就業規則とは？ひな形付きで記載事項を解説
就業規則とは
就業規則とは、労働者（被雇用者）の賃金や労働時間などの労働条件や、職場の規律などについて定められた、雇用者と被雇用者の双方のための規則集です。職場のルールが明確に定まっていることは、職場のモラルが保たれて安心なだけでなく、労働者の権利を守ったり労使間の無用なトラブルを未然に防げたりするため、就業規則の作成は重要な意味をもちます。
就業規則の内容には、その会社の企業風土や被雇用者に対する雇用側のスタンスが表れているともいえます。最近では、働き方改革による職場環境の向上やリモートワークの浸透、副業の解禁や雇用条件の多様化が顕著です。そのため、関連した法改正や職場を取り巻く意識の変化にあわせて、就業規則も変化していかなければなりません。
就業規則はなぜ必要か
就業規則は、労働基準法第89条および第90条において、下記のような設置および届出義務が定められています。
就業規則（作成および届出の義務）
常時10人以上の労働者を使用している事業所では、就業規則を作成し、過半数組合または労働者の過半数代表者からの意見書を添付し、所轄労働基準監督署に届け出る必要があります。
また、就業規則を変更した場合においても同様です。
就業規則は原則として、企業単位ではなく事業所単位で作成して、所轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。ただし、複数の事業所を運営する企業で、主たる事務所もしくは本社の就業規則と同一の内容のものを他の事業所でも使用している場合は、本社の所在地を管轄する労働基準監督署長を経由して一括して届け出できます。
なお、場合によって労働者数が10人未満になることがある場合でも、パートタイム労働者やアルバイトなども含む、おおむね10人以上の労働者を常に使用していれば該当します。万が一就業規則の制定義務に違反した場合には、30万円以下の罰金が科される場合があるため注意が必要です。
ちなみに、企業が自治体へ助成金を申請するための要件として、就業規則の作成や備え付けが必須条件に含まれている場合があります。この助成金制度には下記のものがあります。
| 助成金制度 | 詳細 |
|---|---|
| キャリアアップ助成金 | 会社が申請できる雇用関係助成金のうち、非正規社員を正社員に転換する際に受給できる。 |
| 働き方改革推進支援助成金 | 新たな有給休暇制度を導入した企業が受給できる。 |
これらの助成金の申請を検討している企業は、助成金の要件にあった就業規則の作成および周知などの整備が急務といえます。
就業規則の主な記載事項
就業規則は、法令や労働協約に反してはなりません（労働基準法第92条）。そのため、企業自らが就業規則で定めている基準に達しない労働条件で労働契約を締結しても、その基準に達しない労働条件部分については無効になります（労働基準法第93条・労働契約法第12条）。そして、無効になった部分は就業規則で定めている労働基準が自動適用されます。
なお、就業規則は労使ともに理解しておくべき重要な権利義務が含まれているため、各事業所の見やすい場所への掲示や備え付けが必要です。また、書面の交付によっても労働者に周知しなければなりません（労働基準法第106条）。
周知方法は次のとおりです。
- 各事業所の見やすい場所に常時掲示、または閲覧しやすい書庫などに備え付ける
- 各労働者の手元控えとして書面で交付する
- 磁気テープ、磁気ディスク、クラウドその他これらに準ずる物へ電子的に記録し、各事業者には労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する
ここから、就業規則の主な記載事項の内容や注意点について解説します。
労働時間に関する規定
労働基準法第89条第1項では、労働時間に関しては下記のものを規定しなければならないと定められています。
- 始業と終業の時刻
- 休憩時間
- 休日
- 休暇
- 2組以上の労働者を交代で就業させる場合の就業時転換に関する事項
なお、始業と終業の時刻は「1日の労働時間を8時間とする」のような、仕事の始まりと終わりの時刻が不明な記載は認められず、具体的で明確な時刻を定めなければなりません。
また、休憩時間については、休憩時間の長さや休憩時間の取り方（タイミングや回数など）についても、具体的に定めます。休日についても同様で、その日数や取り方などを、労使間で認識のズレが起こらない程度に明示します。
賃金に関する規定
労働基準法第89条第2項では、賃金に関しては下記の項目も規定しなければならないと定められています。なお、賃金とは、一時金や退職手当などの臨時の賃金を除く金銭の支給です。
- 賃金の決定・計算の方法
- 賃金の支払い方法
- 賃金の締め切り・支払い時期
- 昇給に関する事項
賃金の決定基準や計算方法については、次のような基準とそれに対応する賃金体系もあわせて規定する必要があります。
- 最終学歴
- 過去の職歴
- 経験や技能
- 保有資格
- 職責
- 役職や階級
- 業務の成果による出来高
また、賃金の支払いの方法は多くの場合に、直接支給かつ銀行振り込みです。支給日が休日などの場合の振込スケジュールや、振込手数料などもあわせて具体的に規定しておきます。
給与計算の方法（時給・週給・月給等の区別や賃金の毎月の締め）や、昇給による待遇（昇給の期間・昇給率・その他の昇給の条件）についても詳しく記載します。
退職に関する規定
よくある大きな退職理由には下記のものがあります。
- 雇用期間満了にともなう自然退職
- 労働者からの辞職
- 労働者の死亡
- 定年
- 労使間の合意による退職
- 使用者からの一方的な意思表示による解雇
このように、労働契約が終了するケースとして考え得る、すべての事象や理由を記載しておく必要があります。
なお、退職にともない雇用者から労働者へ支給される退職手当がある場合には、労働者の重要な権利としてあらかじめ就業規則に定めておく必要があります。
退職手当とは
退職手当とは、退職をきっかけに在職中に労働者が行った労働全体に対する対価や貢献に対するお礼として支払われる手当です。長年勤めあげた場合には退職手当が高額になることも少なくないため、公平を期すためにも下記のように支給条件を明確に規定しておく必要があります。
- 適用する労働者の要件
- 退職手当の決定タイミング
- 退職手当金額の計算方法
- 退職手当の支払い時期と支払い方法
ちなみに、退職一時金・退職年金・中小企業退職金共済を含む社外積立退職金も、規定すべき退職手当に該当するため注意が必要です。
服務装に関する規定
服務規律とは、企業内や事業所内の不条理を排除してモラル向上を図るために、労使間や労働者自身が遵守すべき義務やルールを定めた規定です。そして、就業規則において労働条件とあわせて明記されているのが一般的です。
服務規定については、就業規則において必ず定めなければならない事項ではありません。しかし、職場のモラル向上や環境改善にとって大きな役割を果たすことが期待できるため、進んで規定しておくことが望ましいでしょう。服務規定では下記の事項を定めるのが一般的です。
- パワーハラスメント
- セクシャルハラスメント
- 妊娠・出産・育児休業・介護休業などの当事者へのハラスメント
- 個人情報の保護
- 半ば強制的で時代にそぐわない慣習の排除
- 労働時間の適切な管理
会社や職場の労働環境や雰囲気を向上させ、職場の雰囲気を乱す一部の非道な労働者を正し、もしくは改善しない者を排除するために欠かせない規定といえます。また、世の中の意識変化や問題提起にしたがって、〇〇ハラスメントのような新たな概念の説明や対処方法も、都度書き加えていく必要があるでしょう。
なお、就業規則にこれらの服務規定があることで、次の懲戒処分の規定が生きてきます。
懲戒処分に関する規定
労働者が就業規則に違反したり、職場の秩序を乱すような行為を行ったりした場合でも、就業規則のなかで懲戒理由に対応する懲戒処分のルールが規定されていなければ、雇用者が労働者に対して懲戒解雇の処分を行うことは原則としてできません。
しかし、就業規則に懲戒処分の規定があれば懲戒処分に該当するような迷惑行為の抑止力になり、行き過ぎた場合にも粛々と懲戒処分が行えるメリットがあります。
他方、下記のような「制裁」について定め、そのうちの一つとして懲戒を規定することもあります。
- 譴責（けんせき：注意を促し戒める）
- 減給や昇給停止
- 降格や降職
- 出勤停止
- 懲戒解雇
ただし、制裁の種類・程度・制裁理由については、制裁に関わる労使間で余計な揉めごとを起こさないためにも、具体的に定めなければなりません。とくに懲戒権の発動条件についての記載には注意が必要です。
休暇に関する規定
下記は、会社で定める主な休暇です。
- 年次有給休暇
- 慶弔休暇
- 産前・産後休暇
- 育児・介護休暇
- 生理休暇
- 交代期日・交代順序（2交代制の就業時転換時）
これらはすべて、取得可能条件と日数、取得にかかる手続き内容について就業規則に規定しなければなりません。なお、働き方改革関連法の施行によって、2019年4月1日から年次有給休暇の5日取得が義務化されているため、就業規則が変更されているか確認しておきましょう。
ちなみに、パートタイマーやアルバイトの有給休暇は出勤日数に比例するため、正社員よりも少ない日数にするのは法律上認められています。ただし、就業規則のなかでパートタイマーのルールとして別途記載するか、正社員用とは別にパートタイマー用の就業規則を作成する必要がある点には注意しましょう。
就業規則作成の流れ
就業規則作成の主な流れは次のとおりです。
- 原案の作成
- 過半数労働組合または過半数代表者への意見聴取
- 過半数組合または労働者の過半数代表者からの意見書の届出
- 労働基準監督署で受理された就業規則を周知
なお、就業規則には絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項があります。絶対的必要記載事項の記載がない場合は30万円以下の罰金が科せられる場合があるため、項目に抜け漏れがないように気を付けましょう。
絶対的必要記載事項
（1）始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇ならびに交代制の場合には就業時転換に関する事項
（2）賃金の決定、計算および支払の方法、賃金の締切りおよび支払の時期ならびに昇給に関する事項
（3）退職に関する事項（解雇理由を含む）
相対的必要記載事項
（1）退職手当に関する事項
（2）臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
（3）食費、作業用品などの負担に関する事項
（4）安全衛生に関する事項
（5）職業訓練に関する事項
（6）災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
（7）表彰、制裁に関する事項
（8）その他全労働者に適用される事項
なお、社内LANを含むネットワーク環境がある事業所の場合は、社内のポータルサイトや共有フォルダなどに就業規則を保存し、労働者が内容を常時確認できるようになっていれば周知の義務を果たしたことになります。
就業規則を見直しする場合
就業規則の重要な役割は、スムーズな業務の遂行や良好な労使関係、労働者の権利向上などです。ただし、法令の改正や世相に合わなくなった場合には、適宜見直しをして常に最適化しておく必要があります。少なくとも下記にあるタイミングでは、就業規則を見直すように心がけましょう。
- 雇用や労働に関連する法改正があった
- 非正規社員の増加によって、専用の規定や就業規則が必要になった
- 労使問題が生じた、もしくは就業規則の不備を見つけた
- 会社の合併や分割および営業譲渡など、経営の体制が大きく変化した
- 企業防衛やリスク管理で新たに規定を追加する必要性が生まれた
就業規則のひな形（テンプレート）
就業規則のひな形としてこちらにテンプレートを用意しました。これから就業規則を作成する方はぜひご利用ください。
就業規則のひな形（テンプレート）
