運用にかかる費用はかかりません。
ただし、クラウド型も機能を拡張したり、利用人数を拡大したりする場合は追加費用が発生する可能性があります。ベンダーからのサポートを受ける場合、導入費用とは別に料金がかかるケースも少なくありません。
スキル管理システムで適正な人事評価や人材配置を実現しよう
スキル管理システムは、社員の有するスキルや経験などを集約し、人事評価や人事配置に活用できます。システムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認するのに加えて、導入による費用対効果の算出も必要です。さらに、次のポイントも意識しましょう。
- 誰にでも使いやすいシステムか
- ベンダーの導入実績やサポート体制はどうか
- 利用人数や機能の拡張はしやすいか
- ほかのシステムとスムーズに連携できるか
スキル管理システムを導入して適正な人事評価や人材配置ができる環境を整えましょう。
