[PR] クラウド経費精算導入事例：注目IoT企業フォトシンスに聞く、成長企業におけるバックオフィスの役割
毎月の経費精算を効率化させた企業の導入事例を紹介
月初にどの企業でも行われる経費精算。一つひとつのデータを手入力したり、不備がないか原本と突合したり、申請側も管理側も手間と時間がかかるのではないでしょうか。
今回は、クラウド型経費精算システム「MFクラウド経費」を利用して業務効率化や社員の満足度向上させた企業の事例を紹介します。
「Akerun」でおなじみのIoT企業の成長を支えるバックオフィスの役割
・設立：2014年9月
・従業員規模：35名（2017年5月現在）
・事業内容：
スマートロック「Akerun」と「Akerunオンライン鍵管理システム」の開発・提供をしている今、注目のIoT企業です。ドアに穴をあけるなど通常、鍵を取り付ける際に必要な工事が不要で、簡単に設置や取り外しができるのが特徴です。クラウド上で入退室履歴の保持やリアルタイムでの鍵発行・剥奪ができるので、オフィスやコワーキングスペース、遠隔地にあるサテライトオフィスなど幅広く活用されています。
フォトシンス 代表取締役社長 河瀬 航大氏
ーー限られたリソースの中、多くのベンチャー企業は少人数でバックオフィス業務を運営していると思います。河瀬社長はバックオフィスの役割や効率化についてどうお考えですか？
河瀬氏：そうですね。企業活動の根幹を支える縁の下の力持ちだと考えています。弊社は1名で経理業務を担当しており、経費精算や請求書、決算業務などすべての業務を任せています。仕事が多岐に渡るため、効率性は非常に重要だと感じています。
その中でも経費精算は経理だけではなく、多くの社員が毎月一定の時間を割くため非効率を無くさなければならないと感じていました。
ーーベンチャー企業の場合、1名で経理を担当する企業も多く、経費精算の効率化は重要ですよね。経費申請をされる社員にとっても申請作業ってちょっと煩わしいですよね。
河瀬氏：そうですね。弊社の場合、営業だけではなくエンジニアの経費精算も多いです。IoT機器メーカーなので試作品を考えているエンジニアが秋葉原で偶然、見つけた部品をその場で買うこともあります。
ーーなるほど。ちょっとしたことかもしれませんが、仮に経費申請の煩わしさによって部品の購入が遅れるようなことが積み重なれば開発スピードの低下にもつながりかねないですよね。
河瀬氏：そうですね。当たり前の話ですが経営者としては、社員には、できる限りクリエイティブな業務に集中してほしいと考えています。経費精算の効率化ができるMFクラウド経費の役割は大きいと感じています。
社内活性化の下支えに
ーー御社には、社内活性化を目的とした制度があるとお聞きしています。どのような制度でしょうか？
河瀬氏：PN制度のことですね。会社負担で毎月1万円まで社員同士の飲食代を補助しています。週5勤務の社員であれば、1回2,000円を上限にして、月に5回まで利用できます。
ーー素敵な制度ですね！一律で付与するのではなく、経費精算で行うメリットは何ですか？
河瀬氏：弊社の事業アイディアも飲みの場で生まれたこともあり、社内のコミュニケーションを大切にしています。実際、ほぼ全社員が毎月3回以上は活用していますね。「経費を自由に使える」というちょっとした優越感もあり、現場から好評のようです（笑）。経営者として、社内活性化へつながることは大変嬉しいです。
決め手は、使いやすいシンプルな「操作画面」と「価格」
ーーここからは現場目線でのお話をお伺いさせてください。経理業務をご担当の遠山さまへ質問です。MFクラウド経費を導入しようと思ったポイントを教えて頂けますでしょうか？
フォトシンス 経理 遠山 氏
遠山氏：「直感的に使えるシンプルな操作画面」と「価格」が決め手でした。経理部門にとっての使い勝手はもちろんですが、社員が使いやすいかどうかも重要です。MFクラウド経費は、双方にとって直感的に利用できるツールだと感じました。
価格も1 ID500円～と安く、少人数のベンチャー企業にとっては費用が抑えられありがたいですね。導入を決めるのにそれほど時間はかかりませんでした。
チャットサポートや機能要望も反映されより使いやすく
ーー導入後、初期設定はいかがでしたか？
遠山氏：簡単でした。初期はチャットサポートを多用しましたがすぐに返答をもらえるので、スムーズに設定でき、システム導入を決めた翌月には運用がスタートしました。また、弊社からあげた機能改善要望にも迅速に対応いただき助かりました。
社員からの申請に関する質問がほぼ「ゼロ」になり、感謝の声も
ーーここからは総務を担当されている倉田さまへお聞きします。利用して感じたことを教えていただけますか？
倉田氏：とにかく、操作画面が使いやすいと感じました。また、総務を担当していることもあり、以前は社員から経費申請の方法について質問されることが多く対応にかなりの時間を割いていました。
フォトシンス 管理部 倉田氏
ーー具体的にどんな質問が多かったですか？
倉田氏：どうやって申請するのか、必須入力の項目はどれか等の操作方法への質問が多かったですね。また、一度操作方法を説明しても、月をまたぐとやはりわからなくなってしまうようで、同じ質問への対応を複数回することもありました。
ーー導入後、社員の皆さんからの質問は減りましたか？
倉田氏：入社時のレクチャーのみで、質問はほとんどなくなりました。また、質問がきてもこれまでトータル30分程かかっていた対応が10分で済むようになりました。操作画面がわかりやすく使いやすい！という声をもらい嬉しかったですね。私自身も申請する時間を、1/2程度に削減できるようになりました。
ーー1/2は大きいですね！新入社員向けの準備にはどれくらい時間がかかっていますか？
倉田氏：使い方の説明を含めても1人15分程度ですね。以前は、ユーザー設定にもかなり時間がかかっていたのでここでも効率化できていると思います。
4営業日かかっていた経費精算が2営業日に
ーー導入後、経費精算の処理はどのくらい削減されましたか？
遠山氏：以前、経費精算は翌月4営業日以内に申請してもらうルールだったのですが、導入後、2営業日まで短縮できました。スムーズに申請できていることが大きいと思います。
外出時にアプリで都度、交通費を登録し月末にまとめて申請する事で、後から過去の予定表を見ながら申請する手間が減りスピードアップにつながっているようです。
ーーとはいえ、経費を期限までに申請してもらうのが意外と大変だったりしますよね。期限内に申請してもらうために何か工夫されていることはありますか？
遠山氏：申請が早い人ランキングをつけて1位から3位までを毎月発表しています。MFクラウド経費で、社員からの質問時間が削減できた分、細かな配慮ができるようになったのも大きいですね。
ーーそれぞれの目線で、今後MFクラウド経費に期待することはありますか？
遠山氏：現場としては、経費精算については現状の機能でかなり満足しています。欲をいえば、経費申請をする予定がない人が区別できる機能があれば嬉しいですね。
また、会社の成長フェーズにあわせて電子帳簿保存法対応の相談やMFクラウドの他製品との連携も検討してみたいと考えています。
河瀬氏：経営者としての観点でいうと、備品調達、在庫管理、システム開発など、普通のスタートアップでは経験できないような仕組みがフォトシンスには必要だと考えています。
「新しいものづくり」に適した経理のあり方や、経費精算の方法を一緒に模索していきたいと考えています。
マネーフォワード営業担当堀内氏
インタビュー後記
インタビューを通して、非常に本質的な取り組みだと感じました。テクノロジーで、人が本来やるべきことに集中できる環境を作り、社内を活性化させる。バックオフィス部門に限らず、このトレンドは今後ますます強まっていくでしょう。
あなたもMFクラウド経費で毎月の経費精算を効率化してみてはいかがでしょうか？
マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード
